Tag E-Rechnung

Open-Source DMS bitfarm-Archiv mit großem Update der GPL-Version (E-Rechnung, Kontierung, etc.)

Pressemeldung
Siegen, 24.10.2024 – Großes Update für das freie bitfarm-Archiv DMS unter GPLv2 veröffentlicht

25 Jahre bitfarm und über zwei Jahrzehnte Entwicklung und Support für bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. bitfarm sagt Danke für das entgegengebrachte Vertrauen und den gemeinsamen Weg zusammen mit unseren Kunden.

Pünktlich zum Jubiläum erhält die kostenlose GPL-Version von bitfarm-Archiv ein großes Update. Mit Version 3.6 ziehen viele Funktionen, die vormals nur in der Enterprise-Version verfügbar waren, in das freie DMS ein. Die neue Bedienoberfläche mit der Untergliederung in die Bereiche Lager & Archive, Arbeitsplatz, Importer, Lesezeichen und je nach Userberechtigung der Administration wird als erstes ins Auge fallen. Im Bereich Lager & Archive findet sich, bis auf eine frische Optik, das gewohnte Dokumentenmanagement mit der bewährten Funktionslogik. Auf den zweiten Blick eröffnen sich jedoch einige neue, nützliche Erweiterungen.

Eine universelle Sucheingabe befindet sich nun prominent ganz oben über den sonstigen, bekannten Suchoptionen. Diese durchsucht alle zu Dokumenten gespeicherten Informationen und ermöglicht einen sehr direkten, intuitiven Zugang zum DMS. Wer gezielter filtern will, kann nach wie vor die spezielleren Suchmethoden wählen, oder eine Kombination aus ihnen. Such- und Zusatzfelder beherrschen auch eine Semantik ähnlich gängiger Internetsuchmaschinen, um noch exaktere Ergebnisse liefern zu können.

Bei den Zusatzfeldern gibt es einen neuen Typ „Gridfeld“. Hier kann eine oder gar mehrere Tabellen definiert werden, in denen Daten zu Dokumenten erfasst und Kalkulationen durchgeführt werden. Klassisches Anwendungsbeispiel wäre das Kontieren von Rechnungen in der Finanzbuchhaltung. Die händisch oder per Regel erfassten Daten können über einen CSV-Export in andere Systeme
übertragen werden. Über programmatische Aufrufe lassen sich die entsprechenden Dokumente aus Fachsystemen wie ERP oder FiBu gezielt aufrufen. Mit dieser Möglichkeit und den Funktionen des DMS, Notizen und Kommentare zu Dokumenten zu hinterlassen, Dokumente inhaltlich zu verknüpfen, Workflow und Status, sowie die ebenfalls neu in der GPL-Version eingeführte Dokumentenlebenszyklus (Stichwort DSGVO-konformes Arbeiten), ergibt sich schon mit der freien Version enormes Potential für einen ganzheitlichen Ansatz in der Digitalisierung.

Übriges trägt die E-Mail-Archivierung, die MS-Office, Open-/Libreoffice und Thunderbird Integration bei. Für den Import von Dokumenten gibt es nach wie vor die TWAIN-Schnittstelle für entsprechend kompatible Dokumentenscanner. Der Empfang von Druckdaten aus anderen Anwendungen erfolgt nun über einen TCP/IP Softwaredrucker und nicht mehr wie früher per Portumleitung. Senden an existiert weiterhin für Dateidokumente, ebenfalls überwachte Ordner. Drag&Drop auf die Anwendung ist hingegen neu hinzugekommen.

Manuelle Importe werden nun über den Bereich „Importer“ abgewickelt. Dieser bietet neben den bekannten Datei- und Scanfunktionen auch neue und umfangreiche Möglichkeiten, Dokumente zu stapeln, zu trennen, Seiten auf andere Stapel umzulagern, etc. Die bisher zuständigen externen Tools „ManuscanV3“ und „ImporterV3“ werden dafür nicht mehr benötigt und entfallen.

Mehr Anwendungskomfort verspricht das Arbeiten mit Notizen (Annotations), die sich nun kopieren und auf anderen Seiten oder auch Dokumenten einfügen lassen. In die gleiche Kategorie fällt die Möglichkeit, bei der Verwendung eines grafischen Stempels dem Dokument gleichzeitig auch einen neuen Status mitzugeben. Ebenfalls für eine bessere Usability, insbesondere bei großen Dokumenten, sorgt die Fundstellenmarkierung. Eingegebene Suchbegriffe werden automatisch grafisch hervorgehoben, mit F3 geht es zur nächsten Fundstelle. Dies gilt in der Grundeinstellung für Scandokumente, kann aber für alle vom DMS direkt anzeigbaren Formate eingestellt werden. Eine Suche nach alternativen Suchbegriffen im aktuell aufgerufenen Dokument ergänzt dies weiter.

Apropos Formate: Auch die nun gesetzlich festgelegten elektronischen Rechnungsformate wie E- Rechnung, X-Rechnung und ZugFerd werden bereits in der GPL-Version unterstützt. Ein Standardtemplate verwandelt rein digitale Daten in eine entsprechende Dokumentenansicht. Etwas Anpassungsarbeit ist jedoch auf Anwender- bzw. Administratorseite notwendig, um die teils differierenden Felder der XML-Datensätze zuzuordnen.

Wenig auffällig zeigt sich zunächst die Ergebnisliste mit der bekannten Spaltenanordnung per Drag&Drop und der Sortierung per Klick (optional mit gedrückter SHIFT-Taste für die 2. oder 3. Sortierung). Anwender finden nun zusätzlich auch das Änderungsdatum als Spalte vor. Der Clou
versteckt sich jedoch hinter einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf: Die Gruppierung nach Felddaten, die Kalkulationen über die Fußzeile und die Ausgabe von Reports eröffnen ganz neue Sichten und Möglichkeiten.

Auch das bisher externe Tool „AdministratorV3“ wird durch die entsprechende integrierte Oberfläche abgelöst und funktional erweitert um die Dokumentenlebenszyklus-Konfiguration, neue Berechtigungen, neue Feldkonfiguration und Multiselektion. Unter der „Motorhaube“ kommt in der bitfarm-Archiv GPL-Version nun ein echter Server zum Einsatz, ergänzt um MySQL 8 mit Stored Procedures und durchgängiger SSL-Verschlüsselung. Es gibt sowohl einen Client-Installer, als auch einen Server-Installer (beide für Microsoft Windows). Bei Letzterem ist neben der Neuinstallation auch ein Updatepfad von einer älteren GPL-Version integriert. Durch geänderte Datenbankstrukturen ist beim Update eine Migration notwendig, die zwar automatisiert durchgeführt wird, aber je nach Umfang etwas Zeit in Anspruch nehmen kann.

Support erhalten Benutzer wie gewohnt über das Forum auf Sourceforge. Wer zeitnahen und direkten Support benötigt, erhält diesen mit der erweiterten und dann kostenpflichtigen Enterprise- Version. Diese entspricht zunächst der GPL-Version, hat aber zusätzlich noch Multi-Domänen AD- Unterstützung, Dateiversionierung, Vertragsmanagement, globale Lesezeichen, Abwesenheitsvertretung, Vorgesetztenregelung, Multiqueue-Clustering, Barcodetrennung, Abonnements, automatisches Updaterollout, Plugins und SQL-Mapper, Webclient, App für Android / iOS und vieles mehr an Bord.

Mehr Infos & Download unter: https://www.bitfarm-archiv.de/

Die bitfarm Informationssysteme GmbH ist der führende Anbieter im Bereich Open Source Dokumentenmanagement Software. 1998 in Siegen gegründet verfolgen wir stetig die Vision des papierlosen Büros. Durch den klaren Fokus auf den Mittelstand, einem qualitativ hochwertigen Produkt und einem fundierten Support vertrauen uns namhafte Unternehmen wie beispielsweise Hela, Canton, Deutsches Rotes Kreuz, Mazda, etc.. Somit begleiten wir unsere Kunden bereits seit mehr als 25 Jahren auf dem Weg zu einem professionellen Dokumentenmanagement.

Kontakt
bitfarm Informationssysteme GmbH
Heino Schneider
Spandauer Str. 18
57072 Siegen
0271313960
https://www.bitfarm-archiv.de/

Experte für intelligente Rechnungsverarbeitung stellt 360 Grad Invoice Management vor und zeigt anhand konkreter Anwendungsbeispiele, wie der Empfang, der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen einfach gemeistert werden können.

Insiders Technologies nimmt als Experte am E-Rechnungsgipfel teil.

Kaiserslautern, 2. Oktober 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), nimmt als branchenübergreifender Experte für automatisierte Rechnungsverarbeitung am E-Rechnungsgipfel am 21. und 22. Oktober 2024 in Berlin teil.

Das Unternehmen wird bei der Veranstaltung seine KI-basierten Lösungen vorstellen und damit veranschaulichen, wie Künstliche Intelligenz den E-Rechnungsprozess von Unternehmen schneller, transparenter und einfacher macht.

Das intelligente 360 Grad Invoice Management von Insiders Technologies führt die klassische Verarbeitung von Papier- und PDF-Belegen mit den neuen Formaten im nationalen wie internationalen E-Invoicing zu einer integrierten Lösung zusammen. Als zertifizierter Peppol Access Point bietet Insiders mit seiner Lösung e-connect die nahtlose Anbindung an verschiedene Portale wie OpenPeppol, ZRE und Chorus Pro sowie einen komfortablen Mailimport. e-convert konvertiert anschließend alle Rechnungsdaten in das benötigte Format für das jeweilige ERP-System und bereitet sie für die Archivierung vor. Zudem werden mit e-convert Rechnungen aus beliebigen Formaten in ein elektronisches Format konvertiert und sind so bereit für den E-Rechnungsversand.

Die komfortable Lösung e-invoice pro ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen aller Art – ob Papier, PDF oder E-Rechnung – all das in einem Workflow.

Der E-Rechnungsgipfel konzentriert sich in einem praxisorientierten Erfahrungs- und Wissensaustausch zwischen Öffentlicher Verwaltung und verschiedenen Unternehmen auf den digitalen Lückenschluss zum Thema E-Invoicing. Im Fokus des E-Rechnungsgipfels stehen u.a. die neueste Entwicklung rund um die E-Rechnung weltweit und die Bedeutung für Deutschland, der aktuelle Stand der EU E-Rechnungs-Norm EN16931 sowie die geplante Einführungsstrategie.

Insiders Technologies ist Teil des hochkarätigen Vortragsprogramms der Veranstaltung. Dr. Maximilian Schwenger, Leiter der Entwicklung E-Invoicing bei Insiders, wird in seinem Vortrag mit dem Titel „E-Invoicing mit Insiders: Unsere Erfahrungen und Best Practices für Ihren Erfolg“ in konkreten Anwendungsbeispielen vorstellen, wie die Herausforderung E-Rechnung gemeistert werden kann. Dabei steht nicht nur der Empfang von E-Rechnungen im Fokus, der ab 1.1.2025 für Unternehmen aller Branchen und Größen verpflichtend wird, sondern auch die intelligente Verarbeitung und der einfache Versand von E-Rechnungen, der nun ebenfalls Schritt für Schritt eingeführt werden muss. Außerdem erfahren die Teilnehmenden mehr über die innovativen KI-Bausteine von Insiders Technologies, wie beispielsweise eine automatisierte Kontierung sowie Betrugs- und Anomalieerkennung, die die E-Rechnungsverarbeitung auf ein neues Level heben.

Bei weiteren Fragen besteht zudem die Möglichkeit zum individuellen Austausch mit den Expertinnen und Experten am Stand von Insiders Technologies.

Ausführliche Informationen zum E-Rechnungsgipfel und die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier: https://www.e-rechnungsgipfel.de/

Mehr zur übergreifenden Verarbeitung von E-Rechnungen: https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Effizienter Empfang und Versand von E-Rechnungen, automatisierte Rechnungsverarbeitung und Anbindung an SAP. Partner machen gemeinsame Kunden E-Rechnung ready.

Optimal Systems und Insiders Technologies stellen auf DSAG-Partnertag E-Rechnungslösung vor.

Kaiserslautern, 25. September 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), präsentiert beim diesjährigen Partnertag E-Rechnung der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) gemeinsam mit seinem langjährigen Partner Optimal Systems seine innovativen e-invoicing Produktbausteine.

Die Verpflichtung, schrittweise ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen sowie zu einem späteren Zeitpunkt auch versenden zu müssen, ist für viele der betroffenen Unternehmen aller Größen und Branchen mit Unsicherheiten und Fragen verbunden: „Welche Portale sollten dafür angebunden werden und wie?“, „Wie schaffe ich die Einhaltung der Zeitvorgaben?“ oder „Wie und in welchem Prozess verarbeite ich zukünftig am sinnvollsten elektronische Rechnungen?“ sind nur einige Beispiele dafür.

Das intelligente 360 Grad Invoice Management von Insiders Technologies führt die klassische Verarbeitung von Papier- und PDF-Belegen mit den neuen Formaten im internationalen E-Invoicing zu einer integrierten Lösung zusammen und ermöglicht bereits jetzt den effizienten Empfang und Versand von E-Rechnungen gemäß neuester EU-Standards sowie eine automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Mit der Insiders Invoice Lösung e-invoice pro lassen sich alle gängigen nationalen wie internationalen E-Rechnungsformate (wie XRechnung, ZUGFeRD, KSeF XML, FatturaPA) sowie sogenannte „sonstige Rechnungen“ (z.B. PDF) in einem einzigen, KI-gestützten Workflow verarbeiten. Das umfassende Angebot von e-invoice pro bietet außerdem essenzielle Funktionen eines modernen Rechnungsmanagements wie intelligente Datenanreicherung und Datenvalidierung.

Insiders ermöglicht mit e-connect eine nahtlose Anbindung an verschiedene nationale und internationale Portale wie ZRE oder Chorus Pro und als offizieller Access Point an OpenPeppol, sowie einen komfortablen Mailimport – immer unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Mit e-convert werden alle Rechnungsdaten in das benötigte Format für das jeweilige ERP-System konvertiert und für die Archivierung vorbereitet. Zudem werden die Rechnungen aus beliebigen Formaten in ein elektronisches Format konvertiert und sind so bereit für den E-Rechnungsversand. Zusätzliche KI-Bausteine ermöglichen eine automatisierte Kontierung sowie Betrugs- und Anomalie-Erkennung.

Optimal Systems, langjähriger Partner von Insiders Technologies, hat für seine Kunden dazu passend ein Dienstleistungsangebot erstellt, in dessen Rahmen die aktuelle IT-Lösung in Bezug auf die Verarbeitungsmöglichkeiten von E-Rechnungen geprüft und ein individueller Maßnahmenkatalog erstellt wird. Die ECM-Lösung enaio vereint die Vorteile des 360 Grad Invoice Managements von Insiders Technologies mit einer nahtlosen Anbindung an SAP.

Auf dem DSAG-Partnertag am Dienstag, den 1. Oktober 2024, stellen beide Unternehmen ihr gemeinsames Lösungsangebot zur E-Rechnung mit SAP-Anbindung vor, erläutern, wie sie damit konkret bereits in der Praxis für ihre Kunden arbeiten und stehen für Fragen bereit.

Weitere Informationen zur Veranstaltung und die Möglichkeit zur Anmeldung (nur für Mitglieder der DSAG) gibt es hier:
https://dsagnet.de/extern/event/partnertag-e-rechnung-deutschland-mit-sap-und-add-ons-prasenzveranstaltung

Weitere Informationen zur übergreifenden Verarbeitung von E-Rechnungen:
https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

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Die DOCBOX® ist Ihr kompetenter Partner für die E-Rechnung

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 für den unternehmensübergreifenden Steuerverkehr in Deutschland vollzieht sich ein Paradigmenwechsel im Rechnungswesen. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dies bedeutet, dass der klassische Versand und Empfang von Papierrechnungen sowie von reinen PDF-Dateien nicht mehr zulässig sind.

Umfassende Verpflichtung für Unternehmen
Die E-Rechnungspflicht umfasst sowohl den E-Rechnungsempfang als auch den E-Rechnungsversand:
– E-Rechnungsempfang: Unternehmen sind verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen. Dies beinhaltet die Implementierung eines geeigneten E-Invoicing-Systems, das die strukturierten Daten der E-Rechnung (z. B. XML-Format) verarbeiten kann.
– E-Rechnungsversand: Ab dem 1. Januar 2026 müssen Unternehmen ausgehende Rechnungen ebenfalls elektronisch erstellen und versenden. Die Wahl des Formats (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ist grundsätzlich frei, muss jedoch den Vorgaben der deutschen Finanzbehörden entsprechen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Umsätze mit ausländischen Unternehmen, die nicht in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind. Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit sind, können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Dateien versenden.

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:
– Effizienzsteigerung: Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine deutliche Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und des Zahlungsverkehrs.
– Kosteneinsparung: Durch den Wegfall von Papier, Druckern und Porto können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
– Reduzierung von Fehlern: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen minimiert das Risiko von manuellen Fehlern.
– Verbesserte Transparenz: Unternehmen haben jederzeit einen lückenlosen Überblick über ihre Rechnungsbestände und können diese einfacher auswerten.
– Nachhaltigkeit: Die E-Rechnung trägt zu einem ressourcenschonenden und umweltfreundlichen Rechnungswesen bei.

Die DOCBOX® – Ihr kompetenter Partner für die E-Rechnung
Die DOCBOX® unterstützt Unternehmen umfassend bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Mit unserer Lösung können Unternehmen:
– E-Rechnungen sicher und zentral empfangen: Die DOCBOX® bietet eine sichere und zentrale Plattform für den Empfang aller elektronischen Rechnungen.
– E-Rechnungen automatisch auf syntaktische und semantische Korrektheit prüfen: Unsere Technologie prüft eingehende E-Rechnungen automatisch auf ihre formale Richtigkeit und inhaltliche Übereinstimmung.
– E-Rechnungen nahtlos in bestehende Finanzbuchhaltungssysteme integrieren: Die DOCBOX® lässt sich problemlos in vorhandene Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht so einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung.
– Den gesamten E-Rechnungsprozess revisionssicher dokumentieren: Alle Schritte der E-Rechnungsverarbeitung werden nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert.

Unsere Experten beraten Sie gerne individuell und unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen. Mit der DOCBOX® sind Unternehmen bestens auf die Herausforderungen der digitalen Transformation vorbereitet.

Jetzt handeln und Vorteile nutzen
Angesichts der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ist es entscheidend, dass Unternehmen bereits jetzt proaktiv handeln. Die rechtzeitige Implementierung eines geeigneten E-Invoicing-Systems stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren können.

In dieser Pressemitteilung findet aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Berufsbezeichnungen und/oder Adressierungen meistens die männliche Form Verwendung. Es sind dennoch alle sozialen Geschlechter ausdrücklich gemeint, sofern kontextuell nicht anders gekennzeichnet.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Mit Imixs-Office-Workflow Geschäftsprozesse schneller digitalisieren

Imixs-Office-Workflow Prozesse digitalisieren

Mit der neuesten Version von Imixs-Office-Workflow steht Unternehmen nun eine leistungsfähige Low-Code Lösung für ein modernes Prozessmanagement zur Verfügung.

Bei der Low-Code-Entwicklung handelt es sich um einen Software Ansatz, bei dem die Programmierung von Anwendungen und Prozessen durch visuelle grafische Schnittstellen erleichtert wird. Im Gegensatz zu den Code manuell zu schreiben, werden bei der Low-Code-Entwicklung Abläufe in Modellen beschrieben. Mithilfe einer Low-Code-Plattform lassen sich so Anwendungen und Geschäftsprozesse schneller umsetzen. Vorgefertigte Module und Schnittstellen werden miteinander verknüpft und können jeder Zeit wiederverwendet werden. Dies ermöglicht es auch Personen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse, die Entwicklung neuer Anwendungen durchzuführen.

Imixs-Office-Workflow unterstützt die Low-Code-Enwicklung durch eine moderne Workflow Engine auf Basis der Business Prozess Modelling Notation – kurz BPMN. Mit Hilfe von BPMN können Geschäftsprozesse und Abläufe in einem Unternehmen grafisch abgebildet und umgesetzt werden. Dabei werden sowohl die Abläufe, als auch die Verantwortlichkeiten in einem BPMN Modell festgehalten.

Imixs-Office-Workflow erweitert diesen Ansatz nun durch eine moderne und leistungsfähige Modellierungstechnik. Es lassen sich nicht nur Formulare, Abläufe und Verantwortlichkeiten definieren, sondern auch das Dokument Input- und Output-Management schnell optimieren.

Die BPMN Technologie kann dabei in unterschiedlichen Plattformen wie z.B. Microsoft Visual Studio, Eclipse IDE oder auch im Web erfolgen.

Die Dokumenten Management Funktionalität von Imixs-Office-Workflow erweitert die Low-Code-Plattform auch auf die Verwaltung von Dokumenten. Sämtliche Bearbeitungsschritte von der Erstellung bis zur Prüfung von Dokumenten lassen sich über das BPMN Modell in einen Geschäftsprozess integrieren. Damit stellt Imixs-Office-Workflow eine vollständige DMS Lösung bereit.

Dokumente lassen sich aus unterschiedlichen Quellen – z.B. E-Mail, lokaler Office Scanner, File Server – importieren und direkt in einen zuvor definierten Workflow überführen. So können viele Dokument-basierte Abläufe im Unternehmen automatisiert werden. Durch die Workflow Technologie von Imixs-Office-Workflow ist sicher gestellt, dass dabei keine Dokumente verloren gehen oder unbearbeitet liegen bleiben.

Aber auch das Dokumenten Output-Management kann mit Hilfe von Imixs Office-Workflow optimiert werden. Vorhandene Dokument Vorlagen, sogenannte Templates, werden mit Metadaten aus einem Geschäftsprozess verknüpft und können sogar automatisch erstellt werden. Benutzer können die Dokumente online bearbeiten und nach Prüfung weiterleiten. So lassen sich vielfältige Dokument-basierte Prozesse schnell vereinfachen. Beispiele sind hierfür: Ausgangsrechnungen, Prüfberichte oder auch die Auftrags- und Angebotserstellung.

Durch den Open Source Ansatz der Imixs-Workflow Technologie stehen in Imixs-Office-Workflow nicht nur eine Vielzahl an offenen Schnittstellen und unterschiedlichen Adaptern bereit, sondern es können auch eigene Erweiterungen schnell implementiert werden.

Mithilfe der sogenannten Microkernel-Technologie lassen sich neue Funktionen schnell entwickeln und in bestehende Geschäftsprozesse integrieren. Dabei erfolgt auch die Steuerung und Konfiguration ausschließlich über das BPMN Modell – also mit einem Low-Code Ansatz. Damit ist eine hohe Wiederverwertbarkeit von Schnittellen und Erweiterungen garantiert, was auch dazu beiträgt die Entwicklungskosten zu senken.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der Low-Code-Entwicklung mit Imixs-Office-Workflow erfahren möchten, treten Sie mit uns in Kontakt. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Wir entwickeln Technologien, mit denen Sie Ihre Unternehmensprozesse smarter, sicherer und flexibler gestalten können. Wir verbinden Workflow Management mit künstlicher Intelligenz und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse in einer sicheren Cloud Umgebung digitalisieren können.

Kontakt
Imixs Software Solutions GmbH
Ralph Soika
Frei-Otto-Str. 4
80797 München
08945213616

Digitalisierung – schnell, einfach, open source.

Die einheitliche Verarbeitung von Rechnungen unabhängig vom Rechnungsformat mit Insiders 360 Grad Invoice Management entlastet Unternehmen von der Komplexität internationaler E-Rechnungsformate.

Rundum-sorglos-Lösung zur Rechnungsverarbeitung von Insiders Technologies

Kaiserslautern, 5. Juni 2024 – Insiders Technologies nimmt als Experte für automatisierte Rechnungsverarbeitung am diesjährigen E-Rechnungsgipfel am 10. und 11. Juni 2024 in Berlin teil. Das Unternehmen präsentiert dort sein intelligentes 360 Grad Invoice Management, das die klassische Verarbeitung von Papier- und PDF-Belegen mit den neuen Formaten im internationalen E-Invoicing zu einer integrierten Lösung zusammenführt. So profitieren Kunden von der 25-jährigen Erfahrung mit KI-basierter Verarbeitung von Papier- und PDF-Rechnungen auch in der komplexen Welt der nationalen und internationalen E-Rechnungen mit ihren unzähligen konkurrierenden Formaten und Übertragungswegen.

Einheitliche Verarbeitung von E-Rechnungen

Mit dem 360 Grad Invoice Management von Insiders Technologies sind Kunden bestens für die E-Rechnung aufgestellt. Die komfortable All-In-One-Lösung ermöglicht ihnen eine automatisierte Rechnungsverarbeitung inklusive einfachem und effizientem Rechnungsaustausch nach neuesten EU-Standards.

Das KI-basierte Invoice Management verarbeitet nahtlos alle gängigen internationalen E-Rechnungsformate (wie z.B. XRechnung, ZUGFeRD, Peppol Formate, KSeF XML, Fattura PA, etc.) sowie PDF- und sonstige Rechnungen effizient und stets von höchster Qualität. Der 360-Grad-Service von Insiders bindet Unternehmen bequem an verschiedene Portale wie OpenPeppol, SdI, KSeF und viele weitere an und garantiert ihnen die stets reibungslose Nutzung der geforderten Protokolle.reibungslose Nutzung der geforderten Protokolle.

„Mit unserer Lösung entlasten wir Unternehmen von der komplexen Flut an neuen Formaten und Portalen zum Austausch von Rechnungen. Ob Papier, PDF oder E-Rechnung – unsere Kunden haben nur einen einheitlichen, automatisierten Prozess“, erklärt Jana Wendenburg, Product Managerin E-Invoice bei Insiders Technologies.

Das umfassende Insiders 360 Grad Invoice Management bietet Kunden zudem Optionen wie intelligente Datenanreicherung, automatisierte Kontierung, Betrugs- und Anomalie-Erkennung und vieles mehr für die Weiterverarbeitung in ihren ERP-Systemen. Alle Daten werden dazu selbstverständlich in das benötigte Format konvertiert und wo notwendig wird ein einheitlicher Sichtbeleg aus dem E-Rechnungsdatensatz generiert.

„Intelligente Rechnungsverarbeitung ist auch mit E-Rechnungen viel mehr als nur die technische Entgegennahme von Rechnungen. Der Nutzen entsteht vor allem bei der formalen sowie inhaltlichen Prüfung nach kundenindividuellen Vorgaben und der automatisierten Weiterverarbeitung. Mit unserem 360 Grad Invoice Management erfolgen diese einheitlich über alle Belegformen und Formate hinweg auf höchstem Niveau“, ergänzt Wendenburg.

Die Lösungen von Insiders Technologies verarbeiten neben Rechnungen auch alle relevanten Begleitdokumente wie beispielsweise Lieferscheine oder Materialprüfzeugnisse, die von den neuen E-Rechnungs-Standards nicht erfasst sind. Mit dem 360 Grad Invoice Management von Insiders Technologies wird so aus der Pflicht zur E-Rechnung eine Chance zur intelligenten Automatisierung und Optimierung der Belegverarbeitung insgesamt.

Interessenten und potenzielle Partner können sich am Stand von Insiders Technologies auf dem E-Rechnungsgipfel mit den Expertinnen und Experten individuell austauschen.

Mehr zur übergreifenden Verarbeitung von E-Rechnungen:
https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

Weitere Informationen zur intelligenten Software für effiziente Purchase-to-Pay-Prozesse unter: https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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E-Invoice (Bildquelle: iStock-1446318826 E-Invoice)

Mit dem Wachstumschancengesetz ändert sich die Definition von E-Rechnungen. Ab dem 1.1.2025 gelten nur noch die Rechnungen als elektronisch, die strukturierten in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Sie müssen dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen und maschinell lesbar sein. Eine einfache PDF-Datei reicht dafür in der Regel nicht mehr.
Unternehmer müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen evaluiert sowie Mitarbeiter geschult werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:
-Leitweg-ID
-Bankverbindung
-Zahlungsbedingungen
-Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
-Lieferantennummer*
-Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt auch Herausforderungen mit sich. Dazu gehören
-technische Anforderungen,
-die Integration in bestehende Systeme,
-Datenschutzfragen und
-die Notwendigkeit, Mitarbeiter auf neue Prozesse umzuschulen.
Es gibt verschiedenste Softwareanbieter, mit welchen elektronische Rechnungen und andere Dokumente ohne Einschränkungen erstellt, zu versandt und empfangen werden können. Diese erleichtern die Umstellung des Rechnungslaufes im B2B Bereich.

Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:

Wirtschaftsprüfung
Tax advice
Legal advice
Bankruptcy advice
Business advice

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Alfredstr. 157
45131 Essen
0201/822896-10
http://www.frtg-essen.de

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Oliver Villwock, Consulting Director bei cbs

Heidelberg, 21. Mai 2024 – Die globale Erfolgslösung erhält einen neuen Namen: Die cbs E-Invoice World Cloud für den komplexen Datenaustausch mit internationalen Steuerbehörden heißt jetzt e-world.cloud. Damit unterstreicht cbs die Vielseitigkeit der All-in-One-Lösung, die schon lange neben klassischem E-Invoicing auch E-Payment, E-Delivery, E-Reporting und herkömmliche EDI-Funktionen abdeckt. Die cbs Industriekunden erhalten somit eine resiliente, zukunftssichere E-Compliance Plattform, die einzigartig im Markt ist. Auch die neuen steuerrechtlichen Anforderungen der deutschen E-Rechnung sind bereits berücksichtigt.

Die e-world.cloud ist unter dem alten Namen bereits seit mehr als zehn Jahren fest im Markt etabliert. So wickelte die Cloudlösung bereits rund 15 Millionen Transaktionen von mehr als 700 Legaleinheiten in mehr als 100 Unternehmen ab. „Die e-world.cloud wird uns geradezu aus der Hand gerissen. Wir haben in diesem Jahr schon zahlreiche Neukunden gewonnen. Vor allem unser ganzheitlicher Ansatz wird von den global agierenden Industriefirmen geschätzt“, erklärt Oliver Villwock, Consulting Director bei cbs.

Die Cloud-Lösung ermöglicht Unternehmen, in einem Rundum-Sorglos-Paket E-Compliance automatisiert und mit geringem organisationalem Aufwand sicherzustellen. Neben dem klassischen E-Invoicing unterstützt die vielfach bewährte Lösung auch E-Payment, E-Delivery und E-Reporting Anforderungen vieler Länder und ist durch umfassende Managed-EDI Funktionen im B2B Datenaustausch erweitert worden. Auch heterogene SAP und Non-SAP Systemlandschaften lassen sich problemlos anbinden. „Wir entwickelten die e-world.cloud von einer ursprünglich für E-Invoicing konzipierten Speziallösung im Laufe der Zeit zu einem vielseitigen One-Stop-Shop, der unsere Kunden vollumfänglich dabei unterstützt, alle Kommunikationsanforderungen in den Bereichen B2C, B2B und B2G zu erfüllen. Ob aktuelle Anforderungen oder die, die im Zuge der Digitalisierung noch kommen werden: Die e-world.cloud ist die zentrale Compliance Plattform im Business-Kontext. Würden wir uns auf nur einen E-Begriff begrenzen, wäre dieser zwangsläufig falsch und würde zu kurz greifen“, erklärt Consulting Director Villwock.

Deutsche E-Rechnung und E-Invoicing im globalen Kontext
Die Anforderungen im Bereich E-Invoicing und E-Compliance sind weltweit etabliert und wachsen stetig. Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang von E-Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 auch für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend eingeführt. Darunter fallen zum Beispiel Formate wie die XRechnung, BIS 3.0 oder auch ZUGFeRD. Insbesondere das Thema Eingangsverarbeitung stellt Unternehmen vor Herausforderungen, denn die vorhandenen Workflows und Lösungen müssen mit den legalen Formaten integriert werden.

Die e-world.cloud ermöglicht es, auch diese Rechnungsprozesse effizient zu gestalten und flexibel auf zukünftige gesetzliche Anforderungen vorbereitet zu sein. Neu hinzugekommen zum Funktionsumfang neben der E-Rechnung sind ebenso SAF-T in Rumänien und KSeF in Polen. Als Cloud-Dienst wird die Lösung laufend aktualisiert und um neue Einsatzgebiete und Funktionen erweitert. Mittlerweile erfüllt die e-world.cloud die legalen Anforderungen von mehr als 40 Ländern weltweit, darunter etwa Spanien, Finnland, Türkei, Polen, Tschechien, Mexiko, Argentinien, Brasilien, Indien und China.

Effiziente Umsetzung der B2B- und B2G-Anforderungen
Die Herausforderungen, vor denen Unternehmen stehen, bestehen nicht allein aus dem Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen an Behörden: „Im Bereich der Behördenkommunikation entstehen komplexe legale Anforderungen etwa durch E-Reporting. SAF-T in Rumänien ist hierfür das beste Beispiel. Der Begriff E-Invoicing ist veraltet und greift deutlich zu kurz“, führt Oliver Villwock aus.

Neben zuverlässiger Rechtskonformität ist auch die Prozessintegration mit EDI genauso Schlüsselthema der e-world.cloud. Für die legalen Anforderungen im Bereich B2G und die betriebswirtschaftlichen Anforderungen im Bereich B2B erhalten Unternehmen eine umfassende und integrierte Lösung. Durch das vollautomatisierte Outsourcen der E-Compliance zusammen mit Managed EDI ergeben sich handfeste Vorteile der Digitalisierung: Kosten können gesenkt und durch die Steigerung der Effizienz können Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten eingespart werden.

Mehr Informationen auf: https://e-invoice.world/

cbs ist der Berater der Weltmarktführer. Wir arbeiten für hochinnovative Industriekunden, mit denen wir viel gemeinsam haben. Wir teilen den Antrieb, die Werte und die Kultur.

Mit der Erfahrung aus mehr als 3.000 internationalen Projekten und mehr als 25 Jahren Marktpräsenz sind wir der Hidden Champion für digitale End-to-End-Geschäftsprozesslösungen. 70 Prozent der Weltmarktführer aus der DACH-Region vertrauen uns. Mit NEXT ONE schaffen wir die nächste Generation der Unternehmenslösungen für die Fertigungsindustrie.

cbs gehört zur Materna-Gruppe und beschäftigt 1.300 Mitarbeitende an mehr als 25 Standorten weltweit. Mit seiner globalen Organisation realisiert das Beratungshaus Kundenprojekte rund um den Globus.

Kontakt
cbs Corporate Business Solutions Unternehmensberatung GmbH
Erik Wegener
Rudolf-Diesel-Str. 9
D-69115 Heidelberg
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www.cbs-consulting.de

Kreuzlingen, April 2024 – Im 10. Jahr des E-Rechnungs-Gipfels ist es so weit: Die verpflichtende E-Rechnung für den B2B Bereich wird zum 1. Januar 2025 eingeführt. Es hat sich ein politischer Grundkonsens entwickelt, dass Deutschland in diesem Digitalisierungs-Feld mit den Nachbarländern mithalten sollte.

Die Formate und die übrigen Rahmenbedingungen sind nun klar und es kann mit der Umsetzung begonnen werden. Denn allein die Vorteile der Automatisierung des Bestell- und Rechnungsprozesses sprechen schon für sich. Folglich steht die Agenda des diesjährigen E-Rechnungs-Gipfels am 10. und 11. Juni 2024 in Berlin mit zahlreichen Best-Practices und Lösungsstrategien ganz im Zeichen der Umsetzung.

Einige Highlights aus der Agenda sind:
+ Brandaktuelle Marktstudie – Zahlen, Daten, Fakten: Neueste Entwicklung rund um die E-Rechnung weltweit und die Bedeutung für Deutschland von Marcus Laube CEO, billentis
+ Keynote – Wie Künstliche Intelligenz die Arbeitswelt und den Rechnungsprozess für immer revolutionieren wird mit Bilal Zafar
+ Strategie Panel – Die verpflichtende E-Rechnung kommt: Countdown aus Sicht der Wirtschaft moderiert von Stefan Groß, Vorstand im Verband elektronische Rechnung (VeR)
+ Best-Practices von Deutsche Bahn, METRO und Adolf Würth

Begleitet wird die Tagung von einer umfangreichen Fachausstellung, die ausreichend Zeit und Raum gibt, sich zu informieren und zu diskutieren, um dann schnell ins „Doing“ zu kommen.

Weitere Informationen unter https://www.e-rechnungsgipfel.de/

Die Vereon AG veranstaltet hochkarätige Tagungen, Konferenzen und Workshops zu aktuellen Themen aus Wirtschaft und Wissenschaft. Ausgewiesene Experten aus Forschung, Wissenschaft, Praxis und Politik präsentieren regelmäßig pragmatische Lösungsansätze und wegweisende Trends. Führungs- und Fachkräfte aller Branchen schätzen diese Informationsplattformen zum Wissensausbau, Erfahrungsaustausch und zur Gewinnung wertvoller neuer Kontakte.

Kontakt
Vereon AG
Johannes von Mulert
Hauptstrasse 54
8280 Kreuzlingen
0041 71 677 8700
www.vereon.ch

(Bildquelle: iStock-1446318826 E-Invoice)

In einer Ära, in der die Digitalisierung den Ton angibt, verändern sich auch grundlegende Geschäftsprozesse. Ein Schlüsselaspekt dieser Transformation ist die Einführung elektronischer Rechnungen, die nicht nur Effizienzsteigerungen versprechen, sondern auch nachhaltige Vorteile für Unternehmen und die Umwelt bieten. In Deutschland ist geplant, dass im B2B-Bereich künftig die verbindliche Nutzung elektronischer Rechnungen eingeführt wird. Die entsprechenden umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften sind im Wachstumschancengesetz verankert, das der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedete. Jedoch wurde es vom Bundesrat am 24.11.2023 an den Vermittlungsausschuss überwiesen.
Die generelle Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung soll ab dem 1.1.2025 gelten. Angesichts des erwarteten erheblichen Umsetzungsaufwands für Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 39 UStG-E) für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Diese sind in der vom Bundestag verabschiedeten Fassung des Gesetzes sogar etwas großzügiger als im ursprünglichen Regierungsentwurf:
Effizienzsteigerung durch E-Rechnungen
Die elektronische Rechnung, oder E-Rechnung, revolutioniert die herkömmliche Buchführung. Durch die Verwendung standardisierter Formate wie XML wird der Austausch von Rechnungsdaten nicht nur erleichtert, sondern auch beschleunigt. Unternehmen profitieren von einem effizienteren Abrechnungsprozess, da E-Rechnungen automatisch in elektronischen Systemen verarbeitet werden können. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da manuelle Schritte minimiert werden.
Kosteneinsparungen und Umweltfreundlichkeit
Die Einführung von E-Rechnungen geht mit beachtlichen Kosteneinsparungen einher. Der Verzicht auf Papier, Druckkosten und manuelle Bearbeitungsschritte resultiert nicht nur in finanziellen Vorteilen, sondern auch in einer Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Die digitale Natur von E-Rechnungen trägt dazu bei, den Papierverbrauch zu minimieren und damit Ressourcen zu schonen.
Gesetzliche Rahmenbedingungen und EU-Richtlinie
Die rechtlichen Aspekte rund um E-Rechnungen sind von großer Bedeutung. Länder haben spezifische Vorschriften und Standards, die eingehalten werden müssen. In der Europäischen Union fördert die Richtlinie 2014/55/EU die Verwendung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen und schafft einen gemeinsamen Standard für die EU-Mitgliedstaaten.
Sicherheit als oberste Priorität
Angesichts der Sensibilität von Rechnungsdaten steht die Sicherheit an oberster Stelle. Verschlüsselungstechnologien und sichere Übertragungsprotokolle gewährleisten, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Weltweite Einführung von E-Rechnungen
Die Einführung von E-Rechnungen variiert weltweit. Einige Länder sind weiter fortgeschritten in der Umsetzung von E-Rechnungsstandards als andere. Unternehmen, die von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren möchten, sollten sich mit den aktuellen rechtlichen Bestimmungen und technischen Standards in ihrer Region vertraut machen.
Die Einführung von E-Rechnungen markiert einen Meilenstein in der Entwicklung der Buchführung. Unternehmen, die sich auf diesen Trend einlassen, können nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch einen Beitrag zu einer nachhaltigeren und digitalisierten Geschäftswelt leisten.

Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:

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