Tag E-Rechnung

Die neue Autokontierung von Insiders Technologies bietet eine deutliche Entlastung und standardisierte Qualität auf höchstem Niveau – übergreifend über E-Invoicing und klassische Rechnungsbelege. Kunden der KI-basierten Lösung zeigen sich begeistert.

KI-basierte Autokontierung übergreifend über alle Formate von der E-Rechnung bis zum Papierbeleg

Kaiserslautern, 11. Dezember 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation im Rechnungswesen, bietet seinen Kunden ab sofort die automatische Kontierung von Rechnungen. Die Autokontierung erfolgt dabei einheitlich mittels einer lernenden KI unabhängig vom Eingangsformat und übergreifend über E-Rechnungen, PDFs und klassische Papierbelege – auch ohne Bestellbezug.

Höchste Genauigkeit dank modernster KI

Die intelligente Autokontierung setzt auf KI-basiertes, supervised Learning, um die Zuordnung von Kostenstellen, Kostenträgern und Konten zu automatisieren, die üblichen Freigebenden der Belege zu identifizieren und aussagefähige Buchungstexte zu generieren. Die Lösung beobachtet und lernt aus historischen ERP-Daten, um Buchungen präzise und individuell für jeden Kunden vorzunehmen. Es wird u.a. ein Neuronales Netz trainiert, das mithilfe natürlichsprachlichem Textverständnis und Transfer Learning auch bei neuen Lieferanten aus einer bekannten Branche zuverlässig die passenden Entscheidungen aus den Lerndaten ableiten kann. Änderungen und neue Anforderungen werden durch kontinuierliches Nachtrainieren im Hintergrund erfasst, sodass die Lösung immer auf dem neuesten Stand ist und höchste Präzision bietet. In der Regel reichen derzeit drei Monate historische Daten aus dem ERP als Trainingsmaterial aus, um auch in schwierigen Fällen eine sehr genaue automatische Kontierung von annähernd einhundert Prozent zu erreichen. Mit einem neuen, aktuell in Pilotprojekten erprobten Ansatz kommt die Lösung sogar nahezu ohne historische Daten aus.

Nahtlose Integration und Zusammenspiel mit e-invoicing

Die Autokontierung basiert auf der leistungsstarken Insiders KI OvAItion und kann als eigenständiger Service über bewährte Schnittstellen nahtlos in bestehende Prozesse sowie ERP-, ECM- oder Workflow-Systeme eingebunden werden. Kunden können sich neben modularen Lösungen von Insiders auch für die umfassende e-invoice Lösung entscheiden, die alle Bausteine vereint und so ein intelligentes 360-Grad-Rechnungsmanagement mit Austausch über alle gängigen Formate – vom Papier bis zur E-Rechnung – hinweg erlaubt und einen zertifizierten Peppol Access bietet. „Die aktuell schnelle Verbreitung der E-Rechnung beflügelt auch neue KI-Anwendungen im Rechnungswesen wie die Autokontierung oder die Anomalieerkennung. Mit unseren Lösungen im e-finance Bereich ermöglichen wir unseren Kunden ein neues Level an Automatisierung und Prozessqualität im Rechnungswesen“, sagt Dr. Maximilian Schwenger, Leiter der Entwicklung e-finance bei Insiders.

KI-basierte Autokontierung bringt vielfältigen Nutzen

Durch die Automatisierung der Kontierung erzielen Kunden zahlreiche Vorteile. Zum einen wird die Buchhaltung vom monotonen Routineaufwand der immer wieder gleichen Belege entlastet und kann ihre Kapazitäten sinnvoller nutzen. Außerdem macht es die Automatisierung sehr viel einfacher zu skalieren und so saisonale Spitzen oder auch schnelles Wachstum zu bewältigen. Darüber hinaus wird durch die Automatisierung eine gleichbleibend hohe und standardisierte Qualität erreicht.

Erste Unternehmen haben den Service bereits im Einsatz und zeigen sich begeistert. Die Autokontierung kann ab sofort über Insiders Technologies oder seine Partner bezogen werden. Gerne steht das Unternehmen für eine individuelle Demonstration oder Proof-of-Concept bereit.

Weitere Informationen zum intelligenten 360-Grad-E-Invoicing:
https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

Weitere Informationen über die Zukunft von Intelligent Automation:
https://insiders-technologies.com/de/die-zukunft-von-intelligent-automation

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen kann aktuell E-Rechnungen empfangen – trotz Pflicht ab 2025. Insiders Technologies empfiehlt flexible Lösungen, die Standards integrieren und ein umfassendes, digitales Rechnungsmanagement ermöglichen.

Insiders zur Bitkom-Studie: E-Rechnung muss ganzheitlich gelöst werden

Kaiserslautern, 5. Dezember 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), betont angesichts einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom – wonach die Umsetzung der E-Rechnungspflicht trotz herannahendem Stichtag bisher eher schleppend vorangeht – die Notwendigkeit einer ganzheitlichen, intelligenten Lösung im Rechnungsmanagement, die neben Empfang und Versand neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Prüfung eröffnet und auch die Nebenläufigkeit der verschiedenen Formate und Kanäle bewältigt.

Die Einführung des verpflichtenden Empfangs von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr ab dem 1. Januar 2025 steht unmittelbar bevor. Dennoch kann bisher weniger als die Hälfte – 45 Prozent – der deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom. Insiders Technologies sieht darin einen dringenden Handlungsbedarf und weist auf die zentrale Bedeutung flexibler und zukunftssicherer Lösungen hin.

Die repräsentative Bitkom-Studie, für die 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland befragt wurden, zeigt, dass viele Unternehmen mit der Vielzahl an Standards und Transportwegen beim Empfang von E-Rechnungen kämpfen. E-Mail bleibt weiterhin der Hauptkanal für Rechnungen – laut Studie nutzen praktisch alle Unternehmen derzeit den Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien – mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück. Größere Unternehmen setzen zunehmend auf standardisierte Verfahren wie Peppol. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind Lösungen notwendig, die alle gängigen Standards und Formate abdecken und gleichzeitig flexibel auf unterschiedliche Unternehmensanforderungen reagieren können.

Darüber hinaus geht E-Invoicing weit über den reinen Empfang und Versand hinaus. Zu den zentralen Mehrwerten zählen die automatisierte formale und inhaltliche Prüfung von Rechnungsinhalten, die Erkennung von Anomalien, Dunkelverarbeitung bei korrektem Bestellbezug, die Integration in Freigabeprozesse sowie die Autokontierung. Ein umfassendes Rechnungsmanagement, wie der 360-Grad-Ansatz, den Insiders Technologies verfolgt, wird für Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Die Studie unterstreicht auch, dass eine hybride Realität aus E-Rechnungen, klassischen PDF-Rechnungen und Papierbelegen noch über Jahre hinweg bestehen bleibt. Unternehmen benötigen daher Lösungen, die eine einheitliche Verarbeitung über alle Kanäle und Formate hinweg ermöglichen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen.

Dr. Maximilian Schwenger, Leiter der Entwicklung E-Finance bei Insiders Technologies, betont: „Die Ergebnisse der Bitkom-Studie zeigen, dass Unternehmen sich dringend auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten müssen. Es reicht nicht, nur einzelne Formate oder Kanäle zu berücksichtigen. Eine moderne Rechnungsmanagement-Lösung muss Standards wie Peppol oder ZUGFeRD ebenso unterstützen wie hybride Szenarien mit PDF- oder Papierbelegen. Nur so lassen sich Prozesse wirklich automatisieren und Effizienzgewinne erzielen.“

Insiders Technologies unterstützt Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Mit intelligenten E-Invoicing-Lösungen, die sowohl eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme als auch die Automatisierung von End-to-End-Prozessen ermöglichen, bietet das Unternehmen seinen Kunden die Basis für ein effizientes und rechtssicheres Rechnungsmanagement.

Einen Überblick über die intelligenten E-Invoicing-Lösungen von Insiders Technologies finden Sie unter: https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung/

Weitere Informationen über den Hersteller intelligenter Software für Prozessautomatisierung auf Basis von KI: https://www.insiders-technologies.com/

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Haus & Grund Hessen: Änderungen zum 1. Januar 2025

Frankfurt/ Wiesbaden, 2. Dezember 2024 – Die E-Rechnung kommt. Auch private Vermieter müssen ab 1. Januar 2025 die digitalen Rechnungsdokumente empfangen können. Darauf weist Younes Frank Ehrhardt, Geschäftsführer von Haus & Grund Hessen, hin.

„Alle Unternehmer im Sinne des § 2 des Umsatzsteuergesetzes müssen ab 2025 E-Rechnungen von Unternehmen in Deutschland empfangen und speichern können, und damit auch private Wohnraumvermieter“, erläutert Ehrhardt. Diese Regelung gilt auch dann, wenn private Vermieter ausschließlich steuerfreie Umsätze (nach § 4 Umsatzsteuergesetz, UStG) tätigen und damit auch keine Möglichkeit zu einer Umsatzsteueroption (§ 9 UstG) haben.

„Nach Aussagen aus dem Bundesfinanzministerium reicht die Vorhaltung eines E-Mail-Postfaches bereits aus, der Empfangspflicht zu entsprechen, sofern nicht andere elektronische Übermittlungswege zwischen den beteiligten Unternehmen vereinbart wurden.“ Bislang konnte der Empfang einer E-Rechnung abgelehnt werden – das ist ab 1. Januar 2025 nicht mehr möglich.

„Die E-Rechnungen müssen jedoch auch elektronisch gespeichert werden“, so Ehrhardt weiter. „Rechnung ausdrucken, abheften und das elektronische Original löschen, das ist ab 2025 nicht mehr gestattet.“ Sanktionen müssen Unternehmen und auch private Vermieter indes aktuell nicht fürchten, kommen sie ihrer Verpflichtung bezüglich der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 nicht nach. Ehrhardt: „Das sieht das Gesetz derzeit nicht vor.“

Die E-Rechnung soll langfristig den Umsatzsteuerbetrug innerhalb der Europäischen Union eindämmen. Ihre stufenweise Einführung soll es der Finanzverwaltung ermöglichen, die umsatzsteuerrechtliche Richtigkeit von Rechnungen weitgehend automatisiert zu prüfen.

Über Haus & Grund Hessen
Haus & Grund Hessen – Landesverband der Hessischen Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer e.V. ist die Dachorganisation der 78 örtlichen Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer-Vereine in Hessen mit insgesamt über 68.000 Mitgliedern. Unser Verband nimmt am politischen Geschehen teil und stärkt dadurch die Position des privaten Haus-, Wohnungs- und Grundeigentums in Hessen. Wir vertreten die Interessen der hessischen Haus- und Grundeigentümer gegenüber Politik, Behörden und Öffentlichkeit.

Bedeutung des privaten Eigentums in Hessen:

Die privaten Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer in Hessen verfügen über rund 2,5 Millionen Wohnungen, also über mehr als 85,4 Prozent des gesamten hessischen Wohnungsbestandes.
Sie investieren jährlich über 7,1 Milliarden Euro in ihre hessischen Immobilien.
Unter Berücksichtigung der positiven Beschäftigungseffekte in weiteren Branchen sichern oder schaffen diese Investitionen jährlich rund 135.000 Arbeitsplätze in Hessen.

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Wie sich Unternehmen jetzt noch auf ihre Annahmeverpflichtung vorbereiten können

Steffen Mahlmeister, Paragon DACH + CEE: „Unternehmen noch nicht auf E-Rechnung vorbereit.“

Schwandorf, 28. November 2024 – Die E-Rechnung kommt – Schritt für Schritt. Ab 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen Rechnungen von ihren inländischen Geschäftspartnern im neuen digitalen Format empfangen, lesen und verarbeiten können. „Viele Unternehmen sind noch nicht darauf vorbereitet und unterschätzen den Aufwand, der dafür auf sie zukommt“, sagt Steffen Mahlmeister, Solution Manager Inbound bei Paragon DACH + CEE. Mit der Auslagerung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung können sie der E-Rechnung gelassen entgegensehen und die damit verbundenen Kosten und Risiken senken.

Beim Übergang von der analogen Rechnung zur E-Rechnung spricht Mahlmeister von „alter“ und „neuer“ Rechnungswelt. In der alten wurden Rechnungen auf Papier verschickt oder als PDF. Letzteres kann zwar elektronisch versandt werden, seine Daten können aber nicht elektronisch weiterverarbeitet werden. In jeder E-Rechnung finden sich hingegen alle erforderlichen Angaben immer in der gleichen Datenfeldstruktur. Das verwendete XML-Format erfordert zur Visualisierung ein zusätzliches Programm. Für den elektronischen Rechnungsdatentausch in der deutschen Geschäftswelt wird das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) verwendet: ein sichtbares PDF, in das unsichtbar die strukturierten XML-Daten eingebunden sind.

Unternehmen schrecken vor Investitionen zurück
Um die E-Rechnungen zunächst empfangen und später auch erstellen zu können, müsse die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden, was technisches Know-how und eventuell externe Beratung erfordere, erläutert Mahlmeister. Zudem verursachen die dafür notwendige Software und Mitarbeiterschulung Kosten, vor denen Unternehmen angesichts der mit der E-Rechnung verbundenen Unsicherheiten noch zurückschrecken.

Denn zum einen gebe es den Richtlinienentwurf der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug: Er sieht eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vor. Mahlmeister: „Das Meldesystem soll bis 2028 eingerichtet sein – es wird jedoch eine Verschiebung bis 2030/2032 diskutiert.“ Zum anderen habe Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Die Fristen dafür wurden vom ehemaligen Finanzminister Christian Lindner festgelegt. „Es kann durchaus sein, dass sie nach der nächsten Bundestagswahl noch einmal überarbeitet werden“, so Mahlmeister. „Die anderen europäischen Länder haben zudem andere Systeme. Die Funktion, die bei uns ZUGFeRD erfüllt, leistet beispielsweise in Italien das Format FatturaPA.“

„Übergang wird sich lange hinziehen“
Mahlmeister prognostiziert: „Der Übergang von der analogen zur E-Rechnung wird sich lange hinziehen – nicht wie bei einem Schalter, den man umlegt, und ab 1. Januar 2025 ist alles nur noch digital.“ Und Rechnungen von Kleinunternehmen, von Zulieferern aus dem Ausland oder über Kleinbeträge kämen auch weiterhin auf Papier – oder als unstrukturiertes PDF.

Für kleine Unternehmen gebe es zur Umstellung auf die Annahme von E-Rechnungen sehr gute Standardlösungen von IT-Häusern, so Mahlmeister. Komplizierter werde es für Mittelständler und große Unternehmen, die individuelle Lösungen brauchen. „Sie können die auf sie zukommenden Aufgaben einfach outsourcen, indem sie sich für ihre Eingangsrechnungsverarbeitung erfahrene Dienstleister wie Paragon als Partner suchen, der die alte und neue Welt der Rechnungsstellung versteht und aus beiden Formen einheitliche Datensätze zur Übergabe an das vorhandene Finanzmanagementsystem macht.“ Dafür gehen sämtliche Rechnungen – ob analog oder digital – erst einmal an einen externen Dienstleister, der die gesamte Vorstrecke zum Finanzmanagement-System übernimmt. Er bringt alle Rechnungen in ein einheitliches Standardformat, das von der Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterverarbeitet werden kann. Das kann Aufwand und Kosten für die Umstellung auf E-Rechnung deutlich senken – und das Unternehmen kann entspannt dem 1. Januar 2025 entgegensehen.

Die elektronische Rechnung für B2B-Umsätze im Überblick (Stand: November 2024):

– Ab 1. Januar 2025 gilt nach dem Wachstumschancengesetz als elektronische Rechnung (E-Rechnung) nur noch ein Datensatz, der gemäß der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm DIN EN 16931) strukturiert ist und die relevanten Rechnungsdaten im XML-Format liefert.

– Die in Deutschland vorgeschriebenen Rechnungsformate nach europäischer Norm sind:
XRechnung – genutzt im öffentlichen Auftragswesen, bestehend aus der reinen XML-Datei, die zur Visualisierung eine zusätzliche Software erfordert. ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) – für die branchenübergreifende Nutzung entwickeltes hybrides Rechnungsformat, bestehend aus einem sichtbaren PDF und einem strukturierten XML-Datencontainer.

– Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von inländischen Geschäftspartnern annehmen und entsprechend auch verarbeiten und speichern können.

– Ab 1. Januar 2027 müssen – laut aktuellem Planungsstand – Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und speichern.

– Ab 2028 soll laut aktuellem Planungsstand die E-Rechnung nach DIN EN 16931 das einzig erlaubte Rechnungsformat im inländischen B2B-Geschäft sein – Kleinunternehmer ausgenommen.

Das komplette Interview mit Steffen Mahlmeister : https://www.paragon.world/de/inspiration/interview-e-rechnung

Paragon DACH & CEE produziert massenhafte Kundenkommunikation, individuell für jeden Empfänger – physisch und digital. Etwa 1.000 Kolleginnen und Kollegen verarbeiten an Standorten in Deutschland, Tschechien und Polen mehr als 1 Milliarde Dialogpostsendungen (Dialogmarketing), rund 350 Millionen Ausgangsdokumente (Document Output, beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen oder Versicherungsschreiben) und Informationen für die digitalen Kanäle der Kundenkommunikation (E-Mail, Messenger, Portale, E-Rechnungen). Im Service für den Posteingang von Unternehmen (Input-Management) scannt Paragon eingehende Postbriefe und führt sie mit digitalen Posteingängen zusammen für die weitere Kategorisierung und Verarbeitung, bei Bedarf fallabschließend.

Mit dem Outsourcing ganzer Abteilungen (Druckzentrum, Posteingangszentrum) oder der Unterstützung bei einzelnen Aufgaben (Abfedern von Lastspitzen, Backup) ermöglicht Paragon seinen Kunden, durch Skaleneffekte effizienter zu werden. Die integrierten Business-Continuity-Management-Szenarien von Paragon vergrößern ihre Prozess- und Geschäftssicherheit. In den Marketing Services hilft Paragon Unternehmen, neue Kunden zu gewinnen, die Interaktion mit bestehenden Kunden zu verbessern und damit ihren Markterfolg zu steigern (Direct Mail im Dialogmarketing).

Ein besonderes Augenmerk legt Paragon auf Nachhaltigkeit und die aktive CO2-Reduktion und gehört damit zu den Vorreitern der Branche. Vielfältige Zertifikate und Auditierungen belegen den zudem hohen Qualitätsanspruch von Paragon an Daten- und IT-Sicherheit in allen Prozessen.

Paragon DACH & CEE gehört zur internationalen Grenadier Holdings: Mit rund 1,6 Milliarden Euro Jahresumsatz ist sie in mehr als 30 Ländern und mit rund 10.000 Mitarbeitenden Marktführer bei den Leistungen ihrer Unternehmen. Innerhalb dieses Kompetenznetzwerks bietet Paragon DACH & CEE seinen Kunden umfassende und internationale Expertise.

Weitere Informationen unter www.paragon.world/de sowie auf LinkedIn, Facebook und Instagram.

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Die DOCBOX®, eines der führenden Dokumenten-Management-Systeme (DMS), kooperiert zukünftig mit Nextlane in Deutschland, einem europäischen Marktführer für digitale Lösungen in der Automobilindustrie. Diese Zusammenarbeit ermöglicht den Kunden von Nextlane, E-Rechnungen zu empfangen – ein entscheidender Schritt im Hinblick auf die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht bei steuerpflichtigen Umsätzen zwischen Unternehmen.
Die DOCBOX® ermöglicht den Kunden nicht nur die gesetzeskonforme Verwaltung von E-Rechnungen, sondern auch eine umfassende Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Nextlane – bekannt für seine End-to-End-Lösungen, die Hersteller und Händler der Automobilbranche miteinander vernetzen – bringt dabei seine Expertise in der digitalen Transformation ein, um intelligente und effiziente Workflows zu gewährleisten.

Mehr als nur Archivierung: Ein ganzheitlicher Ansatz
„Unsere Partnerschaft mit der DOCBOX® ist weit mehr als nur eine Lösung, um gesetzliche Verpflichtungen erfüllen zu können.“ erklärt Dominique Descamps, Head of Partnerships bei Nextlane. „Durch die enge Zusammenarbeit schaffen wir eine umfassende und skalierbare Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und optimieren möchten.“ Die DOCBOX® kombiniert branchenspezifisches Know-how, Cloud-basierte Technologie und eine nahtlose Integration, um ihren Kunden eine moderne, zukunftsweisende Lösung anzubieten.

Vorteile der Kooperation auf einen Blick:
– Vollständige Compliance: Die DOCBOX® garantiert, dass Unternehmen die Anforderungen der GoBD und DSGVO zur E-Rechnungspflicht erfüllen.
– Digitalisierung sämtlicher Prozesse: Neben der Rechnungserfassung können Unternehmen sämtliche Dokumente effizient digital verwalten.
– Automatisierte Workflows: Intelligente Workflows sorgen für die Optimierung von Dokumentenprozessen, Validierung und Verarbeitung.
– Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papierprozesse und manuelle Verwaltung werden Druck- und Verwaltungskosten reduziert.
– Innovative KI-Funktionen: Fortschrittliche KI-Features, wie die automatisierte Datenextraktion, bieten zusätzliche Effizienzgewinne.
– Skalierbarkeit: Die Lösung wächst mit den Anforderungen der Unternehmen und zukünftigen regulatorischen Änderungen mit.

Die DOCBOX® setzt auf Cloud-basierte Technologie, die den flexiblen Zugang zu Dokumenten von überall ermöglicht. Sie ist bereits in der Automobilbranche gut etabliert und wird von einer Vielzahl von Anwendern geschätzt. Mit erprobten Implementierungsprozessen gewährleistet die DOCBOX® zudem eine schnelle und reibungslose Einführung des Systems bei den Anwendern.
„Durch unsere Kooperation mit Nextlane können wir eine leistungsstarke Lösung bieten, die nicht nur den Anforderungen der E-Rechnungspflicht entspricht, sondern auch einen klaren Vorteil bei der Digitalisierung aller Geschäftsprozesse verschafft,“ so Uwe Weikl, Geschäftsführer von aktivweb. Die Partnerschaft zwischen der DOCBOX® und Nextlane bietet Unternehmen eine langfristige Lösung, die nicht nur die täglichen Abläufe optimiert, sondern auch neue Effizienzpotenziale in der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten schafft. „Wir sind überzeugt, dass diese Zusammenarbeit unseren deutschen Kunden erhebliche Vorteile bringt – von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur umfassenden digitalen Transformation,“ betont Dominique Descamps. Die DOCBOX® wird auch künftig mit den Bedürfnissen und Anforderungen der Kunden wachsen und bleibt so stets an der Spitze der technologischen Entwicklung.

Über Nextlane:
Nextlane ist das führende Ökosystem für den Autohandel in Europa, sicher, offen und intelligent. Wir bieten hochmoderne Softwarelösungen, die Händlern und Herstellern die Möglichkeit geben, ihre Umsätze zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Unsere umfassende Suite deckt jeden Aspekt der Prozesse im Automobilhandel ab, von der Fahrzeugbestandsverwaltung bis hin zu After-Sales-Services, Buchhaltung und Rechnungsstellung.
Mit über 700 Mitarbeitern in 11 Ländern widmet sich Nextlane der Digitalisierung und Vereinfachung der gesamten Automobilbranche. Unser Ziel ist es, die digitale Exzellenz in der Branche durch die Schaffung eines zuverlässigen digitalen Ökosystems voranzutreiben.
Für weitere Informationen besuchen Sie gerne www.nextlane.com.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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HALLO

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Ab 01. Januar 2025 wird jedes Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können, unabhängig davon wie der Lieferant diese übermittelt hat.

Die Formate der E-Rechnung, die vom Gesetzgeber akzeptiert werden, sind nicht menschlich lesbar, sondern basieren auf strukturierten XML-Daten. MASCH Software Solutions möchte den Unternehmen helfen, diese einfach lesen und verstehen zu können – über die CM Studio .DMS-Cloud!
Wir freuen uns, wenn Sie über die Funktionsupgrades zur E-Rechnungssoftware, den Relaunch des Produktes und der zeitlich limitierten Angebote von MASCH Software Solutions zu der Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht berichten.

In Kürze zu unserem Produkt:

– Kernaufgabe von CM Studio .DMS-CLOUD ist es, XML-Daten über einen integrierten Decoder (Viewer) für den Anwender lesbar zu machen.
– Kaufmännische Dokumente, E-Mail-Kommunikation und E-Rechnungen rechtssicher und GoBD-konform (nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) archivieren.
– Ein integrierter Dokumentations-Workflow bietet dem Anwender leichte Validierung und Dokumentation der archivierten E-Rechnungen. Über diesen Workflow werden die archivierten E-Rechnungen in den vom Gesetzgeber zugelassenen Formaten X-Rechnung und ZuGFERD automatisch erkannt und verarbeitet. Dies funktioniert unabhängig davon, ob Sie als E-Mail oder als elektronischer Import in die Archivierung der .DMS-CLOUD übernommen werden.

Zum Relaunch der CM Studio .DMS-CLOUD bietet MASCH Software Solutions ab sofort eine kostenlose 30-Tage-Testversion der CM Studio .DMS-Cloud! In den 30 Tagen können die Unternehmen uneingeschränkt alle Funktionen der CM Studio .DMS-CLOUD unverbindlich testen und im Anschluss sich für eines der Abonnement-Angebote entscheiden. Auch kostenlose Webinare zur E-Rechnungspflicht bietet MASCH Software Solutions ab Ende Oktober an!

Von der reinen E-Mail-Archivierung über klassisches Dokumenten-Management bis zum Enterprise-Content-Management (ECM) bietet MASCH Software Solutions mit der CM Studio .DMS-CLOUD für jede Größe von Unternehmen die richtige Lösung. Mit:

1. CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER
Mit CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER werden alle E-Mails des Anwenders direkt im Mail-Postfach des E-Mail-Servers abgeholt und rechtssicher (d.h. unveränderbar) in dem CLOUD-Konto des Anwenders archiviert. Hierbei setzt CM Studio .E-ARCHIVE SERVER die Einhaltung der GoBD-Anforderungen ausnahmslos um.

2. CM Studio .DMS-SERVER
Der CM Studio .DMS-SERVER ist der elektronische Aktenschrank mit einem universalen Dokumentenmanagement. Hierbei steht dem Anwender eine individuelle Ordnerstruktur – wie im papierbasierten Aktenschrank – zur Verfügung. So steht .DMS-SERVER für schnelles finden statt langem Suchen, indem auch eine integrierte Volltextsuche hilft, jedes gewünschte Dokument schnell und sicher im digitalen Aktenschrank zu finden.

3. CM Studio .ECM-SERVER
Das Enterprise-Content-Management (ECM) vereint automatisierte Arbeitsprozesse und die GoBD-konforme Archivierung der geschäftlichen Dokumente. Es umfasst beide Module des CM Studio .E-ARCHIVE und des CM Studio .DMS-SERVER: So fließen in einem Produkt die revisions- und rechtssichere E-Mail-Archivierung und die Dokumenten-Verwaltung zusammen. CM Studio .ECM-SERVER garantiert ein ganzheitliches Archiv für alle Geschäftsfälle eines kleinen, mittelständigen oder auch großen Unternehmens.

Die integrierte E-Mail-Archivierung ermöglicht es, dass E-Mails inklusive Anhänge mit bestehenden Akten im DMS verknüpft werden. Mit wenigen Mausklicks lassen sich unterschiedliche Dokumente (Verträge, E-Mails, Rechnungen etc.) zu einer elektronischen Akte im .DMS-Server zusammenführen.

Die jeweilige Übersicht zu Preisen, Leistungen und Abonnements der Produkte, sowie die Registrierung zur 30-Tage-Testversion und ihre Bedingungen finden Sie unter: https://www.dms-server.com/de/preise/

Zum Relaunch von CM Studio .DMS-CLOUD sagt Martin Schaarschmidt, Geschäftsführer von MASCH Software Solutions:
„Elektronisches Dokumentenmanagement und die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen sind ein komplexes Thema. Wir bei MASCH Software Solutions setzen deswegen auf einen intensiven Know-How Support für unsere Kunden.“

Bis zum 1. Januar 2025, bis zur Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht, bietet MASCH Software Solutions kostenlose Informations-Webinare. Jedes Webinar dauert circa 60 Minuten. Schon jetzt können Sie sich für ein kostenloses Webinar anmelden, unter www.dms-server.com/webinare/.

Wir freuen uns, wenn Sie über das innovative Produkt berichten und stehen Ihnen als Interviewpartner zum Produkt und zur gesetzlichen E-Rechnungspflicht ab 2025 gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen, alle Preise und weitere Angebote von MASCH Software Solutions finden Sie unter www.dms-server.com/de/home/ und unter www.dms-server.com/de/funktionen/.

MASCH Software Solutions ist seit über 20 Jahren die Marke für Software Produkte und Entwicklungen von Schaarschmidt Hard- & Software e.K.

Unsere Zentrale mit Sitz in Köln zeichnet Verantwortung für Marketing und Vertrieb in den Regionen D.A.CH. und Zentral-Europa. Wir entwickeln und vertreiben seit mehr als 20 Jahren erfolgreich Software-Lösungen für die CLOUD.

MASCH Software Solutions hat sich von Anfang an nicht ausschließlich auf Software-Offshore Entwicklung fokussiert, sondern auf die Entwicklung und den Eigenvertrieb von WEB-basierten Lösungen gesetzt, die aus erfolgreich durchgeführten Entwicklungsprojekten entstanden sind.

Somit ist jedes MASCH Produkt bereits praxiserprobt, bevor es in Deutschland oder anderen europäischen Ländern auf den Markt kommt.

Kontakt
MASCH Software Solutions
Martin Schaarschmidt
Paulinenweg 3
51149 Köln
+49 (0)2203 – 8068405
https://www.masch.com

Open-Source DMS bitfarm-Archiv mit großem Update der GPL-Version (E-Rechnung, Kontierung, etc.)

Pressemeldung
Siegen, 24.10.2024 – Großes Update für das freie bitfarm-Archiv DMS unter GPLv2 veröffentlicht

25 Jahre bitfarm und über zwei Jahrzehnte Entwicklung und Support für bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement. bitfarm sagt Danke für das entgegengebrachte Vertrauen und den gemeinsamen Weg zusammen mit unseren Kunden.

Pünktlich zum Jubiläum erhält die kostenlose GPL-Version von bitfarm-Archiv ein großes Update. Mit Version 3.6 ziehen viele Funktionen, die vormals nur in der Enterprise-Version verfügbar waren, in das freie DMS ein. Die neue Bedienoberfläche mit der Untergliederung in die Bereiche Lager & Archive, Arbeitsplatz, Importer, Lesezeichen und je nach Userberechtigung der Administration wird als erstes ins Auge fallen. Im Bereich Lager & Archive findet sich, bis auf eine frische Optik, das gewohnte Dokumentenmanagement mit der bewährten Funktionslogik. Auf den zweiten Blick eröffnen sich jedoch einige neue, nützliche Erweiterungen.

Eine universelle Sucheingabe befindet sich nun prominent ganz oben über den sonstigen, bekannten Suchoptionen. Diese durchsucht alle zu Dokumenten gespeicherten Informationen und ermöglicht einen sehr direkten, intuitiven Zugang zum DMS. Wer gezielter filtern will, kann nach wie vor die spezielleren Suchmethoden wählen, oder eine Kombination aus ihnen. Such- und Zusatzfelder beherrschen auch eine Semantik ähnlich gängiger Internetsuchmaschinen, um noch exaktere Ergebnisse liefern zu können.

Bei den Zusatzfeldern gibt es einen neuen Typ „Gridfeld“. Hier kann eine oder gar mehrere Tabellen definiert werden, in denen Daten zu Dokumenten erfasst und Kalkulationen durchgeführt werden. Klassisches Anwendungsbeispiel wäre das Kontieren von Rechnungen in der Finanzbuchhaltung. Die händisch oder per Regel erfassten Daten können über einen CSV-Export in andere Systeme
übertragen werden. Über programmatische Aufrufe lassen sich die entsprechenden Dokumente aus Fachsystemen wie ERP oder FiBu gezielt aufrufen. Mit dieser Möglichkeit und den Funktionen des DMS, Notizen und Kommentare zu Dokumenten zu hinterlassen, Dokumente inhaltlich zu verknüpfen, Workflow und Status, sowie die ebenfalls neu in der GPL-Version eingeführte Dokumentenlebenszyklus (Stichwort DSGVO-konformes Arbeiten), ergibt sich schon mit der freien Version enormes Potential für einen ganzheitlichen Ansatz in der Digitalisierung.

Übriges trägt die E-Mail-Archivierung, die MS-Office, Open-/Libreoffice und Thunderbird Integration bei. Für den Import von Dokumenten gibt es nach wie vor die TWAIN-Schnittstelle für entsprechend kompatible Dokumentenscanner. Der Empfang von Druckdaten aus anderen Anwendungen erfolgt nun über einen TCP/IP Softwaredrucker und nicht mehr wie früher per Portumleitung. Senden an existiert weiterhin für Dateidokumente, ebenfalls überwachte Ordner. Drag&Drop auf die Anwendung ist hingegen neu hinzugekommen.

Manuelle Importe werden nun über den Bereich „Importer“ abgewickelt. Dieser bietet neben den bekannten Datei- und Scanfunktionen auch neue und umfangreiche Möglichkeiten, Dokumente zu stapeln, zu trennen, Seiten auf andere Stapel umzulagern, etc. Die bisher zuständigen externen Tools „ManuscanV3“ und „ImporterV3“ werden dafür nicht mehr benötigt und entfallen.

Mehr Anwendungskomfort verspricht das Arbeiten mit Notizen (Annotations), die sich nun kopieren und auf anderen Seiten oder auch Dokumenten einfügen lassen. In die gleiche Kategorie fällt die Möglichkeit, bei der Verwendung eines grafischen Stempels dem Dokument gleichzeitig auch einen neuen Status mitzugeben. Ebenfalls für eine bessere Usability, insbesondere bei großen Dokumenten, sorgt die Fundstellenmarkierung. Eingegebene Suchbegriffe werden automatisch grafisch hervorgehoben, mit F3 geht es zur nächsten Fundstelle. Dies gilt in der Grundeinstellung für Scandokumente, kann aber für alle vom DMS direkt anzeigbaren Formate eingestellt werden. Eine Suche nach alternativen Suchbegriffen im aktuell aufgerufenen Dokument ergänzt dies weiter.

Apropos Formate: Auch die nun gesetzlich festgelegten elektronischen Rechnungsformate wie E- Rechnung, X-Rechnung und ZugFerd werden bereits in der GPL-Version unterstützt. Ein Standardtemplate verwandelt rein digitale Daten in eine entsprechende Dokumentenansicht. Etwas Anpassungsarbeit ist jedoch auf Anwender- bzw. Administratorseite notwendig, um die teils differierenden Felder der XML-Datensätze zuzuordnen.

Wenig auffällig zeigt sich zunächst die Ergebnisliste mit der bekannten Spaltenanordnung per Drag&Drop und der Sortierung per Klick (optional mit gedrückter SHIFT-Taste für die 2. oder 3. Sortierung). Anwender finden nun zusätzlich auch das Änderungsdatum als Spalte vor. Der Clou
versteckt sich jedoch hinter einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf: Die Gruppierung nach Felddaten, die Kalkulationen über die Fußzeile und die Ausgabe von Reports eröffnen ganz neue Sichten und Möglichkeiten.

Auch das bisher externe Tool „AdministratorV3“ wird durch die entsprechende integrierte Oberfläche abgelöst und funktional erweitert um die Dokumentenlebenszyklus-Konfiguration, neue Berechtigungen, neue Feldkonfiguration und Multiselektion. Unter der „Motorhaube“ kommt in der bitfarm-Archiv GPL-Version nun ein echter Server zum Einsatz, ergänzt um MySQL 8 mit Stored Procedures und durchgängiger SSL-Verschlüsselung. Es gibt sowohl einen Client-Installer, als auch einen Server-Installer (beide für Microsoft Windows). Bei Letzterem ist neben der Neuinstallation auch ein Updatepfad von einer älteren GPL-Version integriert. Durch geänderte Datenbankstrukturen ist beim Update eine Migration notwendig, die zwar automatisiert durchgeführt wird, aber je nach Umfang etwas Zeit in Anspruch nehmen kann.

Support erhalten Benutzer wie gewohnt über das Forum auf Sourceforge. Wer zeitnahen und direkten Support benötigt, erhält diesen mit der erweiterten und dann kostenpflichtigen Enterprise- Version. Diese entspricht zunächst der GPL-Version, hat aber zusätzlich noch Multi-Domänen AD- Unterstützung, Dateiversionierung, Vertragsmanagement, globale Lesezeichen, Abwesenheitsvertretung, Vorgesetztenregelung, Multiqueue-Clustering, Barcodetrennung, Abonnements, automatisches Updaterollout, Plugins und SQL-Mapper, Webclient, App für Android / iOS und vieles mehr an Bord.

Mehr Infos & Download unter: https://www.bitfarm-archiv.de/

Die bitfarm Informationssysteme GmbH ist der führende Anbieter im Bereich Open Source Dokumentenmanagement Software. 1998 in Siegen gegründet verfolgen wir stetig die Vision des papierlosen Büros. Durch den klaren Fokus auf den Mittelstand, einem qualitativ hochwertigen Produkt und einem fundierten Support vertrauen uns namhafte Unternehmen wie beispielsweise Hela, Canton, Deutsches Rotes Kreuz, Mazda, etc.. Somit begleiten wir unsere Kunden bereits seit mehr als 25 Jahren auf dem Weg zu einem professionellen Dokumentenmanagement.

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Experte für intelligente Rechnungsverarbeitung stellt 360 Grad Invoice Management vor und zeigt anhand konkreter Anwendungsbeispiele, wie der Empfang, der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen einfach gemeistert werden können.

Insiders Technologies nimmt als Experte am E-Rechnungsgipfel teil.

Kaiserslautern, 2. Oktober 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), nimmt als branchenübergreifender Experte für automatisierte Rechnungsverarbeitung am E-Rechnungsgipfel am 21. und 22. Oktober 2024 in Berlin teil.

Das Unternehmen wird bei der Veranstaltung seine KI-basierten Lösungen vorstellen und damit veranschaulichen, wie Künstliche Intelligenz den E-Rechnungsprozess von Unternehmen schneller, transparenter und einfacher macht.

Das intelligente 360 Grad Invoice Management von Insiders Technologies führt die klassische Verarbeitung von Papier- und PDF-Belegen mit den neuen Formaten im nationalen wie internationalen E-Invoicing zu einer integrierten Lösung zusammen. Als zertifizierter Peppol Access Point bietet Insiders mit seiner Lösung e-connect die nahtlose Anbindung an verschiedene Portale wie OpenPeppol, ZRE und Chorus Pro sowie einen komfortablen Mailimport. e-convert konvertiert anschließend alle Rechnungsdaten in das benötigte Format für das jeweilige ERP-System und bereitet sie für die Archivierung vor. Zudem werden mit e-convert Rechnungen aus beliebigen Formaten in ein elektronisches Format konvertiert und sind so bereit für den E-Rechnungsversand.

Die komfortable Lösung e-invoice pro ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen aller Art – ob Papier, PDF oder E-Rechnung – all das in einem Workflow.

Der E-Rechnungsgipfel konzentriert sich in einem praxisorientierten Erfahrungs- und Wissensaustausch zwischen Öffentlicher Verwaltung und verschiedenen Unternehmen auf den digitalen Lückenschluss zum Thema E-Invoicing. Im Fokus des E-Rechnungsgipfels stehen u.a. die neueste Entwicklung rund um die E-Rechnung weltweit und die Bedeutung für Deutschland, der aktuelle Stand der EU E-Rechnungs-Norm EN16931 sowie die geplante Einführungsstrategie.

Insiders Technologies ist Teil des hochkarätigen Vortragsprogramms der Veranstaltung. Dr. Maximilian Schwenger, Leiter der Entwicklung E-Invoicing bei Insiders, wird in seinem Vortrag mit dem Titel „E-Invoicing mit Insiders: Unsere Erfahrungen und Best Practices für Ihren Erfolg“ in konkreten Anwendungsbeispielen vorstellen, wie die Herausforderung E-Rechnung gemeistert werden kann. Dabei steht nicht nur der Empfang von E-Rechnungen im Fokus, der ab 1.1.2025 für Unternehmen aller Branchen und Größen verpflichtend wird, sondern auch die intelligente Verarbeitung und der einfache Versand von E-Rechnungen, der nun ebenfalls Schritt für Schritt eingeführt werden muss. Außerdem erfahren die Teilnehmenden mehr über die innovativen KI-Bausteine von Insiders Technologies, wie beispielsweise eine automatisierte Kontierung sowie Betrugs- und Anomalieerkennung, die die E-Rechnungsverarbeitung auf ein neues Level heben.

Bei weiteren Fragen besteht zudem die Möglichkeit zum individuellen Austausch mit den Expertinnen und Experten am Stand von Insiders Technologies.

Ausführliche Informationen zum E-Rechnungsgipfel und die Möglichkeit zur Anmeldung gibt es hier: https://www.e-rechnungsgipfel.de/

Mehr zur übergreifenden Verarbeitung von E-Rechnungen: https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Effizienter Empfang und Versand von E-Rechnungen, automatisierte Rechnungsverarbeitung und Anbindung an SAP. Partner machen gemeinsame Kunden E-Rechnung ready.

Optimal Systems und Insiders Technologies stellen auf DSAG-Partnertag E-Rechnungslösung vor.

Kaiserslautern, 25. September 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), präsentiert beim diesjährigen Partnertag E-Rechnung der Deutschsprachigen SAP Anwendergruppe (DSAG) gemeinsam mit seinem langjährigen Partner Optimal Systems seine innovativen e-invoicing Produktbausteine.

Die Verpflichtung, schrittweise ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen sowie zu einem späteren Zeitpunkt auch versenden zu müssen, ist für viele der betroffenen Unternehmen aller Größen und Branchen mit Unsicherheiten und Fragen verbunden: „Welche Portale sollten dafür angebunden werden und wie?“, „Wie schaffe ich die Einhaltung der Zeitvorgaben?“ oder „Wie und in welchem Prozess verarbeite ich zukünftig am sinnvollsten elektronische Rechnungen?“ sind nur einige Beispiele dafür.

Das intelligente 360 Grad Invoice Management von Insiders Technologies führt die klassische Verarbeitung von Papier- und PDF-Belegen mit den neuen Formaten im internationalen E-Invoicing zu einer integrierten Lösung zusammen und ermöglicht bereits jetzt den effizienten Empfang und Versand von E-Rechnungen gemäß neuester EU-Standards sowie eine automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Mit der Insiders Invoice Lösung e-invoice pro lassen sich alle gängigen nationalen wie internationalen E-Rechnungsformate (wie XRechnung, ZUGFeRD, KSeF XML, FatturaPA) sowie sogenannte „sonstige Rechnungen“ (z.B. PDF) in einem einzigen, KI-gestützten Workflow verarbeiten. Das umfassende Angebot von e-invoice pro bietet außerdem essenzielle Funktionen eines modernen Rechnungsmanagements wie intelligente Datenanreicherung und Datenvalidierung.

Insiders ermöglicht mit e-connect eine nahtlose Anbindung an verschiedene nationale und internationale Portale wie ZRE oder Chorus Pro und als offizieller Access Point an OpenPeppol, sowie einen komfortablen Mailimport – immer unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben. Mit e-convert werden alle Rechnungsdaten in das benötigte Format für das jeweilige ERP-System konvertiert und für die Archivierung vorbereitet. Zudem werden die Rechnungen aus beliebigen Formaten in ein elektronisches Format konvertiert und sind so bereit für den E-Rechnungsversand. Zusätzliche KI-Bausteine ermöglichen eine automatisierte Kontierung sowie Betrugs- und Anomalie-Erkennung.

Optimal Systems, langjähriger Partner von Insiders Technologies, hat für seine Kunden dazu passend ein Dienstleistungsangebot erstellt, in dessen Rahmen die aktuelle IT-Lösung in Bezug auf die Verarbeitungsmöglichkeiten von E-Rechnungen geprüft und ein individueller Maßnahmenkatalog erstellt wird. Die ECM-Lösung enaio vereint die Vorteile des 360 Grad Invoice Managements von Insiders Technologies mit einer nahtlosen Anbindung an SAP.

Auf dem DSAG-Partnertag am Dienstag, den 1. Oktober 2024, stellen beide Unternehmen ihr gemeinsames Lösungsangebot zur E-Rechnung mit SAP-Anbindung vor, erläutern, wie sie damit konkret bereits in der Praxis für ihre Kunden arbeiten und stehen für Fragen bereit.

Weitere Informationen zur Veranstaltung und die Möglichkeit zur Anmeldung (nur für Mitglieder der DSAG) gibt es hier:
https://dsagnet.de/extern/event/partnertag-e-rechnung-deutschland-mit-sap-und-add-ons-prasenzveranstaltung

Weitere Informationen zur übergreifenden Verarbeitung von E-Rechnungen:
https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Die DOCBOX® ist Ihr kompetenter Partner für die E-Rechnung

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 für den unternehmensübergreifenden Steuerverkehr in Deutschland vollzieht sich ein Paradigmenwechsel im Rechnungswesen. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dies bedeutet, dass der klassische Versand und Empfang von Papierrechnungen sowie von reinen PDF-Dateien nicht mehr zulässig sind.

Umfassende Verpflichtung für Unternehmen
Die E-Rechnungspflicht umfasst sowohl den E-Rechnungsempfang als auch den E-Rechnungsversand:
– E-Rechnungsempfang: Unternehmen sind verpflichtet, die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen. Dies beinhaltet die Implementierung eines geeigneten E-Invoicing-Systems, das die strukturierten Daten der E-Rechnung (z. B. XML-Format) verarbeiten kann.
– E-Rechnungsversand: Ab dem 1. Januar 2026 müssen Unternehmen ausgehende Rechnungen ebenfalls elektronisch erstellen und versenden. Die Wahl des Formats (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ist grundsätzlich frei, muss jedoch den Vorgaben der deutschen Finanzbehörden entsprechen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Umsätze mit ausländischen Unternehmen, die nicht in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sind. Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Abgabe einer Umsatzsteuererklärung befreit sind, können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Dateien versenden.

Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:
– Effizienzsteigerung: Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine deutliche Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und des Zahlungsverkehrs.
– Kosteneinsparung: Durch den Wegfall von Papier, Druckern und Porto können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
– Reduzierung von Fehlern: Die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen minimiert das Risiko von manuellen Fehlern.
– Verbesserte Transparenz: Unternehmen haben jederzeit einen lückenlosen Überblick über ihre Rechnungsbestände und können diese einfacher auswerten.
– Nachhaltigkeit: Die E-Rechnung trägt zu einem ressourcenschonenden und umweltfreundlichen Rechnungswesen bei.

Die DOCBOX® – Ihr kompetenter Partner für die E-Rechnung
Die DOCBOX® unterstützt Unternehmen umfassend bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Mit unserer Lösung können Unternehmen:
– E-Rechnungen sicher und zentral empfangen: Die DOCBOX® bietet eine sichere und zentrale Plattform für den Empfang aller elektronischen Rechnungen.
– E-Rechnungen automatisch auf syntaktische und semantische Korrektheit prüfen: Unsere Technologie prüft eingehende E-Rechnungen automatisch auf ihre formale Richtigkeit und inhaltliche Übereinstimmung.
– E-Rechnungen nahtlos in bestehende Finanzbuchhaltungssysteme integrieren: Die DOCBOX® lässt sich problemlos in vorhandene Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht so einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnung.
– Den gesamten E-Rechnungsprozess revisionssicher dokumentieren: Alle Schritte der E-Rechnungsverarbeitung werden nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert.

Unsere Experten beraten Sie gerne individuell und unterstützen Sie bei der Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen. Mit der DOCBOX® sind Unternehmen bestens auf die Herausforderungen der digitalen Transformation vorbereitet.

Jetzt handeln und Vorteile nutzen
Angesichts der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ist es entscheidend, dass Unternehmen bereits jetzt proaktiv handeln. Die rechtzeitige Implementierung eines geeigneten E-Invoicing-Systems stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch von den zahlreichen Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren können.

In dieser Pressemitteilung findet aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Berufsbezeichnungen und/oder Adressierungen meistens die männliche Form Verwendung. Es sind dennoch alle sozialen Geschlechter ausdrücklich gemeint, sofern kontextuell nicht anders gekennzeichnet.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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