Tag Prozesserkennung

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Trotz des Konsenses darüber, dass die digitale Transformation eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit ist, stehen viele Unternehmen bei der technologischen Transformation noch vor Herausforderungen, da sie oft nur den technologischen Teil des Transformationspuzzles betrachten. Um jedoch mit einer Strategie zur digitalen Transformation erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen drei wichtige Elemente zusammenbringen: Menschen, Prozesse und Technologie.

Den Wandel managen, um die digitale Transformation voranzutreiben

„Die Rolle, die Menschen bei der Schaffung der richtigen Bedingungen für eine kooperative Veränderungskultur in einem Unternehmen spielen, wird oft unterschätzt. Oftmals führen Unternehmen einen technologischen Wandel ein und gehen davon aus, dass die Änderungen angenommen und genutzt werden. Es wäre schön, wenn es so funktionieren würde, aber Führungskräfte sollten für den Fall der Fälle auf Hindernisse bei der Einführung neuer Technologien vorbereitet sein. Daher ist es unerlässlich, sämtliche Veränderungsschritte klar mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren und sie umfassend auf die neuen Anforderungen vorzubereiten,“ betont Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Jede Neuerung bringt Herausforderungen mit sich – technologische Veränderungen sind da keine Ausnahme. Wenn es um die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Mitarbeitenden geht, müssen Unternehmen Faktoren wie die Auswirkungen auf interne Teams, Unklarheiten bei der Nutzung neuer Technologien und vieles mehr berücksichtigen. Jede Strategie zur digitalen Transformation sollte proaktiv Fragen und Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen und darauf eingehen. Dies beginnt damit, dass klar kommuniziert wird, wie die Veränderungen mit den Geschäftszielen des Unternehmens zusammenhängen, und dass die erwarteten Ergebnisse der Veränderungen dargelegt werden.

Ein Managementrahmen, der genutzt werden kann, ist das Lippitt-Knoster-Modell, das sechs Schlüsselelemente hervorhebt, die für einen wirksamen Wandel erforderlich sind: Vision, Konsens, Fähigkeiten, Ressourcen, Anreize und ein Aktionsplan. Beispielsweise führt das Fehlen einer klaren Vision zu Verwirrung, während mangelnder Konsens Widerstand hervorruft. Fehlen die notwendigen Fähigkeiten oder Ressourcen, sind die Mitarbeitenden nicht in der Lage, den Wandel umzusetzen. Ohne Anreize gibt es keine Motivation. Und ohne einen detaillierten Aktionsplan bleibt der Wandel unkoordiniert.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten die Teams daher nicht nur über klare Rollen und Zuständigkeiten verfügen, sondern auch mit leicht zugänglichem Prozesswissen ausgestattet werden. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten verstehen, wie die einzelnen Elemente des Modells ineinandergreifen, um den Wandel effektiv zu steuern und nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Menschen und Technologie mit Prozessautomatisierung zusammenbringen

„Wenn es um die Implementierung neuer Technologie geht, muss diese mit dem Rest des Tech-Stacks verbunden sein. Denken Sie an die Vielzahl der Anwendungen in einem Unternehmen und an die enorme Datenmenge, die jede einzelne Technologie enthält. Wenn die Punkte nicht miteinander verbunden sind, werden die Mitarbeitenden nicht in der Lage sein, die Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen, sinnvoll zu verknüpfen. Einfach ausgedrückt: Sie haben ein großes Prozessproblem, und alle Bemühungen um die digitale Transformation werden abgebrochen, bevor sie überhaupt begonnen haben,“ so Cosima von Kries weiter.

Aus diesem Grund muss bei allen Bemühungen um die digitale Transformation der Schwerpunkt auf der Automatisierung, Orchestrierung und Optimierung des Arbeitsplatzes liegen.

Wo liegen Ineffizienzen?

Der erste Schritt, um Technologie und Menschen zusammenzubringen, besteht darin, herauszufinden, wo Ineffizienzen in Technologiesystemen und -prozessen liegen. Wenn das übergeordnetes Ziel darin besteht, die bestehenden Prozesse zu modernisieren, müssen Unternehmen ihr aktuelles Prozessinventar überprüfen. Durch die Abbildung ihrer Geschäftsprozesse können sie sich einen Überblick über jeden einzelnen Prozess innerhalb der bestehenden Arbeitsabläufe verschaffen. Diese Transparenz ermöglicht es, Engpässe, redundante Schritte und ineffiziente Ressourcennutzung zu identifizieren. Anschließend können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um diese Ineffizienzen zu beseitigen, was zu optimierten Prozessen führt.

Sobald sie wissen, wo die Ineffizienzen liegen, kann die Prozessautomatisierung helfen, den Arbeitsfluss zwischen Menschen und Systemen zu orchestrieren. Diese Technologie fungiert als verbindendes Element zwischen den verschiedenen Bereichen einer Organisation und ermöglicht es, die Steuerung der Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Nachdem ein Unternehmen seine Prozesse automatisiert hat, ist es in der Lage, diese Prozesse kontinuierlich zu überwachen, zu verwalten und zu verbessern. Dabei kann es die gewonnenen Erkenntnisse über die Prozessleistung nutzten, um die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und die Effizienz der Belegschaft zu steigern.

Höhere Abschlussraten erreichen

Ein kürzlich veröffentlichter IDC-Bericht hat ergeben, dass Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung konsequent verbessern, einen höheren Gesamtnutzen daraus ziehen und eine überdurchschnittlich hohe Abschlussrate ihrer Automatisierungspipeline aufweisen (40 % im Vergleich zu einem Durchschnitt von 32 % – 35 %).

„Jede Maßnahme zur digitalen Transformation sollte als Gelegenheit für ein Unternehmen gesehen werden, die Gesamtheit seiner Geschäftsprozesse zu bewerten – und nicht nur die Technologie, die es einsetzt. Eine Strategie zur digitalen Transformation sollte den Menschen in den Mittelpunkt stellen und mit einem Aktionsplan zur Implementierung der neuen Technologie und Prozesse im gesamten Unternehmen beginnen. Ein weiterer wichtiger Teil eines jeden Aktionsplans ist die Prozessautomatisierung, damit Unternehmen Menschen und Technologie miteinander verbinden können,“ geht Cosima von Kries ins Detail.

Prozesse sind das Puzzlestück der digitalen Transformation, das Menschen und Technologie zusammenbringt. Wenn die Technologiesysteme im Unternehmen nahtlos miteinander verbunden sind, sind das auch die Mitarbeitenden. Letztendlich besteht eines der Hauptziele der digitalen Transformation für viele darin, die Leistungsfähigkeit von Unternehmen zu steigern. Ohne Prozessautomatisierung ist es unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen die angestrebte Effizienz erreichen kann – ganz gleich, wie gut die implementierte Technologie ist.

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Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Länder wie die Niederlande oder Schweden machen es vor. Deutschland hinkt noch hinterher. Doch wird sich das bald ändern? Erst kürzlich beschloss Brandenburg seine KI-Strategie. Bis 2030 werden etwa 1,3 Millionen Beschäftigte aus dem öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen. „Die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird nicht umhin kommen sich vermehrt mit Künstlicher Intelligenz (KI) auseinanderzusetzen. Zu groß sind die Vorteile, die diese Technologie mit sich bringt,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Der Einsatz von KI eröffnet zahlreiche Möglichkeiten den Bürgerservice zu verbessern. Generative KI, beispielsweise Chatbots, können schnelle Hilfe bei häufigen Fragen bieten, zum Beispiel bei der Kfz-Zulassung, Gewerbebeantragung, Pass-Erneuerung oder Wohnsitz An- und Abmeldung.
Die KI-basierte Texterkennung ist ein weiteres Beispiel, wie Künstliche Intelligenz zur Arbeitsentlastung in Verwaltungen beitragen. Sie kann das arbeitsaufwendige Anfertigen von Protokollen, Dokumenten oder Berichten automatisiert erledigen. Oder sie filtert Daten, z.B. aus eingescannten Dokumenten, klassifiziert sie und bereitet sie auf zur weiteren Verwendung – inkl. eingebundener Stichwortsuche für die Mitarbeitenden.

Ein Bericht des Ausschusses für Bildung, Forschung und Technikfolgenabschätzung des Deutschen Bundestags vom 26. September 2022 nennt weitere Vorteile: „Auf Bundesebene können KI-basierte Prognosemodelle proaktives und präventives staatliches Handeln stärken, z. B. in Bezug auf die Sicherheit, die Versorgung, den Umweltschutz, die Verkehrsplanung, den Verbraucherschutz oder auch die Migration.“

Erste aktive Schritte in Richtung KI-Integration

Mit PLAIN ist seit 2023 eine Plattform im Einsatz, die KI-basierte Datenanalyse in der Bundesverwaltung ermöglicht. Länderverwaltungen könnten mit KI-Prognosen Schul- und Kitaplätze besser planen oder zukunftsgerichtete Steuerschätzungen und Kommunen Infrastrukturplanungen vornehmen.

Bereits seit 2018 investiert Deutschland in die Erforschung, Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz. Unter der Überschrift „KI in der öffentlichen Verwaltung“ nennt das Papier mögliche Einsatzbereiche, zum Beispiel bei der Abwehr von Cybergefahren, in Sicherheitsbehörden, im Bevölkerungsschutz oder in der Nachhaltigkeitspolitik. Bereits realisiert wurde das im Umweltbundesamt angesiedelte „Anwendungslabor KI und Big Data“.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) hat vor dem Hintergrund der zahlreichen ethischen und rechtliche Fragen, Transparenz, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Anwendungen ein KI-Leitbild entwickelt. Mit dem im Aufbau befindlichen Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz („BeKI“) schafft das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) eine zentrale Anlauf- und Koordinierungsstelle für KI-Vorhaben in der Bundesverwaltung. In einem ersten Pilotprojekt wird ein „Marktplatz der KI-Möglichkeiten“ entwickelt, welcher Ministerien und Behörden mit passenden KI-Anwendungen und Bedarf zueinander bringen soll und zudem Transparenz über die KI-Anwendungslandschaft und Erfahrungswerte bietet.

KI im Verwaltungsalltag

Es ist noch einiges zu tun, bis KI-Technologien sich im Verwaltungsalltag etablieren. Ministerien und Ämter müssen die nötige Infrastruktur vorhalten, Datenbestände erschließen und KI-Systeme im Einklang mit strenger Regulierung aufsetzen. Die Einführung von KI ist nur ein Ziel, wenn die bestehenden IT-Systeme nicht modernisiert werden. Die derzeitigen Systeme sind für die Anforderungen der KI schlecht gerüstet. Sie haben eine begrenzte Rechenleistung und sind nicht in der Lage, effiziente digitale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Diese Altsysteme verwenden häufig veraltete Datenformate, die die Gewinnung von Erkenntnissen erschweren. Darüber hinaus verschlechtert die Abhängigkeit von der manuellen und papierbasierten Datenerfassung und -verwaltung die Datenqualität weiter. Die IT-Infrastruktur des öffentlichen Sektors ist nach wie vor fragmentiert und ineffizient.

„Um das Potenzial der künstlichen Intelligenz voll auszuschöpfen, müssen Organisationen des öffentlichen Sektors der Cloud-Migration Vorrang einräumen. Diese Strategie ist für die Modernisierung von IT-Systemen von entscheidender Bedeutung und gewährleistet eine ordnungsgemäße Speicherung und Verwaltung von Daten, was das Training und Testen von KI-Lösungen mit hochwertigen Datensätzen erleichtert,“ geht Cosima von Kries ins Detail.

Es ist daher wichtig einen funktionsübergreifenden Ansatz für die Cloud-Strategien zu wählen und Überlegungen aus der gesamten Regierung und dem öffentlichen Sektor zu integrieren. Gerade für den öffentlichen Sektor gibt es spezielle Cloudkonzepte, wie die private Cloud oder die deutsche Verwaltungscloud, welche auf die erhöhten Sicherheitsanforderungen ausgelegt sind. Dieser ganzheitliche Ansatz ist von entscheidender Bedeutung für die Digitalisierung von Datenerfassungsprozessen und ermöglicht KI-gestützte Erkenntnisse. Durch die Abkehr von manuellen oder papierbasierten Methoden, die zu ungenauen oder veralteten Daten führen können – hin zu digitalen Prozessen, die auf die sich entwickelnden Anforderungen und Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind, kann der öffentliche Sektor die Anpassungsfähigkeit gewährleisten, die für die Weiterentwicklung von KI-Systemen und die Verbesserung ihrer Leistung im Laufe der Zeit erforderlich ist.

Überbrückung der Produktivitätslücke

Die Modernisierung der IT-Infrastruktur kann ein langwieriger Prozess sein. Organisationen der öffentlichen Verwaltung müssen Werkzeuge und Technologien finden, um die Produktivitätslücke in der Zwischenzeit zu überbrücken, z. B. durch Automatisierung.

Durch die Automatisierung des Prozesses der Forschungsförderung und die Migration des Projektmanagements in die Cloud konnte AgriFutures Australia beispielsweise die Zeit für die Bearbeitung von Verträgen von vier Wochen auf nur noch 30 Minuten verkürzen. Ein Automatisierungsansatz verbesserte auch den Zugang zu großen Datenmengen, die für die zukünftige Implementierung von KI unerlässlich sind.

„Mit diesen Schritten können Organisationen des öffentlichen Sektors sowohl die Produktivität als auch die Bürgerzufriedenheit steigern und letztlich mit weniger Aufwand mehr erreichen. Mit modernen Cloud-basierten Automatisierungstechnologien können Organisationen schnell mit ihrer Modernisierung beginnen und sich darauf konzentrieren, in kurzer Zeit echte Ergebnisse zu erzielen,“ erklärt Cosima von Kries abschließend.

Quellennachweis:
-https://www.egovernment.de/brandenburg-beschliesst-ki-strategie-a-4a71e871d574b215eb00f3eb53475fd0/
-https://www.bundesdruckerei.de/de/innovation-hub/kuenstliche-intelligenz-verwaltung
-https://www.bundesdruckerei.de/de/innovation-hub/plain
-https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/datenpolitik/daten-und-ki/daten-und-ki-node.html
-https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/datenpolitik/KI-Leitbild.html;jsessionid=7CF3F3822DD16176B86BC2676EC303F8.live891
-https://resources.nintex.com/k2-recommend/argifutures-aus-cs#page=1

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Warum Unternehmen Weiterbildungen und Umschulungen im Jahr 2024 höchste Priorität einräumen sollten

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Automation Citizen Developers und Citizen Prozess Experts sind gefragt

Die hohen Mitarbeitererwartungen in Kombination mit dem Fachkräftemangel bedeuten, dass Weiterbildungs- und Qualifizierungsprogramme für Unternehmen nicht mehr nur ein „Nice-to-have“ sind, sondern eine Notwendigkeit. Es gibt vor allem zwei Gründe, warum moderne Weiterbildungs- und Qualifizierungsinitiativen eine unternehmensweite Priorität sein sollten.

Langfristiger Mangel an Fachkräften

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) verändern die für Arbeitsplätze in allen Branchen erforderlichen Qualifikationen. Doch entgegen der Annahme, dass KI und Automatisierung menschliche Arbeitsplätze vernichten werden, ist das Gegenteil der Fall. Laut der aktuellen Studie „Fachkräftemangel 2024“ kämpfen 82 Prozent der deutschen Unternehmen mit offenen Stellenbesetzungen. Der Fachkräftemangel hat sich in zehn Jahren in Deutschland mehr als verdoppelt und ist weltweit auf einem Höchststand. Eine McKinsey-Studie ergab, dass die Bereiche Datenanalyse sowie IT-Entwicklung und -Technik ganz oben auf der Liste der fehlenden Qualifikationen stehen.

Talentbindung: Heute noch wichtiger als je zuvor

Die Botschaft ist laut und deutlich. Mitarbeitende wollen neue Fähigkeiten erlernen, und sie erwarten, dass ihr Unternehmen ihnen die entsprechenden Entwicklungsmöglichkeiten bietet. In einer Studie von Gallup gaben 57 % der befragten Mitarbeitenden an, dass sie ihre Fähigkeiten aktualisieren und weiterentwickeln möchten. 73 % der in der Deloitte-Studie Global Human Capital Trends befragten Mitarbeitenden sind der Meinung, dass die Personalentwicklung in der Verantwortung ihres Unternehmens liegt.

Unternehmen, die dem Ruf ihrer Angestellten nicht folgen, laufen Gefahr, dass die Fluktuation steigt. Dieselbe Gallup-Studie ergab, dass 48 % der Befragten ihr Unternehmen für ein anderes Unternehmen verlassen würden, das Weiterbildungsmöglichkeiten bietet. Darüber hinaus stellt ein Bericht des Weltwirtschaftsforums fest, dass der Hauptgrund, aus dem Angestellte in den letzten 12 Monaten ihren Arbeitsplatz verließen, die mangelnde berufliche Entwicklung und Förderung war.

Unternehmen, die die Erwartungen ihrer Mitarbeitenden erfüllen, indem sie Umschulungs- und Weiterbildungsprogramme durchführen, ernten die Früchte. Gallup hat herausgefunden, dass Mitarbeitende, die kürzlich an einem Weiterbildungsprogramm teilgenommen haben, mit 37 % höherer Wahrscheinlichkeit mit Gehalt und Sozialleistungen zufrieden sind und 76 % eher eine positive Einstellung zu Beförderungsmöglichkeiten haben. Darüber hinaus berichteten 71 % der umgeschulten Belegschaft über eine höhere Arbeitszufriedenheit. Umschulung und Höherqualifizierung führen zu neuen Positionen und Verantwortlichkeiten für die Mitarbeitenden, was ebenfalls zu einer höheren Mitarbeiterbindung beiträgt. LinkedIn hat herausgefunden, dass Unternehmen, die eine hohe interne Mitarbeitermobilität aufweisen, eine doppelt so lange Mitarbeiterbindung haben.

„Unternehmen müssen jetzt damit beginnen, ihre Belegschaft auf die Zukunft vorzubereiten, sonst laufen sie Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Der Fachkräftemangel wird noch längere Zeit bestehen bleiben. Umso wichtiger ist es, die Talente im Unternehmen zu halten, zu fördern und auch an Umschulungen zu denken. Unternehmen können so die Lücken schließen und die Arbeitszufriedenheit durch neue Herausforderungen und Aufgaben erhöhen,“ geht Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, ins Detail.

In Umschulungen investieren

Eine Umschulung hat mehrere Vorteile. Entlassen Unternehmen Angestellte und finden dann aufgrund des Fachkräftemangels keine bereits qualifizierten Mitarbeitenden, kommt es zu einem Personalengpass, der sich auch auf die alltägliche Arbeit auswirkt. Zudem ist die Einstellung von neuem Personal oftmals deutlich teurer als eine Umschulung. Die meisten Teammitglieder sind an Weiterbildungsmöglichkeiten interessiert. Das sollten Unternehmen nutzen. Bestehende Mitarbeitende kennen das Unternehmen, die Prozesse, die Kultur, Kunden sowie andere Teammitglieder.

Weiterbildungsprogramme: Automation Citizen Developers und Citizen Prozess Experts

„Die Umschulung und Höherqualifizierung von Mitarbeitenden anstelle der Einstellung neuer Mitarbeitender bereitet die Belegschaft auf die Zukunft vor und mindert gleichzeitig die Organisationskosten,“ so Cosima von Kries. „Es gibt zwei wichtige Programme, die Unternehmen unbedingt in ihre Umschulungs- und Weiterbildungsstrategie mit aufnehmen sollten.“

1. Automation Citizen Developers

Die Automatisierung und KI hat für Unternehmen nach wie vor Priorität und steht im Mittelpunkt zukünftiger Geschäftsentwicklungen. Einer der größten Engpässe wird jedoch bei Entwicklern und Softwareingenieuren prognostiziert. IDC schätzt, dass im Jahr 2025 4 Millionen Stellen für Entwickler fehlen werden.
Citizen Developer sind Mitarbeitende, die für die Verwendung von No-Code- und Low-Code-Automatisierungs-, KI- oder anderen Technologielösungen geschult sind. Sie verfügen über technischen Sachverstand, besitzen aber keine professionellen Programmier- oder Entwicklerfähigkeiten. Stattdessen kommen sie direkt aus dem Unternehmensbereich, zum Beispiel Buchhaltung oder Verkauf, für den sie dann kleinere technische Lösungen entwickeln.
Die Umschulung oder Höherqualifizierung von Mitarbeitenden zu Automation Citizen Developern hat zahlreiche Vorteile. Gut ausgebildete Citizen Developer reduzieren den Bedarf an IT oder professionellen Entwicklern. Dies setzt nicht nur vorhandene IT-Ressourcen frei und führt zu einem schnelleren ROI für die Automatisierung in der Gegenwart, sondern hilft Unternehmen auch dabei, Qualifikationslücken in der Zukunft zu überwinden. Die Einführung eines Citizen Developer Weiterbildungsprogramms führt zu einer veränderten Belegschaft, die sich an die Nutzung der Technologie gewöhnt hat, die die Zukunft des Unternehmens bestimmen wird.

2. Citizen Process Experts

Citizen Process Experts (Prozess-Experten) sind Angestellte, die genau wissen, wie die Arbeit in einem Unternehmensbereich abläuft: von den Prozessen bis hin zu den beteiligten Systemen und Akteuren. Citizen Process Experts sind in Prozessdokumentation, Prozessmodellierung, Process Mining und Task Mining geschult.

Unternehmen brauchen Citizen Process Experts, um mit Citizen Developern zusammenzuarbeiten, denn Unternehmen können Automatisierung nicht erfolgreich implementieren und skalieren, ohne ihre Prozesse zu verstehen und zu optimieren. Wie Forrester sagt, wären Unternehmen „auf einem Irrweg, wenn sie eine weitreichende Automatisierung einführen würden, ohne die bestehenden Prozesse zu verstehen und möglicherweise zu überarbeiten“.

„Durch den gleichzeitigen Aufbau von Citizen-Developer- und Citizen-Process-Expert-Programmen zur Automatisierung können Unternehmen die Genauigkeit, den Erfolg und die Akzeptanz ihrer Initiativen zur Prozessverbesserung und -automatisierung sicherstellen, während sie gleichzeitig ihre Belegschaft umstrukturieren und die für die Zukunft erforderlichen Fähigkeiten fördern“ so Cosima von Kries abschließend.
Mehr Informationen über die Nintex Prozess Plattform: https://www.nintex.de/prozessplattform/

Quellennachweis:
https://www.manpowergroup.de/de/insights/studien-und-research/studien/2024/01/08/14/07/mpg-studie-fachkraeftemangel-2024
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/beyond-hiring-how-companies-are-reskilling-to-address-talent-gaps
https://www.gallup.com/analytics/506696/amazon-research-hub.aspx
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/pl/Documents/Prezentacje-webinary/pl_webinar_17-02-2022_Reskilling_Webinar.pdf
https://www.weforum.org/agenda/2022/08/jobs-work-quit-great-resignation/
https://learning.linkedin.com/resources/workplace-learning-report
https://www.developers.net/post/the-state-of-the-developer-shortage-in-2023

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Warum Risikominimierung ganz oben auf die To-Do-Liste der Führungskräfte gehört

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, wie z. B. Finanzdienstleistungen, öffentlicher Dienst oder Gesundheitswesen. In diesen Bereichen kann schon der kleinste Fehler erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben. Die Erfahrung zeigt, dass ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Risikomanagementstrategien die Prozessautomatisierung und das Prozessmanagement sind. Beides führt zu mehr Konsistenz, Effizienz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.

„Im Wesentlichen wird durch die Automatisierung sichergestellt, dass die Prozesse in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien und Vorschriften durchgeführt werden, wodurch rechtliche Risiken verringert werden. Die Automatisierung ermöglicht eine Echtzeitüberwachung und -berichterstattung über betriebliche Aktivitäten, so dass die Unternehmen Risiken sofort erkennen und angehen können. Wichtige Punkte, wenn man bedenkt, dass auch die neue NIS2-Richtlinie bald in Kraft tritt,“ verdeutlicht Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Viele Unternehmen scheitern

Doch viele Unternehmen scheitern bei der Einführung oder schöpfen das volle Potenzial der Technologien nicht aus. Das führt zu Unsicherheiten, Missstimmungen im Management sowie bei den Mitarbeitern und kann letztendlich auch sicherheitsrelevante Schwierigkeiten verursachen. Jede Technologie ist nur so gut, wie der Nutzer, der sie bedient und die Datenbasis, die verwendet wird.

„Wenn Unternehmen im Bereich Prozessautomatisierung und der Verarbeitung der richtigen Datenbasis fit sind, können sie damit ebenfalls sehr gut die NIS2-Richtlinie oder ISO 27001 umsetzen. Sie wissen dann zum Beispiel, wie Sicherheitsvorfälle digital gemeldet oder Notfallpläne je nach aufgetretenem Sicherheitsfall sofort automatisiert eingeleitet werden. Viele Unternehmen wissen das jedoch nicht und denken bei Richtlinien, die die Informationssicherheit oder Cybersicherheit betreffen, nur an reine Sicherheitsmaßnahmen und -werkzeuge. Aber es geht viel tiefer und weiter. Erst die richtige Prozessautomatisierung verhilft Unternehmen zu ganzheitlichen Strukturen, in denen Sicherheitsrichtlinien effektiv wirken können,“ geht Cosima von Kries weiter ins Detail.

Sie empfiehlt Unternehmen daher die folgenden fünf Schritte, um ein Prozessautomatisierungsprojekt erfolgreich umzusetzen und damit auch das Risikomanagement deutlich zu verbessern:

1.Schrittweise beginnen

Auch wenn alle Ziele des Projekts wichtig sind, ist es entscheidend, klein anzufangen. Anstatt zu versuchen, einen ganzen Prozess zu automatisieren, ist es am besten, den Fokus des Einführungsteams einzugrenzen. Zunächst sollten die Bereiche in Cybersicherheits- und Informationssicherheitsinfrastruktur identifiziert werden, in denen Prozessautomatisierung am meisten Sinn ergibt. Die identifizierten Prozesse werden nach ihrer Komplexität, Häufigkeit und dem möglichen Risiko bewertet, das mit ihrer manuellen Durchführung verbunden ist. Das können zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben wie Patch-Management, Log-Analyse, Bedrohungsabwehr, Vorfallsmeldung oder Compliance-Überwachung sein.

Kleinere, schrittweise Veränderungen können schneller überprüft und angepasst werden. Erfolge ermutigen die Führungskräfte und Mitarbeitende, den nächsten Schritt anzugehen. Kunden profitieren ebenfalls von den positiven Auswirkungen. Eine schrittweise Umstellung schafft eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung hin zu schlankeren Prozessen und verbessertem Risikomanagement.

2. Vorteile klar kommunizieren

Führungskräfte sollten Mitarbeitende frühzeitig in den Veränderungsprozess einbinden. Sie sollten ihre Teams umfassend über Vorteile, Vorgehensweisen und Veränderungsschritte informieren sowie weshalb die Informations- und Cybersicherheit den höchsten Stellenwert im Unternehmen einnimmt und die Umsetzung diverser Richtlinien oberste Priorität hat. Mitarbeitende, die die Vorteile für das Unternehmen und für ihre eigene Arbeitsweise kennen, sind motivierter bei der Veränderung mitzuwirken. Zudem fühlen sie sich in den Kulturwandel eingebunden, in ihrer Arbeit wertgeschätzt und unterstützt durch die neue Software.

Der erste Schritt ist eine genaue Dokumentation aller Prozesse, um dann zu evaluieren, welche Prozesse wie effektiv automatisiert werden können. Er liefert umfassende Informationen wie Aufgaben durchgeführt werden, welche Rollen und Verantwortlichkeiten involviert sind und wie der gesamte Arbeitsablauf aussieht. Abgeleitet von diesen Informationen lassen sich dann im zweiten Schritt Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln, Abläufe rationalisieren und Risiken durch die Reduzierung von Verfahrensabweichungen verringern.

3. Mensch-zentriert bleiben

Im Mittelpunkt eines effektiven Risikomanagements in Unternehmen stehen die Menschen, die dort arbeiten und bleiben es auch, egal an welcher Einführungs- und Veränderungsstufe das Prozessautomatisierungsprojekts ist. Durch gezielte Schulungen und eine Kultur des offenen Austauschs können Unternehmen ihre Mitarbeitende befähigen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln. Die Einbeziehung aller Teammitglieder in Entscheidungsprozesse und die Wertschätzung ihrer Perspektiven fördert nicht nur das Vertrauen, sondern auch die Innovationskraft des Unternehmens. Eine starke, informierte und engagierte Belegschaft bildet somit das Rückgrat eines erfolgreichen Risikomanagements, das flexibel und widerstandsfähig auf Herausforderungen reagieren kann.

4. Technologie auch in stark regulierten Sektoren einführen

Unternehmen, die in stark regulierten Bereichen, wie Finanzdienstleister, Gesundheitswesen oder öffentlichem Dienst tätig sind, zögern in der Regel, neue Technologien einzuführen. Der potenzielle Nutzen der Prozessautomatisierung kann hier jedoch noch höher sein als in anderen Geschäftsbereichen.

Die Prozessautomatisierung ist hier besonders vorteilhaft, da sie hilft, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, Fehler zu minimieren, die Effizienz zu steigern, Transparenz und Rückverfolgbarkeit zu verbessern und die Anpassungsfähigkeit an regulatorische Änderungen zu erhöhen.

Diese Vorteile tragen dazu bei, das geschäftliche Risiko sowie Zeit- und Arbeitsaufwand zu reduzieren, der normalerweise mit der Anpassung manueller Prozesse an neue regulatorische Anforderungen verbunden ist und führen zu Kosteneinsparungen als auch einer besseren Ressourcennutzung, indem redundante oder manuelle Aufgaben deutlich reduziert werden.

5. Unbeabsichtigte Risiken vermeiden

Richtig eingesetzt verringert Prozessautomatisierung das Geschäftsrisiko erheblich. Falsch eingesetzt hingegen kann die Automatisierung von Prozessen manchmal unbeabsichtigt Risiken in Form von Datenschutzverletzungen, Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Nichteinhaltung von Vorschriften mit sich bringen. Daher ist es entscheidend, das Unternehmen Governance-Mechanismen und Datenhygienepraktiken einführen, um Risiken zu identifizieren und zu bewerten, Kontrollen zur Risikominderung zu implementieren und die Einhaltung von Branchenstandards und Vorschriften zu gewährleisten.

Durch die Automatisierung komplexer, fehleranfälliger Prozessschritte wird sichergestellt, dass sie jedes Mal ordnungsgemäß ausgeführt werden. Das verringert das Risiko menschlicher Fehler und kostspieliger Folgen oder Imageschäden. Eine automatisierte Überwachung hilft bei regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen z.B. an neue Richtlinien wie die NIS2 sowie Verbesserungen bei Bedarf schnell umzusetzen.

Mehr Informationen über die Nintex Prozess Plattform: https://www.nintex.de/prozessplattform/

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Wert und Sicherheit über Geschwindigkeit stellen

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung haben das Potenzial, nahezu unbegrenzte Veränderungen in der Geschäftsdynamik herbeizuführen. Dabei sollten Produkthersteller KI mit Vorsicht und Strategie angehen und Wert und Sicherheit über Entwicklungsgeschwindigkeit stellen. Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, zeigt auf wie verantwortungsvolle Implementierung von KI funktioniert, und nennt vier Veränderungen, die sich zukünftig in vier Schlüsselbereichen ergeben könnten:

1. Kunden integrieren KI direkt in ihre Automatisierungen

Wenn wir über das Potenzial der KI-gesteuerten Automatisierung nachdenken, besteht das ultimative Ziel darin, die Kraft der Innovation direkt in die Hände der Kunden zu legen. Wir sehen eine Zukunft, in der die Nutzer nicht nur Konsumenten sind, sondern aktive Gestalter. Sie werden in der Lage sein, ein Szenario zu visualisieren und dann mithilfe generativer KI einen intuitiven Arbeitsablauf zu gestalten. Dies wird durch die Fähigkeit der KI vorangetrieben, Dokumente zu entziffern, Daten zu extrahieren und all dies nahtlos in automatisierte Prozesse zu integrieren. Dieser Trend markiert einen entscheidenden Schritt in der Weiterentwicklung der Unternehmensstrategien, da KI nicht mehr nur als eigenständiges Werkzeug betrachtet wird, sondern als integraler Bestandteil automatisierter Abläufe und deren Optimierung.

2. Deutliche Verbesserung der Kundenerfahrungen

Bei jedem neuen Automatisierungstool gibt es eine Lernkurve. Traditionell stellt dies eine Barriere zwischen dem Benutzer und einer optimalen Produktivität dar. Mit KI können wir neue Lernprozesse finden, die diese Kurve abflachen und den gesamten Prozess viel angenehmer und benutzerfreundlicher gestalten. Ein KI-gestützter Helfer ist zum Beispiel ein personalisierter Assistent, der sicherstellt, dass die Endanwender finden, was sie brauchen, wenn sie es brauchen. Dies beschleunigt den Lernprozess und verringert die anfängliche Frustration.

3. Einsatz von KI zur Optimierung interner Abläufe

KI hat einen transformativen Einfluss auf Unternehmen. Durch die Einbindung von KI-Tools in unsere Arbeitsabläufe – von der Erstellung von Hilfedateien bis hin zu den komplizierten Nuancen der Codierung – haben wir eine neue Ära der Präzision und Effizienz eingeläutet. Es geht nicht darum, weniger Mitarbeiter zu haben, sondern mit den Mitarbeitern mehr und effizienter zu arbeiten. Das Ziel ist es, das Wachstum und die Resilienz durch Fokussierung zu beschleunigen.

4. Anwendungen von KI in Produktfunktionen

Lassen Sie uns auf den Punkt direkte Integration von KI in Produktfunktionen näher eingehen. Er ist von zentraler Bedeutung, da es verspricht, die Time-to-Value für Kunden zu beschleunigen, in erster Linie durch KI-basierte Design-Time-Funktionen.

Die Automatisierung richtet sich an ein breites Spektrum von Anwendern: von Fachleuten aus der Wirtschaft über Entwickler bis hin zu IT-Experten und Lösungspartnern. Aktuelle Automatisierungstools werden eingesetzt, um Prozessdokumentation zu übernehmen, Prozesse zu bestimmen und zu überwachen, an Workflow-Designs mitzuarbeiten und vieles mehr. Für fast alle diese Aktivitäten können KI-Funktionen integriert werden, um die Effizienz der Benutzer durch die Nutzung von relevantem Kontext zu optimieren.

Zu den spannendsten Bereichen der aktuellen KI-Innovation gehören für mich das Prozessmanagement, die Integration der Automatisierungs-Cloud und die App-Entwicklung. In all diesen Bereichen lässt sich der Bedarf an manueller Erstellung weiter reduzieren und deutliche Effizienzsprünge erreichen.

Verantwortungsvolle Implementierung von KI

Während wir die zahlreichen Möglichkeiten der KI nutzen, ist es unverzichtbar, dass wir uns auf die grundlegenden KI-Prinzipien stützen.

Der Mensch im Mittelpunkt des Designs

Wir alle können die transformative Kraft der KI bestätigen. Aber KI-gestützte Automatisierung ist ein Werkzeug, nicht das Endziel. Jeder Entwurf, jede Strategie sollte mit dem Endnutzer im Hinterkopf ausgeführt werden. Indem Unternehmen das menschliche Element in ihre KI-Geflechte einweben, können sie Beziehbarkeit, Loyalität und echte Wirksamkeit sicherstellen. Wenn in Produkten KI eingesetzt wird, um die Gestaltung/Erstellung von Prozessen, Arbeitsabläufen usw. zu beschleunigen, geben die neuen KI-Assistenten die Kontrolle immer an den Designer zurück – also an den Menschen. Die KI fungiert als Assistent (nicht als Orakel), und der menschliche Designer hat das letzte Wort darüber, was veröffentlicht, getestet und freigegeben wird.

Förderung von Transparenz und Rechenschaftspflicht

Transparenz ist nicht nur ein Modewort, sondern eine Verpflichtung. Während wir die Grenzen der künstlichen Intelligenz immer weiter ausdehnen, sollten wir dafür sorgen, dass alle Beteiligten – ob Partner oder Kunden – die Feinheiten der KI-Tools verstehen. Es geht darum, ein kollaboratives, informiertes Ökosystem zu fördern.

Governance und Ethik

Governance und Ethik sollten ein operativer Kompass sein. Es ist wichtig, auf der KI-Reise jeden Schritt mit einem tiefen Verantwortungsgefühl zu übernehmen. Es geht nicht nur um die Entwicklung von Werkzeugen, sondern auch um die Festlegung von Standards, die Gewährleistung von Fairness und die Verhinderung von Vorurteilen.

Schutz von Privatsphäre und Sicherheit

Daten sind das neue Gold, und ihre Unantastbarkeit ist von größter Bedeutung. Jeder Algorithmus, jedes Tool muss mit robusten Sicherheitsvorkehrungen ausgestattet sein, um das Vertrauen der Nutzer nicht zu gefährden. Hier spielen auch wichtige neue Richtlinien wie NIS2 eine besondere Rolle.

KI und Automatisierung sinnvoll verbinden

Eine Mischung aus Begeisterung und Vorsicht sollte alle Entwicklungen prägen. Denn es geht darum, das Versprechen der KI zu nutzen und gleichzeitig in Ethik, Verantwortung und Menschlichkeit verwurzelt zu bleiben. Die Zukunft ist vielversprechend, wenn sie mit der Verpflichtung zu Mehrwert und Sicherheit für die Kunden einhergeht.

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Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de

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Wie Prozessmonitoring Organisationen und Unternehmen unterstützt bei dynamischen Risikomanagement und zeitnahem Geschäftsprozess-Reporting

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Um ein höheres Maß an Cybersicherheit für Netz- und Informationssysteme in Organisationen zu erreichen, erließ das Europäische Parlament im Juli 2016 die Richtlinie über Netz- und Informationssysteme (NIS). Sie schuf einen Rahmen für Cybersicherheitskapazitäten in allen Mitgliedstaaten und baute wichtige Sicherheitsvorkehrungen in den Betrieb wichtiger Dienste ein. Leider haben viele der teilnehmenden Länder diese Schutzmaßnahmen auf unterschiedliche Weise oder in unterschiedlichem Maße umgesetzt. Angesichts der sich rasch verändernden Cybersicherheitslandschaft wurde deutlich, dass mehr nötig war.

So wurde im Jahr 2020 NIS2 eingeführt und trat am 16. Januar 2024 in Kraft. Sie erweitert den ursprünglichen Anwendungsbereich, verschärft die Anforderungen, beseitigt einige der ursprünglichen Unklarheiten bei der Anwendung und verleiht der Richtlinie Biss in Form von erheblichen Geldbußen und Sanktionen. Bis zum 17. Oktober muss die NIS2-Richtlinie von den EU-Mitgliedsstaaten jeweils in nationales Recht umgesetzt werden. Deutschland ist hier mit einem kurz vor der Veröffentlichung stehenden vierten Referentenentwurf nicht mehr weit entfernt von der Umsetzung in deutsches Recht.

Organisationen und Unternehmen können die Belastung durch die NIS2-Richtlinie verringern, indem sie Prozessmonitoring einsetzen, um dynamisches Risikomanagement und Reporting in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Wenn Unternehmen das Risikomanagement zu einem Teil ihres Engagements für ihre Prozesslandschaft machen, sind sie für Oktober 2024 und die sich ständig verändernde digitale Landschaft gerüstet.

Von NIS2 betroffene Branchen und Einrichtungen

Um die lebenswichtigsten Vorgänge in der Europäischen Union vor böswilligen technologischen Bedrohungen zu schützen, umfasst die NIS2-Richtlinie wesentliche Dienste in den Bereichen Verkehr, Bankwesen, Energie, Finanzmärkte, Gesundheitswesen, Digitale Infrastruktur, Trinkwasser- und Abwasserversorgung, Öffentliche Verwaltung, Raumfahrt. Hinzu kommen wichtige Einrichtungen, deren Melde- und Überwachungsbedingungen zwar selbstbestimmter, aber nicht weniger streng sind wie digitale Anbieter, Forschung, Lebensmittelherstellung, -verarbeitung und -vertrieb, Chemikalienherstellung, -produktion und -vertrieb, Post und Kurierdienste, Hersteller und die Abfallwirtschaft.

„Doch das ist noch nicht das ganze Ausmaß der Auswirkungen von NIS2. Ein Teil der Verpflichtung für die betroffenen Branchen und Dienste ist die Sicherheit ihrer Lieferkette. Das bedeutet, dass auch Zulieferer und Auftragnehmer, die Ressourcen für diese lebenswichtigen Vorgänge bereitstellen, verpflichtet sind, ein Mindestmaß an Cybersicherheitsmaßnahmen einzuhalten, da sie sonst Gefahr laufen, Aufträge zu verlieren. Auch diejenigen, die nicht direkt in wesentlichen und wichtigen Branchen tätig sind, müssen ihr Risikomanagement verbessern, um ihren Marktanteil zu halten,“ erläutert Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, die Situation noch genauer.

Die ersten Schritte unternehmen

Risikomanagement und Compliance sollten für Unternehmen, die im heutigen Umfeld tätig sind, nichts Neues mehr sein. Auch wenn die NIS2 hohe Anforderungen an eine wirksame Cybersicherheit stellt, sollte der Ansatz, den jedes Unternehmen verfolgt, ein vertrauter sein. Er beginnt mit der Identifizierung von Risiken und der Festlegung von Abhilfemaßnahmen, wo dies möglich ist. Im Kern handelt es sich dabei um eine Prozessüberwachung und um die Art von Herausforderung, für die spezielle Software entwickelt wurde.

Indem Unternehmen ihre wichtigsten Cybersicherheitsprozesse und die risikoreichsten Geschäftspraktiken in diesem Bereich abbilden und dokumentieren, können sie sofort erkennen, wo es möglicherweise Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften gibt. Dies könnte sich auf Lieferanten, interne Systeme oder bestehende Verfahren beziehen. Wenn die Prozesse klar dargelegt sind, können diese Risiken dokumentiert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

„Natürlich lässt sich nicht jedes Risiko ausschalten. Etwas so Einfaches wie ein menschlicher Nutzer in einem Prozess kann ein Risiko darstellen, von der Anfälligkeit für Phishing-Angriffe bis hin zu vorsätzlichen Sabotageakten. Beim Risikomanagement geht es darum, diese Risiken zu kontrollieren. Neben den Prozessen, die die wichtigsten Aktivitäten regeln, sollte es Kontrollpunkte für das Risikomanagement geben, um die Einhaltung der Vorschriften bei jedem Schritt zu gewährleisten,“ so Cosima von Kries weiter. „Bei Nutzung der Nintex Process Plattform beispielsweise können Workflows diese Prozesse, wie zum Beispiel das Incident Reporting, automatisieren, indem sie bei der Ausführung von Vorgängen Datenvalidierungen vornehmen oder Freigabeanfragen auslösen. Auf diese Weise entsteht sowohl eine rechtskonforme Dokumentation für Aktionen als auch eine Sicherheitskontrolle für wichtige Aktivitäten.“

Hohe Wachsamkeit erforderlich

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass Cyber-Angriffe immer raffinierter werden. Selbst die größten Unternehmen sind nicht immun gegen durch digitale Störfaktoren verursachte Verstöße oder Ausfälle. Die Einführung von Risikomanagementprozessen ist im Rahmen der NIS2 von entscheidender Bedeutung, aber die Unternehmen müssen auch für eine schnelle Berichterstattung sorgen, wenn etwas schiefläuft. Von wesentlichen und wichtigen Diensten wird erwartet, dass sie innerhalb von 24 Stunden einen ersten Bericht über einen Vorfall mit „erheblichen Auswirkungen“ und innerhalb von 72 Stunden nach dem Ereignis einen vollständigen Meldebericht vorlegen.

Die Berichterstattungsprozesse sollten für alle wichtigen Risikotätigkeiten und -bereiche klar und leicht zugänglich sein. Ein Merkmal von Prozessmonitoring ist die Möglichkeit, Prozesse miteinander zu verknüpfen, um sicherzustellen, dass Berichtsverfahren, Dokumentationen und wichtige Referenzmaterialien in jeden verwandten Prozess eingebettet und leicht zugänglich sind. Sollte eine Störung oder eine Ausnahme auftreten, sind die Informationen darüber, was zu tun ist, sofort zur Hand, so dass die Hauptbeteiligten schnell die zu ergreifenden Maßnahmen identifizieren können. Die Teams werden zu den entsprechenden Schritten und Protokollen geleitet, die die Auswirkungen so weit wie möglich abschwächen, und die entsprechenden Personen werden alarmiert.

Zu den Risikomanagementprozessen gehören auch regelmäßige Abnahmen, um sicherzustellen, dass die vorhandenen Maßnahmen aktuell und wirksam sind. Prozessmonitoring kann hier unterstützen, indem es die Beteiligten und die benannten Risikomanager an die Abnahmen erinnert und via Link direkt zu den entsprechenden Prozessunterlagen führt, so dass sie proaktiv dafür sorgen können, dass die Kontrollen auf dem neuesten Stand sind.

Fit für den Erfolg von NIS2

Während effektive Unternehmen bereits über einen Risikomanagementplan verfügen, machen die Anforderungen von NIS2 es für alle Organisationen unerlässlich, der Einhaltung der Vorschriften Priorität einzuräumen. Die Identifizierung der wichtigsten Risikobereiche, wie sie in der Richtlinie beschrieben sind, und die Einrichtung effektiver Prozesse zur Verwaltung und Minderung dieser Risiken kann eine zeitraubende und schwierige Aufgabe sein.

„Prozessmonitoring bietet hier die Möglichkeit, Richtlinien, Prozesse und Verfahren zu verwalten und zu zentralisieren. Es identifiziert klare Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Gesamtverantwortung für die Governance, bis hin zum Eigentum an Standardbetriebsverfahren,“ geht von Kries ins Detail.

Prozessmonitoring richtig eingesetzt sollte vor allem die folgenden Bereiche abdecken:
-Leicht verständliche Prozesslandkarte plus alle erforderlichen Informationen werden in einer zentralen Anlaufstelle zusammengeführt, auf die jeder zugreifen kann. Dazu gehören Dokumente, Videos, Bildschirmfotos und Links zu anderen Ressourcen.
-Gewährleistung, dass alle Beteiligten über Änderungen informiert werden, sobald sie auftreten. Unterstützt wird dies durch ein Änderungsprotokoll und die Erstellung von Berichten, die den Audit-Anforderungen entsprechen.
-Eine zentrale Informationsquelle für alle Mitarbeiter und eine zuverlässige Basis für die Sensibilisierung und Schulung von Teams in Bezug auf standardisierte, wiederholbare Prozesse. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter über alle relevanten Sicherheitsprozesse gut informiert sind.
-Alle identifizierten Risiko- und Compliance-Anforderungen können mit einer Aktivität innerhalb des Prozesses verknüpft werden. Dadurch wird der Prozessanwender beurteilt und der Risiko- und Compliance-Manager als Beteiligter mit dem spezifischen Prozess verknüpft. Diese Risiko- und Compliance-Anforderungen können Personen in der Organisation zugewiesen werden, die sie regelmäßig abzeichnen, so dass Führungsteams sicher sein können, dass Risiko- und Compliance-Szenarien identifiziert und entschärft werden.

Die digitale Transformation schreitet beständig voran und macht auch vor Sicherheitstücken nicht halt. NIS2 ist ein wichtiger Schritt zu mehr Schutz im digitalen Geschäftsumfeld. Die Richtlinie richtig umzusetzen, bewahrt Unternehmen vor Sanktionen und sie sollten bei der Umsetzung auf effektive Hilfsmittel zurückgreifen, die sie nachhaltig unterstützen.

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Geschäftsrisiken sind ein wichtiges Thema für Betriebsleiter:innen – vor allem, weil es sich um Fehler handelt, die sie Zeit und Geld kosten

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Betriebsleiter:innen jonglieren täglich mit unterschiedlichen Risiken. Es ist ihre Aufgabe, bestehende Risiken zu bewerten und abzuschwächen sowie Strategien zur Vermeidung künftiger Risiken zu entwickeln. Dabei steht viel auf dem Spiel: Risikofolgen reichen von Produktivitätsverlusten – während die Mitarbeiter:innen mit der Behebung von Fehlern beschäftigt sind – bis hin zu Geldverschwendung, wenn Fristen und Fortschritte nicht eingehalten werden.

„Ein Risikomanagementplan hilft Führungskräften dabei, Risiken bestmöglich zu steuern. Er erfordert eine sorgfältige Analyse, um Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung im Interesse der Effizienz zu treffen.Letztendlich ist es das Ziel einer Führungskraft, unvermeidbare Risiken in Chancen für einen erfolgreichen Betrieb umzuwandeln – und das ist keine leichte Aufgabe,“ weiß Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Compliance, Regulierung und betriebliche Risiken

Betriebsleiter:innen sind ständig auf der Suche nach Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie nach betrieblichen Risiken, die sich negativ auf den Betriebsablauf auswirken könnten.

Sich ändernde Gesetze und Vorschriften stellen ein Risiko für Unternehmen dar, die die notwendigen Änderungen nicht schnell genug umsetzen können, um die Vorschriften einzuhalten. Die Bewältigung dieser Risiken kann Zeit und Ressourcen vom normalen Geschäftsbetrieb abziehen.

Zu den operativen Risiken gehören Fehler oder Versäumnisse, die während des Tagesgeschäfts auftreten und schnell behoben werden müssen, um größere Unterbrechungen zu vermeiden. Alle diese Arten von Risiken stellen eine zusätzliche Belastung für Betriebsleiter:innen dar, da sie sich mit allen Abteilungen abstimmen müssen, um potenzielle Probleme zu entschärfen. Dies nimmt wieder Zeit und Ressourcen in Anspruch, welche ohnehin knapp verfügbar sind.

„Für Betriebsleiter:innen können die Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, gesetzlichen Bestimmungen und betrieblichen Abläufen schnell überwältigend werden, wenn sie diese nicht richtig handhaben. Ein Beispiel für ein solches Risiko sind zu komplexe, manuelle Prozesse, die zu Ineffizienzen führen. Ganz gleich, ob es sich um Kundendienstvereinbarungen oder die Implementierung neuer Systeme handelt, jede Art von Risiko kann zu unerwarteten Ineffizienzen und Fehlern führen, die das Unternehmen letztendlich übermäßig viel Geld kosten und die Produktivität beeinträchtigen,“ erklärt Cosima von Kries genauer.

Risikomanagementplan mit Geschäftsprozessmanagement und Automatisierung

Um potenzielle Risiken im Griff zu behalten, benötigen Führungskräfte proaktive Prozesse, die Risiken antizipieren, identifizieren und verwalten, bevor sie zu einer echten Bedrohung für das Unternehmen werden. Wenn die richtigen Prozesse implementiert und automatisiert werden, können Betriebsleiter:innen in jeder Situation mit Zuversicht präzise Strategien anwenden und die Chancen auf störende Auswirkungen mindern.

Cosima von Kries weist darauf hin, dass Prozessmanagement und -automatisierung Führungskräften mehr denn je die Möglichkeit geben, Risiken zu minimieren; dies sollten alle Führungskräfte als Teil ihrer Managementstrategie in Betracht ziehen.

Die Prozessautomatisierung verringert das Risiko weiter, indem sie fehleranfällige, sich wiederholende und manuelle Prozesse automatisiert und so die Datengenauigkeit und Prozesseffizienz verbessert. Diese proaktive Strategie hilft operativen Teams, potenzielle Fehler zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie auftreten, und spart so Zeit und Geld. Außerdem können die Verantwortlichen den Fortschritt in Echtzeit überwachen und sicherstellen, dass unvorhergesehene Risiken schnell erkannt und behoben werden.

Beispiele hierfür sind digitale Formulare, automatisierte Dokumentenzusammenarbeit, Workflows, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Geschäftsregelmanagement, analytisches Dashboarding, Datenintegrationslösungen und kollaborative Entscheidungsfindung.

Kontinuierliche Prozesspflege und -steuerung

Prozesse sind nur dann sinnvoll, wenn sie regelmäßig verwaltet und aktualisiert werden, damit sie die aktuellen Geschäftsabläufe einer Organisation widerspiegeln. Wenn Prozesse nicht die aktuellen Geschäftspraktiken widerspiegeln, kann dies zu fehlerhaften Prozessen führen, die nicht mit der Arbeitsweise eines Unternehmens vereinbar sind.

„Viele Unternehmensabteilungen entscheiden sich dafür, Prozessprobleme zu umgehen, was die Produktivität langsam untergräbt und das Risiko für das Unternehmen erhöht. Der Auslöser für eine Änderung kann ein verlorener Kunde, ein Verstoß gegen Vorschriften oder Bestimmungen, ein fehlgeschlagenes Audit oder sogar eine Rufschädigung sein, so Cosima von Kries.

Ein gutes Prozessmanagement stellt sicher, dass die Prozesse regelmäßig aktualisiert und automatisiert werden, um alle Änderungen zu berücksichtigen. Dies hat das Potenzial, die Effizienz des Betriebsteams durch Rationalisierung der Abläufe und Identifizierung potenzieller Risiken deutlich zu verbessern.

Kaputte Prozesse = unkontrolliertes Risiko

Als Nintex 2023 eine Untersuchung durchführte, um die weltweit am häufigsten unterbrochenen Prozesse besser zu verstehen, befragten es über 1.400 Großunternehmen in 12 Ländern.Laut den Befragten weisen die Betriebsabteilungen mehr fehlerhafte Systeme und Prozesse auf als jede andere Abteilung. 77 % der Befragten gaben an, dass die Betriebsabteilungen auch ein Hindernis für die Automatisierung ihrer eigenen Prozesse darstellen können.

Die wichtigsten Informationen zum Aufbau eines Risikomanagementplans finden Interessierte in einem separaten eBook. Es behandelt die folgenden Themen:
-Die wichtigsten Geschäftsrisiken, die Betriebsleiter kennen sollten
-Tipps für einen ganzheitlichen Ansatz zum Risikomanagement
-Wie Unternehmen Prozessmanagement und Automatisierung für das Risikomanagement nutzen
Das eBook in englischer Sprache kann hier kostenfrei herunterladen werden: https://resources.nintex.com/managing-risk/risk-is-a-problem

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Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Rezessionen sind ein Moment des Umbruchs und der Veränderung in der Wirtschaft. Für Unternehmen, die von Hochphasen profitieren wollen, bedeutet dies, dass sie während einer Boomphase eine solide Finanzlage aufrechterhalten, sich auf stabile Marktanteile konzentrieren und Übernahmen als Wachstumschance betrachten. Rezessionssichere Unternehmen sind gut aufgestellt, um den wirtschaftlichen Abschwung zu überwinden und zu gedeihen.

„Während die meisten Unternehmen in der Finanzkrise 2008-2009 zu kämpfen hatten, gingen andere wie Honeywell gestärkt daraus hervor, indem sie sich auf operative Verbesserungen konzentrierten. Das Unternehmen führte umfangreiche Umstrukturierungen durch, um die Kosten zu senken, was langfristig zu geschäftlicher Effizienz und Rentabilität führte. Man verzichtete auf Massenentlassungen, wie es andere Unternehmen taten, was zu einer höheren Arbeitsmoral und einer deutlich geringeren Fluktuationsrate führte,“ erläutert Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA. „Ein weiteres Beispiel ist die LEGO Gruppe, die ihren Umsatz während der Rezession um 30 % steigerte, indem sie ihr Portfolio diversifizierte. Das Unternehmen begann, in neuere Fertigungsmethoden zu investieren und gleichzeitig den Bestand und die Lagerhäuser zu optimieren.“

Was macht ein rezessionssicheres Unternehmen aus?

Unternehmen auf der ganzen Welt setzen auf die digitale Transformation, entweder bewusst oder unbewusst. Trotz des wirtschaftlichen Abschwungs können technologische Eingriffe das künftige Wachstum fördern, indem sie mehrere neue Einnahmequellen schaffen. Unternehmen können sich gegen eine Rezession wappnen, indem sie eine gute Kreditlinie aufbauen, Einnahmequellen diversifizieren, solide Beziehungen zu allen Beteiligten pflegen und genaue Prognosen erstellen.

Führungskräfte stehen unter ständigem Rentabilitätsdruck, da die Betriebskosten infolge der Inflation gestiegen sind. In früheren Konjunkturabschwüngen hatten Unternehmen Mühe, neue Strategien zur Aufrechterhaltung der Rentabilität zu finden, aber Investitionen in Technologien haben sich in wirtschaftlich schwierigen Zeiten als wertvolle Quelle für eine nachhaltige Kapitalrendite erwiesen.

„Automatisierungsplattformen geben Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und zu verwalten, damit die Mitarbeiter Zeit für höherwertige Aufgaben haben. Heute betrachten viele Unternehmen die Automatisierung als eine einmalige Investition. Der Wert der Verbesserungen kann jedoch exponentiell werden, wenn intelligente Automatisierungswerkzeuge in großem Umfang eingesetzt werden, sowie eine Kultur der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung schaffen, die wiederum die Arbeitsmoral verbessert,“ erläutert Cosima von Kries.

Intelligente Automatisierung: Wachstumsmotor in unsicheren Zeiten

Intelligente Automatisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in der heutigen dynamischen Umgebung Geschäfte machen. Die Komplexität der IT hat zugenommen. Intelligente Automatisierung rationalisiert die Geschäftsprozesse und hilft, die Kundenbindung zu verbessern. Intelligente Automatisierung ist das Herzstück der Initiativen zur digitalen Transformation eines Unternehmens. Sie wird eine treibende Kraft bei der Beschleunigung der geschäftlichen Transformation und des Wachstums sein und eine Schlüsselrolle in der hybriden Arbeitsumgebung spielen. Sie kann die Produktivität steigern, die Markteinführung beschleunigen und die Erfahrungen von Mitarbeitern und Kunden verändern.

„Rezessionssichere Unternehmen zeichnen sich vor allem daran aus, wie sie intelligente Automatisierung in den folgenden sieben Bereichen einsetzen: finanzielle Gesundheit, Stabilisierung und Gewinnung von Marktanteilen, Diversifizierung des Portfolios, Transformation ihres Geschäftsmodells, Umgang mit Mitarbeitern, Digital-First Ansatz und strategische Partnerschaften. Mithilfe intelligenter Automatisierung lässt sich in jedem dieser Bereiche eine Vielzahl an Verbesserungen erschaffen, was den Wert des Unternehmens fast schon automatisch weiter steigert,“ so Cosima von Kries abschließend.

Quellenangaben
https://www.nintex.com/blog/building-a-recession-proof-enterprise-using-intelligent-automation/

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Warum es wichtig ist, aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, bevor Künstliche Intelligenz im Unternehmen eingeführt wird

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Die Nachfrage nach Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen steigt, da Unternehmen ihr Potenzial zur Förderung von Innovation, Effizienz und Wachstum erkannt haben. Laut einer aktuellen Studie von Deloitte sagen 94 % der Unternehmen, dass KI-unterstützte Automatisierungslösungen ein kritischer Erfolgsfaktor in den nächsten 5 Jahren darstellen.

„Der Wettlauf um die Einführung von KI ist offensichtlich. Da die Möglichkeiten der KI immer weiter zunehmen, ist es für Unternehmen wichtig, wertvolle Lehren aus früheren Automatisierungsimplementierungen zu ziehen. Eine überstürzte Einführung von KI, ohne aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, kann die Effektivität von KI ungewollt beeinträchtigen,“ warnt Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Im Jahr 2019 stellte EY fest, dass 30 bis 50 % der initiierten RPA-Projekte scheitern. Viele Unternehmen tappten in die Falle, zuerst die Technologie zu implementieren und erst später über das Problem nachzudenken, das sie lösen sollte. Dies führte häufig zu verminderten Produktivitätsgewinnen, ohne dass die gesamte Organisation davon überzeugt werden konnte.

Die Unternehmen stellen sich auf die möglichen Herausforderungen der Skalierung der Automatisierung ein. So ergab eine Studie über RPA im Jahr 2023, dass 42 % der Befragten Ende 2022 in RPA investierten, und weitere 54 % gaben an, dass sie im Jahr 2023 zu investieren beabsichtigen.

Wie wichtig es ist, KI richtig einzusetzen

Angesichts der rasanten Entwicklung der KI und ihres Potenzials, die Arbeitsweise zu beeinflussen, ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung die Sache richtig angeht. Der Einsatz von KI auf funktionaler Ebene allein reicht nicht aus. Um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen, müssen Unternehmen eine echte Größenordnung und Reichweite anstreben, die über die anfänglichen Implementierungen hinausgeht und eine transformative, unternehmensweite Integration ermöglicht. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen mit Wachsamkeit vorgehen und ein tiefes Verständnis für frühere Automatisierungsprozesse mitbringen.

„Das Hauptaugenmerk bei der Einführung von KI sollte darauf liegen, einen innovativen Mehrwert für das Geschäft und die Unternehmensbewertung zu schaffen. Indem sie die gemachten Erfahrungen aus früheren Automatisierungsbemühungen beachten, können Führungskräfte vermeiden, Fehler zu wiederholen und fundierte Entscheidungen treffen. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre KI-Initiativen halten, was sie versprechen, und zu einem echten transformativen Geschäftsumfeld beitragen,“ erläutert Cosima von Kries die Lage näher.

Die KI-Landschaft kann in den nächsten fünf bis zehn Jahren über Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen entscheiden, daher sollte sie, wie Gartner sagt, ein zentrales Prinzip und kein Projekt sein.

Mehr Eile, weniger Tempo

Eiliges Handeln kann zu unerwarteten Ergebnissen führen. In der Aufregung über die Einführung von KI beeilen sich viele Teams, die nächste Iteration zu nutzen, um nicht in einen Rückstand zu geraten. Aber wenn man gedankenlos neue KI-Versionen auf die herkömmliche Automatisierung aufbaut, kann es passieren, dass man scheitert.

Mangelndes Verständnis bei der schnellen Implementierung von KI kann erhebliche Auswirkungen auf Mitarbeiter und Management haben. Ohne ein umfassendes Verständnis der Technologie, einschließlich ihrer Stärken, Schwächen und potenziellen Auswirkungen auf Aufgaben, sind kritische Fehler und unbeabsichtigte Folgen wahrscheinlich.

Darüber hinaus droht eine fehlerhafte Datenanalyse, wenn KI-Systeme nicht adäquat programmiert oder beaufsichtigt werden. Dies kann zu fehlerhaften Entscheidungen und Vorhersagen führen und die durch mangelndes Verständnis verursachten Probleme noch verschärfen.

Ausreichend an Sicherheit und Ethik denken

Die Sicherheit, ein kritischer Aspekt der KI-Implementierung, wird bei der überstürzten Einführung dieser Technologie oft übersehen. KI-Systeme sind, wie alle digitalen Gegenstücke, anfällig für Cyber-Bedrohungen. Bei einer übereilten Implementierung von KI fehlen möglicherweise die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, so dass Unternehmen potenziellen Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen ausgesetzt sind.

Unzureichende Tests von KI-Systemen sind ein weiteres Risiko im Zusammenhang mit einer schnellen Implementierung. Werden keine gründlichen Tests durchgeführt, kann es zu Systemfehlern oder -ausfällen kommen, sobald die KI in den Arbeitsablauf integriert ist, was den Betrieb und die Effizienz stört.

Auch ethische Bedenken sind im Zusammenhang mit einer raschen KI-Implementierung von großer Bedeutung. KI kann potenziell die Privatsphäre verletzen und ein Verhalten an den Tag legen, das ethische Dilemmata aufwirft. Bei einer überstürzten Einführung bleibt möglicherweise nicht genügend Zeit, um Schutzmaßnahmen und Vorschriften richtig zu implementieren. Angesichts der leistungsstarken Fähigkeiten der KI ist es unerlässlich, die KI-Maschine sorgfältig zu steuern und in einigen Fällen einzuschränken, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen der Richtlinien arbeitet, und ihren beabsichtigten Charakter und Fokus beibehält.

Ungenauigkeit stellt eine weitere Herausforderung dar, insbesondere bei generativer KI, die eine beträchtliche Kreativität aufweisen kann. Kreativität kann zwar wünschenswert sein, sie kann aber auch zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen, wenn sie nicht sorgfältig gesteuert wird.

Ist Governance der Schlüssel zum Erfolg?

Als RPA zum ersten Mal auf den Plan trat, wurden in den Unternehmen explosionsartig neue Bots eingesetzt, aber in vielen Fällen fehlte es an der entsprechenden Governance. Plötzlich hatten Unternehmen keinen Überblick mehr darüber, wie viel Automatisierung eingesetzt wurde, wie alt sie waren, wie fehleranfällig oder genau sie waren und ob sie korrigiert und verändert werden mussten. Die Implementierung unterschiedlicher KI-Lösungen im gesamten Unternehmen ohne eine Möglichkeit, diese zu koordinieren und zu steuern, lädt dazu ein, dieselben Fehler zu wiederholen.

„Wenn es um die Einführung von KI geht, sind methodisches Vorgehen, eine gründliche Analyse, Feinabstimmung und die richtige Einschränkung der KI-Nutzung, angemessene Tests und die Beibehaltung des Menschen im Mittelpunkt die wichtigsten Zutaten, um die Dinge beim ersten Mal richtig zu machen, ohne die Belegschaft zu verärgern,“ fasst Cosima von Kries zusammen.

Feinabstimmung des KI-Rezepts

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das KI-Rezept stimmt, bevor man versucht, es zu skalieren. Automatisierungsprojekte können scheitern, wenn es an der Koordination zwischen den Beteiligten mangelt oder die kollektiven Automatisierungsziele missverstanden werden.

Bei einigen Formen der Automatisierung wird KI in großem Umfang eingesetzt, z. B. bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), bei der KI zur OCR und Dokumenterkennung eingesetzt wird und die dann die Handhabung und Verarbeitung der daraus resultierenden digitalisierten Informationen automatisiert. Obwohl es diese Praxis schon seit vielen Jahren gibt, muss der gesamte Prozess immer noch von Menschen durchgeführt werden, um Unstimmigkeiten und Ausnahmen zu behandeln, da die Technologie nicht vollkommen präzise ist.

„In der sich schnell entwickelnden Landschaft der KI-Einführung ist eine zentrale Wahrheit klar: Es ist von größter Bedeutung, dass der Mensch bei jeder Initiative im Vordergrund steht. Während die Verlockung der transformativen Kraft der KI für Unternehmen groß ist, müssen wir daran denken, dass der wahre Maßstab für den Erfolg in unserer Fähigkeit liegt, das Potenzial der KI zu nutzen und gleichzeitig das Wohlbefinden unserer Teams zu gewährleisten. Technologie sollte den Menschen stärken, nicht ersetzen,“ so Cosima von Kries abschließend.

Weitere Informationen zur Dokumentation und Automatisierung von Arbeitsabläufen:
https://www.nintex.com/workflow-automation/process-mapping/
https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www2.deloitte.com/us/en/pages/consulting/articles/state-of-ai-2022.html
-https://www.ey.com/en_us/consulting/five-design-principles-to-help-build-confidence-in-rpa-implement
-https://eco-cdn.iqpc.com/eco/files/channel_content/posts/ianspendsandtrends2023-046g9RBqFX2A2EjAsYEwTpkvd33h3VT7xz2xqF7akb.pdf

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Aufgrund der unsicheren Energiepreise tritt die Nachhaltigkeit gegenüber der Energiesicherheit in den Hintergrund. Trotz des derzeitigen wirtschaftlichen Umfelds ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, um Nachhaltigkeitsinitiativen und -ziele aufzuschieben. Einige Unternehmen haben bereits mit der Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen begonnen. Eine kürzlich veröffentlichte Studie hat gezeigt, dass 62 Prozent der Käufer trotz der anhaltenden wirtschaftlichen Unsicherheit nicht an den Ausgaben für nachhaltige Produkte und Dienstleistungen sparen würden.

Nachhaltigkeit ist auch für B2B-Unternehmen wichtig. Untersuchungen zeigen, dass 72 Prozent der B2B-Einkäufer eher bei Unternehmen kaufen, die sich für gesellschaftspolitische Themen einsetzen, die sie für wichtig halten. Diese Einstellung spiegelt sich auch in der Einschätzung der Führungskräfte wider, welche Rolle ihr Unternehmen bei der Erreichung der Ziele für eine nachhaltige Entwicklung bis 2023 spielt.

Die Global Compact CEO-Studie der UN und von Accenture ergab, dass vier von zehn CEOs glauben, dass Unternehmen eine wichtige Rolle bei der Erreichung der SDG-Ziele (Sustainable Development Goals) spielen. 63 Prozent geben außerdem an, dass sie neue Produkte und/oder Dienstleistungen im Bereich der Nachhaltigkeit auf den Markt bringen, um den sich verändernden globalen Herausforderungen zu begegnen.

„Um wirklich etwas bewirken zu können, müssen die Verantwortlichen in den Unternehmen vermeiden, Nachhaltigkeit als Kostenfaktor zu betrachten. Sie müssen erkennen, dass die Verankerung von Nachhaltigkeit in ihren strategischen Zielen eine Voraussetzung für Gewinne und langfristiges Wachstum ist“, so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA. „Aufstrebende Technologien wie die intelligente Automatisierung nutzen die Möglichkeiten der Kombination aus künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, was zu effizienteren Verfahren führt, die sowohl Geld, Zeit als auch Ressourcen sparen – und sich geschickt eingesetzt auf die Nachhaltigkeit in Unternehmen auswirken.“

Cosima von Kries empfiehlt Unternehmen den Einsatz von intelligenter Automatisierung in den folgenden drei Bereichen, wenn diese ihre Nachhaltigkeitsstrategien profitabel umsetzen wollen:

1.) Prozesse optimieren für geringere Emissionen

Mit dem Einsatz von KI und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) zur Analyse bestehender Prozesse können Unternehmen Umweltrisiken schneller erkennen und sogar mindern. Ein Beispiel für einen effizienten Einsatz dieser Technologien ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen zur Reduzierung des Papierverbrauchs. In den meisten Unternehmen gibt es noch viele manuelle und auf Papierdokumenten basierende Prozesse, die einmal digitalisiert, deutlich reibungsloser, zügiger und auch mit weniger Fehlern ablaufen. Der Verzicht auf Papier kann die CO2-Emissionen um rund 250.000 kg reduzieren.

Ein Schweizer Spezialchemie-Konzern beispielsweise analysierte mit Hilfe von RPA einen Geschäftsprozess, der in der Vergangenheit 3-4 Wochen dauerte. In dem das Unternehmen seine Rechnungserstellungsprozesse digitalisierte sowie automatisierte, erübrigen sich ca. 40.000 Ausdrucke auf Papier pro Quartal. Dieses Ergebnis hat einen deutlichen Einfluss auf die Kohlenstoffemissionen des Unternehmens.

2.) Reportings zum Thema Kohlenstoff verbessern

Die Senkung der Kohlendioxidemissionen beginnt mit der Verpflichtung eines verbesserten Reportings. Datenerfassung und -aggregation sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Kombination von RPA und intelligenter Dokumentenverarbeitung kann mehrere Schritte automatisieren, die für die Emissionsberichterstattung erforderlich sind. Prozesse werden beschleunigt und die Genauigkeit verbessert. Die Genauigkeit betrifft vor allem die Analyse der bestehenden Prozesse und wie diese automatisiert werden können, um letztendlich auch Umweltrisiken abzuschwächen.

Ein britisches Rennteam konnte durch die Automatisierung des Prozesses nicht nur 50 Prozent seiner Zeit für das Reporting einsparen. Der genauere Einblick in die Emissionsdaten führte zudem zu einer fundierteren Entscheidungsfindung bei der Reduzierung der Emissionen.

3.) Steigerung der Rentabilität durch intelligente Automatisierung

Durch kürzere Prozesse können Mitarbeitende sich vermehrt Aufgaben mit höherem Mehrwert für das Unternehmen zuwenden. Dies wirkt sich direkt auf die Rentabilität eines Unternehmens aus. Das schwedische Bauunternehmen Skanska hat unternehmensweit 35 geschäftskritische Prozesse automatisiert und spart damit über 10.000 Arbeitsstunden. Kürzere Implementierungszeiten, geringerer Kapitalbedarf und eine vielseitig einsetzbare Automatisierungslösung bedeuten, dass die Führungskräfte von Skanska ihre Abläufe skalieren und verkleinern können, um Kundenanforderungen gerecht zu werden. Die Automatisierung so vieler Prozesse wirkt sich auch deutlich positiv auf die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens aus.

Nachhaltigkeit als Verpflichtung

Angesichts des Inflationsdrucks in der Weltwirtschaft versuchen Unternehmen, das richtige Gleichgewicht zwischen der Priorität betrieblicher Effizienz und Investitionen in den Aufbau eines nachhaltigeren Unternehmens zu finden.

„Unternehmen müssen sich verpflichten, verantwortungsvoll nachhaltig zu agieren,“ so von Kries weiter. „Es geht nicht darum, mit weniger mehr zu erreichen, sondern darum, Geschäftsprozesse kritisch zu betrachten, Möglichkeiten zur Beseitigung manueller Aufgaben zu erkennen und Entscheidungen zu treffen, die nicht nur auf kurz- und langfristiges Wachstum ausgerichtet sind, sondern auch den Aufbau eines verantwortungsvollen und ethischen Unternehmens ermöglichen.“

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
https://www.shopify.com/uk/plus/commerce-trends
https://unglobalcompact.org/library/6103
https://resources.nintex.com/platform-website/zinnov-sustainability-report#page=1

RPA at SKANSKA

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