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Warum es wichtig ist, aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, bevor Künstliche Intelligenz im Unternehmen eingeführt wird

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Die Nachfrage nach Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen steigt, da Unternehmen ihr Potenzial zur Förderung von Innovation, Effizienz und Wachstum erkannt haben. Laut einer aktuellen Studie von Deloitte sagen 94 % der Unternehmen, dass KI-unterstützte Automatisierungslösungen ein kritischer Erfolgsfaktor in den nächsten 5 Jahren darstellen.

„Der Wettlauf um die Einführung von KI ist offensichtlich. Da die Möglichkeiten der KI immer weiter zunehmen, ist es für Unternehmen wichtig, wertvolle Lehren aus früheren Automatisierungsimplementierungen zu ziehen. Eine überstürzte Einführung von KI, ohne aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, kann die Effektivität von KI ungewollt beeinträchtigen,“ warnt Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Im Jahr 2019 stellte EY fest, dass 30 bis 50 % der initiierten RPA-Projekte scheitern. Viele Unternehmen tappten in die Falle, zuerst die Technologie zu implementieren und erst später über das Problem nachzudenken, das sie lösen sollte. Dies führte häufig zu verminderten Produktivitätsgewinnen, ohne dass die gesamte Organisation davon überzeugt werden konnte.

Die Unternehmen stellen sich auf die möglichen Herausforderungen der Skalierung der Automatisierung ein. So ergab eine Studie über RPA im Jahr 2023, dass 42 % der Befragten Ende 2022 in RPA investierten, und weitere 54 % gaben an, dass sie im Jahr 2023 zu investieren beabsichtigen.

Wie wichtig es ist, KI richtig einzusetzen

Angesichts der rasanten Entwicklung der KI und ihres Potenzials, die Arbeitsweise zu beeinflussen, ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung die Sache richtig angeht. Der Einsatz von KI auf funktionaler Ebene allein reicht nicht aus. Um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen, müssen Unternehmen eine echte Größenordnung und Reichweite anstreben, die über die anfänglichen Implementierungen hinausgeht und eine transformative, unternehmensweite Integration ermöglicht. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen mit Wachsamkeit vorgehen und ein tiefes Verständnis für frühere Automatisierungsprozesse mitbringen.

„Das Hauptaugenmerk bei der Einführung von KI sollte darauf liegen, einen innovativen Mehrwert für das Geschäft und die Unternehmensbewertung zu schaffen. Indem sie die gemachten Erfahrungen aus früheren Automatisierungsbemühungen beachten, können Führungskräfte vermeiden, Fehler zu wiederholen und fundierte Entscheidungen treffen. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre KI-Initiativen halten, was sie versprechen, und zu einem echten transformativen Geschäftsumfeld beitragen,“ erläutert Cosima von Kries die Lage näher.

Die KI-Landschaft kann in den nächsten fünf bis zehn Jahren über Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen entscheiden, daher sollte sie, wie Gartner sagt, ein zentrales Prinzip und kein Projekt sein.

Mehr Eile, weniger Tempo

Eiliges Handeln kann zu unerwarteten Ergebnissen führen. In der Aufregung über die Einführung von KI beeilen sich viele Teams, die nächste Iteration zu nutzen, um nicht in einen Rückstand zu geraten. Aber wenn man gedankenlos neue KI-Versionen auf die herkömmliche Automatisierung aufbaut, kann es passieren, dass man scheitert.

Mangelndes Verständnis bei der schnellen Implementierung von KI kann erhebliche Auswirkungen auf Mitarbeiter und Management haben. Ohne ein umfassendes Verständnis der Technologie, einschließlich ihrer Stärken, Schwächen und potenziellen Auswirkungen auf Aufgaben, sind kritische Fehler und unbeabsichtigte Folgen wahrscheinlich.

Darüber hinaus droht eine fehlerhafte Datenanalyse, wenn KI-Systeme nicht adäquat programmiert oder beaufsichtigt werden. Dies kann zu fehlerhaften Entscheidungen und Vorhersagen führen und die durch mangelndes Verständnis verursachten Probleme noch verschärfen.

Ausreichend an Sicherheit und Ethik denken

Die Sicherheit, ein kritischer Aspekt der KI-Implementierung, wird bei der überstürzten Einführung dieser Technologie oft übersehen. KI-Systeme sind, wie alle digitalen Gegenstücke, anfällig für Cyber-Bedrohungen. Bei einer übereilten Implementierung von KI fehlen möglicherweise die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, so dass Unternehmen potenziellen Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen ausgesetzt sind.

Unzureichende Tests von KI-Systemen sind ein weiteres Risiko im Zusammenhang mit einer schnellen Implementierung. Werden keine gründlichen Tests durchgeführt, kann es zu Systemfehlern oder -ausfällen kommen, sobald die KI in den Arbeitsablauf integriert ist, was den Betrieb und die Effizienz stört.

Auch ethische Bedenken sind im Zusammenhang mit einer raschen KI-Implementierung von großer Bedeutung. KI kann potenziell die Privatsphäre verletzen und ein Verhalten an den Tag legen, das ethische Dilemmata aufwirft. Bei einer überstürzten Einführung bleibt möglicherweise nicht genügend Zeit, um Schutzmaßnahmen und Vorschriften richtig zu implementieren. Angesichts der leistungsstarken Fähigkeiten der KI ist es unerlässlich, die KI-Maschine sorgfältig zu steuern und in einigen Fällen einzuschränken, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen der Richtlinien arbeitet, und ihren beabsichtigten Charakter und Fokus beibehält.

Ungenauigkeit stellt eine weitere Herausforderung dar, insbesondere bei generativer KI, die eine beträchtliche Kreativität aufweisen kann. Kreativität kann zwar wünschenswert sein, sie kann aber auch zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen, wenn sie nicht sorgfältig gesteuert wird.

Ist Governance der Schlüssel zum Erfolg?

Als RPA zum ersten Mal auf den Plan trat, wurden in den Unternehmen explosionsartig neue Bots eingesetzt, aber in vielen Fällen fehlte es an der entsprechenden Governance. Plötzlich hatten Unternehmen keinen Überblick mehr darüber, wie viel Automatisierung eingesetzt wurde, wie alt sie waren, wie fehleranfällig oder genau sie waren und ob sie korrigiert und verändert werden mussten. Die Implementierung unterschiedlicher KI-Lösungen im gesamten Unternehmen ohne eine Möglichkeit, diese zu koordinieren und zu steuern, lädt dazu ein, dieselben Fehler zu wiederholen.

„Wenn es um die Einführung von KI geht, sind methodisches Vorgehen, eine gründliche Analyse, Feinabstimmung und die richtige Einschränkung der KI-Nutzung, angemessene Tests und die Beibehaltung des Menschen im Mittelpunkt die wichtigsten Zutaten, um die Dinge beim ersten Mal richtig zu machen, ohne die Belegschaft zu verärgern,“ fasst Cosima von Kries zusammen.

Feinabstimmung des KI-Rezepts

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das KI-Rezept stimmt, bevor man versucht, es zu skalieren. Automatisierungsprojekte können scheitern, wenn es an der Koordination zwischen den Beteiligten mangelt oder die kollektiven Automatisierungsziele missverstanden werden.

Bei einigen Formen der Automatisierung wird KI in großem Umfang eingesetzt, z. B. bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), bei der KI zur OCR und Dokumenterkennung eingesetzt wird und die dann die Handhabung und Verarbeitung der daraus resultierenden digitalisierten Informationen automatisiert. Obwohl es diese Praxis schon seit vielen Jahren gibt, muss der gesamte Prozess immer noch von Menschen durchgeführt werden, um Unstimmigkeiten und Ausnahmen zu behandeln, da die Technologie nicht vollkommen präzise ist.

„In der sich schnell entwickelnden Landschaft der KI-Einführung ist eine zentrale Wahrheit klar: Es ist von größter Bedeutung, dass der Mensch bei jeder Initiative im Vordergrund steht. Während die Verlockung der transformativen Kraft der KI für Unternehmen groß ist, müssen wir daran denken, dass der wahre Maßstab für den Erfolg in unserer Fähigkeit liegt, das Potenzial der KI zu nutzen und gleichzeitig das Wohlbefinden unserer Teams zu gewährleisten. Technologie sollte den Menschen stärken, nicht ersetzen,“ so Cosima von Kries abschließend.

Weitere Informationen zur Dokumentation und Automatisierung von Arbeitsabläufen:
https://www.nintex.com/workflow-automation/process-mapping/
https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www2.deloitte.com/us/en/pages/consulting/articles/state-of-ai-2022.html
-https://www.ey.com/en_us/consulting/five-design-principles-to-help-build-confidence-in-rpa-implement
-https://eco-cdn.iqpc.com/eco/files/channel_content/posts/ianspendsandtrends2023-046g9RBqFX2A2EjAsYEwTpkvd33h3VT7xz2xqF7akb.pdf

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Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Aufgrund der unsicheren Energiepreise tritt die Nachhaltigkeit gegenüber der Energiesicherheit in den Hintergrund. Trotz des derzeitigen wirtschaftlichen Umfelds ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt, um Nachhaltigkeitsinitiativen und -ziele aufzuschieben. Einige Unternehmen haben bereits mit der Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen begonnen. Eine kürzlich veröffentlichte Studie hat gezeigt, dass 62 Prozent der Käufer trotz der anhaltenden wirtschaftlichen Unsicherheit nicht an den Ausgaben für nachhaltige Produkte und Dienstleistungen sparen würden.

Nachhaltigkeit ist auch für B2B-Unternehmen wichtig. Untersuchungen zeigen, dass 72 Prozent der B2B-Einkäufer eher bei Unternehmen kaufen, die sich für gesellschaftspolitische Themen einsetzen, die sie für wichtig halten. Diese Einstellung spiegelt sich auch in der Einschätzung der Führungskräfte wider, welche Rolle ihr Unternehmen bei der Erreichung der Ziele für eine nachhaltige Entwicklung bis 2023 spielt.

Die Global Compact CEO-Studie der UN und von Accenture ergab, dass vier von zehn CEOs glauben, dass Unternehmen eine wichtige Rolle bei der Erreichung der SDG-Ziele (Sustainable Development Goals) spielen. 63 Prozent geben außerdem an, dass sie neue Produkte und/oder Dienstleistungen im Bereich der Nachhaltigkeit auf den Markt bringen, um den sich verändernden globalen Herausforderungen zu begegnen.

„Um wirklich etwas bewirken zu können, müssen die Verantwortlichen in den Unternehmen vermeiden, Nachhaltigkeit als Kostenfaktor zu betrachten. Sie müssen erkennen, dass die Verankerung von Nachhaltigkeit in ihren strategischen Zielen eine Voraussetzung für Gewinne und langfristiges Wachstum ist“, so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA. „Aufstrebende Technologien wie die intelligente Automatisierung nutzen die Möglichkeiten der Kombination aus künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, was zu effizienteren Verfahren führt, die sowohl Geld, Zeit als auch Ressourcen sparen – und sich geschickt eingesetzt auf die Nachhaltigkeit in Unternehmen auswirken.“

Cosima von Kries empfiehlt Unternehmen den Einsatz von intelligenter Automatisierung in den folgenden drei Bereichen, wenn diese ihre Nachhaltigkeitsstrategien profitabel umsetzen wollen:

1.) Prozesse optimieren für geringere Emissionen

Mit dem Einsatz von KI und robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) zur Analyse bestehender Prozesse können Unternehmen Umweltrisiken schneller erkennen und sogar mindern. Ein Beispiel für einen effizienten Einsatz dieser Technologien ist die Automatisierung von Unternehmensprozessen zur Reduzierung des Papierverbrauchs. In den meisten Unternehmen gibt es noch viele manuelle und auf Papierdokumenten basierende Prozesse, die einmal digitalisiert, deutlich reibungsloser, zügiger und auch mit weniger Fehlern ablaufen. Der Verzicht auf Papier kann die CO2-Emissionen um rund 250.000 kg reduzieren.

Ein Schweizer Spezialchemie-Konzern beispielsweise analysierte mit Hilfe von RPA einen Geschäftsprozess, der in der Vergangenheit 3-4 Wochen dauerte. In dem das Unternehmen seine Rechnungserstellungsprozesse digitalisierte sowie automatisierte, erübrigen sich ca. 40.000 Ausdrucke auf Papier pro Quartal. Dieses Ergebnis hat einen deutlichen Einfluss auf die Kohlenstoffemissionen des Unternehmens.

2.) Reportings zum Thema Kohlenstoff verbessern

Die Senkung der Kohlendioxidemissionen beginnt mit der Verpflichtung eines verbesserten Reportings. Datenerfassung und -aggregation sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Kombination von RPA und intelligenter Dokumentenverarbeitung kann mehrere Schritte automatisieren, die für die Emissionsberichterstattung erforderlich sind. Prozesse werden beschleunigt und die Genauigkeit verbessert. Die Genauigkeit betrifft vor allem die Analyse der bestehenden Prozesse und wie diese automatisiert werden können, um letztendlich auch Umweltrisiken abzuschwächen.

Ein britisches Rennteam konnte durch die Automatisierung des Prozesses nicht nur 50 Prozent seiner Zeit für das Reporting einsparen. Der genauere Einblick in die Emissionsdaten führte zudem zu einer fundierteren Entscheidungsfindung bei der Reduzierung der Emissionen.

3.) Steigerung der Rentabilität durch intelligente Automatisierung

Durch kürzere Prozesse können Mitarbeitende sich vermehrt Aufgaben mit höherem Mehrwert für das Unternehmen zuwenden. Dies wirkt sich direkt auf die Rentabilität eines Unternehmens aus. Das schwedische Bauunternehmen Skanska hat unternehmensweit 35 geschäftskritische Prozesse automatisiert und spart damit über 10.000 Arbeitsstunden. Kürzere Implementierungszeiten, geringerer Kapitalbedarf und eine vielseitig einsetzbare Automatisierungslösung bedeuten, dass die Führungskräfte von Skanska ihre Abläufe skalieren und verkleinern können, um Kundenanforderungen gerecht zu werden. Die Automatisierung so vieler Prozesse wirkt sich auch deutlich positiv auf die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens aus.

Nachhaltigkeit als Verpflichtung

Angesichts des Inflationsdrucks in der Weltwirtschaft versuchen Unternehmen, das richtige Gleichgewicht zwischen der Priorität betrieblicher Effizienz und Investitionen in den Aufbau eines nachhaltigeren Unternehmens zu finden.

„Unternehmen müssen sich verpflichten, verantwortungsvoll nachhaltig zu agieren,“ so von Kries weiter. „Es geht nicht darum, mit weniger mehr zu erreichen, sondern darum, Geschäftsprozesse kritisch zu betrachten, Möglichkeiten zur Beseitigung manueller Aufgaben zu erkennen und Entscheidungen zu treffen, die nicht nur auf kurz- und langfristiges Wachstum ausgerichtet sind, sondern auch den Aufbau eines verantwortungsvollen und ethischen Unternehmens ermöglichen.“

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
https://www.shopify.com/uk/plus/commerce-trends
https://unglobalcompact.org/library/6103
https://resources.nintex.com/platform-website/zinnov-sustainability-report#page=1
https://rpamaster.com/rpa-at-skanska/

Über Nintex
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de/

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„Quantive Accelerate“ ist eine maßgeschneiderte Kombinationslösung aus Software und Consulting, um Unternehmen aller Größen bei der erfolgreichen Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen

Denver (USA)/München, 6. April 2023 – Quantive (https://quantive.com/), ein weltweit führender Anbieter von Software und Dienstleistungen für effektive Strategieumsetzung, startet sein neues Programm „Quantive Accelerate“. Dabei handelt es sich um eine Kombinationslösung, die die Quantive-Results-Plattform (https://quantive.com/products/results?utm_source=quantive&utm_medium=press&utm_campaign=accelerate) mit unternehmensweitem Coaching und End-to-End-Support zusammenbringt. Zielgruppe des Programms sind Unternehmen, die das sogenannte OKR-Modell ( Objectives and Key Results (https://quantive.com/resources/articles/okr-meaning?utm_source=quantive&utm_medium=press&utm_campaign=accelerate)) möglichst effizient einführen wollen.

Die Umstellung auf neue, effektivere Planungs- und Umsetzungsprozesse kann für Unternehmen ein langwieriger und herausfordernder Prozess sein. Ohne klare Vorgaben und ohne strukturierten Zeitplan benötigen langfristige Projekte deutlich mehr Ressourcen als angedacht, die ursprünglich avisierte Wertschöpfung wird nicht oder nicht ausreichend realisiert. Angesichts wirtschaftlicher Unsicherheiten halten sich viele Unternehmen deshalb mit umfangreichen Transformationsinitiativen zurück, die etwa Beispiel im Bereich Digitalisierung oder Nachhaltigkeit notwendig wären.

Die OKR-Management-Methode ist eine Möglichkeit, solche komplexen Vorhaben strukturiert und zielorientiert anzugehen. Ihre Einführung kann für Unternehmen allerdings herausfordernd sein. Das neue Programm „Accelerate“ von Quantive zielt darauf ab, dieses Risiko im Change-Management zu minimieren. Durch Kombination von maßgeschneiderter Anleitung auf der Quantive-Results-Plattform mit individueller OKR-Beratung und -training bietet Quantive seinen Kunden künftig ein ganzheitliches Unterstützungsprogramm, um die Einführung eines ausgereiften OKR-Prozesses im Unternehmen zu beschleunigen.

Dabei besteht jedes Programm aus Kernelementen wie Coaching von Führungskräften, Aktivierung und Schulung von sogenannten OKR-Champions, Setup von OKR-Prozess und OKR-Architektur sowie Reportings zu deren strukturellen Fortschritt, die zusammen mit der kürzlich erfolgreich eingeführten Beratungssparte Quantive Consulting (https://quantive.com/consulting?utm_source=quantive&utm_medium=press&utm_campaign=accelerate) auf die individuelle Konstellation des Kunden zugeschnitten werden. Mit diesem präskriptiven Ansatz ermöglicht Quantive Accelerate Unternehmen, in ihrer OKR-Implementierung schneller erste Ergebnisse zu erzielen und stattet sie gleichzeitig mit allen Mitteln aus, die OKR-Strategie langfristig erfolgreich einzusetzen.

„Die meisten Unternehmen sind offen für Transformation. Sie sehen jedoch oft nicht, dass Transformation kein einmaliges Ereignis, sondern ein mehrstufiger Prozess ist“, sagt Ivan Osmak, CEO von Quantive. „Mit unserem Quantive-Accelerate-Programm wollen wir Unternehmen dabei helfen, ihre strategischen Initiativen besser umzusetzen, unternehmensweite Ziele strukturierter zu erreichen und ihr Geschäft zu transformieren, indem wir unsere Strategy Execution Platform und die OKR-Methode effektiv einsetzen. Quantive Accelerate hilft Unternehmen, indem es die Vision und den Fahrplan dafür liefert.“

Mehr Informationen über Quantive und die Quantive-Lösungen finden Sie unter www.quantive.com (https://quantive.com/).

Über Quantive
Quantive (vormals Gtmhub) ist eine weltweit führende, digitale Plattform zur Konzeption, Verwaltung und Umsetzung von Unternehmensstrategien und deren komplexen Teilprojekten, die auf der OKR-Management-Methodik (Objectives and Key-Results) basiert. Durch die Visualisierung und Verknüpfung von langfristigen Unternehmenszielen mit den vorhandenen Kapazitäten transformiert Quantive die Arbeitsweise in Organisationen in Richtung einer effizienteren wie transparenteren Koordination. Das gleichnamige, 2015 in Denver gegründete Unternehmen unterstützt mit seiner Plattform bereits mit mehr als 2.000 Kunden weltweit – darunter etablierte Konzerne verschiedener Industrien, Start-Ups, Non-Profit-Organisationen und Behörden – dabei, ihr Wachstum zu beschleunigen, ihre Ressourcennutzung zu optimieren und eine OKR-basierte Transformation voranzutreiben. Mehr Informationen unter www.quantive.com.

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Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Der Begriff „digitale Transformation“ hat sich in letzter Zeit etwas abgenutzt. Transformation, so argumentieren Fachleute, impliziert etwas Radikales, über Nacht Umsetzbares. In Wirklichkeit setzen viele Unternehmen ihre Digitalisierungsbemühungen schrittweise in kleinen Etappen um, angepasst an das Wachstum des Unternehmens. Laut Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, laufen Unternehmen, die die digitale Transformation als „Nice to have“ betrachten und nicht darauf vorbereitet sind, digitale Strategien und Lösungen einzusetzen, Gefahr, nicht mit dem Fortschritt mithalten zu können und zurück zu bleiben.

Der digitale Imperativ

Dank seiner starken Stellung in der Technologiebranche ist Microsoft in einer guten Position, um neue Trends zu setzen. Wenn Satya Nadella also sagt, dass Unternehmensleiter über die digitale Transformation hinausgehen müssen, dann ist das durchaus zutreffend.

Der digitale Imperativ impliziert mehr als nur Dringlichkeit. Er impliziert eine Notwendigkeit. Digitalisierungsbemühungen sind nicht nur für anspruchsvolle Unternehmen mit großen Technologiebudgets reserviert. Sie sind für „jede Organisation in jeder Branche“ notwendig.

Die Umstellung auf die Digitalisierung als Notwendigkeit signalisiert die neue Hauptrolle, die die Technologie in unserer Welt spielt. Technologie existiert nicht mehr nur am Rande des Geschäftslebens. Sie ist mit so vielen Prozessen, Funktionen und Menschen verschmolzen, dass sie im Mittelpunkt der täglichen Arbeit steht. Dies ist die echte Bedeutung des digitalen Imperativs. Sie ist ein integraler Bestandteil der Geschäftsfunktionen und von zentraler Bedeutung für das Unternehmenswachstum.

Was ist mit der digitalen Transformation?

Die digitale Transformation hat in den letzten zehn Jahren dazu geführt, dass Unternehmen, die an der Spitze stehen, einen technologiebasierten Ansatz verfolgen. Sie hat ein Umdenken in modernen Unternehmen eingeleitet und den technologischen Wandel maßgeblich vorangetrieben.

Was sich geändert hat, ist nicht der Bedarf an Technologie. Es ist die immerwährende Idee des Wandels. Laut Nadella müssen Führungskräfte ihre Unternehmen nicht neu überdenken, neu entdecken oder ständig umgestalten. Der Veränderungsbedarf ist erkannt – und die ersten digitalen Rädchen sollten bereits im Einsatz sein. Die digitale Transformation sollte auf Unternehmensebene bereits in vollem Gange sein.

Warum unbedingt jetzt?

Die Frage, die sich viele stellen, lautet: Warum gerade jetzt? Warum ist die Digitalisierung jetzt so wichtig geworden (und nicht etwa vor zehn Jahren)?

Der Wandel hin zu einem digitalen Imperativ ist eigentlich ein Erbe der digitalen Transformationsbewegung. Unternehmensleiter haben digitale Investitionen getätigt. CIOs und IT-Mitarbeiter haben neue Lösungen implementiert und Mitarbeiter geschult. Und die geschäftlichen Vorteile sind schnell und deutlich sichtbar geworden.

Für die Unternehmen, die vor zehn Jahren auf den Digitalisierungszug aufgesprungen sind, hat sich die „Transformation“ gelohnt. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen, die sich früh für die digitale Transformation entschieden haben, besser in der Lage waren, ihre Digitalisierungsbemühungen zu beschleunigen, sich schnell umzustellen und weiterhin erfolgreich zu sein. Spätzünder mussten feststellen, dass ihre Fortschritte hinter denen zurückblieben, die besser vorbereitet waren.

„Während die digitale Transformation früher eine Strategie war, mit der sich Unternehmen von ihren Konkurrenten abheben und ihnen voraus sein konnten, ist sie heute eine Frage des Überlebens. Die Digitalisierung ist dringend und notwendig geworden. Sie ist jetzt ein Muss.“ so Cosima von Kries weiter.

In welchen Bereichen ist die Digitalisierung unumgänglich?

Der digitale Imperativ deckt, wie die digitale Transformation, Schlüsselbereiche des Geschäfts ab. Nicht jedes Unternehmen ist auf dem gleichen Weg, aber typischerweise ist die Digitalisierung entscheidend für:

-Datenspeicherung/-management: In jüngster Zeit hat sich die Cloud als Schlüssel zur Datenspeicherung und -verwaltung etabliert und ersetzt damit alte, vor Ort installierte Systeme. Die Speicherung in der Cloud bietet ihren Nutzern mehr Sicherheit und Flexibilität, da sie schnell skaliert werden kann und für Sicherheitsupdates und Patches gesorgt ist.

-Systeme für die Zusammenarbeit: Der Verkauf von Kollaborations-Apps boomte während der Pandemie, als Remote-Mitarbeiter neue Tools benötigten, um effektiv zusammenzuarbeiten. Kollaborationstools erleichtern ein Fern-/Hybrid-Arbeitsmodell und ermöglichen gleichzeitig eine strukturiertere Kommunikation im Büro.

-Produktivitäts-Tools: Technologien, die die Produktivität fördern, stehen derzeit ganz oben auf der Tagesordnung der Unternehmen. Dazu gehören Automatisierungstools, Workflow-Tools und Anwendungen, die die Produktivität über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts hinweg verfolgen können. Diese Tools sorgen nicht nur für eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, sondern enthalten in der Regel auch Datenprofile, die eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen.

Der digitale Imperativ: eine Aufforderung zum Handeln

Bislang war die Digitalisierung eine Entscheidung der Unternehmensleitung. Das Wort „Transformation“ wurde verwendet, um den Führungskräften den Einstieg in den Digitalisierungsprozess zu erleichtern. Es beschreibt die Metamorphose von veralteten Methoden hin zu neuen Technologien. Jetzt, wo viele digitale Systeme bereits eingeführt sind, beginnt eine neue Ära der Digitalisierung. Ein Unternehmen, das Automatisierungstools, Kollaborations-Apps, KI-gestützte Technologien und Cloud-basierte Systeme erfolgreich einsetzt, wird sich – auf zahlreiche und vielfältige Weise – auf dem Markt behaupten.

Die digitale Transformation ist nicht länger eine Option für Unternehmensleiter. Die Digitalisierung ist auch nicht etwas Radikales, Ausgeklügeltes oder leicht über Nacht zu Implementierendes. Der digitale Imperativ ist vor allem eine Aufforderung zum Handeln. Er läutet eine neue Ära ein. Und fordert die Nachzügler der Digitalisierung auf, sich anzupassen – und zwar schnell.

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www.linkedin.com/pulse/digital-imperative-every-organization-satya-nadella/?trackingId=3FHeuQsbQSSIXOtFbjepbg%3D%3D
-https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/04/07/digital-transformation-is-coming-of-age/?sh=6c77e35a74ee

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Wie Unternehmen digitale Nachhaltigkeit integrieren und gleichzeitig ihre Effizienz und Rentabilität steigern

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Als Hauptverursacher der globalen Erwärmung stehen Unternehmen im Rampenlicht der internationalen Klimaschutzgruppen, der Weltregierungen und der zunehmend aufmerksamen Verbraucher. Obwohl es inzwischen allgemein bekannt ist, dass der Klimawandel unseren Planeten bedroht, besteht eine Diskrepanz zwischen den Worten der Unternehmensleiter und ihren Taten. Rund 90 Prozent der Führungskräfte halten Nachhaltigkeit für wichtig, aber nur 25 Prozent haben sie in ihr Geschäftsmodell integriert. Es scheint ein Missverständnis über Nachhaltigkeit und ihre Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit zu bestehen.

Was ist digitale Nachhaltigkeit?

Digitale Nachhaltigkeit konzentriert sich auf die alltägliche Technologie, die von Unternehmen eingesetzt wird, um die Umweltbelastung zu verringern. In der Regel bedeutet dies, dass bestehende Infrastrukturen angepasst oder Unternehmen neue Initiativen einführen, um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Wenn ein Büro beispielsweise versucht, seinen CO2-Fußabdruck zu verringern, könnte es sich für ein digitales Ablagesystem anstelle eines papierbasierten Systems entscheiden. Eine Fabrik könnte Sensoren an den Maschinen installieren, um die Effizienz zu steigern und den Energieverbrauch zu verringern. Und ein Stahlhersteller könnte mit intelligenter automatisierter Software seinen Abfall reduzieren. Laut Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, haben alle diese Ansätze einen erheblichen Einfluss darauf, wie sehr ein Unternehmen die Umwelt schädigt und wie effizient seine täglichen Prozesse ablaufen.

Ansatz 1: Das Papierargument

Laut WWF wird fast jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Nach China, den USA und Japan ist Deutschland der viertgrößte Papierproduzent der Welt (etwa 22,1 Millionen Tonnen in 2019). Auch beim Verbrauch von Papier steht Deutschland auf Platz Vier nach China, USA und Japan (etwa 18,8 Millionen Tonnen in 2019).

Laut Viadesk-Studie verbraucht ein deutscher Arbeitnehmer ca. 27 Seiten Papier am Tag. Im Jahr sind das umgerechnet ca. 33 Kg Holz. Hinzu kommen knapp 607 Liter Wasser, 124 kWh Energie und es entsteht ein CO²-Ausstoß von 26,3 Kg. Während sich die Umweltbelastung bei kleinen Unternehmen in Grenzen hält, kommen bei großen Unternehmen und Konzernen jährliche CO²-Werte von ganzen Fuhrparks und Abholzungen kleinerer Wälder zusammen.

Deutsche Unternehmen können eine Vorreiterrolle bei der Reduzierung der Entwaldung spielen. Doch wie kann dies im Hinblick auf die digitale Nachhaltigkeit erreicht werden?

Nehmen wir das Beispiel der Unterzeichnung von Dokumenten. Traditionell sind Prozesse wie Rechnungsstellung, Vertragsgestaltung und Vertragsunterzeichnung papierbasiert. Die zunehmende Verbreitung von Software für das Signieren von Dokumenten reduziert langwierige Überprüfungsprozesse und rationalisierte die komplette Prozesskette. Digitale Dokumente sind sicher verwahrt und abgespeichert. Mitarbeiter versenden sie mit einem Mausklick direkt an die Kunden, die sie dank digitaler Unterschriftssoftware online unterzeichnen. Das ist nur eines von vielen Beispielen, wie sich der Papierverbrauch erheblich reduzieren lässt, wenn es um Rechnungen, Verträge und Arbeitsaufträge geht.

Ansatz 2: Abfälle reduzieren

Industrieabfälle sind ein weiterer großer Faktor für die Umweltbelastung. Die Umweltbelastungen sind hoch, wenn Unternehmen nicht wiederverwertbare Abfälle zur Deponie transportieren oder verbrennen bzw. wiederverwertbare Abfälle verarbeiten. Der wirksamste Weg zur Abfallverringerung ist die Vermeidung von Abfällen durch einen Prozess, der als Abfallminimierung bezeichnet wird – etwas, das sich mit Hilfe digitaler Nachhaltigkeit erreichen lässt.

„Abfallminimierung lässt sich auf verschiedene Art und Weise erreichen. Der effizienteste Weg ist die Optimierung der Handhabung und Verarbeitung von Materialien. Hier spielen Prozessermittlung, Prozessabbildung und Prozessoptimierung eine entscheidende Rolle. Erreichen lässt sich das durch die Aufzeichnung aller Abläufe im Fertigungsprozess und die Verwendung spezieller Software, um Unternehmensbereiche zu ermitteln, in denen Materialien verschwendet werden,“ erklärt Cosima von Kries.

Dadurch wird nicht nur der Deponie- und Recycling-Energieverbrauch reduziert, sondern es werden auch die Rohstoffkosten gesenkt und die Hersteller sparen Zeit und Geld. Weniger Abfall bedeutet auch größere Gewinnspannen und geringere Einkaufskosten, was Unternehmen rentabler macht, und die digitale Nachhaltigkeit erhöht.

Ansatz 3: Effiziente Fabriken der Zukunft

Fabriken benötigen für den Betrieb eine große Menge an Energie, oft aus fossilen Brennstoffen gewonnen. Beleuchtung, Maschinen, IT, Sicherheit – alles braucht Strom. Ähnlich wie beim oben erwähnten Problem der Industrieabfälle trägt der hohe Energieverbrauch zum Anstieg des Kohlendioxidausstoßes bei. Und sie kostet das Unternehmen, das die Fabrik betreibt, viel Geld.

Maschinen, die weniger im Leerlauf und Produktionslinien, die reibungsloser laufen, tragen zur Verringerung des Energieverbrauchs und die Schaffung eines effizienteren Produktionsprozesses bei. Digitale Nachhaltigkeit lässt sich hier mittels Prozessoptimierungssoftware erreichen. Mit dieser erstellen Unternehmen eine Prozesslandkarte aller Prozesse, die in einer Fabrik ablaufen. Sie zeigt auf, wo es Engpässe und Blockaden gibt, und wie sich Prozesse neu anordnen lassen, um den effizientesten Weg zur Fertigstellung zu finden.

Dabei kann es sich um den übergeordneten Prozess handeln, wie die Reihenfolge, in der ein Produkt jede einzelne Abteilung des Werks durchläuft oder, um den detaillierten Produktionsablauf jedes einzelnen Ingenieurs. Prozessoptimierungssoftware identifiziert Prozessineffizienzen und schlägt effizientere, energiesparendere Wege vor.

Digitale Nachhaltigkeit umsetzen

Bei der Schaffung einer größeren digitalen Nachhaltigkeit geht es darum, blinde Flecken zu reduzieren. Unternehmen, die dabei auf Software zur Prozesserkennung und -optimierung setzen, erreichen nicht nur eine bessere Sichtbarkeit ihrer Unternehmensaktivitäten und schaffen eine größere Effizienz. Sie setzen ganz gezielt digitale Nachhaltigkeit um und gehen mit gutem Beispiel als umweltbewusste Vorreiter voran.

Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www.imd.org/research-knowledge/articles/why-all-businesses-should-embrace-sustainability/
-https://www.wwf.de/themen-projekte/waelder/papierverbrauch/zahlen-und-fakten/
-https://iwofurn.com/de/news-nachhaltigkeit/

Über Nintex
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de/

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Auf diesen Trend sollten Unternehmen in 2023 besonders achten

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Der Aufschwung nach der Pandemie ist zu einem Geduldsspiel für eine drohende Rezession geworden. Unabhängig davon, ob es in Europa zu einer Abwärtsbewegung kommen wird oder nicht, ist eines klar: Die Unternehmen, die wirtschaftliche Turbulenzen überwinden, suchen ständig nach neuen Möglichkeiten zur Digitalisierung und zum Aufbau von Resilienz.

In einem aktuellen Artikel bezeichnet Gartner Investitionen in die Digitalisierung als eine Möglichkeit für Unternehmen, sich auf eine wirtschaftliche Rezession vorzubereiten. Denn digitale Initiativen, die sich auf die Förderung von Produktivität und Innovation in einem Unternehmen konzentrieren, können die negativen Auswirkungen wirtschaftlicher Abwärtsbewegungen kurzfristig abmildern, was sich positiv auf das langfristige Wachstum auswirken wird.

Doch was können Unternehmen heute tun, um sich auf die Zukunft vorzubereiten? Die Wahl der richtigen Produktivitätswerkzeuge, die für das gesamte Unternehmen von Nutzen sind, wird sich als entscheidend erweisen, wenn es darum geht, aus Investitionen einen Nutzen zu ziehen. In diesem Sinne ist Low-Code-Tech die Lösung, die sowohl nicht-technische als auch technische Mitarbeiter befähigt, Innovationen voranzutreiben.

Warum Low-Code-Tech die Zukunft ist

Der deutsche Markt ist derzeit mit einem akuten Mangel an technischen Fachkräften konfrontiert. Hier kommt Low-Code-Tech ins Spiel. Mit Low-Code-Tools können Unternehmen ihre Initiativen zur digitalen Transformation vorantreiben. Eine Studie über Unternehmen, die Low-Code-Entwicklung einsetzten, ergab, dass dies die digitale Innovation um 66 Prozent steigert, die Reaktionsfähigkeit erhöht und den Bedarf an technischen Vollzeitmitarbeitern reduziert.

„Low-Code-Lösungen erfüllen im Gegensatz zu No-Code-Lösungen sowohl die Bedürfnisse nicht-technischer Mitarbeiter als auch die der IT-Abteilungen. Mitarbeiter, egal aus welcher Abteilung, sind in der Lage, ihre eigenen Lösungen zu erstellen, z. B. manuelle Aufgaben mit minimaler Komplexität zu automatisieren, ohne sich mit IT-Teams herumschlagen zu müssen. Mit einer Low-Code-Plattform können fortgeschrittene Benutzer über die integrierten Funktionen von Standardplattformen hinausgehen und komplexere, personalisierte Lösungen erstellen, die bei Bedarf im gesamten Unternehmen eingesetzt werden können. Sie bietet daher die Möglichkeit einer verstärkten Anpassung, wo dies erforderlich ist,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Produktivität mit Low-Code-Technologien

Es zeigt sich deutlich, dass mehr und mehr Unternehmen sowohl No-Code- als auch Low-Code-Lösungen einsetzen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Dieser Trend wird sich weiter verstärken, da es nicht-technische Prozessverantwortliche in die Lage versetzt, ihre eigenen Prozesse zu automatisieren, ohne sich auf die IT-Abteilungen verlassen zu müssen. Gartner prognostiziert, dass bis 2025 70 Prozent der von Unternehmen entwickelten, neuen Anwendungen Low-Code- oder No-Code-Technologien sein werden.

Mit Low-Code-Tools können Unternehmen Lösungen entwickeln, die die Produktivität und innovative Initiativen auf Unternehmensebene vorantreiben. Durch die Veränderung der Interaktion zwischen Entwicklern und Benutzern verkürzen Low-Code-Tools die Entwicklungszeit einer Lösung. Geschäftsanwender werden zu den treibenden Kräften bei der Entwicklung neuer Lösungen, die sich bei Herausforderungen in der technischen Umsetzung an die Entwickler wenden. die Produktivität wird gesteigert und die Markteinführungszeit minimiert, was die Akzeptanz von Initiativen verbessert, die die Digitalisierung vorantreiben.

Die nächsten Schritte in Richtung Zukunft mit Low-Code-Technologie

„Low-Code-Tech ermöglicht es Unternehmen die Automatisierung zu nutzen, um das Endergebnis zu verbessern und externe Werte zu schaffen. Das bedeutet, dass die Anwendung von Low-Code darauf abzielt, komplexe geschäftliche Herausforderungen zu lösen, die nicht auf den Anwendungsfall der persönlichen Produktivität beschränkt sind. Compliance und Kundenservice sind zwei dieser Bereiche, die von Low-Code-Automatisierungslösungen profitieren,“ so Cosima von Kries weiter.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Automatisierung des Compliance-Prozesses und die Entwicklung von Lösungen, die speziell auf das regulatorische Umfeld zugeschnitten sind. Manuelle Prozesse, die für menschliche Fehler anfällig sind, können durch Low-Code automatisiert werden, um das Compliance-Risiko zu verringern und letztendlich den Gewinn eines Unternehmens zu steigern.

Eine weitere Möglichkeit, wie Low-Code-Technologie externen Wert schafft, sind die Vorteile für eine verbesserte Kundenerfahrung. Low-Code-Plattformen erleichtern Entwickler, Prozesse auf organisatorischer Ebene zu digitalisieren und zu automatisieren, um die Interaktionen zu verbessern und das Kundenerlebnis zu steigern. Low-Code-Tools versetzen Unternehmen in die Lage, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern und ermöglichen Benutzern die Digitalisierung voranzutreiben.

Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www.gartner.com/en/articles/9-winning-actions-to-take-as-recession-threatens
-https://www.alphasoftware.com/blog/survey-details-how-low-code-software-can-solve-many-of-its-biggest-woes
-https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2021-11-10-gartner-says-cloud-will-be-the-centerpiece-of-new-digital-experiences

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Zu den Herausforderungen, die mit einem hybriden Arbeitsmodell verbunden sind, gehören das Management der Organisationskultur, die Förderung des Mitarbeiterengagements und die Steigerung der Produktivität.

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Für Unternehmen ist es entscheidend, sich auf die Optimierung ihrer hybriden Arbeitsmodelle zu konzentrieren. So können sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter extern genauso produktiv und engagiert arbeiten können, wie innerhalb des Unternehmens.

Die Herausforderung

Hybridarbeit spielt eine wichtige Rolle für das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Bindung von Talenten. Laut Gartner geben 55 Prozent der befragten Mitarbeiter an, dass die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, einen Einfluss darauf hat, ob sie in einem Unternehmen bleiben oder nicht. Es überrascht daher nicht, dass Führungskräfte in neue Tools und Initiativen investieren müssen, um eine hybride Belegschaft besser zu unterstützen, da sie sonst Gefahr laufen, geschäftskritische Talente zu verlieren.

Wenn sich Unternehmen auf manuelle Prozesse verlassen, kann eine hybride Arbeitsumgebung die Transparenz des Prozessmanagements einschränken und die Zusammenarbeit zwischen den Teams behindern. Die Arbeit in Silos führt zu ineffizienten Prozessen, da Teams bestimmte Aufgaben doppelt erledigen oder andere Verfahren nicht zu Ende führen. Die Future CFO-Studie ergab, dass 91 Prozent der CFOs in ihrem Job manuelle Aufgaben ausführen müssen. Zu ihren größten Frustrationen gehört, dass sie nicht genug Zeit für strategische Aufgaben haben.

Eine effiziente hybride Arbeitsumgebung schaffen

Hybride Arbeitsmodelle gedeihen in digitalen Umgebungen. Unternehmen können digitale Initiativen vorantreiben, indem sie mit einfachem, wie der Digitalisierung von manuellen Prozessen, beginnen. Mit Initiativen zur Prozessautomatisierung wird das Prozessmanagement in einer hybriden Umgebung deutlich effizienter. Prozesse werden automatisiert und Mitarbeiter können Aufgaben, die zuvor persönliche Interaktionen erforderten, schneller erledigen.

„Technologieanbieter wie Nintex bieten inzwischen auch Low-Code-Plattformen für die Prozessautomatisierung an, mit denen sowohl technische als auch nicht-technische Benutzer komplexe Prozesse und Arbeitsabläufe automatisieren können, z. B. in den Bereichen Recht, Kundendienst oder Vertrieb. Wenn die Prozesse klar umrissen und sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert sind, lassen sich die Abläufe leichter verfolgen,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Organisatorische Prozesse transformieren: 3 Schritte Prozessautomatisierungsplattformen einzusetzen, dass sie hybride Arbeitsumgebungen verbessern

1.)Am Anfang beginnen
Als erstes gilt es die Prozesse zu ermitteln, die sich am besten für die Digitalisierung und Automatisierung eignen. Führungskräfte müssen sich mit ihren Mitarbeitern auseinandersetzen, um die Probleme im Unternehmen zu verstehen, und dann neue automatisierte Prozesse entwickeln, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Unternehmen können mit einfacheren Prozessen, wie beispielsweise die Automatisierung von Berichtsübermittlungen, Spesenabrechnungen, Arbeitsplatz-Buchungssystemen oder Fernarbeitsaufträgen starten und dann zu komplexeren Arbeitsabläufen übergehen.

2.)Prozessabbildung
Bei der Prozessabbildung werden die Prozesse in einzelne Phasen unterteilt, um sicherzustellen, dass die Plattform nur die Informationen abruft, die für die einzelnen Schritte erforderlich sind. Dies kann in Unternehmen, denen es an Transparenz in ihren Prozessen mangelt, eine Herausforderung sein, vor allem wenn diese überwiegend manuell sind. Unternehmen sollten eine Plattform zur Prozessautomatisierung bevorzugen, die über integrierte Tools verfügt, die eine schnelle und genaue Prozessabbildung ermöglichen.

3.)Arbeitsabläufe neu erstellen
Sobald die Prozesse abgebildet sind, lassen sich effiziente Workflows für hybride Umgebungen erstellen. Systeme und Daten sind mit der Prozessmanagementplattform verbindbar. So können Mitarbeiter in hybriden Umgebungen schnell auf die benötigten Informationen zugreifen, was das Ausfüllen von Formularen oder die Erstellung von Berichten erleichtert. Komplexe Aufgaben werden vereinfacht und automatisiert, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren.

Da immer mehr Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, gibt es immer weniger Möglichkeiten, Prozesse manuell und persönlich zu erledigen. Mit der Prozessautomatisierung können Engpässe in der Produktivität und Leistung am Arbeitsplatz behoben werden, um die Anforderungen von Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu erfüllen.

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www.gartner.com/smarterwithgartner/hr-should-watch-out-for-3-challenges-driving-remote-work-fatigue
-https://xledger.com/uk/wp-content/uploads/sites/4/2021/11/future-cfo-report-digital.pdf

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Möglichkeiten der Prozessautomatisierung und wie Unternehmen diese in Personalwesen, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Kundenservice und Finanzwesen sinnvoll nutzen

(Bildquelle: @Nintex)

Prozessautomatisierung ist das Rückgrat vieler Unternehmen in der Post-COVID-Welt. Die Unternehmen brauchten einen effizienten Weg, um ihre gewohnten Prozesse aus der Ferne zu betreiben. Sie haben aus erster Hand erfahren, wie viel Zeit sie mit Automatisierungswerkzeugen einsparen und wie effizient sie arbeiten können.

Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind endlos. Für jeden fehlerhaften Prozess gibt es eine Automatisierungslösung. Wo fangen Unternehmen also an? Und was sind die wichtigsten zu automatisierenden Prozesse?

Heutzutage übernehmen Prozesserkennungs-Tools diese Aufgabe automatisiert. Sie schlagen die besten Aufgaben für die Automatisierung vor. Mit dem richtigen Tool lässt sich die Zeit für die Implementierung der Automatisierung um bis zu 80 Prozent reduzieren und der ROI um bis zu 352 Prozent steigern. Die Automatisierung kann für verschiedene Anwendungen in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen eingesetzt werden, z. B. in der Personalabteilung, im Marketing, im Vertrieb und in anderen Bereichen.

Beispiele für die Prozessautomatisierung in den folgenden Unternehmensbereichen:

Kundenservice: Kommunikation und Kundenfeedback verbessern

Wenn Menschen an eine Unternehmensmarke denken, denken sie wahrscheinlich an ihre letzte Interaktion und Erfahrung mit dem Unternehmen. Kommunikation und Effizienz sind der Schlüssel zu einem guten Kundenerlebnis. Prozessautomatisierung, genauer gesagt automatisierte Arbeitsabläufe, tragen zur Vereinfachung der Kommunikation bei. Prozesse von Mensch zu Mensch, von System zu System laufen dann ohne Verzögerung oder Probleme ab. Durch die Digitalisierung vieler Bereiche und die Verbesserung der Prozesse rund um die Wissensdatenbank stellen Unternehmen sicher, dass die Kundendienstmitarbeiter relevante Probleme schnell erfassen, recherchieren und lösen können.

„Eine weitere wichtige Säule des Kundendienstes ist das Feedback. Mit automatisierten Umfragen können Unternehmen Kundenfeedback schnell erfassen und entsprechend reagieren. Wenn Unternehmen zudem die Arbeitsbelastung ihres Kundendienstteams um fast 50 Prozent reduzieren möchten, empfiehlt es sich Robotic Process Automation (RPA) einzusetzen. Mit RPA lassen sich einfache Probleme und Fragen eines Kunden automatisiert lösen, so dass die Teams ihre Aufmerksamkeit auf übergeordnete Themen richten können,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Personalwesen: Einstellungsprozesse beschleunigen

Die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter dauert oft einige Wochen. Um Talente zu finden, zu interviewen und zu integrieren, müssen viele Prozesse online abgewickelt werden. Hierunter fallen z. B. das Erstellen von Stellenbeschreibungen, das Durcharbeiten der Lebensläufe, das Ansetzen von Interviews usw. Prozessautomatisierung verkürzt den langwierigen Prozess von Wochen auf Tage. Automatisierte Arbeitsabläufe übernehmen dann das Sammeln von Lebensläufen, Nachfass-E-Mails, die Planung von Vorstellungsgesprächen und vieles mehr – bis hin zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen etc.

Marketing: neue Kampagnen zügiger realisieren

Der Start einer neuen Marketingkampagne ist mit zahlreichen Aufgaben und Überschneidungen zwischen den Abteilungen verbunden. Abstimmungsprozesse zwischen den einzelnen Abteilungen und Genehmigungsprozesse müssen eingehalten werden. Fehlkommunikation führt zu Verzögerungen der Kampagne, was wiederum die Budgets in die Höhe treibt. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen für ein klareres Briefing der Teams, eine effektive Aufgabenzuweisung und eine Optimierung des Überprüfungs- und Genehmigungsprozesses. Auf diese Weise können Teams Marketinginitiativen schneller durchführen, Feedback umsetzen, effizient zusammenarbeiten und Termine einhalten, ohne dass es zu Verzögerungen kommt.

Vertrieb: Verträge und Rabattgenehmigungen innerhalb von Sekunden erstellen

Ein effizienter Vertriebszyklus ist entscheidend für den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Erzielung von Provisionen. Mit Prozessautomatisierung sind Vertragsvorlagen in wenigen Minuten erstellt inklusive elektronischen Unterzeichnung. Ebenso können Rabattgenehmigungen mit einem einfachen Workflow automatisiert werden. Hier empfiehlt sich, dass Unternehmen Kontrollmechanismen hinzufügen, die sicherstellen, dass die Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, die den Rabattrichtlinien entsprechen.

Einkauf: Beschaffungs- und Lieferkettenprozesse straffen

Die Beschaffung von Waren und die Aufrechterhaltung von Lieferkettenbeziehungen führt mit Prozessautomatisierung zur Rationalisierung von Prozessen und zur Verbesserung der Kosteneffizienz. Die Automatisierung der Beschaffungsanfragen mit digitalen Workflows und Formularen gibt Teams Raum sich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren. Aufgaben werden schneller durchgeführt und innerhalb von Tagen anstatt Wochen erledigt. Die termingerechte, budgetkonforme und fehlerfreie Lieferung von Aufträgen wird zum Standard.

Finanzwesen: Finanztransaktionen reibungsloser durchführen

Das Eingeben von Daten, das Überprüfen von Kosten und das Korrigieren von Rechnungen kann mittels Prozessautomatisierung übernommen werden. Automatisierte Workflows und Formularerstellung übernehmen die Datenerfassung in Tabellenkalkulationen. Finanzdienstleistungen zu automatisieren, führt in Unternehmen zu genaueren und schnelleren Entscheidungsfindungen sowie genaueren Daten. Um zu filtern, wo es Ineffizienzen in der Finanzabteilung gibt, bietet sich die Prozessabbildung an. So können Unternehmen Probleme bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Rechnungsstellung und vielem mehr aufdecken und im nächsten Schritt beheben, damit Finanztransaktionen im gesamten Unternehmen reibungslos ablaufen.

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www.nintex.com/resources/forrester-nintex-kryon/
-https://www.nintex.com/blog/5-ways-to-use-business-transformation-rpa/

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4 Beispiele wie sich Cybersicherheitsprozesse automatisieren lassen

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Die Cybersicherheit hat sich im letzten Jahrzehnt stark verändert. Vor zehn Jahren waren die Sicherheitsaufgaben der meisten Unternehmen noch überschaubar und konzentrierten sich auf den Schutz von PCs und Servern vor Ort. Heute jedoch hat sich die Angriffsfläche für Cybersicherheit rapide vergrößert. Böswillige Akteure nehmen Drucker, Router und IoT-Hardware ins Visier. Ganz zu schweigen von immer ausgefeilteren Phishing-Angriffen auf Cloud-Umgebungen.

Während das Spektrum der Bedrohungen zugenommen hat, ist die Zahl der Mitarbeiter, die für die Umsetzung von Sicherheitsrichtlinien zur Verfügung stehen, geringer als erforderlich. Aus diesem Grund erkunden viele Unternehmen, wie sich Automatisierung und Cybersicherheit nutzen lassen.

Automatisierung und Cybersicherheit: ein Überblick

Laut dem ThreatQuotient Report: State of Cybersecurity Automation Adoption in 2021 automatisieren 95 % der Unternehmen zumindest einige ihrer Cybersicherheitsprozesse. Dies ist nicht überraschend, da die meisten Antivirenprogramme für Unternehmen über automatisierte Funktionen verfügen. Das sind beispielsweise das regelmäßige Scannen von Webseiten, die Nutzer besuchen, oder die automatische Überprüfung von Downloads. Aber die Automatisierung im Bereich Cybersicherheit kann noch viel weiter gehen.

Bei der Verknüpfung von Automatisierung und Cybersicherheit geht es um den Einsatz digitaler Technologien, die Aufgaben übernehmen können, die traditionell von IT-Fachleuten manuell erledigt werden würden. Ganz gleich, ob es sich um Berichte, Reaktionen auf Vorfälle, das Schließen oder Einfrieren von Konten oder etwas anderes handelt. Die Automatisierung zielt darauf ab, diese geringwertigen, sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben an einen angepassten Arbeitsablauf zu übergeben. So können sich IT-Teams auf größere, komplexere Probleme konzentrieren.

4 Beispiele für Prozessautomatisierung und Cybersicherheit

Laut Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, gibt es so viele Automatisierungsmöglichkeiten wie Aufgaben des Cybersicherheitsmanagements. Die folgenden vier Beispiele zeigen einige der gängigen Anwendungsfälle, bei denen Unternehmen einen automatisierten Workflow nutzen:

1. Reaktion auf Vorfälle auf niedriger Ebene

Die Antiviren-Software des Unternehmens kann täglich Dutzende oder sogar Hunderte von Warnmeldungen über mögliche Vorfälle erzeugen. Das ist zwar hilfreich, aber für die IT-Mitarbeiter ist es zeitaufwändig und oft unnötig, all diese Vorfälle zu überprüfen. Einer Studie von Phantom und ESG Research zufolge werden drei Viertel der Sicherheitsereignisse oder -warnungen ignoriert, weil den IT-Teams die Zeit fehlt, sie zu bearbeiten. Mit der Automatisierung von Cybersecurity-Prozessen können Unternehmen Workflows erstellen (oder sogar Robotic Process Automation, RPA einsetzen), die entscheiden, ob ein Vorfall eine erhebliche Bedrohung darstellt, die sofort angegangen werden muss, oder ob er gefahrlos ignoriert werden kann.

2. Software-Aktualisierungen

Einer der wichtigsten Prozesse im Bereich der Cybersicherheit ist die Aktualisierung der Software auf allen Computern, mobilen Geräten, Netzwerkknoten, Druckern und anderer Hardware des Unternehmens. Mit einem automatisierten System können Unternehmen überprüfen, auf welchen Geräten die neueste Software installiert ist, bei Anbietern nach neuen Updates suchen und diese sogar automatisch installieren.

3. Unterstützung von „Zero-Trust“-Strategien

Viele Unternehmen setzen heute IT-Sicherheitsstrategien ein, bei denen die Nutzer regelmäßig aufgefordert werden, zu beweisen, dass sie die sind, die sie vorgeben zu sein, wenn sie mit den Systemen interagieren. Zero-Trust-Technologien scannen die Umgebung kontinuierlich, um ungewöhnliches Verhalten zu erkennen – sei es, dass jemand versucht, auf Dateien zuzugreifen, für die er keine Berechtigung hat, sich zu ungewöhnlichen Zeiten anzumelden oder eine Verbindung von verdächtigen Standorten aus herzustellen.

Durch den Einsatz von Automatisierung können Unternehmen ihr Zero-Trust-Modell festigen. Versucht ein Mitarbeiter sich nachts um 3 Uhr an einem ungewöhnlichen Standort im System einzuwählen, können automatisierte Cybersicherheitsprozesse dieses Konto sperren, ohne dass ein Mitglied des IT-Teams auf eine Warnung über dieses ungewöhnliche Verhalten reagieren muss.

4. Überwachung und Berichterstattung

IT-Teams haben heute eine hohe Anzahl von Aufgaben zu erledigen. Dazu gehört auch die Erstellung von Berichten über Vorfälle im Bereich der Cybersicherheit und über sogenannte Red Flags. Mit Workflow-Technologie können Unternehmen viele dieser Berichterstattungsprozesse im Bereich Cybersicherheit automatisieren. Die Technologie kann Daten von allen Cybersicherheitssystemen sammeln, Berichte mit den neuesten Informationen füllen und automatisch Berichte wöchentlich, monatlich oder wie oft es benötigt wird, erstellen.

Vorteile der Prozessautomatisierung und Cybersicherheit

In vielerlei Hinsicht sprechen die Vorteile von Automatisierung und Cybersicherheit für sich. Durch die Automatisierung der Cybersicherheitsprozesse können Unternehmen viele Stunden Zeit für ihre IT-Teams einsparen, mühsame und wenig wertvolle Überwachungs- und Berichtsaktivitäten vermeiden, mehr Cybersecurity-Vorfälle frühzeitig erkennen und reagieren sowie die Kosten von Sicherheitsverletzungen reduzieren. Eine IBM-Studie ergab, dass Unternehmen ohne automatisierte Cybersicherheitsprozesse mehr als doppelt so viel für die Behebung von Sicherheitsverletzungen ausgeben wie Unternehmen, die eine Automatisierung der Cybersicherheit nutzen.

Weitere Informationen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen: https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
– https://www.threatq.com/cybersecurity-automation-adoption-report/
– https://www.businesswire.com/news/home/20160315005555/en/Phantom-ESG-Research-Finds-Companies-Ignore-Majority
– https://www.datacenterknowledge.com/security/five-functions-benefit-cybersecurity-automation

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Christian Roth gibt Aufschluss darüber, wie potenzielle neue Mitarbeitende für das Unternehmen begeistert und langjährig gehalten werden können.

Christian Roth informiert wie Fachkräfte gewonnen und gehalten werden.

Der Fachkräftemangel in Deutschland ist allgegenwärtig – ob in der Industrie, Gastronomie oder im Handwerk. Christian Roth erläutert, worauf hinsichtlich dessen heutzutage nicht mehr verzichtet werden kann: „Um potenzielle neue Mitarbeitende für das Unternehmen zu begeistern und langjährig zu halten, sind drei Säulen von essenzieller Bedeutung: Der Mensch, die Prozesse und die Systeme.“ Ein Unternehmen gewinne dann an Stabilität für die Zukunft, wenn diese Säulen aufeinander abgestimmt sind. Hier gelte es einige wesentliche Grundbausteine zu beachten. „Fachkräfte wie auch alle anderen Mitarbeitenden wünsche sich eine faire Bezahlung und wertschätzende Umgangsweise. Dabei fließt natürlich auch das gegenseitige Zuhören, umfassende Mitentscheidungsrechte wie auch fördernde und fordernde Aufgaben mit einer gewissen Sinnhaftigkeit ein“, akzentuiert Christian Roth.

Motivation und auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden hänge in jedem Fall mit dem Stil der entsprechenden Führung zusammen. Im besten Fall führe dieser zu zufriedenen Mitarbeitern, die ihr Wissen und Engagement mit Freude einbringen. „Hierbei gibt es zwei große Baustellen, die für viele Unternehmen extrem herausfordernd sind. Nicht selten führt die Politik im Unternehmen zu destruktiven Konflikten. Zudem herrscht oftmals eine Fehlerkultur, die Scheitern mit Versagen gleichsetzt“, konkretisiert der Coach. Es gehe darum, diese Punkte kritisch zu beleuchten und an ebendiesen zu arbeiten – so profitiere jeder im Unternehmen davon.

Hinsichtlich der unterschiedlichen Generationen und ihrer entsprechenden Umstände, sei es vor allem wichtig, diese zu berücksichtigen. Selbstverwirklichung wie Flexibilität erlangen zunehmend an Bedeutung. Dazu zähle eben auch die Wahl des Arbeitsplatzes, der Zeit und des Arbeitgebers – und das betont auch Christian Roth: „Wer sich als attraktiver Arbeitgeber für Fachkräfte positionieren möchte, sollte die Ansprüche der einzelnen Generationen im Blick behalten.“
Die drei Säulen – der Mensch im Unternehmen, der Prozess und das System – gelte es miteinander in Einklang zu bringen. „Wenn eine Führungskraft es schafft, die einzelnen Säulen zu berücksichtigen und in das Unternehmen einzubauen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass die Mitarbeitenden zukünftig auch bleiben werden. Und es werden stets neue Mitarbeitende dazu stoßen“, unterstreicht der Coach abschließend.

Detaillierte Informationen zu den drei Säulen, die in Unternehmen von heute von großer Bedeutung sind, finden Sie in einem seiner aktuellen Blogs. (https://www.christianroth.coach/logbuch/detail/meine-fachkraefte-sollen-bleiben-aber-wie/)

Christian Roth – Widerstandsfähig.Leistungsstark.Nachhaltig

Führungskräfte und Unternehmen befinden sich aktuell in stürmischen Gewässern und sehen sich vielen Herausforderungen gegenüber. Christian Roth begleitet Führungskräfte als Lotse, Leuchtturm und Guide hin zu nachhaltig erfolgreichen Prozessen, Systemen und Mitarbeitenden – und somit auf dem Weg zur Organisation der Zukunft.

Der erfahrene Coach und Berater weiß, dass widerstandsfähige Unternehmen auch mal in einen Sturm geraten und schwierige Gewässer durchfahren können, weil sie in ihrem System, ihren Prozessen und mit allen beteiligten Menschen jederzeit auf Kurs Richtung Zielhafen sind. Er begleitet Unternehmen darin, ihre Leistungsstärke zu nutzen, an sich zu arbeiten, Veränderungen und Fehler nicht zur bremsenden Kraft werden zu lassen, sondern stets das Ziel vor Augen zu haben und darauf zuzusteuern. Er befähigt darüber hinaus seine Kunden auch nach der Zusammenarbeit nachhaltig, damit diese wissen, was zu tun ist.

Christian Roth unterstützt fokussiert, effektiv und harmonisch Unternehmen und Führungskräfte ihre ganz eigene Version einer Organisation der Zukunft zu entwickeln.

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