Tag Hinweisgeberschutzgesetz

(Bildquelle: iStock-1324665061 Whistle Blower)

Seit dem Jahr 2023 sind Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten gesetzlich verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Die Anwendung dieser Regelung wurde am 03.07.2023 auf Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten ausgeweitet und betrifft ab dem 18.12.2023 nun auch Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten.
Das Ziel dieses Gesetzes ist der verbesserte Schutz von Whistleblowern, also Personen, die auf Missstände in Unternehmen hinweisen. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sind Unternehmen nun aufgefordert, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, sofern sie noch kein internes Hinweisgebersystem implementiert haben.
Eine der zentralen Anforderungen des Gesetzes ist die Einrichtung einer Meldestelle. Unternehmen müssen Whistleblowern die Möglichkeit geben, ihre Hinweise mündlich (z.B. über eine Hotline), schriftlich (über ein digitales Meldesystem) oder persönlich (über eine Ombudsperson) abzugeben. In Konzernstrukturen besteht zudem die Option, eine zentrale Meldestelle einzurichten. Der Erhalt einer Meldung muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, und die Meldestelle muss innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren, darunter interne Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung an zuständige Behörden.
Ein zentrales Element des Gesetzes ist das Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG, wonach die Identität der Hinweisgeber sowie der in der Meldung genannten Personen vertraulich bleiben muss. Zudem hat der Gesetzgeber eine Beweislastumkehr eingeführt, um Whistleblower vor Repressalien zu schützen. Bei Benachteiligungen wird vermutet, dass diese im Zusammenhang mit der Meldung stehen, was zu Schadensersatzansprüchen führen kann.
Unternehmen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Bußgelder von bis zu 50.000€. Die möglichen Verstöße, die gemeldet werden können, reichen von Strafvorschriften nach deutschem Recht über Ordnungswidrigkeiten bis hin zu Verstößen gegen bundes- und landesrechtliche Vorschriften zur Umsetzung europäischer Regelungen.
Die DDA Digital Data Advice GmbH aus Düsseldorf bietet Unternehmen Unterstützung bei der Einrichtung und dem Betrieb von Meldesystemen. Die Software umfasst verschiedene Funktionen, darunter ein Berechtigungssystem mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Möglichkeit zur anonymen Meldung, automatische Empfangsbestätigungen und Erinnerungen an gesetzliche Rückmeldefristen.
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und ihre Mitarbeiter aktiv über die Möglichkeiten des Hinweisgeberschutzes zu informieren. DDA bietet hierbei eine umfassende Lösung, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und gleichzeitig einen effizienten und vertraulichen Umgang mit Hinweisen zu gewährleisten.
Für weitere Informationen und Beratung können sich interessierte Unternehmen an die DDA Digital Data Advice GmbH in Düsseldorf wenden.

Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:

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Anhörung zum aufgesplitteten Gesetzentwurf

Am Montag, 27.03.2023, haben Sachverständige im Bundestag erneut über das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beraten. Am 10. Februar 2023 war das Hinweisgeberschutzgesetz an der Zustimmung des Bundesrats gescheitert. Nun wurde das Gesetz in zwei Gesetzentwürfe aufgeteilt – und es wurde viel diskutiert.

Koalition splittet das Gesetz auf

Das Hinweisgeberschutzgesetz sollte eigentlich demnächst in Kraft treten, doch die Gesetzgebung dreht sich im Kreis. Schon wieder haben Sachverständige sich zum Hinweisgeberschutzgesetz beraten. Eigentlich hätte nach der Ablehnung des Bundesrats der Vermittlungsausschuss tätig werden sollen, aber die Koalition hat sich für einen anderen Weg entschieden: Sie entfernte für eine neue Version Teile aus dem ursprünglichen Gesetzentwurf, die der Zustimmung des Bundesrats bedürfen. Dabei geht es vor allem um Beamten. Somit gibt es nun zwei Gesetzentwürfe: Einen, dem der Bundesrat zustimmen muss, und einen nicht zustimmungspflichtigen Entwurf.

Lob, Kritik und Zweifel

Eine solche Aufsplittung eines Gesetzes sei neu in der deutschen Gesetzgebung, so der Rechtswissenschaftler Prof. Dr. Gregor Thüsing in der Anhörung vom Montag. Er wies auf das Risiko hin, das hinter dieser neuen Vorgehensweise steckt. Auch der Rechtswissenschaftler Prof. Dr. Winfried Kluth sieht die Aufsplittung kritisch. Kosmas Zittel vom Whistleblower-Netzwerk ist von keinem der beiden Gesetzentwürfe überzeugt: Er verglich die Aufsplittung des Gesetzes mit der Wahl zwischen Pest und Cholera. Er kritisierte ein Zwei-Klassen-Recht bei Bundes- und Landesbeamten, wenn nur eines der Gesetze durchkomme.

Nach Ansicht von Jana Wömpner vom Deutschen Gewerkschaftsbund sind die im Gesetzentwurf festgelegten Schutzmaßnahmen für Whistleblower weiter auszubauen. Sie kritisierte, dass die Repressalien im Gegensatz zur Whistleblower-Richtlinie der EU nicht weiter spezifiziert sind. Für sie ist die Beweislastumkehr als Schutz für Whistleblower nicht ausreichend. Der Schadenersatzanspruch sei weiter auszugestalten, etwa im Hinblick auf die Versagung einer Beförderung. Zudem sollten auch Meldungen an andere Behörden schutzauslösend sein.
Dr. Maximilian Degenhart, der Unternehmen und Kommunen im Bereich Compliance berät, könne aus seiner Praxiserfahrung berichten, dass Hinweisgeber fast immer ihren Arbeitsplatz verbessern wollen. Er begrüßt daher den Gesetzentwurf.
Rechtsanwalt Dr. Christoph Klahold plädierte für Meldestellen auf Konzernebene, da gerade in kleineren Unternehmen Führungskräfte viel mehr daran interessiert seien, wer die Meldung gemacht hat, als an der Klärung des Sachverhalts.

Rechtswissenschaftler Dr. Simon Gerdemann forderte die Anpassung des Gesetzentwurfs hinsichtlich legaler, aber gesellschaftlich bedenklicher Vorgänge. Rechtsanwalt David Werdemann von der Gesellschaft für Freiheitsrechte begrüßte die Möglichkeit, durch die beamtenrechtliche Relevanz etwa gegen rechtsextreme Äußerungen vorgehen zu können.

Louisa Schloussen von Transparency International begrüßte eine verpflichtende anonyme Meldemöglichkeit und betonte, dass die Kosten für die Umsetzung überschaubar seien. Hildegard Reppelmund von der IHK stelle dagegen das Kosten-Nutzen-Verhältnis interner Meldekanäle infrage. Sie betonte die hohen Kosten für kleinere Unternehmen, da die Pflicht zur Kommunikationsmöglichkeit nur mit einem digitalen Hinweisgebersystem (https://www.immerce-consulting.de/hinweisgebersystem/) oder einer Ombudsperson möglich sei, und plädierte dafür, die Einrichtung eines internen Kommunikationskanals erst ab 250 Mitarbeitern zur Pflicht zur machen.

Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes verzögert sich also weiterhin. Trotz aller Unklarheit: Das Hinweisgeberschutzgesetz wird kommen. Das Hin und Her auf rechtlicher und politischer Ebene gibt den betroffenen Unternehmen immerhin die Möglichkeit, sich auf das Hinweisgeberschutzgesetz ausreichend vorzubereiten.

Ihr Unternehmen hat mehr als 50 Mitarbeiter und Sie sind zum Hinweisgeberschutz verpflichtet. Lassen Sie sich zur Rechtslage nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beraten. Mit der Implementierung eines Hinweisgebersystem geben Sie Hinweisgebenden anonym die Möglichkeit Compliance-Verstöße zu melden und Ihr Unternehmen profitiert durch eine von Offenheit und Ehrlichkeit geprägten Unternehmenskultur.
Müssen Sie die Datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Ihrem Unternehmen einhalten und benötigen Hilfe bei der Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Frank Müns hilft Ihnen als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter durch persönliche Beratung und einer gesetzeskonformen Datenschutzorganisation. Neben seiner langjährigen Erfahrung in der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sorgt Frank Müns als Geschäftsführer der Immerce Consulting GmbH für Diskretion, Professionalität und Sorgfalt. Ebenso profitieren Sie durch seine Expertise im Bereich IT Sicherheit nach ISO 27001 sowie BSI Grundschutz. Durch ständige Fortbildungen und Zertifizierungen ist Frank Müns immer up-to-date was Ihre Beratung betrifft.

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Firmen können Dritte mit interner Meldestelle für Hinweisgeber beauftragen und Führungskräfte zum Thema Whistleblowing sensibilisieren

(Bildquelle: iStock.com/wildpixel)

Wird in einem Unternehmen gegen geltendes Gesetz verstoßen oder werden ethische Grundsätze missachtet, sind es häufig die Mitarbeitenden, die entsprechende Missstände melden. Mit der Weitergabe der betriebsinternen Informationen werden die Beschäftigten zu sogenannten Whistleblowern. Doch bis heute sind die Hinweisgebenden nur unzulänglich geschützt und möglichen Repressalien ausgesetzt. Das soll sich jetzt ändern.

Die Bundesregierung hat deshalb in diesem Sommer das Hinweisgeberschutzgesetz auf den Weg gebracht. Das Gesetz soll Unternehmen dazu verpflichten eine interne Meldestelle für Hinweisgeber (https://intelli-revolution.de/hinweisgeber-meldestelle) einzurichten, an die sich Whistleblower über vertrauliche Kanäle wenden können.

Arbeitgeber ab 50 Mitarbeitenden betroffen

Von den Regelungen direkt betroffen sind alle Unternehmen, die in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben. Es ist mit einer zügigen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetztes ab Herbst 2022 zu rechnen. Das Gesetz soll nach dem Regierungsentwurf dann drei Monate nach seiner Verkündung in Kraft treten. Spätestens im Frühjahr 2023 dürfte das Hinweisgeberschutzgesetz damit für Unternehmen ab einer Anzahl von 250 Mitarbeitenden Wirkung entfalten.

Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht das Hinweisgeberschutzgesetz eine verlängerte Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023 vor.

Auch bei Arbeitgebern mit weniger als 50 Mitarbeiter:innen ist die freiwillige Einrichtung einer internen Meldestelle empfehlenswert, da hierdurch das Risiko einer externen Meldung minimiert wird.

Unternehmen sollten sich auf das Hinweisgeberschutzgesetz vorbereiten

Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz (https://intelli-revolution.de/antworten-auf-fragen-zum-hinweisgeberschutzgesetz-hinschg) noch nicht in Kraft getreten ist, sollten sich Unternehmen und ihre Mitarbeitenden gezielt darauf vorbereiten, indem sie

-mindestens ihre Führungskräfte und Personalabteilung für das Thema Whistleblowing sensibilisieren;
-im Vorwege klären, ob sie für die interne Meldestelle für Hinweisgeber selbst zuständig sein oder einen Dienstleister beauftragen möchten;
-sich Gedanken darüber machen, wie sie Whistleblower dazu motivieren, ihre interne Meldestelle zu nutzen und sich nicht sofort an die Öffentlichkeit wenden;
-prüfen, sofern bereits eine interne Meldestelle für Hinweisgeber eingerichtet wurde, ob diese den geplanten Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht.

Dritte mit interner Meldestelle beauftragen

Als interne Meldestelle für Hinweisgeber dürfen auch Dritte beauftragt werden, an die sich die Beschäftigten wenden können. Bei Konzernen genügt eine Hinweisgeber Meldestelle für den gesamten Konzern. Neben der Einrichtung der Meldestelle sieht das geplante Gesetz auch die Ermöglichung eines persönlichen Treffens des Whistleblowers mit einer Ombudsperson vor. So wird die Anonymität des Hinweisgebers auch in Präsenz sichergestellt.

Das Hamburger StartUp Intelli Revolution bietet Unternehmen eine intelligente Hinweisgeber Meldestelle, die alle Anforderungen erfüllt und alle Bedürfnisse der im Prozess Betroffenen berücksichtigt. Damit unterscheidet sich das Angebot des Familienunternehmens zu anderen Anbietern. Während die Mehrheit lediglich ein System zur Übermittlung von Hinweisen der Whistleblower zur Verfügung stellt, stellen die Hamburger auch eine inhaltliche Filterung und Plausibilitätsprüfung durch eine Ombudsperson sicher.

„Wir schaffen mit unserer digitalen Hinweisgeber Meldestelle einen vertrauensvollen Kommunikationskanal für Hinweisgebende und ermöglichen eine fachgerechte und fristgemäße Bearbeitung der eingehenden Hinweise. So wird jede eingehende Meldung rund um die Uhr und das Jahr von Jurist:innen gesichtet, ausgewertet und den Entscheidern Handlungsempfehlungen unterbreitet. Unser Hinweisgebersystem ist für jede Unternehmensgröße geeignet und kann in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.“, erklärt Jessica Stehn-Bäcker, CEO bei Intelli Revolution.

Die Intelli Revolution GmbH wurde 2020 in Hamburg als Plattform für Dokumentenautomation gegründet. Seither haben wir uns zu einem ganzheitlichen Compliance-Dienstleister weiterentwickelt, der Unternehmen in aller Welt dazu befähigt, Compliance wirtschaftlich und sicher umzusetzen. Im Fokus steht der Bereich Datenschutz, der stetiges Wachstum erfährt und seit 2022 unter der Marke BEREDI Datenschutz geführt wird. Zudem bieten wir eine interne Hinweisgeber-Meldestelle, die alle Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt, die Identität des Whistleblowers schützt und so Reputationsschäden verhindert. Ergänzend hierzu versetzen wir Unternehmen dazu in die Lage, Innovationen anzustoßen und die mit ihr verbundenen Projekte erfolgreich umzusetzen.

Kontakt
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Jessica Stehn-Bäcker
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20457 Hamburg
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Hinweisgebersystem Anbieter: günstig und gesetzeskonform

Die praxiserprobte Whistleblowing-Software D4Whistler ist seit August 2022 auch in Deutschland erhältlich

Abdruck honorarfrei bei Nennung des Copyrights: „D4 ApS – www.d4whistler.de“

Hillerød/Hamburg, August 2022

Die dänische Firma D4 ApS hat die seit mehreren Jahren praxiserprobte Whistleblowing-Software D4Whistler jetzt auch in Deutschland auf den Markt gebracht. Die Software zum Schutz von Hinweisgebern unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie und des zukünftigen deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Spätestens seit dem Wirecard-Skandal und den Panama Papers ist die Kultur des Whistleblowings auch in Deutschland angekommen.
Im November 2019 wurde der Schutz der Whistleblower mit der EU-Whistleblower-Richtlinie EU-weit einheitlich geregelt. Die Richtlinie gilt nach Ablauf der Umsetzungsfrist für alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz, sie gilt ebenfalls für öffentliche Einrichtungen sowie größere Gemeinden.
Praktisch lassen sich die gesetzlichen Vorgaben nur mithilfe einer geeigneten Software erfüllen, die in einen umfassenden Complianceprozess eingebunden ist.
Mit D4Whistler steht eine effiziente und kostengünstige Software zur Verfügung, die sich als SaaS-Lösung mit einem minimalen Zeitaufwand in Betrieb nehmen lässt.

D4Whistler
Die Software D4Whistler ist eine webbasierte Lösung, mit der Unternehmen sehr schnell und günstig ein rechtskonformes Hinweisgeberschutzsystem aufbauen können. Über ein individuelles Meldeportal können Mitarbeiter oder Geschäftspartner einfach auf Missstände in den jeweiligen Unternehmen aufmerksam machen.
D4Whistler ermöglicht volle Anonymität und schafft damit die Voraussetzungen für eine vertrauenswürdige Kommunikation mit dem Hinweisgeber und eine jederzeit vertrauliche Bearbeitung von Anfragen im Unternehmen. Mit D4Whistler kann auch die Einhaltung der DSGVO im Whistleblowing-Prozess gewährleistet werden.

D4 ApS
D4 ApS ist ein dänisches Softwareunternehmen, das seit mehr als 20 Jahren erfolgreich digitale Werkzeuge zum Wissensmanagement, zur Dokumentation und Optimierung von Prozessen entwickelt. Von seinem Hauptsitz in Hillerød betreut D4 ApS einen wachsenden Kundenkreis nationaler und internationaler Unternehmen. Das Spektrum der angebotenen Lösungen ist das Ergebnis einer jahrelangen intensiven Produktentwicklung unter Einbeziehung von verschiedenen Normanforderungen und Kundenwünschen. D4 ApS ist gemäß ISO/IEC 27001 und ISO 9001 zertifiziert.

Weitere Informationen unter https://www.d4whistler.de

D4 ApS ist ein dänisches Softwareunternehmen, das seit mehr als 20 Jahren erfolgreich digitale Werkzeuge zum Wissensmanagement, zur Dokumentation und Optimierung von Prozessen entwickelt. Von seinem Hauptsitz in Hillerød betreut D4 ApS einen wachsenden Kundenkreis nationaler und internationaler Unternehmen. Das Spektrum der angebotenen Lösungen ist das Ergebnis einer jahrelangen intensiven Produktentwicklung unter Einbeziehung von verschiedenen Normanforderungen und Kundenwünschen. D4 ApS ist gemäß ISO/IEC 27001 und ISO 9001 zertifiziert.

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Mit dem Gesetzgebungsverfahren des Bundesjustizministeriums vom 13. April 2022 sind Unternehmen verpflichtet, Hinweisgebern einen besseren Schutz in Form einer Hinweisgeber Meldestelle zur Verfügung zu stellen. Arbeitgeber, die mehr als 250 Mitarbeiter haben, müssen diese Verpflichtung nach Inkrafttreten des Gesetzes eingehen. Unternehmer, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen, haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit. Viele Unternehmer können nun davon profitieren, dass ein internes Hinweisgebersystem auch durch Dritte organisiert und beauftragt werden kann. Größere Konzerne dürfen sogar eine Hinweisgeber Meldestelle für das gesamte Haus in Anspruch nehmen. Intelli Revolution (https://intelli-revolution.de/hinweisgeber-meldestelle) bietet genau dafür die entsprechende Infrastruktur und richtet die Hinweisgeber Meldestelle, die den entsprechenden Anforderungen genügt, dafür ein.

Hinweisgeberschutzgesetz als Grundlage für Hinweisgeber Meldestelle

Das Einrichten einer Hinweisgebermeldestelle hat den Sinn, den Schutz der Identität des Whistleblowers zu ermöglichen. Wenn etwas in einem Unternehmen schiefläuft und der Hinweisgeber dies öffentlich macht, so hat der Identitätsschutz die Aufgabe, mögliche Konsequenzen wie Strafaktionen, Kündigungen oder andere Behinderungen in diesem Bereich zu vermeiden. Das wird erreicht, indem die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt bleibt. Gleichzeitig erhalten Unternehmen auch eine Stärkung ihrer Rechte, da auf diese Weise der Verstoß gegen des Hinweisgeberschutzgesetz vermieden wird. Denn in der Regel fallen Bußgelder an, wenn Personen daran gehindert werden, als Whistleblower auf Missstände hinzuweisen.

Ein Unternehmen, dass keine interne Meldestelle zur Verfügung stellt, kann mit Geldbußen von bis zu 20.000 Euro belangt werden. Ein höheres Bußgeld von bis zu 100.000 Euro fällt an, wenn bei einer Meldung Repressalien angewandt werden sowie durch Vorsatz oder Fahrlässigkeit das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird. Der Schutz eines Whistleblowers ist gesetzlich geregelt und muss durch die firmeninterne Struktur gewährleistet bleiben. Genau hier ist es sinnvoll, Dienstleister wie Intelli Revolution (https://intelli-revolution.de/hinweisgeber-meldestelle) mit dieser Aufgabe zu beauftragen, um sich an geltendes Recht zu halten und gleichzeitig nichts dem Zufall zu überlassen. Mit hohen Sicherheitsstandards und der Gewährleistung der gesetzlichen Regelungen lässt sich eine Hinweisgeber Meldestelle auch digital sehr einfach managen.

Praktische Organisation und sicheres Hosting nach Whistleblower Richtlinie

Unternehmen, die noch keine interne Hinweisgeber Meldestelle eingerichtet haben oder diese Aufgabe extern betreuen lassen, können mit Intelli Revolution nun eine sehr moderne Meldestelle erhalten. Diese ist durch ein intelligentes Konzept an alle modernen Anforderungen angepasst. Durch den Fokus auf die Bedürfnisse der betroffenen Hinweisgeber erfüllt sie intern alle Richtlinien, die für eine Hinweisgeber Meldestelle entscheidend sind. Verschiedene Fälle werden durch den Ombudsmann von Intelli Revolution (https://intelli-revolution.de/hinweisgeber-meldestelle) begutachtet und betreut. Die wesentlichen Informationen und Daten werden anonym über das integrierte Dashboard digital bereitgestellt und können gelesen, bearbeitet sowie geschlossen werden. Das Management ist durch eine einfache Übersicht intern gut möglich und wird durch die kompetente Unterstützung von Rechtsanwält:innen, IT-Expert:innen und Steuerberater:innen koordiniert und vermittelt durch Intelli Revolution unterstützt.

Unternehmen haben den Vorteil, dass mit der Beauftragung eines Dienstleisters mögliche Reputationsschäden vermieden werden. Auf diese Weise wird der Verstoß von firmeninternen Richtlinien rechtlich korrekt erfasst und kann gleichzeitig das Vertrauen in ein bestimmtes Unternehmen steigern. Auch teure Bußgeldverfahren werden so verhindert. Möglich macht es die Anonymität, die gleichzeitig einen vertrauensvollen Kommunikationskanal für Whistleblower garantiert. Die eingehenden Hinweise werden fachgerecht bearbeitet und rund um die Uhr von qualifizierten Jurist:innen gesichtet. Auch die Auswertung und das Aussprechen von Handlungsempfehlungen erleichtern das weitere Vorgehen.

Darüber hinaus lässt sich das Hinweisgebersystem je nach Größe des Unternehmens in die bestehende IT-Infrastruktur eingliedern. Hohe Sicherheitsstandards sowie Verschlüsselung, Metadaten-Entfernung und eine isolierte Datenhaltung sorgen dafür, dass das Management in diesem Bereich auch in unterschiedlichen Fristen und mehrsprachig möglich ist. Jeder Fall wird durch einzelne Bearbeitungsschritte nachvollziehbar, um intelligente Handlungsschritte einzuleiten. Unternehmer haben die Wahl aus drei verschiedenen Paketen und können in dem jeweiligen Umfang eine professionelle Unterstützung erhalten.

Mehr Informationen zur Hinweisgeber Meldestelle von Intelli Revolution hier (https://intelli-revolution.de/hinweisgeber-meldestelle).

Die Intelli Revolution GmbH wurde 2020 in Hamburg gegründet. Die Idee Dokumente zu automatisieren und so den Erstellprozess auf wenige Minuten zu reduzieren, kam uns im täglichen Umgang mit rechtlichen Dokumenten.

Frei nach unserem Motto „smart documents for your business“ haben wir es uns sodann mit der digitalen Plattform audado.eu zum Ziel gesetzt, den Zugang zu professionellen und automatisierten Dokumenten einem breiten Publikum zu erschwinglichen Preisen zu ermöglichen.

2022 konnten wir zudem die Integration des Geschäftsbereichs Datenschutz in die Intelli Revolution abschließen, der unter der Marke BEREDI Datenschutz geführt wird.

Zugleich haben wir das Geschäftsfeld Hinweisgeber / Whistleblowing ins Leben gerufen. Wir bieten Unternehmen seither eine intelligente Hinweisgeber-Meldestelle, die alle Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt und alle Bedürfnisse der im Prozess Betroffenen berücksichtigt.

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Umfassende Pflichten für Unternehmen, Behörden und Organisationen

(Bildquelle: @ pixabay)

Die Uhr tickt für Unternehmen, Behörden und Organisationen: Das neue (HinSchG) muss gemäß EU-Whistleblower-Richtlinie bis 17.12.2021 verabschiedet werden. Eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen. „Wer sich rechtssicher aufstellen möchte, sollte mit der Umsetzung beginnen“, rät Regina Mühlich, Geschäftsführerin der Managementberatung AdOrga Solutions GmbH (https://www.adorgasolutions.de/).

Vier zentrale Bereiche des HinSchG-E
Verstöße aufdecken, Prävention, Rechtsdurchsetzung verbessern lauten die Eckpfeiler der sogenanten Whistleblower-Richtlinie der EU. Die bundesweite Umsetzung soll das HinSchG regeln. Es soll für Unternehmen und Behörden gleichermaßen gelten und stellt somit die gleichen Anforderungen an nicht-öffentliche wie auch öffentliche Stellen. Die vier wesentlichen Bereiche des HinSchG sollen laut Entwurf (HinSchG-E) umfassen: persönlicher Anwendungsbereich (§ 1), sachlicher Anwendungsbereich (§ 2), interne und externe Meldekanäle (§§ 7 – 30) sowie der Schutz des Hinweisgebers (§§ 32 – 38).

Ein Hinweisgebersystem einrichten
Um effektive, vertrauliche und sichere Meldekanäle für Hinweisgeber zu gewährleisten, sieht der HinSchG-E mehrere Möglichkeiten und Vorgehensweisen vor. Grundlegend zum Tragen kommen laut Regina Mühlich:
– Eine interne Meldestelle beim Beschäftigungsgeber oder der Dienststelle. Dort kann eine beschäftigte Person oder eine interne Organisationseinheit mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden.
– Eine gemeinsame Stelle, die mehrere Beschäftigunsgeber betreiben. Dies gilt für Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten.
– Die Beauftragung eines Dritten, welcher eine gemeinsame interne Stelle betreibt.
Es bleibt den öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen überlassen, wie sie die Meldestellen organisieren. Meldekanäle sind telefonisch, physisch, per E-Mail und Post einzurichten. Ein zusätzlich elektronisch gestütztes System ist möglich, gesetzlich aber nicht vorgesehen. Eine konkrete Organisation ist ab einer Zahl von mehr als 50 Beschäftigten jedoch zwingend erforderlich. Eine Kopfzählerei und -schieberei ist hierbei nicht zielführend: Das Fehlen von Organisationsform und Strukturen potenziert vielmehr das Risiko für die Organisation.

Den Hinweisgeber schützen
Regina Mühlich warnt: „Die Organisation hat Maßnahmen zu treffen, welche die hinweisgebende Person insbesondere vor Repressalien und Benachteiligungen oder Offenlegung des Sachverhalts schützen.“ Das hat seinen Grund: Der „Nichtschutz“ kann zu Schadensersatzpflichten des Verursachers (z. B. unbefugte Offenlegung) gegenüber dem Hinweisgeber führen. Der Hinweisgeber soll außerdem für die Meldung oder Offenlegung der Informationen oder für daraus evtl. entstehende Schäden auf Seiten des Betroffenen nicht verantwortlich gemacht werden können. Ein starkes Instrument in der praktischen Anwendung ist die geltende Beweisumkehr, welches die Beweislast im Falle einer Kündigung auf Arbeitgeber oder Dienstherren umlegt.

Hinweisgeberschutz vs. Geschäftsgeheimnisgesetz
Unterliegt der Hinweisgeber „nur“ (arbeits-)vertraglichen Geheimhaltungspflichten, darf dieser mit der Meldung – wenn nötig – auch Geschäftsgeheimnisse offenbaren. Das gilt immer dann, wenn der Hinweisgeber hinreichend Grund zu der Annahme hat, dass die Weitergabe bzw. Offenlegung erforderlich ist, um einen Verstoß aufzudecken.

Datenschutzrecht einhalten, Datenschutzbeauftragten einbinden
„Die datenschutzrechtlichen Vorgaben bleiben von der Whistleblower-Gesetzgebung unberührt“, so die Expertin für Datenschutz, Sachverständige für EDV und Datenschutz sowie Datenschutz-Auditorin und Compliance Officer. Das heißt, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und andere spezialgesetzliche Normen sind auch hier im Umgang mit den personenbezogenen Daten einzuhalten. Regina Mühlich empfiehlt deshalb: „Unter anderem in Hinblick auf die Dokumentation im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 Abs. 1 DSGVO) oder die analog geltende Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) sollte der Datenschutzbeauftragte frühzeitig eingebunden werden. Er kann die Planung zur Umsetzung des HinSchG und die Bewertung der datenschutzrelevanten Anforderungen mit der nötigen Fachexpertise begleiten.“ Auch für die Funktion als Ombudsmann im Sinne der Meldekanäle bietet sich der Datenschutzbeauftragte (vor allem der externe) an: Als Vertrauensperson innerhalb der Organisation ist er weisungsfrei, vertritt per se die Rechte der betroffenen Person und ist in seiner Funktion zu Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.

Umsetzung sofort starten – Bußgelder bis 100.000 Euro drohen
Das kommende HinSchG setzt die Regelungen der EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um. Zuwiderhandlung gegen Verpflichtungen aus dem HinSchG stellen eine Ordnungswidrigkeit dar – es drohen Bußgelder von bis zu 100.000 Euro. Für Unternehmen gilt: Eine Umsetzungsfrist ist nicht geplant. Die Implementierung sollte, wie bei der Einführung eines jeden anderen Managementsystems (z. B. Datenschutz oder Qualitätsmanagement), zielgerichtet und strukturiert angegangen werden. Der deutsche Gesetzgeber hat für die nationale Umsetzung eine Frist bis zum 17. Dezemer 2021. Für Organisationen wird es keine Übersetzungsfrist geben. Im Hinblick darauf sollte mit der Umsetzung am besten sofort begonnen werden.

Regina Mühlich ist Geschäftsführerin der Managementberatung AdOrga Solutions GmbH. Sie ist Expertin für Datenschutz, Sachverständige für EDV und Datenschutz sowie Datenschutz-Auditorin und Compliance Officer. Als Datenschutzbeauftragte und Compliance Officer berät und unterstützt sie nationale und internationale Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen. Im Datenschutz ist sie seit über 20 Jahren tätig. Sie ist gefragte Referentin für Seminare und Vorträge sowie Mitglied des Vorstandes des Berufsverbands der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD) e. V.

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– Blitz-Umfrage unter Unternehmen in DACH zeigt: Über 70 % der Befragten kennen die Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz an Unternehmen und Behörden nicht

– Für 93 % der Befragten besteht in den nächsten Wochen akuter Handlungsbedarf

München, 22.11.21_ Eine von CONFDNT (https://www.confdnt.com/de/) im November 2021 durchgeführte Blitz-Umfrage unter ausgewählten Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, Österreich und der Schweiz hat gezeigt: 71 Prozent der Befragten kennen die EU-Whistleblower-Richtlinie nicht und wissen nicht, welche Auswirkungen sie ab dem 17. Dezember 2021 auf ihr Unternehmen hat.

Bis zu diesem Datum muss die europäische Richtlinie in nationales Recht überführt worden sein. Dann gilt bundesweit für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden: Für Hinweisgebende, die Missstände melden wollen, muss ein sicherer Meldekanal zur Verfügung stehen.

Für die Stichprobe wurden über 100 Personen aus den Abteilungen Personal, Recht, Compliance, Marketing, Sales und Geschäftsführung befragt. Immerhin 22 Prozent der Befragten gaben zwar an, die Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz zu kennen. Jedoch lediglich weitere 7 Prozent teilten mit, dass sie bereits Maßnahmen zur Umsetzung im Unternehmen ergriffen hätten. Das ergibt einen akuten Handlungsbedarf für 93 Prozent der Befragten.

Der insgesamt geringen Kenntnis und Umsetzung steht die hohe Wichtigkeit des Themas entgegen. So gaben 79 Prozent der Befragten an, dass das Thema Compliance in ihrem Unternehmen „sehr wichtig“ oder „wichtig“ sei. Darüber hinaus gaben 23 Prozent der Befragten an, dass es in ihrem Unternehmen bereits zu nicht gemeldetem Fehlverhalten kam, das zu hohen Schäden geführt hat.

Die Implementierung eines Meldekanals im Unternehmen lässt sich durch ein Hinweisgebersystem bzw. eine interne Meldestelle realisieren. Danach befragt, ob der Anbieter einer Software für ein solches Hinweisgebersystem seinen Sitz in Europa haben sollte, antworteten 69 Prozent der Teilnehmenden mit „ja“.

Die aktuelle Gesetzesvorlage des Bundesministeriums für Justiz und Verbraucherschutz sieht vor, dass durch das nationale Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch Hinweise auf Straftaten nach deutschem Recht geschützt werden, während die EU-Richtlinie lediglich Verstöße gegen EU-Recht berücksichtigt, da die EU keine nationalen Regelungen vorschreiben kann.
Widerspruch kommt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), das einen zu großen Aufwand auf die deutsche Wirtschaft zukommen sieht.

Egal, wer sich am Ende durchsetzt: An das EU-Recht muss man sich halten, unabhängig von der Ansicht des BMWi. Insofern sind Unternehmen gut beraten, sich auch aus Compliance-Gründen rechtzeitig mit dem Thema zu befassen.

Über CONFDNT
CONFDNT ist ein leistungsstarkes Whistleblowing-System, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und einfach zu implementieren ist. Für den Schutz der Hinweisgeberidentität bietet CONFDNT eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das Hosting erfolgt in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Mit seinem Komplettpaket aus Online-Meldesystem und allen notwendigen Dokumenten, um in Unternehmen, zwischen Mitarbeitern und für Personen aus dem Umfeld einen vertraulichen Kommunikationskanal zu etablieren, richtet sich der Anbieter vorwiegend an kleine und mittelständische Unternehmen, die die EU-Richtlinie unter geringem Ressourcenaufwand rechtssicher und transparent umsetzen möchten.

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