Tag Microsoft SharePoint

Innovativer Neubau erfordert effizientes Raumbuchungssystem für eine optimale Auslastung des Gebäudes. Nutzerfreundliche Lösung integriert in Microsoft SharePoint bietet Transparenz und Flexibilität im Universitätsalltag.

Die Universität St. Gallen profitiert von effizienter Raumbuchung mit vysoft RMS (Bildquelle: Universität St. Gallen (HSG))

Heilbronn, 17. Juni 2025 – Die dataglobal Group, mit der vysoft Produktfamilie ein führender Softwareanbieter für Workplace Management wie Raumbuchung und Desk Sharing, berichtet über die erfolgreiche Einführung von vysoft RMS an der Universität St. Gallen. Mit der flexiblen Lösung für die Verwaltung von Räumen und Buchungen kann ein innovativer Neubau jetzt optimal genutzt werden.

Das neu errichtete Universitätsgebäude war nicht nur architektonisch modern, sondern auch organisatorisch anspruchsvoll: Hohe Nutzungsfrequenz, flexible Raumkonzepte und wechselnde Anforderungen verschiedener Fachbereiche und interner Nutzergruppen machten eine einfache und gleichzeitig leistungsfähige Lösung erforderlich.

Raummanagement neu gedacht

Insbesondere im universitären Alltag, in dem sich Raumanforderungen schnell ändern können und eine Vielzahl von Stakeholdern beteiligt ist, muss ein Raumbuchungssystem sowohl robust als auch flexibel sein. Die Entscheidung der Universität fiel auf vysoft RMS, eine SharePoint-basierte Lösung der dataglobal Group, die speziell auf solche Herausforderungen zugeschnitten ist.

Dass die Lösung auf Microsoft SharePoint basiert, war für die Hochschule von besonderem Vorteil. Die bestehenden Systeme konnten so einfach angebunden, neue Prozesse auf einer gewohnten Plattform digitalisiert und interne Workflows effizienter gestaltet werden. Auch vorhandene Datenstrukturen in Microsoft 365 ließen sich so einfach erhalten und nutzen. „Es musste einfach sein, es musste intuitiv sein und sich schnell auf bestehenden Strukturen anwenden lassen – genau das bietet vysoft“, sagt Sandro Rueegg, Head of Business Development SQUARE bei der Universität St. Gallen.

Verbesserungen im Alltag und flexible Nutzung

Nach der schnellen und reibungslosen Einführung von vysoft RMS zeigte sich kurzfristig der gewünschte Mehrwert für den Universitätsbetrieb. Die tägliche Arbeit in der Raumplanung wurde deutlich vereinfacht, die Raumbuchung effizienter und einfacher gestaltet und die Transparenz über die Raumnutzung erhöht. Das System zeigte sich dabei nicht nur funktional zuverlässig, sondern auch anpassungsfähig in der täglichen Praxis. So konnten beispielsweise individuelle Anwendungsfälle ohne größeren Aufwand umgesetzt werden – etwa bei der Organisation von Veranstaltungen oder der Verwaltung temporärer Raumbelegungen.

„Der Support war sensationell – das hatten wir bei unserer vorherigen Lösung nicht“, beschreibt Rueegg die gute Zusammenarbeit mit dem Ressourcenmanagement-Team der dataglobal Group und freut sich auf den Ausbau des Systems. „Wir möchten sicher bei vysoft bleiben – die Ausrichtung ist ganz klar.“

Ein Raumbuchungssystem für alle Situationen

vysoft RMS ist eine umfassende Softwarelösung zur Verwaltung von Räumen und Ressourcen in Unternehmen. Sie unterstützt die Planung, Reservierung und Verwaltung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und anderen Ressourcen und optimiert die Flächennutzung. Mit transparenten Belegungs- und Verfügbarkeitsübersichten werden Leerstände reduziert und Kosten gesenkt.

„Ein innovatives Gebäude wie das SQUARE der Uni St. Gallen kann seine Stärken nur ausspielen, wenn es auch im Raummanagement innovative Wege geht. Mit unserer Lösung vysoft RMS wird die effiziente Nutzung des Gebäudes für alle Beteiligten einfach und die Transparenz über die tatsächliche Belegung ermöglicht im laufenden Betrieb weitere Optimierungen“, sagt Laurent Wicht, Geschäftsführer von dataglobal München und Experte für Ressourcenmanagement.

Die vollständige Success Story der Universität St. Gallen mit der Raumbuchungssoftware vysoft RMS:

Universität St. Gallen

Mehr Informationen über die vysoft-Lösungen zum Workplace Management:
https://dataglobalgroup.com/produkte/workplace-management

Die dataglobal Group aus Heilbronn verfolgt den ganzheitlichen Data-City-Ansatz für den Digital Workplace und steht für leistungsstarke Softwarelösungen basierend auf etablierten Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) sowie Ressourcenmanagement und Mail Security. Mit mehr als 3.000 Bestandskunden in der DACH-Region und darüber hinaus gehört sie zu den führenden Anbietern in diesem Bereich. Zum Markenportfolio der Gruppe gehören bekannte Produkte wie dataglobal CS, eXpurgate, windream und vysoft. Die Unternehmensgruppe besteht seit 2021 und bündelt die jahrzehntelange Expertise der zusammengeschlossenen Unternehmen. www.dataglobalgroup.com

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Net at Work ermöglicht für das Christliche Jugenddorfwerk Deutschlands e.V. die Vernetzung vieler Beschäftigter mittels Social Intranet auf Basis von Powell Intranet und Microsoft SharePoint.

CJD: Bessere Kommunikation und mehr Austausch durch neues Social Intranet

Paderborn, 28. November 2023 – Das Christliche Jugenddorfwerk Deutschlands e.V. (CJD) hat mit Unterstützung der Net at Work GmbH ein Social Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint und Powell Intranet eingeführt. Mit dem neuen Intranet gelingt es dem CJD, die interne Kommunikation zu verbessern und das Gemeinschaftsgefühl unter den 10.700 Mitarbeitenden zu stärken.

Das CJD ist als eines der größten christlichen Bildungs- und Sozialunternehmen Deutschlands in 14 Verbünden organisiert und an mehr als 350 Standorten im gesamten Bundesgebiet tätig. Für die interne Kommunikation war die dezentrale Struktur des Unternehmens und die Tatsache, dass die wenigsten Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeit an einem PC verrichten, bislang eine große Herausforderung: Es dauerte oft lange, bis Informationen die gesamte Belegschaft erreichten. Zudem erschwerten die verteilten Standorte den Austausch der Kolleginnen und Kollegen untereinander.

Bei der Auswahl des neuen Systems standen insbesondere Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit im Vordergrund, damit alle Mitarbeitenden – auch die weniger technik-affinen – gerne damit arbeiten. Das neue Social Intranet löst diese Herausforderung und stellt dem CJD jetzt eine zentrale Plattform bereit, die nicht nur den Austausch der Mitarbeitenden untereinander vereinfacht, sondern auch die Verbreitung von Informationen beschleunigt.

Dazu bietet die Lösung eine Vielzahl neuer Funktionen, darunter ein zentrales Ablagesystem für Informationen, ein Mitarbeitendenverzeichnis mit individuellen Profilen sowie ein FAQ-Bereich, dessen Inhalte von den Mitarbeitenden selbst erstellt werden können. Auch die Bereitstellung von Neuigkeiten wurde optimiert und angepasst: Jeder Beschäftigte erhält personalisierte News, die kommentiert werden können.

Annette Wolf-Steinheil, Mitarbeiterin der zentralen Unternehmenskommunikation beim CJD, betont: „Unser Ziel für das neue Intranet war vor allem die Möglichkeit für die Beschäftigten, miteinander in Kontakt zu treten. Das haben wir ganz offensichtlich erreicht, denn wir stellen fest, dass die Mitarbeitenden die Inhalte häufig kommentieren und interagieren.“

Net at Work übernahm die technische Umsetzung und Anpassung des Intranets. Der Template-Ansatz von Powell Intranet vereinfacht dabei die Arbeit enorm, da beispielsweise nur eine Vorlage erstellt werden muss, die für mehrere Verbünde gleichzeitig ausgerollt werden kann. Änderungen werden dann nur an der Vorlage vorgenommen und alle darauf beruhenden Seiten automatisch angepasst. Ebenso verhält es sich mit Updates und Wartungen.

„Net at Work hat unsere Ideen wunderbar umgesetzt. Wir haben uns schnell verstanden gefühlt und ein vertrauensvolles Verhältnis entwickelt. Bei diesem Projekt haben wirklich alle an einem Strang gezogen und wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis“, so Florentin Stoevhase, Teamleiter Digitale Kommunikationslösungen beim CJD. Für die Zukunft plant das CJD die Einführung einer App für das Social Intranet, um auch die Beschäftigten zu erreichen, die nicht täglich am PC arbeiten. Zudem sollen weitere Verbünde an das Intranet angebunden und eine Wissensmanagement-Datenbank eingerichtet werden.

Die vollständige Case Study zur Einführung eines Social Intranets beim CJD:

Referenzen

Mehr zu den Vorteilen eines Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint und Powell:

Intranet – Ihr Digital Workplace.

Net at Work unterstützt als IT-Unternehmen seine Kunden mit Lösungen und Werkzeugen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Über die technische Konzeption und Umsetzung von Lösungen hinaus sorgt das Unternehmen mit praxiserprobtem Change Management dafür, dass das Potential neuer Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit auch tatsächlich ausgeschöpft wird. Net at Work schafft Akzeptanz bei den Nutzern und sorgt für bessere und lebendige Kommunikation, mehr und effiziente Zusammenarbeit sowie letztlich für stärkere Agilität und Dynamik im Unternehmen.
Net at Work ist als führender Microsoft-Partner mit acht Gold-Kompetenzen erste Wahl, wenn es um die Gestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft auf Basis von Microsoft-Technologien wie Microsoft 365, SharePoint, Exchange, Teams sowie Microsoft Azure als cloudbasierte Entwicklungsplattform geht. Dabei bietet das Unternehmen die ganze Bandbreite an Unterstützung: von punktueller Beratung über Gesamtverantwortung im Projekt bis hin zum Managed Service für die Kollaborationsinfrastruktur. Rund um die Uhr, auf der ganzen Welt.
Der Geschäftsbereich Softwarehaus entwickelt und vermarktet mit NoSpamProxy ein innovatives Secure E-Mail-Gateway mit erstklassigen Funktionen für Anti-Spam, Anti-Malware und Verschlüsselung. Die mehrfach ausgezeichnete Lösung – unter anderem Testsieger im unabhängigen techConsult Professional User Ranking – wird als Softwareprodukt und Cloud-Service angeboten.
Die Kunden von Net at Work finden sich deutschlandweit im gehobenen Mittelstand wie beispielsweise LVM, fischer group, Diebold-Nixdorf, CLAAS, Miele, Lekkerland, SwissLife, Uni Rostock, Würzburger Versorgungs- und Verkehrsbetriebe und Westfalen Weser Energie.
Net at Work wurde 1995 gegründet und beschäftigt derzeit mehr als 130 Mitarbeiter in Paderborn und Berlin. Gründer und Gesellschafter des inhabergeführten Unternehmens sind Uwe Ulbrich als Geschäftsführer und Frank Carius, der mit www.msxfaq.de eine der renommiertesten Websites zu den Themen Office 365, Exchange und Teams betreibt. www.netatwork.de

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