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Neue Lösung dg docapprove der dataglobal Group sorgt mit einfach konfigurierbaren Freigabeworkflows in windream ECM für Transparenz, Effizienz und Compliance.

dataglobal macht Prüfung und Freigabe von Dokumenten einfach und transparent

Heilbronn, 6. August 2025 – Mit dg docapprove bietet die dataglobal Group, Hersteller der führenden ECM-Plattform windream, eine neue Lösung für transparente, effiziente und auditierbare Prozesse zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Als einfach konfigurierbarer Workflow in windream ECM bringt dg docapprove Menschen und Dokumente zur richtigen Zeit im richtigen Prozess zusammen. So lassen sich zeitaufwendige papierbasierte Umläufe ersetzen, die immer wieder zu Verzögerungen und Mehrarbeiten führen. Mit dg docapprove besteht jederzeit volle Transparenz im Freigabeprozess und nichts wird vergessen. Durch den lückenlosen Audit-Trail und die Archivierung unterstützt die Lösung die konsequente Einhaltung interner sowie gesetzlicher Vorgaben für eine verlässliche Compliance.

Typische Anwendungsfälle

dg docapprove unterstützt branchenübergreifend eine Fülle von Anwendungsfällen in Unternehmen und Organisationen jeglicher Größe. Dazu gehören insbesondere die Prüfung und Freigabe von Vertrags- und Rechtsdokumenten, von HR-Unterlagen sowie von IT- und sicherheitsrelevanten Dokumenten. Auch kaufmännische Unterlagen in Buchhaltung und Finanzabteilung wie die Freigabe von Zahlungsplänen und Investitionsanträgen gehören zum Spektrum der Möglichkeiten ebenso wie Marketing- und Vertriebsunterlagen. Als weiteres Beispiel kann die Prüfung und Freigabe technischer und produktbezogener Informationen mit ihrer besonderen Relevanz für die Produkthaftung abgesichert werden.

Großes Einsparungspotential

Wie die vielen potenziellen Anwendungsfälle zeigen, sind Freigaben wichtiger Bestandteil vieler Prozesse im Unternehmen. Entsprechend groß ist der Hebel für eine digitale Lösung. Erfolgt die Prüfung und Freigabe von Dokumenten bisher per E-Mail, Ausdruck oder Umlaufmappen entstehen entsprechende Verzögerungen und Rückfragen. Die teilweise fehlende Nachvollziehbarkeit stellt ein Compliance-Risiko da. Wer Freigaben mit dg docapprove digitalisiert, kann durch standardisierte Workflows mit klaren Verantwortlichkeiten, automatischen Benachrichtigungen und einer lückenlosen Protokollierung Freigabeprozesse typischerweise um bis zu 30 Prozent beschleunigen und oft 60 Prozent oder mehr an Rückfragen vermeiden. So wird das ganze Unternehmen agiler und überzeugt seine Kunden durch schnellere Reaktion auf Anfragen und Services. Die maximale Transparenz über Status, Beteiligte und Inhalte von Dokumentenfreigaben baut zudem Risiken ab.

Data City – digitale Transformation, statt einfach nur digital

„Nichts geht mehr verloren, Verantwortliche werden automatisch getriggert und alle bleiben stets informiert. dg docapprove macht Freigaben nicht nur digital, sondern produktiver, sicherer und zukunftsfähig“, sagt Nicolas Schwarzpaul, CEO der dataglobal Group. „dg docapprove steht exemplarisch für unseren ganzheitlichen Data-City-Ansatz, bei dem unsere Kunden von integrierten Abläufen über Systemgrenzen hinweg profitieren und pragmatisch eine zukunftssichere Digitalisierungsstrategie umsetzen können.“

Mehr Informationen über digitale Freigabeprozesse mit dg docapprove:

dg docapprove

Weitere Informationen zum ganzheitlichen Data-City-Ansatz für digitale Transformation und Souveränität:

Data City

Die dataglobal Group aus Heilbronn verfolgt den ganzheitlichen Data-City-Ansatz für den Digital Workplace und steht für leistungsstarke Softwarelösungen basierend auf etablierten Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) sowie Ressourcenmanagement und Mail Security. Mit mehr als 3.000 Bestandskunden in der DACH-Region und darüber hinaus gehört sie zu den führenden Anbietern in diesem Bereich. Zum Markenportfolio der Gruppe gehören bekannte Produkte wie dataglobal CS, eXpurgate, windream und vysoft. Die Unternehmensgruppe besteht seit 2021 und bündelt die jahrzehntelange Expertise der zusammengeschlossenen Unternehmen. www.dataglobalgroup.com

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R+V-Infocenter: Versicherungsschutz vorher prüfen

Wiesbaden, 21. Februar 2024. Münzen, Schmuck oder wichtige Dokumente: Aus Angst vor Einbruch deponieren viele Menschen ihre Wertsachen in Bankschließfächern. Doch wer bezahlt den Schaden, wenn die Bank selbst ausgeraubt wird? Das R+V-Infocenter rät, den Versicherungsschutz zu prüfen.

Vor Diebstahl und Einbruch hat jeder vierte Deutsche große Angst, das zeigt eine repräsentativen R+V-Studie. Mit gutem Grund: 2022 kam es durchschnittlich 180mal pro Tag zu einem Einbruch – binnen Jahresfrist ist die Zahl der Einbrüche laut BKA um mehr als 20 Prozent gestiegen. Doch wie sich schützen? „Nur wenige Menschen haben einen eigenen Tresor zu Hause. Deshalb kann es sinnvoll sein, wertvolle Gegenstände und wichtige Unterlagen in einem Bankschließfach zu lagern“, sagt Nicole Günter, Expertin für Sachschäden bei der R+V Versicherung.

Versicherungsschutz vorher prüfen
Die R+V-Expertin empfiehlt vorab zu klären, wer für mögliche Schäden oder Verluste aufkommt: „Die Banken handhaben das unterschiedlich.“ Einige Kreditinstitute bieten den Versicherungsschutz über die bankeigene Sachversicherung an. Dieser ist aber oft auf einen bestimmten Höchstbetrag begrenzt. Andere Banken vermitteln eine spezielle Versicherung für den Inhalt von Bankschließfächern. Diese gilt dann in der Regel auch für Bargeld bis zur vereinbarten Höhe.

Versicherungsschutz für das Bankschließfach kann auch eine Hausratversicherung bieten. „Das ist inzwischen oft der Fall, allerdings meist ebenfalls mit Begrenzung der Schadensumme“, sagt Nicole Günter. Ihre Empfehlung: eine detaillierte Liste anfertigen und die Gegenstände fotografieren, die im Schließfach lagern. Auf dieser Basis können die Versicherungen prüfen, wie hoch der Schutz sein muss. „Im Schadenfall vereinfacht das den Nachweis der Wertgegenstände“, erklärt die Expertin. Sie rät auch dazu, die Liste immer wieder zu aktualisieren.

Weitere Tipps des R+V-Infocenters:
– Für die Versicherungen sind die Wiederbeschaffungswerte der eingelagerten Gegenstände entscheidend. Liebhaberwerte oder ideelle Werte von Erinnerungsstücken werden nicht ersetzt.
– Eine spezielle Kundenschließfachversicherung bietet sich vor allem dann an, wenn sehr hohe Werte im Schließfach lagern.
– Für den Nachweis im Schadenfall können Versicherte auch Rechnungen, Expertisen und Zertifikate nutzen. Diese sollten sie aber auf keinen Fall im Schließfach aufbewahren, sondern getrennt von den Wertgegenständen.

Das R+V-Infocenter wurde 1989 als Initiative der R+V Versicherung in Wiesbaden gegründet. Es informiert regelmäßig über Service- und Verbraucherthemen. Das thematische Spektrum ist breit: Sicherheit im Haus, im Straßenverkehr und auf Reisen, Schutz vor Unfällen und Betrug, Recht im Alltag und Gesundheitsvorsorge. Dazu nutzt das R+V-Infocenter das vielfältige Know-how der R+V-Fachleute und wertet Statistiken und Trends aus. Zusätzlich führt das R+V-Infocenter eigene Untersuchungen durch: Die repräsentative Langzeitstudie über die „Ängste der Deutschen“ ermittelt beispielsweise bereits seit 1992 jährlich, welche wirtschaftlichen, politischen und persönlichen Themen den Menschen am meisten Sorgen bereiten.

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Die Integration von generativer KI in die M-Files-Plattform ermöglicht es Kunden, Informationschaos zu beseitigen, die Prozesseffizienz zu verbessern und Risiken zu verringern.

M-Files nutzt die Vorteile generativer KI mit dem neuen M-Files Aino (Bildquelle: M-Files)

Ratingen, 28.9.2023 – M-Files, ein führender Anbieter von Knowledge Work Automation, hat seine Plattform um Funktionen für die Automatisierung von Knowledge Work erweitert, die die Arbeitsweise von Wissensarbeitenden revolutionieren werden.

Mit den neuen Technologien für generative KI (GenKI) steht die Wissensarbeit vor der nächsten Stufe der Transformation. M-Files unterstützt übergreifend bei der Automatisierung wissensbasierter Arbeitsprozesse – von der Erstellung von Dokumenten und deren Management bis hin zur Workflow-Automatisierung. Über Unternehmensgrenzen hinweg fördert M-Files die Zusammenarbeit und unterstützt bei der übergreifenden Suche nach Informationen. Sicherheit und Compliance werden vereinfacht und die Erstellung von Audit Trails automatisiert. Mit der neuen GenKI-Technologie M-Files Aino unterstützt die M-Files-Plattform bei der Organisation von Informationen, beim Verstehen des Kontexts von Dokumenten sowie bei der Interaktion mit dem Wissen des Unternehmens unter Verwendung natürlicher Sprache.

„Die Produktivität von Wissensarbeitenden ist für das Wachstum und die Rentabilität von Unternehmen von entscheidender Bedeutung“, sagt Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files. „Durch Knowledge Work Automation schaffen wir mit unser M-Files-Plattform ein neues Arbeitsparadigma. Kunden können damit Automatisierung besser nutzen, um Dokumente so zu organisieren, dass sie leicht gefunden und im richtigen Geschäftskontext verwendet werden können. Sie können die Prozesseffizienz und -genauigkeit durch die Automatisierung dokumentenzentrierter Arbeitsabläufe verbessern und Risiken durch die Automatisierung von Maßnahmen für Sicherheit und Compliance vermeiden. Mit M-Files erhalten Wissensarbeitende eine echte End-to-End-Automatisierungslösung.“

Der Ausbau der M-Files-Plattform zur Knowledge-Work-Automation-Plattform ist das direkte Ergebnis aus dem Ziel des Softwareherstellers, seine Kunden in die Lage zu versetzen, mehr aus dem Wissen ihres Unternehmens herauszuholen und Aufgaben, Prozesse und Aktionen, die bisher menschliche Interaktion erforderten, zu automatisieren. M-Files Aino erlaubt es den Kunden, Produktivität weiter zu steigern, indem Wissensarbeitende mit natürlichsprachlichen Fragen in ihren Informationsbeständen recherchieren, Dokumente zusammenfassen oder in andere Sprachen übersetzen lassen können. Mit M-Files Aino profitieren Wissensarbeitende von den Vorteilen fortschrittlicher GenKI-Funktionen während ihre Daten sicher bleiben.

„Wir standen an einem technologischen Scheideweg und benötigten eine neue Lösung für das Dokumentenmanagement, um unser Wachstum zu unterstützen. Wir suchten nach einer Lösung, die unternehmensweit für Konsistenz und Effizienz sorgt und sich nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren lässt. Vor allem aber sollte sie eine schnellere Bereitstellung von Kundenberichten ermöglichen bei minimalen operativen Veränderungen. Nach unseren Berechnungen hinsichtlich der Zeitersparnis bei wichtigen Aufgaben und der Gesamtkosteneinsparungen hat M-Files besser abgeschnitten als die Konkurrenz“, so Jenith Charpentier, Senior Director, Data and Report Delivery Services, Charles River Laboratories.

„Für uns ist der Wert der M-Files-Plattform enorm. Sie hilft uns wirklich bei der Integration und dem Zusammenhalt im gesamten Unternehmen – insbesondere, wenn die Kundenbetreuung zwischen Beratern wechselt. Der One-Shop-Stop für alle Informationen ermöglicht eine viel bessere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen“, erklärt Mikela Higgins, Finanzberaterin bei Valeo Financial Advisors.

Mehr Informationen dazu, wie M-Files die Wissensarbeit mit KI verändert:
https://www.m-files.com/solutions/artificial-intelligence

M-Files ist die führende Plattform für Knowledge Work Automation. Mit der M-Files-Plattform können Wissensarbeitende Informationen schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative, metadatengesteuerte Architektur, eine integrierte Workflow-Engine und fortschrittliche Künstliche Intelligenz (KI). Kunden können damit Informationschaos beseitigen, die Effizienz von Prozessen verbessern und Sicherheit sowie Compliance automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Sensible Daten im Handelsregister können jetzt leichter abgegriffen werden. (Bildquelle: Pixabay / Screenshot)

Geburtsdaten von Gesellschaftern, Privatadressen von Geschäftsführern, teilweise sogar Originalunterschriften: Solche sensiblen Informationen über viele Unternehmen und Personen sind im Handelsregister mittlerweile für jedermann ohne Registrierung abrufbar. Die Unternehmensverbände AAN, AIW und WVS rufen deshalb zur Prüfung auf – denn es gibt einen Anspruch, von dem viele noch nicht wissen: Die Dokumente können ausgetauscht werden.

Dass die Daten überhaupt abrufbar sind, ist keine Neuigkeit: Nach Auskunft der NRW-Datenschutzbeauftragten müssen personenbezogene Daten aus dem Register „für jedermann abrufbar sein, um der Transparenz im Rechtsverkehr zu dienen“ – daher sei es gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings war der Abruf jahrelang nicht kostenlos möglich und auch nur nach Registrierung.

Doch vor gut einem Jahr gab es eine Änderung: Das Registerportal ist seitdem kostenfrei und ohne Registrierung zugänglich, wodurch es viel leichter geworden ist (und wohl auch nicht nachverfolgbar), zum Beispiel Unterschriften oder Privatadressen abzugreifen. „Leider wurden tatsächlich schon erste Missbrauchsfälle registriert“, stellt der AIW-Vorsitzende Andreas Brill fest – er hatte sich im Namen seines Verbandes und der beiden Schwesterverbände mit einer Beschwerde an die Datenschutzbeauftragte gewandt: „Schließlich kann es doch nicht sein, dass im Handelsregister schützenswerte Daten abrufbar sind!“

Die Möglichkeit des Datenmissbrauchs sollte man ernst nehmen

Die Antwort war überraschend positiv: Die Beauftragte selbst teilt die Einschätzung der Verbände, dass sich durch die komplette Freigabe des Registerportals „die Reichweite der abrufbaren Daten bzw. die Zahl der Personen, die faktisch auf das Portal zugreift, deutlich erhöht“ haben sollte. Sie weist sogar explizit darauf hin: „Es ist für mich gut nachvollziehbar, dass Sie sich um den Missbrauch Ihrer Daten sorgen. Auch nach unserer Einschätzung ist diese Sorge wegen der nunmehr sehr leichten Zugänglichkeit der Daten ernst zu nehmen.“

Die AIW-Beschwerde wurde stellvertretend auch für die Vereine AAN (Aktive Unternehmen am Niederrhein) und WVS (Wirtschaftsvereinigung für den Kreis Steinfurt) eingereicht. Andreas Brill erklärt: „Wir wollen damit das Gewicht erhöhen, um deutlich zu machen: Selbstverständlich ist Datenschutz in Deutschland wichtig, aber während etwa für ein Foto im Kindergarten Datenschutzerklärungen auszufüllen sind oder die Liste mit Geburtstagen im Verein schon gegen das Datenschutzgesetz verstößt, wirkt es aktuell so, als ob die Daten von Unternehmerinnen und Unternehmern offensichtlich weniger wert sind.“

Unternehmen haben Anspruch auf Austausch der Dokumente

Michael Girbes, Vorsitzender des AAN, schließt sich dieser Haltung an und appelliert an die Unternehmen in der Region, im Handelsregister zu prüfen, ob persönliche Daten öffentlich zugänglich sind: „Sie sollten im eigenen Interesse die beim Registergericht hinterlegten Unterlagen einsehen. Wenn keine gespeichert sind, ist dies natürlich eine gute Nachricht. Aber falls doch, beauftragen Sie Ihren Notar, die kritischen Dokumente gegen neutralisierte Dokumente auszutauschen.“

Denn was viele nicht wissen: Der Anspruch, die Dokumente austauschen zu lassen, wird zurzeit vom Bundesjustizministerium gesetzlich vorbereitet. „Zwar sind für die Handelsregister die Justizministerien der Länder zuständig, aber es ist davon auszugehen, dass diese Anweisung des Bundesjustizministeriums zeitnah umgesetzt wird“, schätzt Andreas Brill. „Nach dem Austausch sollte allerdings noch einmal geprüft werden, ob die alten Dokumente damit wirklich nicht mehr einsehbar sind. Leider bleiben damit wieder einmal Kosten und Aufwand bei den Unternehmen hängen.“

Alle drei Unternehmensverbände bleiben am Thema dran

Weil die NRW-Datenschutzbeauftragte die Verantwortung auf die jeweiligen Registergerichte abwälzt, überlegen die AIW zusammen mit AAN und WVS aktuell, exemplarisch eine Beschwerde bei einem Registergericht einzureichen. „Damit wollen wir die politisch Verantwortlichen darauf aufmerksam machen, dass auch wir als Unternehmer und Unternehmerinnen einen Anspruch auf den Schutz unserer Daten haben“, hebt Brill hervor.

Michael Girbes vom AAN ( www.aan.de (https://aan.de/)) richtet eine Bitte an die Unternehmen: „Unterstützen Sie uns bei dieser Initiative, zum Beispiel indem Sie mit Ihren Landtagsabgeordneten und weiteren politischen Entscheidungsträgern über diese Problematik sprechen. Und vor allem: Prüfen Sie, welche Daten über Sie im Handelsregister abrufbar sind, und lassen Sie die Dokumente gegebenenfalls austauschen. Wenn viele Unternehmen diesem Aufruf folgen, wird auch dies nicht unbemerkt bleiben!“

Der AAN Unternehmensverband „Aktive Unternehmen am Niederrhein e.V.“ mit Sitz in Xanten ist die regionale Netzwerkplattform für Unternehmerinnen und Unternehmer. Sein Ziel ist es, den Austausch von Ideen und Erfahrungen unterschiedlichster Branchen und Unternehmensgrößen zu gestalten, Interessen zu bündeln und sie im Austausch mit Politik und Verwaltung zu verdeutlichen. Dabei fördert der AAN mit einer Vielzahl von Aktivitäten die Region, damit sie auch zukünftig ein attraktives Lebensumfeld für die Fachkräfte des Mittelstands sein kann.

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AAN Unternehmensverband
Michael Girbes
Johannes-Janssen-Straße 5
46509 Xanten
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Die technische Dokumentation aller Nationalstraßen, mehr als 6.000 Brücken und 600 Tunneln über den gesamten Lebenszyklus hinweg erfolgt zukünftig mit M-Files. Metadaten sind der Schlüssel zu einer intelligenteren Arbeitsweise und digitalen Zukunft.

v.l. Ryeng und Nurmi (b. M-Files), Laksforsmo und Korsell (b. Statens Vegvesen), Nielsen (NettPost) (Bildquelle: Bild: Coxit)

Ratingen, 15.3.2023 – M-Files, ein weltweit führender Anbieter von Lösungen zum Informationsmanagement, gibt bekannt, dass sich die norwegische Straßenverwaltung (Statens Vegvesen) für die M-Files-Plattform entschieden hat. Mit metadatengesteuertem Dokumentenmanagement und digitaler Zusammenarbeit werden die Arbeitsabläufe in der technischen Dokumentation aller Nationalstraßen verbessert. Der Vertrag hat eine Laufzeit von drei Jahren und kann sich je nach optionalem Projektumfang um weitere 5 Jahre auf insgesamt 8 Jahre verlängern.

Die Vereinbarung mit der norwegischen Straßenverwaltung wurde zusammen mit dem norwegischen Unternehmen NettPost als Implementierungspartner geschlossen. „Dies ist einer der größten Verträge, die M-Files jemals mit einem Partner auf globaler Ebene abgeschlossen hat. Der Gesamtwert des Vertrages einschließlich aller Optionen und damit verbundenen Elemente beläuft sich auf mehr als 10,5 Millionen Euro (über 120 Millionen NOK)“, sagt Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files.

Die norwegische Straßenverwaltung verfolgt das Ziel einer vollständig digitalen Wertschöpfungskette für die Straßeninfrastruktur. Dazu soll mit M-Files ein besseres Informationsmanagement mit einem einfacheren Handling von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus der Bauten hinweg ermöglicht werden. Nach Ansicht der Straßenverwaltung ist bei M-Files besonders vorteilhaft, dass sie keine traditionellen Ordnerstrukturen verwendet, sondern Informationen auf der Grundlage einer aktiven Suche leicht auffindbar und nutzbar macht. Damit soll auch der Übergang von der Investitionsphase mit Planung und Bau zur Verwaltungsphase mit Betrieb und Wartung vereinfacht werden.

Gemäß der Auftragsvergabe beschreibt die norwegische Straßenverwaltung die M-Files Plattform als innovativ, flexibel und konfigurierbar und betrachtet M-Files als eine zukunftsorientierte Lösung, die die heutige Arbeitsweise der norwegischen Straßenverwaltung kontinuierlich verbessern wird.

„Wir setzen große Hoffnungen in das Ergebnis und freuen uns auf eine enge und nutzbringende Zusammenarbeit“, sagt Bjørn Laksforsmo, Direktor für Betrieb und Wartung der norwegischen Straßenverwaltung. „Die Pflege der bestehenden Infrastruktur ist das Beste, was wir für Gesellschaft und Klima tun können. Dafür ist eine klare und leicht zugängliche technische Dokumentation für alle Straßenobjekte erforderlich – und zwar während des gesamten Lebenszyklus der Straße.“

Die erste Phase bei der Implementierung der Lösung umfasst das Asset Management für die Elektrotechnik und die Tunnel. „Ein weiterer Meilenstein ist die Unterstützung im Wartungsprozess, die es uns ermöglichen wird, die richtige Wartung zum richtigen Zeitpunkt zu priorisieren – zum Nutzen unserer Kunden und der Gesellschaft und um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen“, führt Laksforsmo fort.

„M-Files ist ideal geeignet, um große Organisationen wie die norwegische Straßenverwaltung bei der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus ihrer Dokumente zu unterstützen. In diesem Fall vom Bau über Betrieb und Wartung bis zur Stilllegung von Straßen und Bauwerken. M-Files sorgt dafür, dass alle Beteiligten sicheren Zugriff auf die benötigten Dokumente und Informationen haben und diese einheitlich verwalten können. Wenn die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind und es keine Informationssilos zwischen den Beteiligten gibt, werden die mit dem Betrieb und der Wartung der Anlagen verbundenen Geschäftsrisiken erheblich reduziert“, fasst Nivala die Vorteile der metadatengesteuerten Plattform zusammen.

Mehr Informationen zu metadatengesteuertem Dokumentenmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de/dokumenten-und-inhaltsverwaltung-neu

Individuelle Demo der M-Files-Plattform für einfaches Dokumentenmanagement:
https://www.m-files.com/de/demo-vereinbaren

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. www.m-files.com

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Building Information Modelling steht auf der Fachmesse BIM World im Fokus. M-Files zeigt dort sein metadatengesteuertes Dokumentenmanagement als zentrale Plattform für die Orchestrierung von Informationsflüssen und Prozessen in der Bauwirtschaft.

Ratingen, 22.11.2022 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, zeigt auf der BIM World MUNICH seine innovative Plattform M-Files für das smarte Management von Dokumenten und anderen Projektinformationen.

Als Anbieter für smartes Informationsmanagement im Zusammenspiel mit BIM-Ansätzen (Building Information Modeling) wird M-Files von vielen Unternehmen in der Bauwirtschaft, im Engineering oder in der Immobilienverwaltung eingesetzt.

Mit seinem metadatenbasierten Ansatz erlaubt es die migrationsfreie Zusammenführung bislang isolierter Informationssilos zu einem zentralen Informationsbestand, der übergreifend in BIM-Szenarien genutzt und mit einheitlichen Regeln verwaltet werden kann. Dabei werden bislang getrennte Dokumente mittels modernster KI-Verfahren automatisiert mit Metadaten versehen und zueinander in Beziehung gesetzt. So entsteht eine 360-Grad-Sicht auf alle Dokumente und andere Informationen in einem Projekt. Alle internen und externen Nutzenden können jederzeit die Informationen und Dokumente finden, die sie im jeweiligen Kontext benötigen – unabhängig vom Ablageort, vom Standort oder dem präferierten Frontend.

„Projektbasiertes Arbeiten wie es in der Bauwirtschaft, im Engineering oder Consulting üblich ist, wird durch M-Files auf ein neues Level an Produktivität gehoben. Wir sind im Branchensegment AEC weltweit und auch in der DACH-Region sehr erfolgreich. Wir freuen uns auf interessante Gespräche mit potenziellen Kunden und Partnern auf der BIM World“, sagt Christian Habenstein, Director Channel Sales Western Europe bei M-Files.

M-Files stellt seinen Ansatz auf der BIM World MUNICH auf dem finnischen BIM-Pavillon mit der Standnummer 40 aus. Finnland gehörte zu den ersten Anwendern von Building Information Modeling und ist dieses Jahr das offizielle Partnerland der BIM World in München.

Seit sechs Jahren ist die BIM World MUNICH die führende Networking-Plattform für alle Akteure in der Bau-, Immobilien- und Stadtentwicklungsbranche. Die BIM World MUNICH 2022 bietet erneut einen umfassenden Marktüberblick über die neuesten digitalen Ansätze, Services und Technologien, die ein gemeinsames Ziel vereint: Ein weiteres und nachhaltiges Wachstum der AEC-Branche zu ermöglichen. Die 6. BIM World MUNICH findet am 22. und 23. November 2022 im Internationalen Congress Center München statt.

Mehr Informationen zur M-Files Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement:
https://www.m-files.com/de/

Konkrete Fallbeispiele für gelungene Projekte zur digitalen Transformation von Prozessen:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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M-Files schildert gemeinsam mit seinem Partner DMSFACTORY auf der IDC Future of Work Konferenz Praxiserfahrungen mit neuen Formen der digitalen Zusammenarbeit und wie die Digitalisierung von Prozessen messbare Mehrwerte bietet.

ECM-Experte Jörg Eckard: M-Files bietet schon heute den Digitalen Arbeitsplatz der Zukunft (Bildquelle: DMSFACTORY)

Ratingen, 17.11.2022 – M-Files, ein führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, berichtet gemeinsam mit seinem langjährigen Partner DMSFACTORY auf der Konferenz „Future of Work“ von IDC aus der Praxis der Digitalisierung.

Auf der IDC Future of Work Conference 2022 wird die Zukunft der Arbeit in vielen Facetten diskutiert. Welche Formen der digitalen Zusammenarbeit haben sich bewährt? Welche Arbeitsstile werden sich zukünftig durchsetzen? Wie lassen sich Remote und Mobile Work sicher gestalten? Wie können Lösungen zur Collaboration im Team aussehen? Wie können externe Stakeholder sicher und benutzerfreundlich in dokumentenlastige Prozesse integriert werden?

Der Digital Workplace bringt auch Fragen zum Change-Management mit sich. Mitarbeitende und Externe müssen motiviert werden, neue Technologien und Plattformen in der gewünschten Art und Weise zu nutzen. Funktionen müssen intuitiv nutzbar sein und begeistern, damit neue Plattformen schnell akzeptiert werden. Durch all diese Themen zieht sich zudem die Frage, wie neue Technologien diesen Wandel unterstützen und welche Chancen und Risiken damit verbunden sind.

M-Files unterstützt als metadatengesteuertes Informationsmanagement moderne Formen der Arbeit und Collaboration umfassend. Die Plattform stellt sicher, dass die Nutzenden Informationen nach dem Was-nicht-wo-Prinzip finden und ihnen Informationen immer im richtigen Kontext, orts- und geräteunabhängig angezeigt und bearbeitet werden. Bestehende Datensilos werden damit aufgelöst, da M-Files alle unternehmensweiten Informationen zentral aufbereitet. Zudem können Metadaten und insbesondere die dadurch entstehende Klassifizierung genutzt werden, um die richtige Bearbeitung von Informationen zu steuern. So können Workflows wie Genehmigungsprozesse eingehalten, sensible Informationen besonders geschützt und andere Governance-Aspekte wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen automatisiert werden.

DMSFACTORY ist Spezialist für sichere und effiziente Geschäftsprozesse und setzt für seine Kunden die Vision des papierlosen Büros um. „Wir haben viele Kunden erfolgreich bei der Digitalisierung dokumenten- und datengetriebener Prozesse unterstützt. Sie arbeiten heute flexibler, effizienter und sicherer und haben dank M-Files immer die Informationen zur Hand, die sie gerade benötigen. Ich freue mich, Erfahrungen aus der langjährigen Praxis mit DMS und ECM auf der Veranstaltung weiterzugeben“, sagt Jörg Eckhard, ECM-Experte und Vertriebsleiter bei der DMSFACTORY.

In seinem Praxisbericht „Vom Trend zum ROI, wie Unternehmen von Digital-Work-Modellen profitieren“ teilt der ECM-Experte Erfahrungen aus verschiedenen Digitalisierungsprojekten und macht deutlich, wie Digitalisierung nicht nur funktioniert, sondern auch einen messbaren Mehrwert bietet. Dabei stehen die neuen Möglichkeiten zur Unterstützung und Automatisierung von Prozessen und Collaboration im Fokus.

„M-Files bringt die unterschiedlichen Bestandteile des Digital Workplace zusammen, löst Informationssilos ohne Migration auf und lässt die Nutzenden mit den Tools arbeiten, die sie für ihre tägliche Arbeit bevorzugen. So werden Flexibilität und stringente Einhaltung von Compliance und Sicherheit miteinander in Einklang gebracht“, ergänzt Christian Habenstein, Director Channel Sales Western Europe bei M-Files.

Mehr Informationen zur IDC Future of Work Conference 2022 am 17. November 2022 in Garching bei München:
https://www.idc.com/eu/events/69643-idc-future-of-work-conference-2022-germany

Mehr Informationen zur M-Files-Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement:
https://www.m-files.com/de/

Mehr Informationen zu den erfolgreichen ECM-Projekten der DMSFACTORY:

Homepage

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Mit übergreifendem Informationsmanagement löst M-Files Informationssilos für den Digital Workplace auf. Plattform bietet automatisiert individuelle Portale zur benutzerfreundlichen und sicheren Einbindung von Externen in Prozesse.

Mit M-Files werden Externe perfekt in den Digital Workplace eingebunden (Bild: M-Files).

Ratingen, 8.11.2022 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, stellt auf dem Online-Event „Digital Workplace“ des Analystenhauses BARC neue Formen der digitalen Zusammenarbeit mit Externen wie Kunden, Partnern oder Lieferanten vor.

Die neuen Formen digitaler Arbeit werden häufig unter dem Schlagwort „Digital Workplace“ zusammengefasst. Dazu gehört die Arbeit remote oder im Homeoffice, mit beliebigen Geräten, in immer neuen Teams und Konstellationen sowie mit neuen Formen der Kommunikation wie Video-Calls oder Chat-Kanälen.

„Der Digital Workplace ist kein einzelnes Softwarewerkzeug, sondern eine Verbindung unterschiedlicher Systeme und Informationsquellen. Zudem ist der Digitale Arbeitsplatz mit einer anderen Art des Arbeitens verbunden“, beschreibt Dr. Martin Böhn, Vice President Digital Workplace bei BARC, das Wesen von Digital Workplaces auf der Event-Website.

M-Files ist die zentrale Plattform für digitales Arbeiten und eine optimale Ergänzung für verbreitete Workplace-Welten wie Microsoft 365 oder Google Workspace. M-Files führt bestehende Ablagesilos ohne aufwendige Migration zusammen und setzt alle Informationen mittels Künstlicher Intelligenz automatisiert zueinander in Beziehung. So haben Nutzende beispielsweise eine gemeinsame Sicht auf Dokumente in Microsoft Teams, in Netzwerkordnern oder einem CRM wie Salesforce. Damit entsteht mit M-Files im Digital Workplace eine benutzerfreundliche 360-Grad-Sicht auf die im jeweiligen Geschäftsvorfall relevanten Informationen. Die Produktivität der Nutzenden wird gesteigert und die Qualität von Abläufen und Entscheidungen deutlich verbessert. Zudem werden Informationen nach einheitlichen Richtlinien in Bezug auf Datenschutz und Compliance behandelt – unabhängig davon, wo sie ursprünglich abgelegt wurden.

Diese neue Qualität im Umgang mit Informationen kann auch zur Einbindung von Kunden in Prozesse genutzt werden: M-Files erlaubt die automatisierte Erstellung individueller Kundenportale direkt aus dem ECM-System heraus, um Kunden Dokumente bereitzustellen, sie gemeinsam mit ihnen zu bearbeiten und Prozesse vollständig digitalisiert umzusetzen. So profitieren auch externe Nutzende wie Kunden, Partner oder Lieferanten von der neuen Transparenz und Effizienz im Informationsmanagement.

„M-Files macht Schluss mit Versions- und E-Mail-Chaos in der Abstimmung von Dokumenten mit Kunden. Dokumentenintensive Prozesse mit M-Files können externe Teilnehmende sicher einbinden und bieten jedem Kunden ein individuelles Portal – von der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten, über die Verwaltung großer Dokumentensammlungen bis zur digitalen Unterschrift“, schildert Joachim Bleicher, Sales Engineer bei M-Files, die neuen Möglichkeiten für begeisternde Kundeneinbindung.

Auf dem Online-Event werden die Möglichkeiten im Programmteil „Enterprise Content Management – Einsatzszenarien, Potenziale und Trends“ in einem Vortrag von M-Files detailliert erläutert.

Das Event „Digital Workplace by BARC“ findet am 16. und 17. November online statt und ist nach Anmeldung kostenfrei zugänglich.

Weitere Informationen zur Veranstaltung und die Möglichkeit zur Anmeldung:
https://digital-workplace.barc.de/

Mehr Informationen zur M-Files Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement: https://www.m-files.com/de/

Mehr zur Integration von M-Files mit Microsoft 365 für einen perfekten Digital Workplace:
https://www.m-files.com/de/integrationen-neu/microsoft-365-neu/

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Auf der Fachkonferenz Wissensmanagement-Tage berichtet M-Files über das nutzerfreundliche Was-statt-wo-Prinzip und erläutert, warum Metadaten für ein effizientes und compliancegerechtes Wissensmanagement unerlässlich sind.

M-Files als intuitive Plattform für einfaches Wissensmanagement

Ratingen, 6.10.2022 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, stellt auf den 18. Stuttgarter Wissensmanagement-Tagen M-Files als Plattform für praxisnahes Wissensmanagement vor.

Wissensmanagement scheitert in der Praxis oft am unzureichenden Management von Informationen, denn relevante Informationen müssen mühsam gesucht werden und dabei sind häufig detaillierte Kenntnisse über die Ablagestruktur notwendig.

„Im Zuge der digitalen Transformation erleben wir im Information-Management-Alltag einen massiven Anstieg der Datenmengen, die aus unterschiedlichsten Datenquellen generiert, verarbeitet und archiviert werden müssen. Sollen aber alle Mitarbeitenden einen effizienten Zugriff auf relevante Informationen haben, stoßen viele Unternehmen an ihre Grenzen. Langes Suchen nach den richtigen Dokumenten belastet die Produktivität, birgt Fehlerquellen und senkt die Mitarbeitermotivation“, sagt Alexander Füller, Key Account Manager bei M-Files.

M-Files bietet hier einen erfrischend anderen Zugang zu den gesuchten Informationen durch die Verwendung des „Was-statt-wo-Prinzips“. Nutzer beschreiben, was sie suchen – beispielsweise einen Vertrag zum Projekt XYZ und etwaige Zusatzabsprachen – und M-Files bietet die relevanten Dokumente in einer Übersicht an – unabhängig davon, wo sie konkret abgelegt sind. Das wird ermöglicht durch die logische Zusammenführung aller Datenablagen im Unternehmen sowie die intensive Nutzung von Metadaten zur Verknüpfung und Klassifizierung.

Auf der Konferenz stellen Experten von M-Files dieses nutzerfreundliche Prinzip vor und erläutern, warum Metadaten für Wissensmanagement und Collaboration unabdingbar sind. Das metadatengesteuerte Informationsmanagement stellt sicher, dass die Benutzenden Inhalte auf der Grundlage einer einfachen, Google-ähnlichen Suche finden und die Informationen im richtigen Kontext, orts- und geräteunabhängig angezeigt und genutzt werden können. Bestehende Datensilos werden damit aufgelöst. Zudem können Metadaten und insbesondere die darin enthaltene Klassifizierung genutzt werden, um die richtige Behandlung von Informationen zu steuern. So können Workflows und Genehmigungsprozesse eingehalten, sensible Informationen besonders geschützt und andere Governance-Aspekte wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen automatisiert werden.

„Die meisten Informationsmanagement-Lösungen basieren noch immer auf Ordnern. Das hat zur Folge, dass die Nutzerinnen und Nutzer sich merken müssen, wo sie etwas gespeichert haben. M-Files hat das geändert und ermöglicht es den Benutzenden nun, sich darauf zu konzentrieren, welche Informationen sie suchen und nicht darauf, wo diese gespeichert sind“, betont Joachim Bleicher, Sales Engineer bei M-Files, den besonderen Nutzen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen.

Die Wissensmanagement-Tage finden am 25. und 26. Oktober 2022 in Präsenz in Stuttgart statt. Unter dem Motto: „New Work, New Mindset – More Knowledge“ beleuchten Expertinnen und Experten aus verschiedensten Unternehmen, wie sich ihr Umgang mit der Ressource Wissen und damit verbunden ihre Wissensstrategie im Zuge der Pandemie verändert hat.

Mehr Informationen zur M-Files Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement:
https://www.m-files.com/de/

Konkrete Fallbeispiele für gelungene Projekte zur digitalen Transformation von Prozessen:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zur Informationsverwaltung. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Modernes Design und hohe Funktionalität erleichtern die Arbeit. Neuer Client erlaubt bessere Fokussierung, mehr individuelle Anpassungen und schnellere Navigation. 360-Grad-Sicht auf alle im Kontext relevanten Informationen wird optimal unterstützt.

Neuer M-Files Desktop besticht durch aufgeräumtes, skandinavisches Design mit hoher Funktionalität

Ratingen, 4.10.2022 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, stellt einen neuen Desktop-Client vor, der durch eine völlig überarbeitete Benutzeroberfläche die Anwendung deutlich vereinfacht.

Die neue Benutzeroberfläche bietet eine bessere Anordnung von Informationen und erlaubt besonders fokussiertes Arbeiten durch weniger Ablenkung und die bessere Lesbarkeit von Informationen. Damit wird die Arbeit mit M-Files noch intuitiver und einfacher.

„Bei M-Files streben wir danach, ein angenehmes Nutzererlebnis zu schaffen und die Bedürfnisse der Benutzerinnen und Benutzer vorausschauend umzusetzen, um die Suche und Verwaltung komplexer Informationen zu erleichtern“, sagt Antti Kujala, Head of Design bei M-Files. „Wir haben die Benutzeroberfläche des Desktop-Clients erheblich verbessert. Sie wurde vereinfacht und ist jetzt stärker personalisierbar, damit Wissensarbeiter ihre Produktivität steigern und einen echten geschäftlichen Nutzen erzielen können. Tausende von Anwenderinnen und Anwender verlassen sich täglich auf M-Files, und wir sind stolz darauf, eine hochfunktionale, sichere und moderne Benutzeroberfläche zu bieten.“

Die verbesserte Desktop-Benutzeroberfläche ist angelehnt an den browserbasierten Webclient und die Apps für mobile Geräte. So wird der Wechsel zwischen den Clients für die Nutzenden vereinfacht. Die moderne Benutzeroberfläche rückt die relevante Information gezielt in den Fokus, indem das Hauptnavigationsfeld übersichtlicher wird und die wichtigsten Steuerelemente intuitiv anordnet. Benutzer können die gewünschten Views deutlich einfacher auswählen.

Der Pin-View, der es dem Benutzer erlaubt, häufig oder aktuell genutzte Dokumente prominent anzuheften, wurde mit zusätzlichen Gruppierungsfunktionen ausgestattet. Individuell wichtige Dokumente lassen sich so besser organisieren. Die Suchoberfläche wurde ebenfalls optimiert. In Summe bietet die überarbeitete Benutzeroberfläche durch ein übersichtlicheres Design neuen Nutzerinnen und Nutzern einen noch einfacheren Einstieg in die Arbeit mit M-Files.

Der neue Desktop-Client unterstützt so den nutzerzentrierten Ansatz zum metadatengesteuerten Dokumentenmanagement mit dem einzigartigen 360-Grad-Blick auf alle relevanten Informationen. Dieser Kontext wird durch automatische Klassifizierung und Metadatengenerierung mittels künstlicher Intelligenz ermöglicht und schließt auch externe Repositories ein. So erlauben Metadaten die weitgehend automatische Verwaltung aller Informationen, ein schnelles Finden aller relevanten Dokumente für einen Vorgang sowie die Umsetzung von Compliance, Datenschutz und Governance.

Kunden und Partner in Deutschland, Österreich und der Schweiz, denen der neue Desktop-Client im Vorfeld der Veröffentlichung vorgestellt wurde, zeigen sich begeistert. „Die neue Benutzeroberfläche von M-Files sieht sehr frisch und modern aus und besticht durch skandinavisches Design. Wir freuen uns darauf, dieses Update mit unseren Kunden zu teilen“, so Lars Riemenschneider, Geschäftsführer beim M-Files-Partner Electric Paper Informationssysteme.

Die moderne Benutzeroberfläche wird ab sofort an neue Kunden von M-Files ausgeliefert. Für bestehende Kunden stellt M-Files spezielle Tools für die Umstellung im November zur Verfügung.

Interessierte können M-Files und den neuen Desktop-Client in einer individuellen Demo erleben: https://www.m-files.com/de/demo-vereinbaren

Mehr Informationen zur M-Files Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement: https://www.m-files.com/de/

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zur Informationsverwaltung. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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