Tag DMS

Mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland planen, ihre Investitionen in Cloud Content Services in den nächsten 12-24 Monaten zu erhöhen

Berlin, 25. August 2021 – Immer mehr Unternehmen erkennen den strategischen Wert von Content Services für die Digitalisierung und den Unternehmenserfolg. Laut einer aktuellen Studie (https://www.hyland.com/en/learn/it-programs/forrester-content-services) von Forrester Consulting, die Hyland (https://www.hyland.com/de-DE/)in Auftrag gegeben hat, messen 74 % der befragten Entscheider in Deutschland Content Services eine „hohe“ oder „Top“ Priorität im Rahmen ihrer digitalen Transformationsbestrebungen bei. Das volle Potenzial bleibt jedoch häufig ungenutzt. Die Studie hat den Status der Content-Management-Strategien von Unternehmen sowie die Rolle moderner Content Services bei der Umsetzung digitaler Ziele und der Verbesserung der Kunden- und Mitarbeitererfahrung untersucht. Die Umfrage, für die mehr als 400 ECM-Entscheider in Deutschland, Australien den USA und dem Vereinigten Königreich befragt wurden, wurde im dritten Jahr in Folge durchgeführt.

Content-Management-Vision und tatsächliche Prozesse stimmen wenig überein

In den letzten drei Jahren hat sich die Zielsetzung beim Einsatz von Enterprise Content Management (ECM) von der Erfüllung von Back-Office-Zielen wie der Einhaltung von Richtlinien bei der Speicherung von Daten hin zu strategischen Zielen wie der Bereitstellung differenzierter Kundenerlebnisse und der Förderung der Mitarbeiterproduktivität gewandelt.

Zudem benötigen Unternehmen mehr denn je flexiblen, zuverlässigen und sicheren Zugang zu Inhalten, um mit internen und externen Stakeholdern zu kommunizieren. Allerdings stimmen nur bei einer schrumpfenden Minderheit die Content-Prozesse mit dieser Vision überein. Nur knapp ein Drittel (29 %) aller Befragten gibt beispielsweise an, dass das Teilen von Content mit externen Stakeholdern einfach möglich sei. 2019 waren es noch 41 %.

Disruption deckt Schwächen in Content-Management-Strategien auf

Nur 16 % der weltweit befragten Entscheider gaben an, keine Beeinträchtigung ihres Geschäfts durch die Pandemie erfahren zu haben. Im Bereich Content Management haben die Ereignisse des letzten Jahres gezeigt, wo es in kritischen Geschäftsbereichen Nachholbedarf gibt:

– Wechsel zur Remote Work:
Quasi über Nacht mussten Remote-Zugänge zu Unternehmensinhalten bereitgestellt werden. Das hat Unternehmen vor Herausforderungen gestellt: 30 % berichten von Problemen beim Auffinden wichtiger Informationen, bei 26 % hatten Remote-Teams Schwierigkeiten beim Zugriff auf interne Systeme oder Speicher und 38 % gaben an, dass bei der Suche nach benötigten Informationen Zeit verschwendet wurde.
– Steigende Komplexität im Content Management:
Mit der Ausweitung von Remote-Work wuchs das Volumen der ausgetauschten Daten beträchtlich, und damit auch die Sicherheitsbedenken. 31 % der Unternehmen fehlte es an einer koordinierten Governance und 32 % hatten mit zahlreichen Content-Management-Systemen zu kämpfen, was zu einer ungleichen Verteilung und Absicherung der Inhalte führte.
– Zusammenbruch papierbasierter Prozesse:
Papiergebundene und manuelle Prozesse, deren Digitalisierung bisher aufgeschoben wurde, brechen zusammen, wenn Mitarbeitende diese nicht mehr vor Ort im Büro bearbeiten können. 30 % der Befragten gaben an, sich mit der Migration ihrer Inhalte und 32 % mit der Integration in neuere Systeme schwer zu tun.

Aufgrund der aktuellen Herausforderungen haben Unternehmen ihre Content Management- und Digitalisierungsstrategie neu bewertet. Dabei beurteilen Entscheider ihre digitalen Transformationsbemühungen kritischer als noch vor einem Jahr. Weniger als die Hälfte (48 %) aller Unternehmen bewerten ihre Initiativen in diesem Jahr als „vollständig erfolgreich“ oder „sehr erfolgreich“, was einem Rückgang von 10 Prozentpunkten entspricht.

Unternehmen erkennen das Potenzial von Content Services für die Customer Experience

Hervorragende Kundenerfahrungen sind ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal, um sich vom Wettbewerb abzusetzen. Unter allen Entscheidern, die glauben, dass Content Services das Kundenerlebnis verbessern können, gaben 56 % an, dass Content Services sie dabei unterstützen, Kundenanfragen besser zu bearbeiten. 53 % nannten die Bereitstellung personalisierter Kundenerfahrungen, 37 % die Möglichkeit eines sicheren Austauschs von Korrespondenz und Formularen und 45 % die effizientere Verteilung von Marketing-, Vertriebs- oder technischen Supportmaterialien.

Mehr als die Hälfte (53 %) der Entscheider, die der Auffassung sind, dass Content-Services die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern kann, gab an, dass die Teams Content leichter als Daten- und Informationsquelle nutzen und die Prozesse für die Erstellung, Sicherung, Speicherung oder Löschung von Daten auf eine konforme Weise rationalisieren können (52 %).

Content Services bieten granulare Funktionen und APIs, die zumeist in einer flexiblen Softwareplattform bereitgestellt werden. Sie ermöglichen es, dokumenten- oder prozessreiche Content-Anwendungen zu erstellen. Moderne Content-Services-Plattformen ersetzen und erweitern die monolithischen ECM-Suiten der letzten zwei Jahrzehnte und sind die Antwort auf die steigende Nachfrage nach cloudbasierten Plattformen, die Remote-Zugriff und -Bearbeitung von Inhalten sowie die Steuerung von Prozessen ermöglichen.

Investitionen in Content Management steigen

Wie schon vor zwölf Monaten sehen Entscheider Content Services auch weiterhin als Mittel zur Modernisierung ihrer Content-Praktiken und zum Vorantreiben digitaler Ziele.

Es ist anzunehmen, dass die Pandemie nachhaltige Auswirkungen auf Content-Management-Strategien und contentbasierte Prozesse hat. Obwohl mehr Entscheider als im Vorjahr von Budgetbeschränkungen berichten, wird die Mehrheit ihre Investitionen in die Modernisierung ihrer Content-Management-Praktiken in den nächsten zwei Jahren beibehalten oder intensivieren, wobei 68 % der Verantwortlichen in Unternehmen in Deutschland beabsichtigen, ihr Content-Management-Budget in diesem Zeitraum zu erhöhen. Das sind knapp 20 Prozentpunkte mehr als im länderübergreifenden Durchschnitt. Weiterhin planen Unternehmen in Deutschland ihre Investitionen in folgenden Bereichen zu intensivieren, um auf aktuelle Trends zu reagieren:

– Cloud-Content-Plattformen: 52 %
– Anwendungen und Funktionen für mobiles Arbeiten: 50 %
– Analytics und Künstliche Intelligenz: 50 %
– Automatisierung von manuellen oder papierbasierten Prozessen: 48 %

Im Länderdurchschnitt wurden Initiativen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen (49 %), und Cloud Computing (49 %) durch die Pandemie am stärksten beschleunigt. Cloudbasierte Apps und Services sind besser für den Informationsaustausch zwischen internen und externen Stakeholdern und dezentral arbeitenden Belegschaften geeignet. Die Digitalisierung grundlegender Prozesse, die bereits in der Vergangenheit ein Haupttreiber für Content-Management-Investitionen war, wird noch wichtiger, da Unternehmen versuchen, alle verbleibenden Papierprozesse abzulösen.

„Das letzte Jahr hat Unternehmen aufgerüttelt: Ganze Belegschaften mussten praktisch über Nacht ins Homeoffice ziehen. Viele Entscheider haben dabei schmerzlich spüren müssen, dass Geschäfts- und Content-Prozesse nicht automatisch mitziehen und ihre Content Strategien neu bewertet“, so Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland. „Agilität ist so wichtig wie nie. Unternehmen müssen schnell reagieren und Prozesse, Produkte oder sogar ganze Geschäftsmodelle kurzfristig anpassen können. Technologie, die sich einfach und flexibel an neue Gegebenheiten und die individuellen Anforderungen anpassen lässt, ist in diesem Umfeld entscheidend. Es ist erfreulich zu sehen, dass Entscheider das Potential von modernen Cloud-Content-Services erkannt haben und zukünftig mobile Lösungen und Prozessautomatisierung priorisieren möchten.“

Methodik
Im Rahmen dieser Studie führte Forrester eine Online-Umfrage unter 407 ECM-Entscheidungsträgern aus den Bereichen Gesundheitswesen, Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Hochschulwesen, Fertigung und Business/Professional Services in den USA, in Großbritannien, Australien und Deutschland durch. Zu den Umfrageteilnehmern gehörten Entscheidungsträger in IT- oder Fachbereichen, die für die Content-Management-Strategie ihres Unternehmens verantwortlich sind oder Einfluss darauf haben. Die Teilnehmer wurden zu ihren Content-Praktiken befragt sowie zu den Hindernissen, Content effektiv für die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung zu nutzen, zur Rolle von Content Services bei der digitalen Transformation und zu den Zielen in Bezug auf Kunden, Mitarbeiter und Business Resilience. Den Befragten wurde als Dankeschön für die Zeit, die sie in die Umfrage investiert haben, ein kleiner Anreiz geboten. Die Umfrageerhebung begann im November 2020 und wurde im Dezember 2020 abgeschlossen. Die Antworten wurden mit denen der Befragten verglichen, die das gleiche Profil in einer ein Jahr zuvor durchgeführten Studie aufwiesen, um bedeutsame Veränderungen bei Fähigkeiten, Einstellungen und Anforderungen aufzudecken. Um die Kontinuität des Befragtenprofils zu wahren, werden bei Datenvergleichen mit dem Vorjahr die Antworten aus Deutschland nicht berücksichtigt.

Über Hyland
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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Neue Rolle soll globales Wachstum innerhalb des Hyland-Partner-Ökosystems vorantreiben

Berlin – 04 August 2021 – Hyland (https://www.hyland.com/de-DE), ein führender Anbieter von Content Services, hat Bob Dunn (https://www.linkedin.com/in/bobdunn50/) zum Vice President of Global Partner Programs ernannt. Nachdem er sechs Jahre lang erfolgreich den internationalen Hyland-Vertrieb und Operations in mehreren Regionen, einschließlich APAC, EMEA und LATAM, ausgebaut hat, wird er sich in seiner neuen Rolle auf das Management, den Ausbau und die Unterstützung des Hyland-Partner-Ökosystems (https://www.hyland.com/de-DE/unternehmen/partner-programm) konzentrieren und das weltweite Wachstum voranzutreiben.

„Bob ist eine große Bereicherung für Hyland und setzt sich leidenschaftlich für den Erfolg unseres Unternehmens ein. Seine globale Expertise gepaart mit seiner Erfahrung innerhalb des Hyland-Partner-Ökosystems qualifiziert ihn bestmöglich für die Erweiterung seines Aufgabenbereichs und die Leitung unserer internationalen Channel- und Alliances-Gruppen“, so Ed McQuiston, EVP und Chief Commercial Officer bei Hyland. „Ich freue mich, dass Bob eng mit den Teams für den Channel und für strategische Allianzen zusammenarbeiten wird. Dabei sollen die Channel-Strategien von Hyland stärker aufeinander abgestimmt werden, um unsere Partner optimal zu unterstützen. Eine seiner Aufgaben wird es sein, Programme zu optimieren und weiterzuentwickeln, damit wir unsere gemeinsamen Kunden bestmöglich bei der Beschleunigung ihrer Initiativen zur digitalen Transformation begleiten können.“

Das Partner-Ökosystem von Hyland umfasst mehr als 400 Reseller, Lösungspartner, Systemintegratoren und strategische Partner in verschiedenen Branchen. Von spezialisierten Boutique-Partnern bis hin zu globalen System Integrators und Technologiepartnern – als Teil der Hyland Partner Community profitieren Technologieanbieter davon, ihren Kunden agilere Prozesse für leistungsfähigere Mitarbeitende bieten zu können.

Die Partner-Programme von Hyland bieten:
– Aufbau eines starken Geschäfts rund um die Hyland-Angebote zum Verkauf sowie der Entwicklung und Implementierung von digitalen End-to-End-Lösungen
– Wertsteigerung gemeinsamer Lösungen durch erweiterte Produktfunktionalität
– Angebot ergänzender Funktionen und investitionsfördernder Lösungen

„Ich freue mich sehr darauf, meine mehr als 30-jährige Karriere in der Content-Services-Branche fortzusetzen. Mein Ziel ist es, Unternehmen auf der ganzen Welt dabei zu unterstützen, ihre Inhalte besser zu steuern und ihre Geschäftsabläufe weiterzuentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Kunden den besten Service zu bieten“, so Dunn. „Diese neue Rolle vereint viele meiner Leidenschaften und Bereiche, in denen ich für unser Partner-Ökosystem weitere Erfolge erzielen kann. Ich freue mich darauf, die Partnerprogramme von Hyland mit einem Cloud-first-Ansatz weiterzuentwickeln und Technologieanbietern Content Services und Tools für Intelligent Automation Collaboration- und Business Process Automation näherzubringen. Unternehmen benötigen diese Werkzeuge, um neue und sich ständig wandelnde Geschäftsabläufe zu unterstützen.“

Weitere Informationen zum Hyland Partnerprogramm finden Sie unter hyland.com/de-DE/unternehmen/partner-programm (https://www.hyland.com/de-DE/unternehmen/partner-programm)

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Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zum tagtäglichen Dokumentenmanagement bei Bottenschein Reisen, ebenso wie das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. Papierbasierte Prozesse sind an dieser Stelle zeitintensiv und unübersichtlich. Das digitale Dokumentenmanagement mit der DOCBOX® schafft hier Abhilfe und bringt Bottenschein Reisen weiter voran in der digitalen Transformation.

Mehr Zeit, Struktur, Kapazität, Übersicht und Sicherheit
Eingangsrechnungen werden bei Bottenschein in den digitalen Prozess übernommen sowie ohne Medienbrüche an die zeichnungsberechtigten Personen und dann an die Buchhaltung übergeben. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der DOCBOX® birgt enorme Kosteneinsparpotenziale, die früher durch papierbasierte Prozesse anfielen. Der Rechnungsworkflow für Eingangsbelege sorgt für Effizienz und Transparenz. Er strukturiert und verselbstständigt die Buchhaltungsprozesse, er verarbeitet alle Eingangsbelege dank definierter und optimierter Vorgänge. Dabei kommt das breite Dokumentenbearbeitungspaket der DOCBOX®, wie etwa Stempel, Notiz oder Wiedervorlage, zum Einsatz.
Durch die revisionssichere Archivierung in der DOCBOX® entfällt zudem die physische Aufbewahrung in Ordnern und Aktenschränken. Auch der Gesetzgeber hat mit den GoBD klare Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente geschaffen.
Digitalisiert werden ferner die Abrechnungsbelege der Linienbusse. „Mit der DOCBOX® konnten wir antiquierte Papierprozesse ablösen und durch digitale Vorgänge ersetzen. Alles ist jetzt nachvollziehbar, langwierige Genehmigungsprozesse per E-Mail entfallen“, berichtet Jürgen Munz, Leiter IT und Digitalisierung.

Betreut wird Bottenschein auf der Reise zum papierlosen Büro von Alexander Gapp, zuständig für Vertrieb und Technik, von der Büroprofis Laupheim GmbH. Seit der Gründung im Jahr 2014 liegt der Fokus der Büroprofis auf der digitalen Archivierung von Dokumenten.

Über Bottenschein Reisen GmbH & Co.KG, Ehingen:
Vor über 60 Jahren gegründet, hat sich das einstige Kleinunternehmen zu einem renommierten mittelständischen Reiseveranstalter wie auch als Dienstleister im öffentlichen Personennahverkehr mit einem Fuhrpark von über 60 Bussen etabliert. Seit inzwischen 30 Jahren arbeitet das Unternehmen zuverlässig und vertrauensvoll innerhalb der Partner Internationaler Touristik (P.I.T.-Touristik) mit einem anderen Reiseveranstalter zusammen und bietet eines der größten Reiseangebote im süddeutschen Raum.
Seit über sechs Jahrzehnten ist Bottenschein Reisen für die Kund:innen in Bewegung. Weltweit, weil Urlaub grenzenlos geplant wird. Europaweit, weil Ziele komfortabel erreicht werden. Regional, weil im Nahverkehr Zuverlässigkeit zählt.
Bottenschein kennt die Menschen und ihre Wünsche in seinem Gebiet genau und setzt diese immer wieder in neue und attraktive Reiseangebote um. Das kompetente Touristik-Team, die geschulten Reisebegleitungen sowie bestens ausgebildete und verantwortungsbewusste Reise-Chauffeure leisten mehr als die sichere Personenbeförderung und sorgen dafür, dass die schönste Zeit im Jahr zu einer ganz besonderen wird. Das Unternehmen hat sich zu den höchsten Sicherheitsstandards der Busreisebranche verpflichtet, die über die Normen des Gesetzgebers hinausgehen. Täglich sind insgesamt über 100 Mitarbeitende an insgesamt vier Standorten für den Traumurlaub im Einsatz. Viele begeisterte Kund:innen sind der Beweis, dass die Reisen einzigartig sind.
www.bottenschein.de

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Mit der Schnittstelle zu Microsoft SharePoint ermöglicht Outlook Infodesk Version 13.4 Anwendern Zugriff auf Ihre Office365 Daten und Informationen.

Outlook Infodesk von Fischer Software Berlin erweitert die Funktionalität von Microsoft Outlook und Exchange Server zu einem komfortablen Dokumentenmanagement- und Adressverwaltungssystem, ohne dass der Anwender dabei seine vertraute Oberfläche verlassen muss. Dabei organisiert es E-Mails, Dokumente, Adressen und Termine in einer einzigen Anwendung.

BERLIN. Mit seiner neuen Infodesk SharePoint Integration, also einer Schnittstelle zu Microsoft SharePoint, erzeugt Outlook Infodesk automatisiert dynamische Dateilinks zur SharePoint Bibliothek in Statusberichten und im Vorgang. Infodesk integriert darüber hinaus die SharePoint Volltextsuche und E-Mail-Versand mit Freigabe-Links anstelle Attachments. Ebenso ist ein automatischer Upload-Modus enthalten, der die Dateien direkt auf dem SharePoint ablegt, wenn keine Verbindung zum Firmennetzwerk besteht.
Durch diese zentrale, strukturierte Datenablage und deren -verwaltung kann der Anwender jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand eines Vorgangs oder Projekts einsehen. Informationen zu Anfragen, zum aktuellen Bearbeitungsstatus, bisherige Korrespondenz und dergleichen werden so für alle Beteiligten schnell und übersichtlich nachvollziehbar.

Über Fischer Software GmbH & Co. KG:
Fischer Software ist spezialisiert auf Softwareentwicklungen im Umfeld von Microsoft Outlook© und Exchange Server©. Das Kernprodukt des Unternehmens ist OUTLOOK INFODESK, eine Software-Lösung für professionelles Projekt-, Dokumenten- und Adress-Management. Zusatzmodule für Zeiterfassung- und Abrechnung, Telefonie (CTI) und Seminarorganisation erweitern den Einsatzbereich.
Der Firmensitz des 1995 gegründeten Unternehmens ist in Berlin, die Software ist „made in Germany“!

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OSIC (Open Source Imaging Consortium) ist eine Kooperation zwischen Wissenschaft, Industrie und Philanthropie, die schnelle Fortschritte im Kampf gegen die idiopathische Lungenfibrose (IPF), fibrosierendeinterstitielle Lungenerkrankungen (ILD) und andere Atemwegserkrankungen, einschließlich emphysematöserErkrankungen, ermöglichen soll.
Dazu bringt OSIC Radiologen, Kliniker, Datenwissenschaftlicher, Medizintechnikingenieure sowie betroffene Patientinnen und Patienten aus der ganzen Welt zusammen, um die Entwicklung digitaler, bildbasierterBiomarker und Software-Applikationen für die genauere Diagnose, Prognose sowie Vorhersage des Ansprechens auf eine Therapie zu entwickeln. Als Grundlage für die Entwicklung baut OSIC gemeinsam mit Kliniken aus aller Welt eine Datenbank anonymisierter benötigter Medizindaten auf.
Getragen wird OSIC durch seine Mitglieder aus dem medizinischen Bereich, wie die Universität Athen, die Université de Lyon, die Medizinische Universität Wien, die University of Iowa, die American Lung Association, National Jewish Health, sowie durch Mitglieder aus der Medizintechnik- und pharmazeutischen Industrie, zu denen u.a. Boehringer-Ingelheim, Siemens Healthineers, CSL Behring, FLUIDDA, BRAINOMIX, Galápagos, VIDA und imvaria gehören.

Zur fachgerechten elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten greift OSIC nun auf die Vorzüge der DOCBOX®-Cloud-Anwendung zurück. Das Dokumenten-Management-System (DMS) ermöglicht, gemeinsam erstellte Dokumente rechtssicher an unabhängiger Stelle in der Wolkeninfrastruktur zu archivieren. Mehrere Anwender:innen können gemeinsame Dokumente prüfen, digital signieren und freigeben. Erinnerungen an bevorstehende Aufgaben werden aus dem DMS generiert. Für die DOCBOX® spricht ferner deren bilinguale Ausrichtung: Frontend, Hilfen, Tutorials und Produktbeschreibungen stehen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung.

Über OSIC:
https://www.osicild.org/

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Mit der DOCBOX® projektbezogen im Team arbeiten

Mit fünf Niederlassungen und 13 Außenstellen in Deutschland und Österreich betreut ISO-BA jährlich bis zu 120 Projekte in den Bereichen Isolierung, Brandschutz und Metallteilfertigung. Zu den namhaften Kunden zählen beispielsweise Fraport, Lidl, Daimler oder Roche. Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen bereits den Vorteilen des Managements von Dokumenten mit der DOCBOX®. „Die DOCBOX® sorgt für eine strukturierte Dateiablage. Alle Projekte bzw. die dazugehörigen Dokumente erhalten so eine einheitliche Ordnerstruktur. Das erleichtert unsere Arbeit ungemein“, so Geschäftsführer Murat Basaran. Etwa 50 Mitarbeitende nutzen den kompletten Funktionsumfang der DOCBOX®. Der Zugriff auf die DOCBOX® erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Vor allem auf Geschäftsreisen, im Home Office oder bei dringenden Notfällen kann so auch gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende sich nicht im Büro befinden.

Effizienzsteigerung dank Workflows
Mithilfe von fünf verschiedenen DOCBOX®-Workflows digitalisiert und optimiert Iso-Basaran beispielsweise Geschäftsprozesse. So erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen. Außerdem vermeiden die Workflow-Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Schließlich minimieren die Workflow-Prozesse Kosten, sie verbessern die Qualität der Prozesse, sie reduzieren Durchlaufzeiten und sie verbessern die Transparenz der Prozesse.
So wird etwa der gesamte Vorgang der Rechnungsverarbeitung bei ISO-BA durch einen DOCBOX®-Workflow gesteuert.
Ein weiterer Workflow wird im Bereich der Projektfreigabe eingesetzt. Das betrifft vor allem folgende Fragen: Wie kann das unternehmerische Risiko verlässlich eingeschätzt werden? Wie wird eine Transparenz geschaffen, auf der fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Wie werden stabile und schnelle Freigaben erreicht? Wie gelingt es, Risikomanagement über den gesamten Projektlebenszyklus zu betreiben? Ein optimierter Workflow hat eine zentrale Bedeutung in der Projektfreigabe sowie im Auftragscontrolling. Der Freigabeprozess wird unter Einbezug des DOCBOX®-Workflows sowie effizienter Nachverfolgung deutlich beschleunigt. Ferner ist insbesondere im Rahmen des Angebotsprozesses eine schnelle und effiziente Projektfreigabe erforderlich, um den Kunden termingerecht ein verbindliches Angebot übermitteln zu können. Der Workflow gesteuerte Prozess ermöglicht dabei schnelle, transparente und standardisierte Projektfreigaben unter Einbindung verschiedener Hierarchieebenen.

Standortübergreifende Versionsverwaltung und E-Mail-Zugriff
Die Versionierung bzw. Versionsverwaltung mit der DOCBOX® spielt bei der gemeinsamen Arbeit der ISO-BA-Mitarbeitenden an Dokumenten, etwa an Excel-Dateien, eine wichtige Rolle. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das DOCBOX®-Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten die Anwender:innen den Überblick über den Status ihrer Dokumente. Die jeweilige Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel als auch über eine Benutzerkennung.
Mit dem Modul OutlookConnect archiviert ISO-BA alle E-Mails und deren individuelle Anhänge automatisch und revisionssicher in die DOCBOX®. Genauso leicht kann per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zugegriffen werden. Dadurch werden alle E-Mails sowie die Anhänge den jeweiligen Projekten in der DOCBOX® zugeordnet, und die Mitarbeitenden können standortübergreifend auf die Dokumente zugreifen.

Über ISO-BAsaran GmbH, Worms:
Die ISO-Basaran GmbH wurde im Oktober 1995 in Worms von Murat Basaran gegründet und bietet zurzeit über 150 Mitarbeitern einen festen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Das Unternehmen konnte seinen Wirkungsbereich als Spezialist für Isolierung im Bereich Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz, sowie in der Metallverarbeitung schnell von der regionalen Ebene auf ganz Deutschland erweitern.
Mit vielen erprobten Partnern aus dem Bau- und Isolierhandwerk hat ISO-BA mittlerweile über 500 Projekte für eine Vielzahl von Industrie-Branchen erfolgreich realisiert. Mit der Eröffnung der zweiten Niederlassung im Januar 2020 in Berlin – sowie aktuell einer weiteren Niederlassung in München und einer in Österreich – unterstreicht das Unternehmen seine Positionierung im Markt, hat mehr Raum für die Projekte der Zukunft geschaffen und sein Leistungsspektrum und das Einzugsgebiet maßgeblich erweitert.
www.iso-ba.de

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Mit der DOCBOX® zur digitalen Fahrzeugakte

Die digitale Fahrzeugakte bietet für das Autohaus Melzer die optimale Handhabung der zu den Fahrzeugen gehörenden Dokumente und Informationen. Workflow basierte Abläufe sorgen für eine bessere Transparenz und schnellere Auskunftsfähigkeit. Die DOCBOX® unterstützt die Recherche und Bearbeitung verschiedenster Dokumente. Firmeninhaber und Geschäftsführer Christian Melzer: „Digitale Prozesse verschaffen uns mehr Zeit für das Wesentliche: unsere Kunden.“

Digitalisierte Dokumente sorgen für Transparenz
In der DOCBOX® werden Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Wartungsaufträge zu den einzelnen Fahrzeugen digital abgelegt. Jedem Fahrzeug werden Herstellerinformationen, Nachweise zu Wartungstätigkeiten oder Wartungsprotokolle verbindlich zugewiesen.
Im Tagesgeschäft entstehen vor allem in den Bereichen An- und Verkauf, Reparatur und Service zahlreiche Dokumente und Daten. Über die in der DOCBOX® angelegten digitalen Fahrzeugakten können die Mitarbeitenden des Autohauses Melzer vollkommen orts- und zeitunabhängig auf alle Dokumente und Informationen zugreifen. Beim An- und Verkauf, bei Inspektionen und beim Kundenkontakt sind diese Informationen somit schnell verfügbar.
Mit dem Rechnungsworkflow der DOCBOX® bildet das Autohaus Melzer den Prozess zur Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen ab. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen. Auch die Ausgangsrechnungen werden über einen Workflow gesteuert.
Ein Workflow wurde ferner für die Ablauforganisation der Werkstattaufträge eingerichtet. Zunächst wird der Auftrag über das ERP-System erfasst. Es erfolgt eine Auftrags-bestätigung. Mithilfe der Hard- und Software von signotec werden alle Dokumente über Unterschriftenpads elektronisch signiert. Die unterschriebenen Serviceaufträge und Datenschutzerklärungen werden automatisch und revisionssicher in der DOCBOX® in separaten Ordnern archiviert. Christian Melzer zeigt sich begeistert: „Pro Werkstattdurchgang sparen wir – dank der digitalen Lösungen von signotec und der DOCBOX® – ca. sechs Minuten Bearbeitungszeit ein. Und die einfache Bedienung schafft bei allen Anwender:innen große Akzeptanz.“

Über Autohaus Melzer e. K., Chemnitz:
Zufriedene Kund:innen sind das oberste Ziel des koda-Vertragspartners. Dies gilt für die Kund:innen sowohl im Service als auch im Verkauf. Mit dem Kundenversprechen macht das Autohaus Melzer seine Ansprüche transparent. Die Mitarbeitenden finden gemeinsam mit den Kund:innen eine Fahrzeuglösung, die deren individuellen Anforderungen berücksichtigt. Das Autohaus Melzer bietet ein herausragendes Probefahrt-
Erlebnis und präsentiert die Technologien der Produkte immer mit dem Blick auf die persönlichen Anforderungen der Kund:innen. Deren Meinung ist dem Unternehmen sehr wichtig. Die Mitarbeitenden fragen nach ihrer Zufriedenheit mit den Produkten und Serviceleistungen, um für sie noch besser zu werden. Vor dem Beginn von Servicearbeiten wird ein transparentes Angebot erstellt. Die Qualität der Servicearbeiten wird garantiert, die durchgeführten Arbeiten und entstandenen Kosten werden im Detail erklärt.

Mein Skoda Autohaus Melzer Chemnitz

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Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist das erste Rolling Release erschienen. Das Update beinhaltet neue Funktionen und verbessert die Leistung und Stabilität dieser Software.

Dokumenten-Management-System ecoDMS

Aachen, im Juni 2021. Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist das erste Rolling Release erschienen. Das Update beinhaltet neue Funktionen und verbessert die Leistung und Stabilität dieser Software:

Export und Versenden: Globale Dateinamen selbst konfigurieren
Volltextindizierung: Beschleunigt und optimiert
ecoDMS OCR: Erkennt mehr Sprachen, kann als Standard für alle Dokumente aktiviert werden
Neue Zoomstufe: Insgesamt 4 Stufen in der Kachelansicht verfügbar
Silent Installer: Unbeaufsichtigte Installation von Client + Drucker unter Windows

Die erweiterte OCR-Erkennung bietet noch mehr Leistung bei der Dokumentensuche. Administratoren können von nun an die gewünschten Sprachen für die Texterkennung selbst auswählen. Neben Deutsch und Englisch können nun auch die Sprachen Französisch, Spanisch, Niederländisch, Türkisch und Italienisch für die automatische Texterkennung von neuen Dokumenten aktiviert werden. Darüber hinaus indiziert der integrierte „OCR-Turbo“ die Dokumente noch schneller.

Für die Ansicht der Dokumente gibt es jetzt in der modernen Kachelansicht insgesamt 4 Zoomstufen. Diese geben je nach Auswahl die Klassifizierungs- und Datei-Informationen mit mehr oder weniger Details zu einem Dokument aus. Bei der neuen, vierten Zoomstufe wird unter anderem ein besonders großes Vorschaubild des Dokuments angezeigt. So werden die Dokumente schon in der Vorschau gut leserlich für die zuständigen Benutzer angezeigt.

Der E-Mailversand und Export von Dokumenten bekommt mit den neuen Dokumenten-Einstellungen im Administrationsbereich von ecoDMS ganz neue Möglichkeiten. Auf Basis der verfügbaren Klassifizierungsattribute, Datums- und Versionsinformationen können die Dateinamen von Dokumenten nun standardmäßig definiert werden. Bisher hat ecoDMS beim Versand und Export auf die generellen Datei-Informationen bzw. auf das Bemerkungsfeld zurückgegriffen. Jetzt können Administratoren globale Dateinamen vergeben, die ecoDMS dann automatisch auf Basis der gesetzten Informationen verwendet. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Eine Beispielausgabe wäre hierfür „18062021-Rechnungseingang-Lieferanten-1452-Mustertext.pdf“. Diese Einstellungen können sowohl für herkömmliche Dokumente als auch für Dokumente mit mehreren Versionen konfiguriert werden.

Für Windows-Nutzer gibt es ab sofort einen Silent Installer. Dieser erlaubt die unbeaufsichtigte Installation des ecoDMS Clients und PDF/A-Druckers unter Windows. Damit fallen die Klicks durch jedes einzelne Installationsfenster weg und das Programm ist nach einigen Sekunden komplett auf dem PC installiert. Diese Installationsart ist besonders praktisch bei der Installation von ecoDMS auf mehreren Arbeitsplätzen.

Das Rolling Release steht allen ecoDMS Kunden zum kostenlosen Download auf der ecoDMS-Webseite zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung der Vollversion ist eine gültige ecoDMS-Lizenz. Sofern ecoDMS bereits installiert ist, wird ein vollständiges und sauberes Backup vor dem Update empfohlen.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. ecoDMS ist der Standard für eine einfache, langfristige, revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch können mit diesem Dokumenten-Management-System auf ein Minimum reduziert werden. Als Einzelplatzlösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und als Mietlösung bietet ecoDMS enorme Skalierbarkeit. ecoDMS ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet.

Über die ecoDMS GmbH
In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.

Firmenprofil
Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Einzigartiges Vertriebsmodell
Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Dresdener Straße 1
52068 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

Durch die Kooperation mit der aktivweb System- und Datentechnik GmbH, einem der führenden Anbieter für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in der D-A-CH-Region, profitieren Soennecken-Mitglieder zukünftig von einem digitalen Archivierungssystem für Dokumente: der DOCBOX®.

Im Rahmen der strategischen Partnerschaft erweitert die Soennecken eG ihr Netzwerk und stärkt das digitale Produktportfolio für die rund 500 Fachhändler der Genossenschaft. „Der Bereich der digitalen Archivierung steht stark im Wachstumsfokus“, sagt Christof Rösch, Bereichsleiter Drucken & Kopieren bei der Soennecken. Mit aktivweb als Kooperationspartner habe man einen Experten als Partner an der Seite, um diesen Bereich für die Mitglieder und deren Endkunden attraktiv zu erweitern. „Mit der DOCBOX® können wir diesen ein innovatives und browserbasiertes DMS anbieten, das sowohl als Cloud- wie auch als Inhouse-Lösung zur Verfügung steht“, so Rösch.
Aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
„Als strategischer Partner stellt die Sonnecken eG mit ihrem breiten Produktportfolio und Händlernetz für unser Unternehmen eine hervorragende Ergänzung dar“, sagt Uwe Weikl, Geschäftsführer aktivweb, zur Kooperation. „Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.“

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

Firmenkontakt
aktivweb System- und Datentechnik GmbH
Uwe Weikl
Arberseestr. 3
94249 Bodenmais
09924-943240
uwe.weikl@aktivweb.de
http://www.aktivweb.de

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