Tag Zeitwirtschaft

Zeiterfassung zu Dokumentationszwecken oder mit sofortigem Handlungsbedarf

Flintec mobile Zeiterfassung per Telefon und App: Ökosystem der Personalzeit

Mannheim, 09.11.2023: Flintec hat die mobile Zeiterfassung als stand-alone Lösung oder mit nachgelagerter Zeitwirtschaft entwickelt. Ob zu Dokumentationszwecken oder mit Workflow, Flintec hat für verschiedene Kundenanforderungen eine passende Lösung. Für eine Zeiterfassung mit sofortigem Handlungsbedarf hat Flintec eine Erfassung der Daten in Echtzeit. Die mobile Zeiterfassung erfolgt per Telefon, Smartphone und Smartwatch.

Flintec Zeiterfassung mit nachgelagerter Zeitwirtschaft
Mit der Flintec Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter die Arbeitszeit mobil per App oder Telefon. Bei einer nachgelagerten Zeitwirtschaft gibt Flintec die erfassten Daten zur Bewertung an die Zeitwirtschaft. Bei einer fehlenden Internetverbindung werden die Buchungen offline gespeichert und bei bestehender Internetverbindung an die Zeitwirtschaft weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt über ein zertifiziertes ERP-Interface, z.B. PCS DEXICON oder KABA B-COMM. Die Zeitwirtschaft speichert und bewertet die Daten. Anschließend übergibt sie die bewerteten Daten zur Abrechnung an Lohn und Gehalt. https://www.flintec.de/zeiterfassung

Zeiterfassung in Echtzeit für sofortigen Handlungsbedarf
Arbeitet die Zeitwirtschaft im Offline-Modus, werden Unregelmäßigkeiten und Regelverstöße oftmals erst am folgenden Tag festgestellt. Das ist für eine Standard-Zeiterfassung zu Dokumentationszwecken ausreichend. Für eine Zeiterfassung mit sofortigem Handlungsbedarf ist das zu spät. Viele Kunden fordern umgehend über fehlende oder fehlerhafte Buchungen informiert zu werden. Daher bevorzugen sie eine Erfassung der Daten in Echtzeit. „Die Echtzeit ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn Unternehmen eine Reaktionsmöglichkeit fordern“ sagt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen.

Modul Plausibilitätsprüfung in Echtzeit
Das Modul Plausibilitätsprüfung erkennt Falschbuchungen, wie beispielsweise zweimal „Kommen“ ohne „Gehen“, in Echtzeit. Mitarbeiter korrigieren fehlerhafte Zeitbuchungen noch vor der Weitergabe an die Zeitwirtschaft. „Dadurch sind die Daten, die bei der Zeitwirtschaft ankommen, korrekt. Das ist eine enorme Zeitersparnis für die Personalabteilung“ stellt Feiereisen fest. Flintec verfügt über weitere Lösungen mit Echtzeitinformation. Beispielsweise prüft die Lösung zur Arbeitszeitregelung die Arbeitszeit in Bezug auf Arbeitszeitregelungen und Betriebsvereinbarungen. Die Lösung zur Anwesenheitskontrolle prüft die Einsatzzeiten an definierten Orten. Dabei werden Verspätungen und Fehlzeiten dem Unternehmen automatisch gemeldet.

Modul Workflow mit zeitnahem Handlungsbedarf
Das Modul Workflow digitalisiert Genehmigungsverfahren bei der Zeiterfassung, wie beispielsweise Abwesenheiten, Home Office, Nachbuchen und Beantragung von Überstunden. Der Workflow erfordert einen zeitnahen Handlungsbedarf. Mitarbeiter erstellen die Anträge in der Flintec App. Die zuständige Person wird über den Antrag per Email informiert und bearbeitet den Antrag. Freigegebene Anträge werden automatisch an die Zeitwirtschaft weitergegeben. „Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Flintec gibt ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weiter“ erklärt Feiereisen. Durch die selbstständige Antragstellung und die Korrektur fehlerhafter Buchungen durch die Mitarbeiter wird die Personalabteilung entlastet.

Flintec App für mobile Zeiterfassung
Flintec bietet die mobile Zeiterfassung per Telefon und App als stand-alone Lösung oder mit einer online Schnittstelle zu verschiedenen Zeitwirtschaftssystem sowie in Ergänzung zur Host-basierten Zeitwirtschaft an. Flintec hat die native App für das Smartphone und Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem entwickelt. Darüber hinaus hat Flintec eine betriebssystemunabhängige Web App entwickelt. Die Zeiterfassung ist kombinierbar mit der mobilen Zutrittskontrolle: EINE App, ein Layout, eine Konfiguration.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

Kontakt
Flintec IT GmbH
Lucien Feiereisen
Heppenheimer Str. 23
68309 Mannheim
06213389230
https://www.flintec.de

Flintec erweitert das Flintec’sche Stempeldiagramm um die kundenspezifischen Attribute Ort, Projekt und Tätigkeit

Flintec Zeiterfassung – Stempeldiagramm

Mannheim, 30.01.2023: Die mobile Zeiterfassung von Flintec erfasst die Zeit zuverlässig per Telefon, App oder GPS. Das Flintec’sche Stempeldiagramm visualisiert die Zeiterfassungsregeln mit den entsprechenden Buchungsfunktionen. Für mehr kundenindividuelle Anpassung und Transparenz ergänzt Flintec die bestehenden Buchungsfunktionen durch kundenspezifische Attribute wie beispielsweise Ort, Projekt und Tätigkeit. Durch diese Ergänzung wird aus dem Stempeldiagramm ein attributiertes Stempeldiagramm.

Das Flintec’sche Stempeldiagramm visualisiert die Buchungsregeln
Das Ökomodell der Personalzeit besteht aus dem Erfassen der Zeit (Zeiterfassung), dem Bewerten der erfassten Daten (Zeitwirtschaft) und dem Abrechnen der bewerteten Daten (Lohn und Gehalt). Flintec hat sich auf die Erfassung der Zeit spezialisiert. Die Zeiterfassung erfolgt zuverlässig mit mobilen Terminals: Per Telefon, Smartphone (Android App, iOS App), Smartwatch (WatchOS), Desktop (Web App), oder GPS (www.flintec.de/zeiterfassung). „Zur theoretischen Modellierung der Zeiterfassung bietet sich die Automatentheorie an: Die Zeiterfassung als Endlichen Automaten“ sagt Geschäftsführer Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Mit der grafischen Darstellung des Endlichen Automaten visualisiert Flintec die Buchungsregeln (Arbeitszustand und Zustandswechsel) in einem Stempeldiagramm. Das Stempeldiagramm sorgt für mehr Transparenz bei der Digitalisierung der Zeiterfassung.

Der Stempelvorgang als Wechsel des Arbeitszustandes
Das Stempeldiagramm bildet den Wechsel eines Arbeitszustandes ab. Dieser Wechsel wird als Stempeln bezeichnet. Flintec erfasst den Stempelvorgang und überträgt die erfassten Daten an die Zeitwirtschaft. Das Stempeldiagramm enthält folgende vier Tupel: Identifizierung (z.B. Ausweisnummer), Authentifizierung (z.B. PIN, Gesichtserkennung), Zeitstempel (Datum / Uhrzeit) und Buchungsart (z.B. Kommen / Gehen). „Üblicherweise wird mit den Begriffen Lohnart, Wechsel der Lohnart und Zeitdauer einer Lohnart jongliert. Für die buchenden Personen sind diese Begriffe nicht griffig“ erklärt Feiereisen. Daher verwendet Flintec für die Buchungsarten eindeutige Begriffe, wie beispielsweise Kommen und Gehen. Die übermittelten Daten bilden die Grundlage für die Zeitwirtschaft, die die Zeitdauer zwischen zwei Buchungen (Zustandswechsel) bewertet. (www.flintec.de/zeiterfassung/architektur/zeitwirtschaftssysteme)

Kundenspezifische Attribute bei der Flintec Zeiterfassung
Flintec hat das Stempeldiagramm um kundenspezifische Attribute erweitert. Sie werden zusätzlich zu den vier Tupeln an die Zeitwirtschaft übertragen. Mit den kundenspezifischen Attributen wird die mobile Zeiterfassung an den Bedarf der Kunden angepasst. „Ort, Projekt und Tätigkeit sind Beispiele für die vielfältigen Attribute“ stellt Feiereisen fest. Mit dem Stempeldiagramm lassen sich die Anforderung an die Zeiterfassung auf Machbarkeit und Relevanz prüfen (www.flintec.de/zeiterfassung/buchungsfunktionen). Durch die Visualisierung der Buchungsfunktionen erhalten das Unternehmen und der Betriebsrat mehr Einblicke in die unternehmensspezifischen Zeiterfassungsregeln.

Ort, Projekt und Tätigkeit für das attributierte Stempeldiagramm
Die kundenspezifischen Attribute des Stempeldiagramms sind variabel. Das Attribut Ort erfasst den Ort bei der Buchung. Das ist beispielsweise für die Kostenstelle, das Home Office oder den Kundeneinsatz relevant. Bei stationären Terminals ist der Ort ohnehin bekannt. Bei mobilen Terminals wird der Ort per Geofencing erfasst: Im Außenbereich per GPS und im Innenbereich per Beacon. Das Attribut Projekt erfasst z.B. die Projektbezeichnung, den Kundenauftrag oder den Kostenträger. Dabei wird das Projekt durch die direkte Eingabe, das Einlesen eines QR-Codes oder über einen SubString Filter erfasst. Das Attribut Tätigkeit bezieht sich beispielsweise auf eine Montage oder Reparatur. Die Tätigkeit wird unkompliziert per Dropdownliste ausgewählt.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

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Mit Flintec ist die Erfassung der Personalzeit gesetzeskonform, digital und mobil

Flintec Android App für Zeiterfassung

Mannheim, 28.11.2022: Die Flintec Zeiterfassung per Telefon und App ist mobil und digital. Das Bundearbeitsgericht (BAG) und der Europäische Gerichtshof (EuGH) verpflichten den Arbeitgeber zur Erfassung der Arbeitszeit seiner Mitarbeiter. Die Flintec Zeiterfassung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Verfügbar als stand-alone Lösung sowie mit nachgelagerter Zeitwirtschaft. Die Erfassung der Personalzeit wird dokumentiert und ist jederzeit einsehbar. Die Zeiterfassung ist erweiterbar durch die Kontrollmechanismen und die mobile Zutrittskontrolle.

Anforderungen an eine Zeiterfassung
Das Bundesarbeitsgesetz und das Urteil des Europäischen Gerichtshofs legen fest, dass für Unternehmen die Erfassung der Arbeitszeit erforderlich ist. Nachvollziehbarkeit und Fälschungssicherheit sind von zentraler Bedeutung. Eine genaue Form der Erfassung der Zeit wird aktuell nicht definiert. Als IT-Unternehmen bietet Flintec seit 20 Jahren Zeiterfassung für Unternehmen an. Dabei hat sich Flintec auf die Erfassung der Personalzeit per Telefon (Festnetz, Handy) und mobil (Smartphone, Smartwatch, Browser, GPS-Gerät) spezialisiert. Flintec hat die App für Endgeräte mit Android, iOS, watchOS Betriebssystem sowie als Web App für den Browser entwickelt. Die Installation der App erfolgt individuell über den jeweiligen App Store oder zentral über ein Enterprise Mobility Management (EMM) System. Mit Flintec ist die Erfassung der Zeit digital und mobil.

Zeiterfassung und Zeitwirtschaft
Die neue Gesetzgebung fordert eine Zeiterfassung, keine Zeitwirtschaft. Bei Unternehmen mit festen Arbeitszeiten (ohne Gleitzeit und ohne Überstunden) ist eine Zeitwirtschaft nicht notwendig, da keine Lohn-Abrechnung nach Zeit erfolgt. „Das ist gerade für kleinere Unternehmen interessant“ sagt Geschäftsführer Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Flintec betreibt die Zeiterfassung als stand-alone Lösung. Stand-alone bedeutet in diesem Fall ohne nachgelagerte Zeitwirtschaft und Lohn-Abrechnung. Die Zeit wird erfasst und dokumentiert. Es erfolgt keine Berechnung der Arbeitsdauer und keine Lohn-Abrechnung nach Arbeitsdauer. Damit werden die gesetzlichen Anforderungen an eine Zeiterfassung erfüllt. „Im Gesetz liegt der Fokus auf der Erfassung der Zeit, nicht auf der Zeitwirtschaft. Ist eine Zeitwirtschaft für den Kunden notwendig, haben wir eine Lösung parat“ sagt Feiereisen. Auf Kundenwunsch wird die Zeiterfassung mit einer Zeitwirtschaft gekoppelt. Entweder zu Beginn oder zu einem späteren Zeitpunkt. Die Koppelung erfolgt über eine Terminal-Emulation, REST oder File Transfer für Excel-Dateien.

Erfassen und dokumentieren
Um gesetzeskonform zu sein, werden folgende Zeiten dokumentiert: Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Ruhezeiten, Überstunden sowie Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen. Die Flintec Zeiterfassung erfasst und dokumentiert die definierte Zeit digital. Dabei wird der Zeitstempel, der Mitarbeiter und die Buchungsart (Kommen/Gehen, Pause Beginn/Ende, Dienstgang Beginn/Ende) erfasst. Die Verwaltung und Dokumentation erfolgt im Flintec T-Inspect. Die Dokumentation ist über den Browser jederzeit abrufbar. Die Ansicht ist nach verschiedenen Kriterien filterbar. Beispielsweise werden die Buchungen einer bestimmten Person innerhalb eines definierten Zeitfensters angezeigt. Die Reports werden in festgelegten Intervallen (beispielsweise am 1. des Folgemonats) per Email mit Excel Datei im Anhang an die zuständige Person gesendet. Damit ist die Flintec Zeiterfassung nachvollziehbar und fälschungssicher.

Erweiterbar durch die Flintec Module, Kontrollmechanismen und mobilen Zutritt
Folgende Module stehen zur Erweiterung der Flintec Zeiterfassung zur Verfügung: Mobile Projektzeiterfassung (Erfassung der Personalzeit und Projektzeit), Plausibilitätsprüfung (Meldung von regelwidrigem Buchen in Echtzeit), T-Services (Cloud-basierte Managed Services), Workflows (Nachbuchungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge), Ortserfassung (im Außenbereich per GPS, in Innenräumen per Beacons oder QR-Code). Auf Kundenwunsch wird die Flintec Zeiterfassung mit den Kontrollmechanismen (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle) und der mobilen Zutrittskontrolle (Zeit und Zutritt in einer einzigen App für das Smartphone und die Smartwatch) ergänzt.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

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Lucien Feiereisen
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feiereisen@flintec.de
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Auf der Suche nach einer sicheren und flexiblen Hosting-Lösung, ist die Connox GmbH bei der GFOS fündig geworden. Sowohl die Zeitwirtschaft als auch die Personaleinsatzplanung des Online-Möbelhändlers werden nun in der ISO 27001-zertifizierten GFOS knownCloud betrieben. Dank Application Service Providing profitiert das hannoversche Unternehmen nicht nur von einer übersichtlichen und zukunftsfähigen Zeiterfassung und Personalplanung, sondern ebenso von einer maximalen Skalierbarkeit der Softwarelösungen. Saisonbedingte Schwankungen im Personalbestand können mit der sehr flexiblen Cloud-Lösung einfach berücksichtigt werden, sodass sich für die Connox GmbH ein Maximum an Planungssicherheit ergibt.

Über die Connox GmbH

Connox gehört zu den marktführenden europäischen Online-Shops für Premium Wohndesign. Das Unternehmen mit Sitz in Hannover verkauft auf connox.de, connox.com und weiteren internationalen Shops mehr als 34.000 ausgewählte Designmöbel und Accessoires internationaler Marken wie Vitra, &tradition und HAY. Connox wurde 2005 in Hannover gegründet, beschäftigt heute rund 300 Mitarbeiter:innen und erzielte im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Umsatz von rund 100 Mio. EUR. Neben kundenzentrierten und hoch modernen Arbeitsstrukturen zeichnet sich die Connox GmbH durch eine nachhaltige Unternehmenspolitik aus und verpflichtet sich zu einem verantwortungsvollen Umgang mit der Umwelt und ihren Ressourcen. Seit 2021 gehört der niederländische Onlineshop Flinders zu Connox. Gemeinsam mit dem Schwesterunternehmen AmbienteDirect GmbH aus München bilden alle drei Unternehmen das E-Commerce Segment der Nine United A/S.

Über die GFOS

Die GFOS – Gesellschaft für Organisationsberatung und Softwareentwicklung mbH – steht für innovative Softwarelösungen sowie Cloud Services in den Bereichen Workforce Management, Manufacturing Execution Systems und Security. Modular aufgebaut und branchenunabhängig einsetzbar bietet gfos sowohl für Großkonzerne als auch kleine und mittelständische Betriebe die passende Lösung. Gemäß unserem Slogan Designing the Future of Work unterstützen wir so mehr als 1.800 Kund*innen in insgesamt 30 Ländern mit umfassenden Systemen und smarten Tools auf dem Weg zur Arbeit & Industrie 4.0. Dafür liefern wir die verschiedensten Module, von der Zeiterfassung und Personalplanung über die Betriebs- und Maschinendatenerfassung bis hin zur Zutrittskontrolle mit Besuchermanagement – in der Cloud oder On Premise.

Auch im Bereich der SAP-Anbindung profitieren Kund*innen von unserem umfassenden Know-how sowie exzellenter Beratung. Über 450 erfolgreich realisierte Projekte sprechen für sich!

Als ISO 27001-zertifiziertes Unternehmen stehen wir zudem für höchste Standards rund um das IT-Sicherheitsmanagement.

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