Tag Microsoft Dynamics 365 Business Central

Effiziente Digitalisierung durch nahtlose Integration mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Der Abwasserverband Oberes Weschnitztal, ein kommunaler Zweckverband, hat erfolgreich die Cloud-basierte Dokumenten-Management-Lösung DOCBOX® in seine alltäglichen Geschäftsprozesse integriert. Diese bedeutende Digitalisierung ermöglicht es dem Verband, Effizienz und Transparenz in der Buchführung erheblich zu steigern.

Mit der Einführung der DOCBOX® arbeiten insgesamt 13 Benutzer des Abwasserverbands täglich mit der innovativen Cloud-Anwendung, um Dokumente sicher zu verwalten und Geschäftsabläufe zu optimieren. Dank des leistungsstarken API-Moduls der DOCBOX® kann die Softwarelösung Microsoft Dynamics 365 Business Central problemlos mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) kommunizieren. Der DOCBOX®-Connector für Business Central, ein offizielles Add-On, ermöglicht es Business-Central-Anwendern, nahtlos auf ihre in der DOCBOX® gespeicherte Dokumente zuzugreifen.

Zahlreiche Vorteile der Integration von DOCBOX® und Microsoft Dynamics 365 Business Central
Die Verknüpfung von Microsoft Business Central und der DOCBOX® bringt für den Abwasserverband Oberes Weschnitztal zahlreiche Vorteile mit sich:
1. Effizienter Dokumentenzugriff: Belege sind direkt im ERP-System an den entsprechenden Rechnungen und Buchungen hinterlegt. Diese können jederzeit abgerufen werden, ohne dass die DOCBOX® separat geöffnet werden muss. Dies spart Zeit und vereinfacht den Arbeitsprozess erheblich.
2. Metadaten-Synchronisierung: Die in Business Central erfassten Daten werden als Metadaten in die DOCBOX® zurückgegeben. Diese Metadaten stehen dann für Suchen zur Verfügung und erleichtern die Dokumentenverwaltung und -suche innerhalb des Systems.
3. Automatische Archivierung: Sobald ein Beleg im ERP-System gebucht wird, erfolgt die automatische Archivierung dieses Belegs in der DOCBOX®. Diese Funktion gewährleistet eine revisionssichere und lückenlose Dokumentation aller relevanten Unterlagen.

„Die Implementierung der DOCBOX® hat die Effizienz und Transparenz in unserem Rechnungswesen deutlich erhöht“, so Boris Niedermayer, Geschäftsführer beim Abwasserverband Oberes Weschnitztal. „Der digitale Rechnungsworkflow und die revisionssichere Belegablage vereinfachen unsere Prozesse und sorgen für eine lückenlose Dokumentation.“

Mit der Einführung der DOCBOX® hat der Abwasserverband Oberes Weschnitztal somit drei wichtige Ziele verfolgt und erreicht:
1. Steigerung der Effizienz und Transparenz in der Buchführung: Durch die nahtlose Integration und die automatisierten Prozesse konnte die Effizienz in der Buchführung erheblich gesteigert werden. Gleichzeitig wurde die Transparenz der Geschäftsvorgänge verbessert.
2. Digitalisierung des Rechnungsworkflows: Der digitale Rechnungsworkflow sorgt für eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen. Dies führt zu einer optimierten und beschleunigten Bearbeitungszeit und reduziert die manuelle Fehlerquote.
3. Revisionssichere Archivierung der Belege: Durch die automatische und revisionssichere Archivierung der Belege in der DOCBOX® wird eine gesetzeskonforme Dokumentenverwaltung gewährleistet. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und zur Sicherstellung der Datenintegrität.

Der Abwasserverband Oberes Weschnitztal plant, die Nutzung der DOCBOX® und die Integration weiterer digitaler Prozesse kontinuierlich auszubauen. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität der Arbeitsprozesse weiter zu steigern und die digitale Transformation des Verbands voranzutreiben. Mit der DOCBOX® und der nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist der Abwasserverband Oberes Weschnitztal bestens gerüstet, um den Herausforderungen der digitalen Zukunft erfolgreich zu begegnen.

Die erfolgreiche Implementierung der DOCBOX® wurde durch die kompetente Betreuung und Beratung der Eckermann & Krauß GmbH aus Bensheim ermöglicht. Als erfahrenes Beratungsunternehmen und zertifizierter DOCBOX®-Partner hat Eckermann & Krauß den Abwasserverband Oberes Weschnitztal umfassend bei der Einführung und Integration des Dokumenten-Management-Systems unterstützt.

Über den Abwasserverband Oberes Weschnitztal
Der Abwasserverband Oberes Weschnitztal ist ein kommunaler Zweckverband, der für die Abwasserentsorgung in der Region verantwortlich ist. Zu den Aufgaben des Verbandes gehören die Sammlung, Behandlung und Einleitung des Abwassers sowie die Überwachung der Gewässergüte.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

Firmenkontakt
aktivweb System- und Datentechnik GmbH
Uwe Weikl
Arberseestr. 3
94249 Bodenmais
09924-943240
http://www.docbox.eu

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Dr. Stephen Hahn Kommunikation
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HALLO

Dank der digitalen Prozesse profitiert die SOLIT Gruppe als Edelmetall-Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität.

Schneller und sicherer handeln dank digitalem Dokumentenmanagement

Die SOLIT Gruppe (https://www.solit-kapital.de/) ist eines der führenden Edelmetall-Handelsunternehmen in Deutschland. Bereits seit 2008 werden über die Marke SOLIT bedarfsgerechte Anlagelösungen im Bereich physischer Edelmetalle angeboten. Über SOLIT werden jährlich Edelmetallvolumina im dreistelligen Euro-Millionenbereich realisiert. Das Portfolio besteht aus Edelmetallsparplänen, diversen Lagerkonzepten sowie sachwertbasierten Investmentfonds, mit Schwerpunkt auf den monetären Edelmetallen Gold und Silber.

Durch dieses breite Leistungsangebot entstehen in verschiedenen Geschäftsbereichen viele handelsrechtliche Belege und Verträge, die revisionssicher archiviert werden müssen. Aus diesem Grund war die SOLIT Gruppe auf der Suche nach einer Lösung, die eine Archivierung sämtlicher Geschäftspapiere für die insgesamt 5 unterschiedlichen Unternehmungen der SOLIT Gruppe in einzelnen Mandanten sicherstellt und digitalisiert. Gleichzeitig sollte der Zugriff auf die Belege jederzeit und ortsunabhängig ermöglicht und beschleunigt werden. Die zweite Anforderung bestand darin, diese digitalen Dokumentenmanagementprozesse auch im bereits bestehenden ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central darzustellen und in diesem Zuge auch eine automatische Rechnungsverarbeitung zu implementieren – für mehr Effizienz im Unternehmen.

Diese Herausforderungen waren maßgeschneidert für die Microsoft Gold Partner vom Business-Systemhaus TSO-DATA (https://www.tso.de/). Seit 25 Jahren entwickeln, implementieren und realisieren die Expert:innen aus Osnabrück innovative IT-Lösungen und individuelle Dienstleistungskonzepte. Dabei setzt der IT-Full-Service Partner auf zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer (Handels-)Unternehmen anpassen lassen. Dazu zählt auch ein großes Knowhow im Bereich Dokumentenmanagement. Eine ideale Basis für ein Verständnis der Bedürfnisse der SOLIT Gruppe.

Erster Schritt – Proof of Concept
Um sicherzustellen, dass das von TSO-DATA erarbeitete Konzept der richtige Weg für die gewünschte Digitalisierung ist, wendet das Business-Systemhaus stets eine eigens entwickelte Proof of Concept-Methodik an. Hier werden vor dem Projektstart festgelegte Schritte vollzogen und die Funktionalität der vorhandenen Systeme geprüft. Diese Grundlage bot der SOLIT Gruppe eine große Sicherheit für die Investitionsentscheidung, zumal in dieser Phase bereits Lizenzgebühren für die Software anfallen, die zunächst von TSO-DATA übernommen wurden.
„Die enge Abstimmung mit TSO-DATA begann bereits im Vorfeld der Implementierung. So war der gesamte Prozess für uns und alle weiteren Beteiligten optimal planbar und im gesetzten Zeitrahmen erfolgreich umsetzbar.“, bestätigt Max Kratz, IT-Administrator und Projektleiter der SOLIT Gruppe.

Dokumente intelligent managen
Um Belege, Verträge und weitere Dokumente effizient zu organisieren, fiel die Entscheidung auf das intelligente Informations- und Dokumentenmanagementsystem M-Files (https://www.tso.de/m-files-dokumentenmanagement-ecm/). Diese Lösung unterstützt die SOLIT Gruppe dabei, jegliche Dokumente digital zu verwalten und durch das integrierte Metadatenkonzept besonders intuitiv und schnell wiederzufinden. Es kann genau bestimmt werden, welcher Mitarbeitende auf welche Dokumente zugreifen kann. Auch Workflows beispielsweise zur Rechnungsprüfung können angelegt werden und gewährleisten so eine zielstrebige Abwicklung der Prozesse durch alle im Ablauf eingebundenen Personen. Der große Lösungsumfang und die hohe Flexibilität überzeugten am Ende ebenso wie die langjährige DMS-Erfahrung von TSO-DATA und die intensive Partnerschaft mit dem Unternehmen M-Files. Die nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit dem DMS Connector war dabei ein weiteres Plus.

Nahtlose Verbindung von ERP und DMS
Der von TSO-DATA entwickelte und bereits in vielen Projekten erfolgreich eingesetzte DMS Connector (https://www.tso.de/m-files-dms-connector-business-central/) bildet die Schnittstelle zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem Dokumentenmanagementsystem M-Files. Diese direkte Verbindung schafft viele Vorteile. Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und weitere elektronische Dokumente wie E-Mails werden einfach mit Stammdaten und Vorgängen aus Dynamics 365 Business Central / NAV an das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Besonders intuitiv und schnell können Belege auch direkt per Drag & Drop über die ERP-Oberfläche im DMS abgelegt werden. Ebenso kann die Bearbeitung der täglichen Eingangspost inklusive gescannter Belege komfortabel direkt im ERP-System erfolgen. So werden die Dokumente gesichtet und den richtigen Vorgängen zugeordnet und die Mitarbeitenden müssen die gewohnte ERP-Plattform nicht verlassen. Im von der SOLIT Gruppe gewählten Dokumentenmanagementsystem M-Files legt der DMS Connector nach Auswahl der entsprechenden Dokumentenklasse die Datei zusätzlich mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. „Nummer“ und „Kontakt“ des entsprechenden Vorgangs ab.

Automatische Rechnungsverarbeitung beschleunigt Prozesse
Digitalisierung sorgt in vielen Bereichen für erhöhte Effizienz. So war die zusätzliche Entscheidung der SOLIT Gruppe für eine vollautomatische Belegverarbeitung mittels Continia Document Capture die logische Konsequenz der beschriebenen Maßnahmen. Auch hier konnte die SOLIT Gruppe auf die Expertise von TSO-DATA zurückgreifen. Document Capture zur Rechnungsverarbeitung wird als Add-on nahtlos in das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und sorgt dadurch für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis gegenüber einer händischen Rechnungsprüfung. Zudem werden durch die Software mögliche Prozessfehler reduziert.

Fazit und Ausblick
Nach der erfolgreichen Implementierung des Dokumentenmanagementsystems M-Files inklusive der nahtlosen Anbindung an die vorhandene ERP-Lösung mittels des DMS Connectors, verarbeitet die SOLIT-Gruppe jetzt auch ihre Belege vollautomatisch – in allen 5 Unternehmens-Mandanten. Dank der digitalen Prozesse profitiert das Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität. Einem orts- und zeitunabhängigen Arbeiten steht fortan nichts mehr im Weg.
Die reibungslose Zusammenarbeit fasst Max Kratz, IT-Administrator der SOLIT-Gruppe und Projektleiter, treffend zusammen: „TSO-DATA ist der beste Implementierungspartner, den wir je hatten. Die Lösung M-Files gefällt uns richtig gut, auch wenn wir noch nicht alle Potenziale der Lösung erschöpft haben.“
Der umfassende Funktionsumfang von M-Files bietet für viele Unternehmensprozesse zusätzliche Möglichkeiten und Optimierungen, die sich durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Anwender und dem Team von TSO-DATA häufig in Fragestellungen während des Projekts und auch in der nachgelagerten Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem ergeben.

Die TSO-DATA GmbH ist Teil der TSO-DATA Gruppe, die mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den Unternehmensstandorten Osnabrück, Berlin, Nürnberg und Bremen umfasst. Als IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner entwickeln, implementieren und realisieren die Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet die TSO-DATA GmbH Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der TSO-DATA Unternehmensphilosophie „IT im Herzen“.

Kontakt
TSO-DATA
Timm Reichl
Preußenweg 10
49076 Osnabrück
054113950
treichl@tso.de
https://www.tso.de

Neues DMS-Modul bietet rechtskonforme Archivintegration und optimiert Durchlaufzeiten durch integrierten digitalen Eingangsrechnungsprozess

Ab sofort bietet PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, eine umfassende Integration seiner Softwarelösung PROXESS DMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es wurde eine eigene Business Central App entwickelt, die eine nahtlose Integration des DMS in Microsoft Dynamics ermöglicht. Dank des neuen Moduls werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag & Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Integrierte digitale Eingangsrechnungserfassung und -workflow

Die neue Integration unterstützt aber nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sondern bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch PROXESS per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf die Business Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt über einen integrierten digitalen PROXESS-Workflow, der nach den Wünschen des Anwenders gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. Da im Business Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente auf einen Blick zu sehen.

Die Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS mit Microsoft Dynamics sorgt nicht nur für eine einfache und sichere Archivierung und für einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der ERP-Oberfläche, sondern auch für mehr Effizienz rund um die Dokumentenprozesse in Unternehmen. Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den PROXESS Web Client möglich. Für maximale Sicherheit greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.

Einfaches Customizing und Monitoring

Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.

Die Integration von PROXESS DMS steht für Microsoft D365 Business Central ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management wird ebenfalls zeitnah erhältlich sein.

PROXESS als Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Die PROXESS GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Der Name PROXESS steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“.

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