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Die Kölner Software-Schmiede zeigt ihr KI-basiertes Lösungsportfolio für Dokumenten-Analyse auf dem Logistics Summit und der SCCON

(Bildquelle: Evy Solutions)

München, 26.09.2024 – Am 9. und 10. Oktober findet in Düsseldorf der diesjährige Logistics Summit statt, die führende Messe und Konferenz für Intra- und Transportlogistik. Kurz darauf öffnet vom 15. bis 17. Oktober die Smart Country Convention (SCCON) in Berlin ihre Tore – Deutschlands Leitkongressmesse für die digitale Transformation des Public Sectors. Evy Solutions zeigt sein KI-Lösungsportfolio für Dokumenten-Analyse auf beiden Messen. Auf dem Logistics Summit können sich Interessierte am Stand S6 in Halle 2 zum KI-basierten Software-Portfolio informieren und sich konkrete Anwendungsbeispiele zeigen lassen, auf der SCCON dann in Halle 25 am Stand 204 (bei real-cis GmbH).

Mithilfe der intelligenten, KI-basierten Software von Evy Solutions lassen sich bis zu 80 Prozent Kosten und Zeit bei der Erfassung und Bearbeitung von Belegen wie e-Akten, Ausländer-Akten, Bestellungen, Verträgen oder Transportaufträgen einsparen. Die Lösung ermöglicht zudem eine vollständig automatisierte Postfachverwaltung, indem sie E-Mail-Bodys und deren Anhänge ausliest und klassifiziert. Die analysierten E-Mails und Anhänge werden dann in vordefinierte Postfächer einsortiert und können auf Wunsch von dort aus eine automatisierte Weiterverarbeitung auslösen. Insgesamt erkennt die Software bereits Dokumente in 18 verschiedenen Sprachen.

KI macht“s möglich: Analyse unstrukturierter Daten

Das Besondere der Lösung von Evy Solutions ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen – und zwar unabhängig vom Dokumentenaufbau oder -typ. Möglich macht das die von Evy Solutions selbstentwickelte Künstliche Intelligenz, die über ein natürliches Sprachverständnis verfügt und statt stereotyper Textpositionen inhaltliche Zusammenhänge erkennt sowie ihre eigene Spracherkennung beständig selbstlernend optimiert.

Handschriften-Erkennung – z.B. für Ausländerakten oder Grundbucheinträge:

Auch wenn ein Großteil des Schriftverkehrs heute digital und maschinell erstellt wird, gibt es weiterhin Dokumente, die handschriftlich verfasst oder ausgefüllt sind. Ein Bereich, in dem viel handschriftlich verfasst oder mit handschriftlichen Anmerkungen versehene Schriftstücke im Umlauf sind, ist die Baubranche. Bauakten zählen hier genauso dazu wie Grundbucheinträge – z.B. mit händisch durchgeführten Berechnungen. Und auch in der durchschnittlich zwischen 100 und 500 Dokumente starken so genannten Ausländerakte, die behördlich für alle in Deutschland lebenden Ausländer geführt wird, finden sich zahlreiche, von Hand ausgefüllte Formulare.

All das ist kein Problem für Evy Xpact: Die Lösung erkennt auch handschriftlich verfasste Texte. Möglich machen dies die konsequente Inhouse-Weiterentwicklung von Algorithmen sowie der Einsatz hochspezialisierter Module für derartige Herausforderungen.

Pressetermine vereinbaren

Besuchen Sie Evy Solutions auf dem Logistics Summit, am Stand S6 in Halle 2 oder auf der SSCON am Stand 204 (real-cis GmbH) in Halle 25 und lernen Sie das clevere Lösungsportfolio rund um voll automatisierte Postfachverwaltung sowie Beleg-Erfassung und Verarbeitung hands-on kennen! PR von Harsdorf vereinbart gerne Gesprächstermine mit dem Management von Evy Solutions für Sie – bitte wenden Sie sich hierfür an untenstehenden Pressekontakt.

Evy Solutions ist ein Kölner Software- und Serviceanbieter für Dokumentenverarbeitung und -analyse mithilfe einer selbst entwickelten Künstlichen Intelligenz (KI). Die Kernkompetenz des Unternehmens ist das KI-basierte Analysieren von Dokumenten für eine intelligente Prozessautomatisierung. Damit erreichen die Lösungen von Evy Solutions für ihre Kunden eine hohe Kosten- und Zeitersparnis bei der Klassifizierung, Verarbeitung und Archivierung von Bestellungen, Transportaufträgen, Rechnungen, Schadensmeldungen und vielem mehr. Weitere Informationen unter www.evysolutions.de (https://www.evy-solutions.de)

Firmenkontakt
Evy Solutions GmbH
Mandy Norén
Waltherstrasse 49-51, Gebäude 47
51069 Köln
+49 221 958176-45
www.evy-solutions.de

Pressekontakt
PR von Harsdorf GmbH
Friederike Floth
Rindermarkt 7
80331 München
089 18 90 87 335
www.pr-vonharsdorf.de

ecoDMS bietet eine Reihe von Funktionen, die die Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten vereinfachen und automatisieren.

Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten

Aachen, im September 2023. Dokumente sind im Geschäftsleben unverzichtbar. Sie dienen unter anderem als Nachweis für Verträge, Absprachen und zahlreiche, weitere Vorgänge. Doch die Verwaltung von Dokumenten kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) wie ecoDMS können Unternehmen und Privatpersonen ihre Dokumente einfach und sicher archivieren und digitalisieren.

ecoDMS bietet eine Reihe von Funktionen, die die Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten vereinfachen und automatisieren. Zu den wichtigsten Funktionen von ecoDMS für die Archivierung und Digitalisierung gehören:

– Scannen und Importieren von Dokumenten: ecoDMS ermöglicht es, Dokumente aus verschiedenen Quellen zu digitalisieren, z. B. von Papier, aus E-Mails oder aus anderen Dateien.
– Klassifizierung von Dokumenten: ecoDMS bietet eine flexible Dokumentenklassifizierung, die es ermöglicht, Dokumente nach verschiedenen Kriterien zu organisieren und schnell zu finden. Die Klassifizierungsstruktur kann individuell angepasst werden, um den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens oder des Privatnutzers gerecht zu werden.
– Suche von Dokumenten: ecoDMS verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Dokumente schnell und einfach gefunden werden können. Die Suchfunktion unterstützt unter anderem Volltextsuche, Wildcards und Filter.
– Revisionssichere Archivierung: ecoDMS ermöglicht eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Dokumente werden in einem zentralen Archiv gespeichert und können jederzeit und von überall aus abgerufen werden.
– Automatisierung der Archivierung: ecoDMS ermöglicht die Automatisierung der Archivierungsprozesse von Dokumenten. Hierfür beinhaltet das Dokumenten-Management-System einen Vorlagen-Designer, über den die Nutzer mit wenigen Mausklicks Erkennungsmerkmale für eine automatische Zuordnung der Dokumente vergeben können.
– Plugins für Drittsoftware: ecoDMS bietet eine Reihe von Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen, z. B. mit Office- und E-Mail-Programmen. Mithilfe dieser ecoDMS-Plugins können Dokumente direkt aus den jeweiligen Anwendungen in ecoDMS archiviert werden.

Fazit: ecoDMS ist ein leistungsstarkes und vielseitiges Dokumenten-Management-System, das Unternehmen und Privatpersonen dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient und sicher zu verwalten. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, die die Archivierung von Dokumenten vereinfachen und beschleunigen. Dies ist nur ein Auszug der vielen Funktionen von ecoDMS.

Das Dokumenten-Management-System (DMS) ecoDMS bietet eine kostenlose Testversion an. In dieser Version können alle Funktionen von ecoDMS 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden. Die Testversion ist zusammen mit ausführlichen Produktinformationen auf der Website von ecoDMS unter www.ecodms.de erhältlich.

***Digitalisierung – Archivierung – Prozesse automatisieren***

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation und den damit einhergehenden Vorgaben zur Datenspeicherung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen gewinnt die Bedeutung elektronischer Archivierung und Datenverwaltung kontinuierlich an Relevanz.

Die ecoDMS GmbH mit Sitz in Aachen ist ein innovatives Unternehmen, das sich auf hochwertige Software-Lösungen für Dokumenten-Management, Archivierung und Workflow spezialisiert hat. Mit einer fundierten Expertise und langjähriger Erfahrung bietet das Unternehmen erstklassige Software zur Archivierung, Verwaltung und Automatisierung von Unternehmensprozessen an.

Unsere Lösungen sind sowohl für kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch für Privatnutzer konzipiert. Wir setzen auf faire Preismodelle und benutzerfreundliche, individuell anpassbare Softwareanwendungen, um die Bedürfnisse unterschiedlichster Kunden zu erfüllen.

***Entstehung und Entwicklung***
Die Wurzeln von ecoDMS reichen zurück bis ins Jahr 2004, als die applord GmbH ein Großkunden-Projekt zur digitalen Posteingangsbearbeitung umsetzte. Basierend auf umfassender Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow entwickelte applord den ecoDMS Server – die Grundlage für das heutige Dokumenten-Management-System ecoDMS.

Am 01.10.2014 gründeten die Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als Teil der renommierten applord Unternehemsgruppe. Die Vertriebsrechte für das Software-Paket „ecoDMS“ wurden erfolgreich auf die ecoDMS GmbH übertragen.

Heute zählt das Unternehmen europaweit mehr als 20.000 Business- und Privatkunden. Darüber hinaus kann die ecoDMS GmbH auf ein umfangreiches Kompetenznetzwerk verweisen, das aus rund 1.400 IT-Systemhäusern besteht. Diese haben unsere Software erfolgreich in ihr Angebot integriert und bieten unsere Lösungen in Kombination mit fachkundigen Dienstleistungen an.

***Produktinnovation und Vielfalt***
Die ecoDMS-Produktfamilie wird kontinuierlich erweitert, um leistungsstarke, praxisgerechte und leicht bedienbare Softwarelösungen anzubieten:

ecoDMS: Unser Dokumenten-Management-System ermöglicht die Archivierung, Verwaltung und Suche nach Daten, Informationen und Dokumenten
WORKZ Add-on: Optimiert und automatisiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS
ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für ein- und ausgehende E-Mails inklusive Anhänge
ecoWorkflow: Automatisierung individueller Unternehmensprozesse

***Einzigartiges Geschäftsmodell***
Die ecoDMS GmbH zeichnet sich durch ein einzigartiges Geschäftsmodell aus, das sich von Mitbewerbern abhebt. Wir setzen auf moderne Vertriebswege, verzichten auf umweltschädliche Datenträger und Postversand sowie auf Fremdlizenzen, um faire Preise zu gewährleisten. Die Kosten für unsere Software-Vollversionen sind in der Branche einmalig.

Der Verkauf erfolgt bequem über unseren Online-Shop, wo Kunden Lizenzen und Support bargeldlos erwerben können. Die Zustellung erfolgt umgehend per E-Mail nach abgeschlossener Zahlung.

Vor dem Kauf bieten wir umfassende Informationen auf unserer Webseite an. Hier finden Sie alle Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sowie kostenlose Handbücher, die Installation, Einstellungen und Funktionen im Detail erläutern. Kostenlose Videos und Demoversionen ermöglichen einen unverbindlichen Softwaretest.

***Teil der applord Unternehmensgruppe***
Die ecoDMS GmbH hat ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord und detai Solutions aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.

Die applord Unternehmensgruppe ist spezialisiert auf die Planung, Entwicklung und Bereitstellung maßgeschneiderter Softwarelösungen mit den Schwerpunkten: künstliche Intelligenz, Dokumenten-Management, E-Mailarchivierung und Workflow. Für Großkunden sind wir außerdem der zuverlässige Partner für die Betreuung von IT-Systemen als Managed Services.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Michael Schmitz
Dresdener Straße 1
52068 Aachen
+49 241 47 57 235
https://www.ecodms.de

In diesem Video Tutorial wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt.

Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns)

Aachen, im Oktober 2021. Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns) hat die ecoDMS GmbH aus Aachen heute ein neues Video Tutorial im offiziellen YouTube-Kanal veröffentlicht. Darin wird eine Auswahl von Einstellungsmöglichkeiten für die Klassifizierung und Benennung von Dokumenten mit ecoDMS gezeigt. Das Video kann kostenlos im YouTube Kanal von ecoDMS angesehen werden: https://www.youtube.com/playlist?list=PL7vZZTECufd4sbtrcGA7SqG9L76RQ0RFg

ecoDMS ist ein einfach zu bedienendes und zugleich umfangreiches Werkzeug zum Digitalisieren, Archivieren, Teilen, Verwalten und Finden aller Dokumente am PC, Smartphone und Tablet. Der Einsatz von ecoDMS spart viel Zeit und Geld bei der täglichen Dokumentenablage, Informationsbeschaffung und bei der Bearbeitung relevanter Dateien.

Das System kann individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. Der integrierte Einstellungsdialog von ecoDMS bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten. Als User mit Administratorrechten kann man den Einstellungsdialog direkt über die eigene Benutzeroberfläche aufrufen.

Mit ecoDMS werden alle Strukturen einfacher und übersichtlicher. Denn Einträge wie Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Lieferschein, Vertrag, Lohnabrechnung usw. legt man mit ecoDMS genau einmal an und zwar als Dokumentenart und nicht mehrfach für jeden Ordner als Unterordner. Diese Dokumentenarten helfen bei der konkreten Zuordnung der Dokumente und erleichtern das Wiederfinden der Dokumente. Das Video erklärt die Einrichtung und den Nutzen dieser Dokumentenarten.

Im Folgenden wird das Anlegen der Ordnerstruktur erläutert. Das Video zeigt, wie die Strukturen optimal auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden können und wie man die Ordner mit Schlüsseln und Schlagwörtern weiter verfeinern kann.

Nicht jeder Ordner ist für die Allgemeinheit bestimmt. Deshalb können für Ordner bei Bedarf eigene Zugriffsberechtigungen vergeben werden. Auf den Ordner und dessen zugeordnete Dokumente können dann nur die Benutzer zugreifen, die hier berechtigt sind. Für alle anderen sind die Ordner und deren Inhalte nicht sichtbar. Im Video wird auch diese Einstellung genauer erklärt.
In ecoDMS sind drei Dokumentenstatus fest enthalten. Diese geben Auskunft über den Bearbeitungsstand von einem Dokument. Außerdem kann ein Status als Anstoß für einen Dokumenten-Workflow dienen. Wird einem Dokument z.B. der Status „zu bearbeiten“ zugeteilt und anschließend einer Benutzergruppe oder Person übergeben, erkennt der zuständige Mitarbeiter anhand des Status, dass es bearbeitet werden muss. Nach Abschluss der Arbeit kann der Status z.B. auf „erledigt“ gesetzt werden. Im Video werden die Einstellungen näher erläutert.

Weiter geht es mit der Anlage eigener Klassifizierungsattribute. Neben den bereits vorgestellten Standardattributen wie Dokumentenarten, Ordner und Status, können weitere, individuelle Attribute generiert werden. Es gibt die Möglichkeit Freitext-Felder, Comboboxen, Checkboxen, Datumsfelder und Nummerische Felder anzulegen. Im Video wird das Anlegen genauer beschrieben.

ecoDMS verfügt über verschiedene Funktionen zum Download und Teilen von Dokumenten. Für Vorgänge dieser Art können aussagekräftige Dateinamen vergeben werden. Für den Aufbau des Dateinamens stehen alle möglichen Klassifizierungsinformationen von ecoDMS und auch eigene Textfelder zur Verfügung. Die gewünschten Informationen braucht man lediglich in die gewünschte Reihenfolge bringen. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Im Video wird die Vergabe dieser globalen Dateinamen gezeigt.

Diese und viele weitere Informationen rund um das Dokumenten-Management-System gibt es unter www.ecodms.de

In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv sowie die Verwaltung dieser Daten/Dokumente einen immer höheren Stellenwert.

Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und zur Automatisierung von Unternehmensabläufen an. Mit besonders fairen Preismodellen und benutzerfreundlichen, individuell anpassbaren Softwareanwendungen richtet sich das Unternehmen sowohl an kleine, mittelständische und große Firmenkunden als auch an Privatnutzer.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Die ecoDMS-Produktfamilie wird stetig mit leistungsstarker, praxisgerechter, leicht zu bedienender und preislich erschwinglicher Software erweitert:
ecoDMS: Dokumenten-Management-System um alle Daten/ Informationen/ Dokumente zu archivieren, verwalten und finden
ecoWORKZ: Smarte Workflows und ein Videochat für ecoDMS
ecoMAILZ: Automatisches E-Mailarchiv für alle ein- und ausgehenden E-Mails inkl. Anhänge
ecoWorkflow: Automatisierung beliebiger Unternehmensprozesse

Mit einzigartigen Entwicklungs-, Vertriebs- und Preismodellen hebt sich die ecoDMS GmbH von den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Vollversionen der Software sind einmalig in der Branche.

Der Verkauf erfolgt bei der ecoDMS GmbH über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Online Shop erwerben. Die Zustellung erfolgt nach abgeschlossener Zahlung schnell und umweltschonend per E-Mail.

Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS-Webseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind hier abrufbar. Die kostenlosen Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Standard-Produkte im Detail.

Außerdem gibt es kostenlose Videos und Demoversionen für einen unverbindlichen Softwaretest unserer Standard-Produkte.

Die ecoDMS GmbH hat Ihren Firmensitz im nordrhein-westfälischen Aachen in Deutschland. Zusammen mit den Firmen applord aus dem deutschen Nordrhein-Westfalen und applord Information Technologies aus dem österreichischen Kärnten bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Unternehmensgruppe (applord Holding Europe GmbH). Alle Firmen agieren europaweit.

Die applord Unternehmensgruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord Unternehmensgruppe ein breites Leistungsspektrum.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ellen Merkelbach
Dresdener Straße 1
52068 Aachen
+49 241 47 57 235
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de