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Geschäftsrisiken sind ein wichtiges Thema für Betriebsleiter:innen – vor allem, weil es sich um Fehler handelt, die sie Zeit und Geld kosten

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Betriebsleiter:innen jonglieren täglich mit unterschiedlichen Risiken. Es ist ihre Aufgabe, bestehende Risiken zu bewerten und abzuschwächen sowie Strategien zur Vermeidung künftiger Risiken zu entwickeln. Dabei steht viel auf dem Spiel: Risikofolgen reichen von Produktivitätsverlusten – während die Mitarbeiter:innen mit der Behebung von Fehlern beschäftigt sind – bis hin zu Geldverschwendung, wenn Fristen und Fortschritte nicht eingehalten werden.

„Ein Risikomanagementplan hilft Führungskräften dabei, Risiken bestmöglich zu steuern. Er erfordert eine sorgfältige Analyse, um Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung im Interesse der Effizienz zu treffen.Letztendlich ist es das Ziel einer Führungskraft, unvermeidbare Risiken in Chancen für einen erfolgreichen Betrieb umzuwandeln – und das ist keine leichte Aufgabe,“ weiß Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Compliance, Regulierung und betriebliche Risiken

Betriebsleiter:innen sind ständig auf der Suche nach Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie nach betrieblichen Risiken, die sich negativ auf den Betriebsablauf auswirken könnten.

Sich ändernde Gesetze und Vorschriften stellen ein Risiko für Unternehmen dar, die die notwendigen Änderungen nicht schnell genug umsetzen können, um die Vorschriften einzuhalten. Die Bewältigung dieser Risiken kann Zeit und Ressourcen vom normalen Geschäftsbetrieb abziehen.

Zu den operativen Risiken gehören Fehler oder Versäumnisse, die während des Tagesgeschäfts auftreten und schnell behoben werden müssen, um größere Unterbrechungen zu vermeiden. Alle diese Arten von Risiken stellen eine zusätzliche Belastung für Betriebsleiter:innen dar, da sie sich mit allen Abteilungen abstimmen müssen, um potenzielle Probleme zu entschärfen. Dies nimmt wieder Zeit und Ressourcen in Anspruch, welche ohnehin knapp verfügbar sind.

„Für Betriebsleiter:innen können die Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften, gesetzlichen Bestimmungen und betrieblichen Abläufen schnell überwältigend werden, wenn sie diese nicht richtig handhaben. Ein Beispiel für ein solches Risiko sind zu komplexe, manuelle Prozesse, die zu Ineffizienzen führen. Ganz gleich, ob es sich um Kundendienstvereinbarungen oder die Implementierung neuer Systeme handelt, jede Art von Risiko kann zu unerwarteten Ineffizienzen und Fehlern führen, die das Unternehmen letztendlich übermäßig viel Geld kosten und die Produktivität beeinträchtigen,“ erklärt Cosima von Kries genauer.

Risikomanagementplan mit Geschäftsprozessmanagement und Automatisierung

Um potenzielle Risiken im Griff zu behalten, benötigen Führungskräfte proaktive Prozesse, die Risiken antizipieren, identifizieren und verwalten, bevor sie zu einer echten Bedrohung für das Unternehmen werden. Wenn die richtigen Prozesse implementiert und automatisiert werden, können Betriebsleiter:innen in jeder Situation mit Zuversicht präzise Strategien anwenden und die Chancen auf störende Auswirkungen mindern.

Cosima von Kries weist darauf hin, dass Prozessmanagement und -automatisierung Führungskräften mehr denn je die Möglichkeit geben, Risiken zu minimieren; dies sollten alle Führungskräfte als Teil ihrer Managementstrategie in Betracht ziehen.

Die Prozessautomatisierung verringert das Risiko weiter, indem sie fehleranfällige, sich wiederholende und manuelle Prozesse automatisiert und so die Datengenauigkeit und Prozesseffizienz verbessert. Diese proaktive Strategie hilft operativen Teams, potenzielle Fehler zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie auftreten, und spart so Zeit und Geld. Außerdem können die Verantwortlichen den Fortschritt in Echtzeit überwachen und sicherstellen, dass unvorhergesehene Risiken schnell erkannt und behoben werden.

Beispiele hierfür sind digitale Formulare, automatisierte Dokumentenzusammenarbeit, Workflows, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Geschäftsregelmanagement, analytisches Dashboarding, Datenintegrationslösungen und kollaborative Entscheidungsfindung.

Kontinuierliche Prozesspflege und -steuerung

Prozesse sind nur dann sinnvoll, wenn sie regelmäßig verwaltet und aktualisiert werden, damit sie die aktuellen Geschäftsabläufe einer Organisation widerspiegeln. Wenn Prozesse nicht die aktuellen Geschäftspraktiken widerspiegeln, kann dies zu fehlerhaften Prozessen führen, die nicht mit der Arbeitsweise eines Unternehmens vereinbar sind.

„Viele Unternehmensabteilungen entscheiden sich dafür, Prozessprobleme zu umgehen, was die Produktivität langsam untergräbt und das Risiko für das Unternehmen erhöht. Der Auslöser für eine Änderung kann ein verlorener Kunde, ein Verstoß gegen Vorschriften oder Bestimmungen, ein fehlgeschlagenes Audit oder sogar eine Rufschädigung sein, so Cosima von Kries.

Ein gutes Prozessmanagement stellt sicher, dass die Prozesse regelmäßig aktualisiert und automatisiert werden, um alle Änderungen zu berücksichtigen. Dies hat das Potenzial, die Effizienz des Betriebsteams durch Rationalisierung der Abläufe und Identifizierung potenzieller Risiken deutlich zu verbessern.

Kaputte Prozesse = unkontrolliertes Risiko

Als Nintex 2023 eine Untersuchung durchführte, um die weltweit am häufigsten unterbrochenen Prozesse besser zu verstehen, befragten es über 1.400 Großunternehmen in 12 Ländern.Laut den Befragten weisen die Betriebsabteilungen mehr fehlerhafte Systeme und Prozesse auf als jede andere Abteilung. 77 % der Befragten gaben an, dass die Betriebsabteilungen auch ein Hindernis für die Automatisierung ihrer eigenen Prozesse darstellen können.

Die wichtigsten Informationen zum Aufbau eines Risikomanagementplans finden Interessierte in einem separaten eBook. Es behandelt die folgenden Themen:
-Die wichtigsten Geschäftsrisiken, die Betriebsleiter kennen sollten
-Tipps für einen ganzheitlichen Ansatz zum Risikomanagement
-Wie Unternehmen Prozessmanagement und Automatisierung für das Risikomanagement nutzen
Das eBook in englischer Sprache kann hier kostenfrei herunterladen werden: https://resources.nintex.com/managing-risk/risk-is-a-problem

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Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Rezessionen sind ein Moment des Umbruchs und der Veränderung in der Wirtschaft. Für Unternehmen, die von Hochphasen profitieren wollen, bedeutet dies, dass sie während einer Boomphase eine solide Finanzlage aufrechterhalten, sich auf stabile Marktanteile konzentrieren und Übernahmen als Wachstumschance betrachten. Rezessionssichere Unternehmen sind gut aufgestellt, um den wirtschaftlichen Abschwung zu überwinden und zu gedeihen.

„Während die meisten Unternehmen in der Finanzkrise 2008-2009 zu kämpfen hatten, gingen andere wie Honeywell gestärkt daraus hervor, indem sie sich auf operative Verbesserungen konzentrierten. Das Unternehmen führte umfangreiche Umstrukturierungen durch, um die Kosten zu senken, was langfristig zu geschäftlicher Effizienz und Rentabilität führte. Man verzichtete auf Massenentlassungen, wie es andere Unternehmen taten, was zu einer höheren Arbeitsmoral und einer deutlich geringeren Fluktuationsrate führte,“ erläutert Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA. „Ein weiteres Beispiel ist die LEGO Gruppe, die ihren Umsatz während der Rezession um 30 % steigerte, indem sie ihr Portfolio diversifizierte. Das Unternehmen begann, in neuere Fertigungsmethoden zu investieren und gleichzeitig den Bestand und die Lagerhäuser zu optimieren.“

Was macht ein rezessionssicheres Unternehmen aus?

Unternehmen auf der ganzen Welt setzen auf die digitale Transformation, entweder bewusst oder unbewusst. Trotz des wirtschaftlichen Abschwungs können technologische Eingriffe das künftige Wachstum fördern, indem sie mehrere neue Einnahmequellen schaffen. Unternehmen können sich gegen eine Rezession wappnen, indem sie eine gute Kreditlinie aufbauen, Einnahmequellen diversifizieren, solide Beziehungen zu allen Beteiligten pflegen und genaue Prognosen erstellen.

Führungskräfte stehen unter ständigem Rentabilitätsdruck, da die Betriebskosten infolge der Inflation gestiegen sind. In früheren Konjunkturabschwüngen hatten Unternehmen Mühe, neue Strategien zur Aufrechterhaltung der Rentabilität zu finden, aber Investitionen in Technologien haben sich in wirtschaftlich schwierigen Zeiten als wertvolle Quelle für eine nachhaltige Kapitalrendite erwiesen.

„Automatisierungsplattformen geben Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und zu verwalten, damit die Mitarbeiter Zeit für höherwertige Aufgaben haben. Heute betrachten viele Unternehmen die Automatisierung als eine einmalige Investition. Der Wert der Verbesserungen kann jedoch exponentiell werden, wenn intelligente Automatisierungswerkzeuge in großem Umfang eingesetzt werden, sowie eine Kultur der Innovation und kontinuierlichen Verbesserung schaffen, die wiederum die Arbeitsmoral verbessert,“ erläutert Cosima von Kries.

Intelligente Automatisierung: Wachstumsmotor in unsicheren Zeiten

Intelligente Automatisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen in der heutigen dynamischen Umgebung Geschäfte machen. Die Komplexität der IT hat zugenommen. Intelligente Automatisierung rationalisiert die Geschäftsprozesse und hilft, die Kundenbindung zu verbessern. Intelligente Automatisierung ist das Herzstück der Initiativen zur digitalen Transformation eines Unternehmens. Sie wird eine treibende Kraft bei der Beschleunigung der geschäftlichen Transformation und des Wachstums sein und eine Schlüsselrolle in der hybriden Arbeitsumgebung spielen. Sie kann die Produktivität steigern, die Markteinführung beschleunigen und die Erfahrungen von Mitarbeitern und Kunden verändern.

„Rezessionssichere Unternehmen zeichnen sich vor allem daran aus, wie sie intelligente Automatisierung in den folgenden sieben Bereichen einsetzen: finanzielle Gesundheit, Stabilisierung und Gewinnung von Marktanteilen, Diversifizierung des Portfolios, Transformation ihres Geschäftsmodells, Umgang mit Mitarbeitern, Digital-First Ansatz und strategische Partnerschaften. Mithilfe intelligenter Automatisierung lässt sich in jedem dieser Bereiche eine Vielzahl an Verbesserungen erschaffen, was den Wert des Unternehmens fast schon automatisch weiter steigert,“ so Cosima von Kries abschließend.

Quellenangaben
https://www.nintex.com/blog/building-a-recession-proof-enterprise-using-intelligent-automation/

Über Nintex
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de/

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Warum es wichtig ist, aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, bevor Künstliche Intelligenz im Unternehmen eingeführt wird

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Die Nachfrage nach Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen steigt, da Unternehmen ihr Potenzial zur Förderung von Innovation, Effizienz und Wachstum erkannt haben. Laut einer aktuellen Studie von Deloitte sagen 94 % der Unternehmen, dass KI-unterstützte Automatisierungslösungen ein kritischer Erfolgsfaktor in den nächsten 5 Jahren darstellen.

„Der Wettlauf um die Einführung von KI ist offensichtlich. Da die Möglichkeiten der KI immer weiter zunehmen, ist es für Unternehmen wichtig, wertvolle Lehren aus früheren Automatisierungsimplementierungen zu ziehen. Eine überstürzte Einführung von KI, ohne aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, kann die Effektivität von KI ungewollt beeinträchtigen,“ warnt Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Im Jahr 2019 stellte EY fest, dass 30 bis 50 % der initiierten RPA-Projekte scheitern. Viele Unternehmen tappten in die Falle, zuerst die Technologie zu implementieren und erst später über das Problem nachzudenken, das sie lösen sollte. Dies führte häufig zu verminderten Produktivitätsgewinnen, ohne dass die gesamte Organisation davon überzeugt werden konnte.

Die Unternehmen stellen sich auf die möglichen Herausforderungen der Skalierung der Automatisierung ein. So ergab eine Studie über RPA im Jahr 2023, dass 42 % der Befragten Ende 2022 in RPA investierten, und weitere 54 % gaben an, dass sie im Jahr 2023 zu investieren beabsichtigen.

Wie wichtig es ist, KI richtig einzusetzen

Angesichts der rasanten Entwicklung der KI und ihres Potenzials, die Arbeitsweise zu beeinflussen, ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung die Sache richtig angeht. Der Einsatz von KI auf funktionaler Ebene allein reicht nicht aus. Um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen, müssen Unternehmen eine echte Größenordnung und Reichweite anstreben, die über die anfänglichen Implementierungen hinausgeht und eine transformative, unternehmensweite Integration ermöglicht. Um dies zu erreichen, müssen Unternehmen mit Wachsamkeit vorgehen und ein tiefes Verständnis für frühere Automatisierungsprozesse mitbringen.

„Das Hauptaugenmerk bei der Einführung von KI sollte darauf liegen, einen innovativen Mehrwert für das Geschäft und die Unternehmensbewertung zu schaffen. Indem sie die gemachten Erfahrungen aus früheren Automatisierungsbemühungen beachten, können Führungskräfte vermeiden, Fehler zu wiederholen und fundierte Entscheidungen treffen. So können Unternehmen sicherstellen, dass ihre KI-Initiativen halten, was sie versprechen, und zu einem echten transformativen Geschäftsumfeld beitragen,“ erläutert Cosima von Kries die Lage näher.

Die KI-Landschaft kann in den nächsten fünf bis zehn Jahren über Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen entscheiden, daher sollte sie, wie Gartner sagt, ein zentrales Prinzip und kein Projekt sein.

Mehr Eile, weniger Tempo

Eiliges Handeln kann zu unerwarteten Ergebnissen führen. In der Aufregung über die Einführung von KI beeilen sich viele Teams, die nächste Iteration zu nutzen, um nicht in einen Rückstand zu geraten. Aber wenn man gedankenlos neue KI-Versionen auf die herkömmliche Automatisierung aufbaut, kann es passieren, dass man scheitert.

Mangelndes Verständnis bei der schnellen Implementierung von KI kann erhebliche Auswirkungen auf Mitarbeiter und Management haben. Ohne ein umfassendes Verständnis der Technologie, einschließlich ihrer Stärken, Schwächen und potenziellen Auswirkungen auf Aufgaben, sind kritische Fehler und unbeabsichtigte Folgen wahrscheinlich.

Darüber hinaus droht eine fehlerhafte Datenanalyse, wenn KI-Systeme nicht adäquat programmiert oder beaufsichtigt werden. Dies kann zu fehlerhaften Entscheidungen und Vorhersagen führen und die durch mangelndes Verständnis verursachten Probleme noch verschärfen.

Ausreichend an Sicherheit und Ethik denken

Die Sicherheit, ein kritischer Aspekt der KI-Implementierung, wird bei der überstürzten Einführung dieser Technologie oft übersehen. KI-Systeme sind, wie alle digitalen Gegenstücke, anfällig für Cyber-Bedrohungen. Bei einer übereilten Implementierung von KI fehlen möglicherweise die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen, so dass Unternehmen potenziellen Cyberangriffen und Datenschutzverletzungen ausgesetzt sind.

Unzureichende Tests von KI-Systemen sind ein weiteres Risiko im Zusammenhang mit einer schnellen Implementierung. Werden keine gründlichen Tests durchgeführt, kann es zu Systemfehlern oder -ausfällen kommen, sobald die KI in den Arbeitsablauf integriert ist, was den Betrieb und die Effizienz stört.

Auch ethische Bedenken sind im Zusammenhang mit einer raschen KI-Implementierung von großer Bedeutung. KI kann potenziell die Privatsphäre verletzen und ein Verhalten an den Tag legen, das ethische Dilemmata aufwirft. Bei einer überstürzten Einführung bleibt möglicherweise nicht genügend Zeit, um Schutzmaßnahmen und Vorschriften richtig zu implementieren. Angesichts der leistungsstarken Fähigkeiten der KI ist es unerlässlich, die KI-Maschine sorgfältig zu steuern und in einigen Fällen einzuschränken, um sicherzustellen, dass sie im Rahmen der Richtlinien arbeitet, und ihren beabsichtigten Charakter und Fokus beibehält.

Ungenauigkeit stellt eine weitere Herausforderung dar, insbesondere bei generativer KI, die eine beträchtliche Kreativität aufweisen kann. Kreativität kann zwar wünschenswert sein, sie kann aber auch zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen, wenn sie nicht sorgfältig gesteuert wird.

Ist Governance der Schlüssel zum Erfolg?

Als RPA zum ersten Mal auf den Plan trat, wurden in den Unternehmen explosionsartig neue Bots eingesetzt, aber in vielen Fällen fehlte es an der entsprechenden Governance. Plötzlich hatten Unternehmen keinen Überblick mehr darüber, wie viel Automatisierung eingesetzt wurde, wie alt sie waren, wie fehleranfällig oder genau sie waren und ob sie korrigiert und verändert werden mussten. Die Implementierung unterschiedlicher KI-Lösungen im gesamten Unternehmen ohne eine Möglichkeit, diese zu koordinieren und zu steuern, lädt dazu ein, dieselben Fehler zu wiederholen.

„Wenn es um die Einführung von KI geht, sind methodisches Vorgehen, eine gründliche Analyse, Feinabstimmung und die richtige Einschränkung der KI-Nutzung, angemessene Tests und die Beibehaltung des Menschen im Mittelpunkt die wichtigsten Zutaten, um die Dinge beim ersten Mal richtig zu machen, ohne die Belegschaft zu verärgern,“ fasst Cosima von Kries zusammen.

Feinabstimmung des KI-Rezepts

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass das KI-Rezept stimmt, bevor man versucht, es zu skalieren. Automatisierungsprojekte können scheitern, wenn es an der Koordination zwischen den Beteiligten mangelt oder die kollektiven Automatisierungsziele missverstanden werden.

Bei einigen Formen der Automatisierung wird KI in großem Umfang eingesetzt, z. B. bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), bei der KI zur OCR und Dokumenterkennung eingesetzt wird und die dann die Handhabung und Verarbeitung der daraus resultierenden digitalisierten Informationen automatisiert. Obwohl es diese Praxis schon seit vielen Jahren gibt, muss der gesamte Prozess immer noch von Menschen durchgeführt werden, um Unstimmigkeiten und Ausnahmen zu behandeln, da die Technologie nicht vollkommen präzise ist.

„In der sich schnell entwickelnden Landschaft der KI-Einführung ist eine zentrale Wahrheit klar: Es ist von größter Bedeutung, dass der Mensch bei jeder Initiative im Vordergrund steht. Während die Verlockung der transformativen Kraft der KI für Unternehmen groß ist, müssen wir daran denken, dass der wahre Maßstab für den Erfolg in unserer Fähigkeit liegt, das Potenzial der KI zu nutzen und gleichzeitig das Wohlbefinden unserer Teams zu gewährleisten. Technologie sollte den Menschen stärken, nicht ersetzen,“ so Cosima von Kries abschließend.

Weitere Informationen zur Dokumentation und Automatisierung von Arbeitsabläufen:
https://www.nintex.com/workflow-automation/process-mapping/
https://www.nintex.de/prozessplattform/advanced-workflow/

Quellennachweis:
-https://www2.deloitte.com/us/en/pages/consulting/articles/state-of-ai-2022.html
-https://www.ey.com/en_us/consulting/five-design-principles-to-help-build-confidence-in-rpa-implement
-https://eco-cdn.iqpc.com/eco/files/channel_content/posts/ianspendsandtrends2023-046g9RBqFX2A2EjAsYEwTpkvd33h3VT7xz2xqF7akb.pdf

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