Tag Zeit

Zeiterfassung zu Dokumentationszwecken oder mit sofortigem Handlungsbedarf

Flintec mobile Zeiterfassung per Telefon und App: Ökosystem der Personalzeit

Mannheim, 09.11.2023: Flintec hat die mobile Zeiterfassung als stand-alone Lösung oder mit nachgelagerter Zeitwirtschaft entwickelt. Ob zu Dokumentationszwecken oder mit Workflow, Flintec hat für verschiedene Kundenanforderungen eine passende Lösung. Für eine Zeiterfassung mit sofortigem Handlungsbedarf hat Flintec eine Erfassung der Daten in Echtzeit. Die mobile Zeiterfassung erfolgt per Telefon, Smartphone und Smartwatch.

Flintec Zeiterfassung mit nachgelagerter Zeitwirtschaft
Mit der Flintec Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter die Arbeitszeit mobil per App oder Telefon. Bei einer nachgelagerten Zeitwirtschaft gibt Flintec die erfassten Daten zur Bewertung an die Zeitwirtschaft. Bei einer fehlenden Internetverbindung werden die Buchungen offline gespeichert und bei bestehender Internetverbindung an die Zeitwirtschaft weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt über ein zertifiziertes ERP-Interface, z.B. PCS DEXICON oder KABA B-COMM. Die Zeitwirtschaft speichert und bewertet die Daten. Anschließend übergibt sie die bewerteten Daten zur Abrechnung an Lohn und Gehalt. https://www.flintec.de/zeiterfassung

Zeiterfassung in Echtzeit für sofortigen Handlungsbedarf
Arbeitet die Zeitwirtschaft im Offline-Modus, werden Unregelmäßigkeiten und Regelverstöße oftmals erst am folgenden Tag festgestellt. Das ist für eine Standard-Zeiterfassung zu Dokumentationszwecken ausreichend. Für eine Zeiterfassung mit sofortigem Handlungsbedarf ist das zu spät. Viele Kunden fordern umgehend über fehlende oder fehlerhafte Buchungen informiert zu werden. Daher bevorzugen sie eine Erfassung der Daten in Echtzeit. „Die Echtzeit ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn Unternehmen eine Reaktionsmöglichkeit fordern“ sagt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen.

Modul Plausibilitätsprüfung in Echtzeit
Das Modul Plausibilitätsprüfung erkennt Falschbuchungen, wie beispielsweise zweimal „Kommen“ ohne „Gehen“, in Echtzeit. Mitarbeiter korrigieren fehlerhafte Zeitbuchungen noch vor der Weitergabe an die Zeitwirtschaft. „Dadurch sind die Daten, die bei der Zeitwirtschaft ankommen, korrekt. Das ist eine enorme Zeitersparnis für die Personalabteilung“ stellt Feiereisen fest. Flintec verfügt über weitere Lösungen mit Echtzeitinformation. Beispielsweise prüft die Lösung zur Arbeitszeitregelung die Arbeitszeit in Bezug auf Arbeitszeitregelungen und Betriebsvereinbarungen. Die Lösung zur Anwesenheitskontrolle prüft die Einsatzzeiten an definierten Orten. Dabei werden Verspätungen und Fehlzeiten dem Unternehmen automatisch gemeldet.

Modul Workflow mit zeitnahem Handlungsbedarf
Das Modul Workflow digitalisiert Genehmigungsverfahren bei der Zeiterfassung, wie beispielsweise Abwesenheiten, Home Office, Nachbuchen und Beantragung von Überstunden. Der Workflow erfordert einen zeitnahen Handlungsbedarf. Mitarbeiter erstellen die Anträge in der Flintec App. Die zuständige Person wird über den Antrag per Email informiert und bearbeitet den Antrag. Freigegebene Anträge werden automatisch an die Zeitwirtschaft weitergegeben. „Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Flintec gibt ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weiter“ erklärt Feiereisen. Durch die selbstständige Antragstellung und die Korrektur fehlerhafter Buchungen durch die Mitarbeiter wird die Personalabteilung entlastet.

Flintec App für mobile Zeiterfassung
Flintec bietet die mobile Zeiterfassung per Telefon und App als stand-alone Lösung oder mit einer online Schnittstelle zu verschiedenen Zeitwirtschaftssystem sowie in Ergänzung zur Host-basierten Zeitwirtschaft an. Flintec hat die native App für das Smartphone und Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem entwickelt. Darüber hinaus hat Flintec eine betriebssystemunabhängige Web App entwickelt. Die Zeiterfassung ist kombinierbar mit der mobilen Zutrittskontrolle: EINE App, ein Layout, eine Konfiguration.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

Kontakt
Flintec IT GmbH
Lucien Feiereisen
Heppenheimer Str. 23
68309 Mannheim
06213389230
https://www.flintec.de

Die Smartwatch als mobiles Terminal für die Flintec Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Flintec Zeiterfassung undmobiler Zutritt per Wearable

Mannheim, 02.11.2022: Flintec hat eine App für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle per Smartwatch entwickelt. Mit der Smartwatch hat Flintec neben dem Smartphone und dem Tablet ein weiteres mobiles Terminal dem Portfolio hinzugefügt. Per Smartwatch wird in einer einzigen Anwendung die Zeit erfasst und der Zutritt gesteuert. Optional wird beim Öffnen der Tür automatisch eine Buchung für die Zeiterfassung erfasst. Mit der Flintec App ist die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mobil, drahtlos und online.

Die Smartwatch für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
Mobilität ist Flintecs Fokus bei der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle. Mobilität bedeutet, dass die Erfassung der Zeit und die Steuerung des Zutritts über ein mobiles Gerät erfolgt. Bisher funktioniert die Flintec App für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle auf dem Smartphone und Tablet. Nun hat Flintec die App für die Smartwatch mit watchOS Betriebssystem (Apple Watch) entwickelt. Mit der Smartwatch als mobiles Terminal wird die Zeit erfasst und der Zutritt in Echtzeit gesteuert. Mit der App sind Zeiterfassung und Zutrittskontrolle kombiniert auf einem einzigen Gerät in einer einzigen Anwendung mit einheitlichem Layout. „Wir bringen Zeit und Zutritt zusammen auf ein Wearable“ erklärt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen.

Bedienung der Flintec App auf der Smartwatch
Die Bedienung der Flintec App auf der Smartwatch ist unkompliziert und intuitiv. Durch das horizontale Scrollen erfolgt der Wechsel von dem Bereich Zutrittskontrolle zum Bereich Zeiterfassung und umgekehrt. Durch das vertikale Scrollen wird die Anzeige innerhalb eines Bereiches erweitert, wie beispielsweise bei einer größeren Auswahl von Buchungsarten. Im Rahmen des mobilen Zutritts wird mit der Smartwatch das Smartlock bedient. Auf der App-Oberfläche werden alle Türen in Bluetooth-Nähe angezeigt. Mit der gewährten Berechtigung genügt ein Klick auf der Smartwatch, um die Tür zu öffnen. Optional erfolgt bei einem erfolgreichen Zutritt manuell oder automatisch die Buchung der Zeiterfassung (z.B. Kommen oder Gehen). „Mit der Gleichzeitigkeit von Zutritt und Zeit sorgen wir für mehr Komfort bei der Bedienung“ sagt Feiereisen.

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit mobilen Geräten
Flintec hat die App für die Smartwatch in Anlehnung an die eigene App für das Smartphone und Tablet (Android, iOS, Web App) entwickelt und viele Funktionen übernommen. Neben diesen marktgängigen mobilen Geräten unterstützt Flintec für die mobile Zeiterfassung das Telefon (Festnetz / Handy) und GPS-Empfänger. Für den mobilen Zutritt unterstützt Flintec unterschiedliche Berechtigungsträger: Offline Credentials (z.B. NFC-Badge, NFC-Schlüsselanhänger), Mobile Credentials (z.B. Smartphone, Smartwatch) und Virtual Credentials (z.B. Berechtigung auf der DB).

Flintec App für die Smartwatch, Smartphone und Tablet
In den Flintec Apps für die Smartwatch, das Smartphone und das Tablet werden die Zeiterfassung und die Zutrittskontrolle in einer einzigen Anwendung kombiniert. Im Rahmen des mobilen Zutritts erfolgt die Kommunikation mit dem Smartlock per Bluetooth (BLE), die Kommunikation zu Flintecs Mobility Orchestration Plattform per HTTPS. „Die online Zutrittskontrolle ist mobil und drahtlos. Eine bestehende offline Lösung wird stufenlos in eine online Lösung umgewandelt“ erklärt Feiereisen. Optional erfolgt die Installation der Anwendung über ein Enterprise Mobility Management (EMM) System. Für die Oberfläche der App wird entweder das Flintec Layout oder ein kundenspezifisches Layout verwendet.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

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Jutta Reichelt spricht offen über die Problematik fehlender „Denkzeit“ in Unternehmen und zeigt auf, warum diese wichtig für die Qualität der Arbeit ist.

Jutta Reichelt appelliert an Unternehmen und Führungskräfte, die Menschen wieder Denken zu lassen.

Früher sei es üblich gewesen, sich Zeit zu nehmen, um auf Fragen zu antworten. Heute müssen Fragen wie Antworten aus der Pistole geschossen kommen. „Ich habe keine Zeit!“ – eine Aussage, die derzeit mehr denn je für alle Lebensbereiche gelte. Jutta Reichelt beschäftigt sich im Folgenden mit dem Problem, dass viele Menschen sich keine Zeit mehr zum Denken nehmen können oder dürfen. „Insbesondere in Gesprächen, bei Besprechungen oder Meetings wird erwartet, dass sofort Antworten auf Fragen kommen. Wenn dies einmal länger dauert, oder sich jemand gar herausnimmt zu sagen, in Ruhe über die Antwort nachdenken zu wollen, dann wird schon nervös mit den Fingern auf dem Tisch getrommelt oder mit einem tiefen Seufzen das Smartphone herausgeholt“, untermauert Jutta Reichelt den aktuellen Status Quo in einer Vielzahl von Unternehmen. In erster Linie werde bemängelt, dass Entscheidungsprozesse im Termin zu lange dauern, wenn sich Menschen Zeit zum Nachdenken nehmen. Jutta Reichelt spricht sich klar dagegen aus und betont, dass die Qualität der Gespräche sich enorm verbessere, wenn sich die Gefragten Zeit nehmen dürften, über ihre Antworten nachzudenken.

Viele Unternehmen und Führungskräfte stünden unter wachsendem Druck, der auch an Mitarbeitende weitergegeben wird. Dies äußere sich beispielsweise darin, dass keine Zeit für Austausch eingeräumt wird und alle Antworten stets parat sein müssen. Mitunter kommt es noch schlimmer, wie Jutta Reichelt ausführt: „Bedenkzeit ist teilweise sogar verpönt und verboten. Aussagen wie: „Wer erst nachdenken muss, macht seinen Job nicht richtig, hat sich nicht mit dem Thema auseinandergesetzt oder ist unvorbereitet“, sind nicht selten und auch ein Schweigen erweckt den Anschein, dass man nicht wüsste, worüber man spricht.“ Ein Hauptgrund, warum sich niemand mehr Zeit nimmt oder nehmen kann, liege am enormen Arbeitspensum und dem Druck, dass in immer kürzeren Abständen Ergebnisse geliefert werden müssen. Auch Termine, das Tagesgeschäft und unvorhersehbare Arbeiten ließen kaum noch Zeit – erst recht nicht zum Nachdenken.

Jutta Reichelt ermuntert jeden, einmal einen Blick in den eigenen Terminkalender zu werfen. Vermutlich sei von morgens bis abends alles durchgetaktet. „Wo bleibt die Lücke, das Zeitfenster, um Informationen aus einem Gespräch zu verarbeiten und sich auf das Kommende einzustellen? Kaum hat man sich von dem einen Gesprächspartner verabschiedet, sitzt schon der nächste im echten oder virtuellen Warteraum“, stellt Jutta Reichelt fest. Beim Kunden habe man oft noch mehr Geduld, wenn es darum ginge, Antworten zu erhalten. Bei internen Meetings sei jedoch die Erwartungshaltung zu beobachten, dass Fragen an Teams oder Einzelpersonen binnen Sekunden beantwortet werden müssten. Dieses Verhalten etabliere sich über die Zeit auch in der Unternehmenskultur. Deutlich werde das vor allem anhand des obligatorischen „Haben Sie noch Fragen?“ am Ende einer Präsentation. Jutta Reichelt ergänzt hierzu: „Der Vortragende zählt dann im Kopf meist bis drei und wenn bis dahin keine Meldungen kommen, wird sich für die Aufmerksamkeit bedankt und verabschiedet. In vielen Unternehmen ist dieses Verhalten sogar erwünscht, denn es herrscht eine Kultur des Ablieferns.“ Das Ausbleiben von Fragen sei auch eine Art „Schutzmechanismus“. Werde das Gesagte hinterfragt oder zusätzliche Ideen eingebracht, könne mitunter eine Mehrbelastung zu dem ohnehin schon immensen Arbeitsberg hinzukommen und niemand möchte oder kann noch mehr übernehmen. Vielerorts laute daher das Motto: „Quantität vor Qualität“ und es gehöre zur Kultur, ohne Widerspruch abzuliefern und die Dinge als gegeben zu akzeptieren.

In diesem Zusammenhang appelliert Jutta Reichelt an alle Unternehmen und Führungskräfte: „Lassen Sie die Leute denken! Wenn Sie qualitative Rückmeldungen und gewinnbringenden Input zu bestimmten Fragen, in Präsentationen, Gesprächen usw. erhalten wollen, dann brauchen die Menschen Zeit, sich Gedanken darüber zu machen – sowohl über den Inhalt als auch die Art, wie sie diesen transportieren möchten.“ Eindeutige Anzeigen dafür, dass es mehr Denkzeit brauche, beschreibt Jutta Reichelt: „In einem Termin wurde eine Entscheidung getroffen und die Menschen haben diese sofort wieder vergessen oder revidieren sie nur kurze Zeit später, vielleicht weiß auch niemand mehr, wofür genau jetzt abgestimmt wurde, da er nicht die Möglichkeit hatte zu hinterfragen.“

Die Ratgeberin für Organisationsentwicklung geht mit bestem Beispiel voran und räumt den Menschen mehr als ein paar Sekunden Bedenkzeit ein. Im ersten Moment sei das für viele irritierend, da sie es nicht gewohnt sind. Gerne hält es Jutta Reichelt dann mit den Worten ihrer Ausbilderin in der systemischen Beratung: „Wenn auf deine Frage keine Antwort kommt, dann ist es erstens eine gute Frage und zweitens, zähle bis 500. Es wird definitiv eine Antwort kommen.“ Bereits nach wenigen Anläufen trägt dies Früchte, die zusätzliche Zeit werde sehr geschätzt und die Qualität der Arbeit erhöhe sich.

In ihrem persönlichen Blog „Flaschenpost“ (https://www.jutta-reichelt.de/flaschenpost/) informiert Jutta Reichelt über viele weitere Themen, die Organisationen auf Erfolgskurs bringen.

Mehr Informationen und Kontakt zu Jutta Reichelt gibt es hier: www.jutta-reichelt.de (https://www.jutta-reichelt.de/)

Situationen in denen Teams nicht zusammenarbeiten, Unternehmen und Organisationen nicht effektiv arbeiten und Führungskräfte eine andere Sprache als ihre Mitarbeitenden sprechen sind nur einige Herausforderungen, die die heutige Arbeitswelt mich sich bringt. Darüber hinaus fordern die Digitalisierung, der demographische und gesellschaftliche Wandel, neue oder sich verändernde Märkte und aktuelle Entwicklungen Organisationen stetig heraus.

Jutta Reichelt arbeite mit ihren Kunden daran, diesen Herausforderungen wirksam zu begegnen, indem sie Raum für Entwicklungen schafft sowie Unsicherheiten und Ungleichgewichte auflöst. Als Gefährtin, Leuchtturm und Ratgeberin für ihre Kunden, arbeitet sie strategisch und fokussiert, aber auch mit Leichtigkeit und Begeisterung, um Organisationen auf ihrem Kurs Richtung mehr Effizienz und Wirksamkeit zu begleiten.

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Jutta Reichelt gibt Aufschluss darüber, wie Selbstorganisation von Teams gewinnbringend in Organisationen eingeführt werden kann.

Jutta Reichelt über das Selbstorganisations-Spannungsfeld zwischen Teams und dem Management.

Nahezu in jeder Organisation existiere ein Spannungsfeld zwischen einem Team und seinem Management. Der Wunsch nach selbstorganisierten Teams sei zwar groß, doch nur selten herrsche Klarheit oder gar Einigkeit zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. „Häufig begegnen mir Teams und Führungskräfte, die agil arbeiten wollen beziehungsweise sollen. Durch erste persönliche Erfahrungen stoßen diese jedoch schnell an ihre Grenzen, die sie in der Arbeit behinderten“, erläutert Jutta Reichelt und führt weiter aus: „Aus den gemeinsamen Gesprächen ging schnell hervor, dass schlicht zu wenig Austausch über die gegenseitigen Erwartungen und Ziele herrscht.“
Die Selbstorganisation von Teams gelinge nur dann, wenn alle Beteiligten daran mitwirken. Auch Führungskräfte seien davon nicht ausgenommen. Ihre Rolle sei es, den Prozess der Selbstorganisation zu initiieren und ihn darüber hinaus zu begleiten, am Leben zu halten und das Team zu Wachstum zu befähigen. „Das Mitdenken jedes einzelnen Teammitgliedes ist ausdrücklich erlaubt. Genauso wie das Lernen aus eigenen Fehlern und die Reflektion. Sind alle an Bord und steuern in die gleiche Richtung, ist der Kurs Richtung Selbstorganisation klar ausgerichtet“, betont die Ratgeberin.
Unterstützende Prozesse für die Selbstorganisation seien vergleichbar mit einer Route, die zum Ziel führt. Darüber hinaus unterstützen vor allem Arbeitsplattformen, auf denen gut analog oder digital zusammengearbeitet werden kann, den Weg zu gelingender Selbstorganisation. „Ein offenes Miteinander, bei dem über teaminterne oder externe Blockaden gesprochen wird, um diese gemeinsam zu lösen sowie ein konstruktiver und gelernter Umgang mit Konflikten aber auch das Feiern bisheriger Leistungen, ebnen die Route zum Erfolg“, ergänzt Jutta Reichelt.
Damit die Selbstorganisation von Teams tatsächlich zum Erfolg wird, seien Führungskräfte keinesfalls irrelevant. Vielmehr komme die Selbstorganisation ohne Führung nicht aus. Während Führungskräfte sich hinsichtlich einer dienenden Führung entwickeln sollten, komme es beim Team vor allem darauf an, Moderations- und Kommunikations-Skills, Team Dynamiken sowie fachbezogene Fähigkeiten, um sich und ihre Verhaltensweisen besser kennenzulernen, zu erlernen. „Ein Zusammenspiel der Kompetenzen von Führung und Team ist entscheidend für den Erfolg der Selbstorganisation von Teams“, bringt es Jutta Reichelt auf den Punkt.
Sobald die idealen Rahmenbedingungen geschaffen wurden, erhalten Teams neben einem erhöhten Sicherheitsgefühl auch die Möglichkeit, sich in diesem Rahmen zu entwickeln. Hierzu gelte es beispielsweise Fragen hinsichtlich der individuellen Grenzen, des Einflussbereichs oder der Freiheiten vorab zu klären. „Es obliegt den Führungskräften und Managern als ermöglichende und gestaltende Personen, die Rahmenbedingungen für selbstorganisierte Teams zu schaffen“, akzentuiert Ratgeberin Jutta Reichelt abschließend.
Weitere hilfreiche Tipps und Anregungen zu dieser Thematik, können Sie im persönlichen Blog „Flaschenpost“ (https://www.jutta-reichelt.de/flaschenpost/detail/selbstorganisation-von-teams-geht-das-ohne-fuehrung/)von Jutta Reichelt nachlesen. Dort gibt sie ebenso Einblicke in persönliche Erfahrungswerte.
Mehr Informationen und Kontakt zu Jutta Reichelt – Organisationen auf Erfolgskurs – gibt es hier: www.jutta-reichelt.de (https://www.jutta-reichelt.de/)

Situationen in denen Teams nicht zusammenarbeiten, Unternehmen und Organisationen nicht effektiv arbeiten und Führungskräfte eine andere Sprache als ihre Mitarbeitenden sprechen sind nur einige Herausforderungen, die die heutige Arbeitswelt mich sich bringt. Darüber hinaus fordern die Digitalisierung, der demographische und gesellschaftliche Wandel, neue oder sich verändernde Märkte und aktuelle Entwicklungen Organisationen stetig heraus.

Jutta Reichelt arbeite mit ihren Kunden daran, diesen Herausforderungen wirksam zu begegnen, indem sie Raum für Entwicklungen schafft sowie Unsicherheiten und Ungleichgewichte auflöst. Als Gefährtin, Leuchtturm und Ratgeberin für ihre Kunden, arbeitet sie strategisch und fokussiert, aber auch mit Leichtigkeit und Begeisterung, um Organisationen auf ihrem Kurs Richtung mehr Effizienz und Wirksamkeit zu begleiten.

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