Tag E-Rechnung

Trotz anhaltendem Nachholbedarf bei der Digitalisierung ist Deutschland auf einem guten Weg beim Thema e-Invoicing

(Bildquelle: Vertex)

King of Prussia, PA – 6. Mai, 2025 – Vertex Inc. (https://www.vertexinc.com/de-de) (NASDAQ:VERX) präsentiert die Ergebnisse einer neuen Studie zum Thema e-Invoicing. Der globale Anbieter von Technologielösungen für indirekte Steuern hatte die Studie in Auftrag gegeben, um Unternehmen in mehr als 25 Ländern in Amerika, Europa und Asien über deren Einschätzungen zum Thema elektronische Rechnungsstellung zu befragen. Aus Deutschland, Österreich und der Schweiz nahmen mehr als 100 Unternehmen an der Befragung teil. Somit liegen auch für Deutschland, das in bestimmten Bereichen bereits eine verpflichtende Einführung von e-Invoicing vorgenommen hat, erste Einschätzungen vor.

Global stimmen knapp 80 Prozent der befragten Unternehmen zu, dass die Vorteile von e-Invoicing-Mandaten die Herausforderungen überwiegen – unabhängig davon, ob das Unternehmen in Ländern agiert, die bereits e-Invoicing eingeführt haben oder dies erst planen. Als größte Herausforderung gelten die Aspekte der Integration von E-Rechnungslösungen in bestehende Softwaresysteme. Auch die staatliche Unterstützung steht bei den Befragten weit oben auf der Liste in Bezug auf die Bedeutung des Themas. Die Unternehmen in Deutschland liegen deutlich unter dem Durchschnitt: Nur knapp zwei Drittel fühlen sich zufrieden mit der erhaltenen Unterstützung, während der globale Durchschnitt bei fast drei Viertel liegt. Das Thema KI ist bei allen auf der Agenda. Bei der konkreten Umsetzung stehen die nordischen Länder (Schweden, Norwegen, Finnland) an der Spitze.

Kein Zurück beim e-Invoicing: Vorteile überwiegen – Herausforderungen bleiben
Die Einführung verpflichtender E-Rechnungen wird von einer breiten Mehrheit der Unternehmen positiv bewertet. So sehen mehr als die Hälfte der Befragten klare Vorteile wie z.B. Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen. Insbesondere die Kundinnen und Kunden von Unternehmen, vor allem aber auch Finanzfachleute in den Unternehmen profitieren. Gleichzeitig besteht der Wunsch nach einer einheitlichen, globalen Plattform zur Vereinfachung von Vorschriften und Berichtspflichten. Viele Unternehmen setzen auf spezialisierte Plattformen und planen, ihre Systeme in den nächsten Jahren stärker zu integrieren. Die größte Herausforderung bleibt die Einbindung in bestehende Softwarelandschaften. Dennoch zeigen sich Unternehmen – vor allem diejenigen, die in Ländern mit bereits eingeführtem e-Invoicing agieren – zuversichtlich hinsichtlich der Umsetzung. Neben wirtschaftlichem Nutzen erwarten viele auch bessere Datenqualität und eine stärkere Wettbewerbsfähigkeit. Sorgen bestehen jedoch hinsichtlich etwaiger Störungen der Geschäftsprozesse, etwa wenn Rechnungsstellung oder -empfang nicht möglich ist.

Sonderrolle Deutschland? E-Invoicing und allgemeine Digitalisierung
Im internationalen Vergleich zeigt sich die DACH-Region bei der Umsetzung von E-Rechnungs-anforderungen ambivalent. Während sich dort mit 42 Prozent weniger Unternehmen eine zentrale globale Plattform zur Einhaltung von Vorschriften wünschen als im weltweiten Durchschnitt (51 Prozent), liegt die Zufriedenheit mit der behördlichen Unterstützung mit 66 Prozent unter dem Durchschnitt und deutlich unter dem Wert der anderen Länder in denen bereits e-Invoicing (in Teilen) verpflichtend ist (74 Prozent). Nur in Lateinamerika ist die Zufriedenheit noch geringer.
Die Integration von E-Rechnungslösungen wird in der DACH-Region vergleichsweise weniger problematisch eingeschätzt: 54 Prozent sehen darin eine Herausforderung – weniger als in den Nordics (73 %) oder im globalen Schnitt (66 %). Gleichzeitig zeigen sich deutsche Unternehmen mit 77 Prozent besonders zuversichtlich, die Anforderungen an Compliance einhalten zu können – der höchste Wert unter den Ländern, in denen es bereits ein Mandat für elektronische Rechnungstellung gibt.

„Wir freuen uns, dass die Vorteile von e-Invoicing bei den allermeisten so klar gesehen werden. Mit Blick in die Zukunft geht es ja nicht nur um die Einhaltung von Compliance oder darum, bisherige Prozesse einfach nur digital abzubilden,“ so Chris Hall, Senior Tax Officer bei Vertex. „Durch Effizienzsteigerungen und mit dem Einsatz von KI tragen die Steuerabteilungen der Zukunft aktiv zur Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens bei. Das sehen wohl auch gerade Unternehmen in Deutschland. Denn diese scheinen laut Umfrage die Implementierung von e-Invoicing gut gestaltet zu haben. Dagegen gibt es hier in Sachen KI und allgemeiner Digitalisierung noch weiter Aufholbedarf.“

Thema KI: Die Zukunft des e-Invoicing ist jetzt
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Kontext von E-Rechnungen nimmt weltweit zu. Unternehmen, die in Ländern mit e-Invoicing-Mandaten tätig sind, nutzen KI vor allem für Kundensupport, Liquiditätsprognosen, Betrugserkennung, automatisierte Rechnungsabstimmung und Compliance-Berichterstattung. Ähnliche Anwendungen dominieren auch bei Unternehmen deren Hauptsitz in Märkten mit verpflichtendem e-Invoicing ist. Besonders aktiv sind Unternehmen aus den Nordics und dem Nahen Osten/Asien mit einer durchschnittlichen KI-Nutzung von 56 bzw. 58 Prozent. In der DACH-Region liegt der Anteil bei 50 Prozent – bei deutschen Unternehmen bei 42 Prozent. Trotz regionaler Unterschiede plant der Großteil der Unternehmen, KI künftig verstärkt einzusetzen – eine grundsätzliche Ablehnung bleibt die Ausnahme.

Über die Studie
Die Online-Umfrage wurde im März 2025 in Zusammenarbeit mit Sapio Research durchgeführt und erreichte 1.150 globale Entscheidungsträger in neun Regionen – Ost- und Südeuropa, Benelux, Deutschland, Lateinamerika, Naher Osten und Asien, Nordics, Nordamerika, Großbritannien und Irland. In Deutschland, Österreich und der Schweiz wurden insgesamt 110 Personen befragt. Ein besonderer Fokus lag auf drei zentralen Branchen: Finanzdienstleistungen (40 % der Befragten), Informations- und Technologiebranche (13 %) sowie dem Einzelhandel (8 %). Die vertretenen Unternehmen wiesen eine breite wirtschaftliche Spannweite auf: Der Jahresumsatz reichte von 50 Millionen bis über eine Milliarde US-Dollar. Die Mehrheit der Teilnehmenden war fest angestellt (92 %), wobei ein signifikanter Anteil (36 %) Führungspositionen auf der Ebene des gehobenen Managements innehatte.

Bei Interesse an den vollständigen Ergebnissen der Studie kontaktieren Sie uns gerne. (https://www.vertexinc.com/de-de/kontakt-zu-uns)

Sind Sie an einem interaktiven Networking-Erlebnis interessiert? Treffen Sie Branchenexperten auf der Vertex Exchange Europe in Prag am 6. Mai 2025 und besuchen Sie den e-Invoicing Exchange Hub.

Weitere Informationen über Vertex und seine Lösungen für indirekte Steuern und Compliance: https://www.vertexinc.com/de-de

Vertex, Inc. ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen für indirekte Steuern. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, die vertrauenswürdigste Steuertechnologie zu liefern, die es globalen Unternehmen ermöglicht, mit Zuversicht zu handeln, einzuhalten und zu wachsen. Vertex bietet Lösungen, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten werden können, für die wichtigsten Bereiche der indirekten Steuern, einschließlich Umsatz- und Verbrauchssteuern, sowie Lohnbuchhaltung. Mit dem Hauptsitz in Nordamerika und Niederlassungen in Südamerika und Europa unterstützt Vertex die weltweit führenden Marken dabei, die Komplexität der kontinuierlichen Einhaltung von Compliance zu vereinfachen.

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Die Europäische Union stellt die Weichen für ein modernes Mehrwertsteuersystem: Mit dem Gesetzespaket ViDA – VAT in the Digital Age will Brüssel die Umsatzsteuer an das digitale Zeitalter anpassen und Steuerbetrug wirksamer bekämpfen

(Bildquelle: iStock-1435014643)

Nach dem Vorschlag der EU-Kommission vom Dezember 2022 wurde ViDA am 11. März 2025 vom EU-Rat verabschiedet. Der Startschuss für einheitliche, digitale Prozesse ist gefallen – die Veröffentlichung im EU-Amtsblatt steht allerdings noch aus.
Was ist ViDA?
ViDA ist ein umfassendes EU-Reformpaket zur Mehrwertsteuer, das einheitliche digitale Meldepflichten in allen Mitgliedstaaten vorsieht. Ziel ist es, Umsatzsteuerbetrug zu minimieren, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und einen digitalen Binnenmarkt zu stärken.
E-Rechnung wird Standard – verpflichtend ab 2030
Ein zentraler Bestandteil von ViDA ist die Einführung der elektronischen Rechnung als verpflichtender EU-Standard. Ab dem 1. Juli 2030 müssen Rechnungen an Geschäftspartner innerhalb der EU im strukturierten Format nach EN 16931 ausgestellt und übermittelt werden. Einige EU-Staaten nutzen diese Pflicht bereits für nationale Umsätze.
Neues Meldeverfahren ersetzt die Zusammenfassende Meldung
Ebenfalls ab Juli 2030 wird ein EU-weites elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem eingeführt. Unternehmen müssen dann relevante steuerliche Informationen zu grenzüberschreitenden Lieferungen und Dienstleistungen innerhalb von zehn Tagen nach der Leistung elektronisch melden. Diese Daten laufen über nationale Plattformen und werden an das zentrale EU-System VIES (VAT Information Exchange System) weitergeleitet.
Die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) entfällt.
Besondere Meldefristen für Gutschriften und Eingangsrechnungen
-Gutschriften: Erfolgt die Abrechnung per Gutschriftsverfahren, müssen steuerrelevante Daten innerhalb von fünf Tagen gemeldet werden.
-Eingangsrechnungen: Ob auch empfangene Rechnungen gemeldet werden müssen, entscheiden die Mitgliedstaaten individuell. In Deutschland ist hierfür eine Umsetzung ins nationale Recht erforderlich.
Deutschland plant eigenes System zur Betrugsbekämpfung
Das ViDA-Paket erlaubt den Mitgliedstaaten zudem, eigene Systeme zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug einzuführen. In Deutschland ist ein solches System bereits in Planung – die Einführung könnte zeitgleich mit ViDA ab 1. Juli 2030 oder auch früher erfolgen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen geschaffen werden.
Fazit:
Mit ViDA modernisiert die EU ihr Mehrwertsteuersystem grundlegend. Unternehmen in der EU müssen sich auf neue Pflichten einstellen – vor allem auf die verpflichtende elektronische Rechnung und digitale Meldeprozesse. Wer international tätig ist, sollte frühzeitig mit der Umstellung beginnen, um ab 2030 gesetzeskonform zu agieren.

Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:

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Was Unternehmen jetzt noch zur Erfüllung ihrer Annahmepflicht tun können

Paragon DACH + CEE unterstützt Unternehmen beim Empfang der E-Rechnung.

Schwandorf, 7. Februar 2025 – Die Einführung der E-Rechnung läuft – und der erste Schritt sollte jetzt schon vollzogen sein: Seit 1. Januar 2025 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland Rechnungen im neuen digitalen Format empfangen, lesen und verarbeiten können. „Viele Unternehmen sind nach wie vor nicht darauf vorbereitet“, sagt Steffen Mahlmeister, Solution Manager Inbound bei Paragon DACH + CEE (https://www.paragon.world/de). Mit der Auslagerung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung an einen hybrid arbeitenden Dienstleister, der sowohl analoge als auch digitale Rechnungsformate bearbeitet, können sie jetzt noch ihre Pflicht erfüllen und die Kosten und Risiken senken, die mit dem Empfang der E-Rechnung verbundenen sind. Und sie können zudem gelassen ihrer Verpflichtung zur Stellung der E-Rechnung ab spätestens 2028 entgegensehen.

„Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom (https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Weniger-als-die-Haelfte-deutscher-Unternehmen-empfaengt-E-Rechnungen) war Anfang Dezember 2024 nicht einmal die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland in der Lage, das E-Rechnungsformat zu empfangen“, so Mahlmeister. „Unserer Erfahrung nach dürfte sich das nicht sonderlich geändert haben – viele Unternehmen können also die Daten aus den E-Rechnungen ihrer Auftragnehmer noch nicht weiterverarbeiten und in ihre eigene Buchhaltung übernehmen.“ Um die E-Rechnungen aktuell empfangen und später auch erstellen zu können, müsse die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden. Das erforderliche technische Know-how und eventuell externe Beratung, die dafür notwendige Software und Mitarbeiterschulung verursachen Kosten, vor denen Unternehmen noch zurückschrecken, erläutert Mahlmeister. „Die ersten Erfahrungen seit Jahresanfang haben gezeigt: Die neuen digitalen Formate bieten den Lieferanten Optionen in Bezug auf Anlagen oder die Angabe von Zusatzinformationen, mit der die eigentliche Strukturierung der Formate deutlich gemindert wird. Das erschwert zusätzlich die Verarbeitung der E-Rechnung für die Unternehmen.“

Vorstrecke zum Finanzmanagement-System outsourcen
Mahlmeister prognostiziert: „Der Übergang von der analogen zur E-Rechnung wird sich lange hinziehen. Die Praxis zeigt ja, dass mit dem Jahreswechsel kein Schalter umgelegt wurde – und seither alles nur noch digital ist. Hier ist ein hybrider Ansatz ratsam – also die Fähigkeit, sowohl analoge als auch digitale Rechnungsformate zu verarbeiten.“ Denn Unternehmen werden auch weiterhin Rechnungen von Kleinunternehmen, von Zulieferern aus dem Ausland oder über Kleinbeträge auf Papier oder als unstrukturiertes PDF ohne den erforderlichen maschinenlesbaren Teil bekommen.

Das macht die Sache vor allem für Mittelständler und große Unternehmen kompliziert, die individuelle Lösungen brauchen. „Sie können die Aufgaben aber einfach outsourcen, indem sie sich für ihre Eingangsrechnungsverarbeitung einen erfahrenen Dienstleister wie Paragon als Partner suchen, der den hybriden Ansatz beherrscht und aus allen Formaten einheitliche Datensätze zur Übergabe an das vorhandene Finanzmanagementsystem macht.“ Dafür gehen sämtliche Rechnungen – ob analog oder digital – erst einmal an den externen Dienstleister, der die gesamte Vorstrecke zum Finanzmanagement-System übernimmt. Er bringt alle Rechnungen in ein einheitliches Standardformat, das von der Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterverarbeitet werden kann. „Die Zusammenarbeit mit einem hybrid arbeitenden Dienstleister kann Aufwand und Kosten für die längst überfällige Umstellung auf E-Rechnung deutlich senken“, so Mahlmeister. „Unsere Erfahrung hat zudem gezeigt, dass der hybride Ansatz Unternehmen Lösungen für weitere Fragestellungen liefert – etwa für die Verarbeitung anderer Dokumentenarten wie Bestellbestätigungen, Mahnungen, Avise. Er ist auch hilfreich, wenn in den E-Rechnungen noch Fehler enthalten sind oder aber, wenn E-Rechnungen aus dem Ausland in anderen Formaten empfangen und verarbeitet werden müssen.“ Nicht zuletzt können derart aufgestellte Dienstleister bei der Erstellung der E-Rechnung unterstützen – und Unternehmen können entspannt dieser weiteren Pflicht entgegensehen, die spätestens ab 2028 nahezu alle Unternehmen in Deutschland erfüllen müssen.

Ein ausführliches Interview mit Steffen Mahlmeister zur Einführung der E-Rechnung finden Sie hier.

PR-Agentur – rfw. kommunikation

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen („E-Rechnungen“) im B2B-Bereich verpflichtend. Mit ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) existiert auch schon ein vom Gesetzgeber anerkannter Standard für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Der Paderborner IT-Dienstleister TEAM GmbH hat für seinen Jasper4Oracle-Server, der auf dem leistungsstarken Reporting-Tool JasperReports aufsetzt, nun eine Erweiterung entwickelt, mit der sich ganz einfach Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen lassen.

Weitgehend papierloses Arbeiten ist in vielen Büros bereits Standard – und wird auch von staatlicher Seite vorangetrieben: Das neue Wachstumschancengesetz der Bundesregierung sieht vor, dass mit Jahresbeginn 2025 alle Unternehmen im innerdeutschen B2B-Geschäftsverkehr den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen müssen, und auch das Ausstellen von E-Rechnungen wird bis zum 1. Januar 2028 stufenweise allgemein verpflichtend. Ein gängiger Standard für E-Rechnungen – also Rechnungen, die maschinenlesbar in einem strukturierten elektronischen Format wie z. B. XML ausgestellt, empfangen, und verarbeitet werden – ist das vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelte ZUGFeRD-Format.

Kompaktes Plugin für eine komfortable elektronische Rechnungsstellung

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem menschenlesbaren PDF und einer inhaltsgleichen, maschinenlesbaren XML-Datei. Damit ist die Rechnung für Mensch und Maschine gleichermaßen verständlich, was eine optimale Transparenz und eine effizientere Buchhaltung gewährleistet. Allerdings fehlt es vielen Unternehmen noch an geeigneten Werkzeugen, um aus den üblicherweise in einer Datenbank vorliegenden Rechnungsdaten eine ZUGFeRD-konforme Rechnung zu erstellen. Wie so ein Tool aussehen kann und welche Vorteile es im Alltag bietet, zeigt die TEAM GmbH nun mit dem neuen ZUGFeRD-Plugin für den auf JasperReports aufbauenden Jasper4Oracle-Server (J4O).

Das ZUGFeRD-Plugin ermöglicht es Unternehmen, die ihre Rechnungsdaten bereits in einer Oracle-Datenbank vorhalten, auf Knopfdruck Compliance-konforme Rechnungen zu erstellen, ohne ihre Daten eigens anpassen zu müssen. Grundlage der Lösung ist dabei JasperReports, eine leistungsfähige Reporting-Plattform, die bereits bei vielen Unternehmen im Einsatz ist und dort vor allem mit ihrem breiten Featureset punktet. Auf diese Weise können auch die häufig komplexen Anforderungen für Rechnungs-Reports mit geringem Aufwand umgesetzt werden.

Wolf G. Beckmann, Bereichsleiter Software & Consulting bei der TEAM GmbH, erklärt: „Als langjähriger Oracle-Partner haben wir mit JasperReports bereits sehr gute Erfahrungen gemacht – und mit dem J4O-Server eine eigene Lösung entwickelt, die den Funktionsumfang von JasperReports noch weiter ausbaut, um ein einfacheres Drucken, Versenden und Downloaden von Reports zu ermöglichen und eine nahtlose Integration mit Oracle-Projekten wie Oracle Forms, APEX, ADF und Java Web-Projekten zu gewährleisten. Das neue ZUGFeRD-Plugin ist also nur die neueste von vielen praktischen Erweiterungen – und macht es Oracle-Anwendern leicht, schon jetzt die Weichen für die durchgängige Einhaltung der seit Anfang 2025 geltenden Regeln zu stellen.“

Die TEAM GmbH bietet am 20.02.25 einen Webcast zum Thema an (Anmeldungen unter https://www.team-pb.de/akademie/team-webcasts/ ) bei dem die Teilnehmer*innen den Umgang mit dem J4O-Server und dem ZUGFeRD-Plugin eingehend vermittelt bekommen.

Mehr Infos unter www.team-pb.de (https://www.team-pb.de).

Ergänzend zum Online-Angebot steht ihnen die TEAM GmbH unter team@team-pb.de oder unter 05254 8008-50 zur Verfügung.

Über TEAM
Das IT-Unternehmen TEAM GmbH mit Sitz in Paderborn ist einer der führenden Oracle-Partner in Deutschland und bedient zwei Geschäftsfelder:

– Als langjähriger Oracle-Partner verfügt TEAM über die bestmögliche Qualifizierung, um Kunden rund um KI- sowie Oracle-Themen wie Lizenzierung, Consulting, Cloud-Dienstleistungen, Individualentwicklung, Migration und Schulung zur Seite zu stehen. Mehr unter https://www.team-pb.de/oracle/

– Mit dem eigenentwickelten Warehouse Management System ProStore® setzt TEAM Trends zum Aufbau innovativer Logistik 4.0-Systeme. ProStore® steht u. a. für Materialflusssteuerung und Automatisierung, Cloud Services, Mobile Devices, KPI, Pick-by-Voice, Rückverfolgbarkeit, Staplerleitsystem, Dock | Yard Management, Virtual Reality etc. Mehr unter https://www.team-pb.de/intralogistik/

Renommierte Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung gehören zu den langjährigen Kunden. Die TEAM GmbH wurde 1982 in Paderborn gegründet und beschäftigt 100 Mitarbeiter*innen. TEAM ist ein Mitglied der Materna-Gruppe.

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Agentur

Die neue Autokontierung von Insiders Technologies bietet eine deutliche Entlastung und standardisierte Qualität auf höchstem Niveau – übergreifend über E-Invoicing und klassische Rechnungsbelege. Kunden der KI-basierten Lösung zeigen sich begeistert.

KI-basierte Autokontierung übergreifend über alle Formate von der E-Rechnung bis zum Papierbeleg

Kaiserslautern, 11. Dezember 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation im Rechnungswesen, bietet seinen Kunden ab sofort die automatische Kontierung von Rechnungen. Die Autokontierung erfolgt dabei einheitlich mittels einer lernenden KI unabhängig vom Eingangsformat und übergreifend über E-Rechnungen, PDFs und klassische Papierbelege – auch ohne Bestellbezug.

Höchste Genauigkeit dank modernster KI

Die intelligente Autokontierung setzt auf KI-basiertes, supervised Learning, um die Zuordnung von Kostenstellen, Kostenträgern und Konten zu automatisieren, die üblichen Freigebenden der Belege zu identifizieren und aussagefähige Buchungstexte zu generieren. Die Lösung beobachtet und lernt aus historischen ERP-Daten, um Buchungen präzise und individuell für jeden Kunden vorzunehmen. Es wird u.a. ein Neuronales Netz trainiert, das mithilfe natürlichsprachlichem Textverständnis und Transfer Learning auch bei neuen Lieferanten aus einer bekannten Branche zuverlässig die passenden Entscheidungen aus den Lerndaten ableiten kann. Änderungen und neue Anforderungen werden durch kontinuierliches Nachtrainieren im Hintergrund erfasst, sodass die Lösung immer auf dem neuesten Stand ist und höchste Präzision bietet. In der Regel reichen derzeit drei Monate historische Daten aus dem ERP als Trainingsmaterial aus, um auch in schwierigen Fällen eine sehr genaue automatische Kontierung von annähernd einhundert Prozent zu erreichen. Mit einem neuen, aktuell in Pilotprojekten erprobten Ansatz kommt die Lösung sogar nahezu ohne historische Daten aus.

Nahtlose Integration und Zusammenspiel mit e-invoicing

Die Autokontierung basiert auf der leistungsstarken Insiders KI OvAItion und kann als eigenständiger Service über bewährte Schnittstellen nahtlos in bestehende Prozesse sowie ERP-, ECM- oder Workflow-Systeme eingebunden werden. Kunden können sich neben modularen Lösungen von Insiders auch für die umfassende e-invoice Lösung entscheiden, die alle Bausteine vereint und so ein intelligentes 360-Grad-Rechnungsmanagement mit Austausch über alle gängigen Formate – vom Papier bis zur E-Rechnung – hinweg erlaubt und einen zertifizierten Peppol Access bietet. „Die aktuell schnelle Verbreitung der E-Rechnung beflügelt auch neue KI-Anwendungen im Rechnungswesen wie die Autokontierung oder die Anomalieerkennung. Mit unseren Lösungen im e-finance Bereich ermöglichen wir unseren Kunden ein neues Level an Automatisierung und Prozessqualität im Rechnungswesen“, sagt Dr. Maximilian Schwenger, Leiter der Entwicklung e-finance bei Insiders.

KI-basierte Autokontierung bringt vielfältigen Nutzen

Durch die Automatisierung der Kontierung erzielen Kunden zahlreiche Vorteile. Zum einen wird die Buchhaltung vom monotonen Routineaufwand der immer wieder gleichen Belege entlastet und kann ihre Kapazitäten sinnvoller nutzen. Außerdem macht es die Automatisierung sehr viel einfacher zu skalieren und so saisonale Spitzen oder auch schnelles Wachstum zu bewältigen. Darüber hinaus wird durch die Automatisierung eine gleichbleibend hohe und standardisierte Qualität erreicht.

Erste Unternehmen haben den Service bereits im Einsatz und zeigen sich begeistert. Die Autokontierung kann ab sofort über Insiders Technologies oder seine Partner bezogen werden. Gerne steht das Unternehmen für eine individuelle Demonstration oder Proof-of-Concept bereit.

Weitere Informationen zum intelligenten 360-Grad-E-Invoicing:
https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung

Weitere Informationen über die Zukunft von Intelligent Automation:
https://insiders-technologies.com/de/die-zukunft-von-intelligent-automation

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Weniger als die Hälfte der deutschen Unternehmen kann aktuell E-Rechnungen empfangen – trotz Pflicht ab 2025. Insiders Technologies empfiehlt flexible Lösungen, die Standards integrieren und ein umfassendes, digitales Rechnungsmanagement ermöglichen.

Insiders zur Bitkom-Studie: E-Rechnung muss ganzheitlich gelöst werden

Kaiserslautern, 5. Dezember 2024 – Insiders Technologies, technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Automation (IA), betont angesichts einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom – wonach die Umsetzung der E-Rechnungspflicht trotz herannahendem Stichtag bisher eher schleppend vorangeht – die Notwendigkeit einer ganzheitlichen, intelligenten Lösung im Rechnungsmanagement, die neben Empfang und Versand neue Möglichkeiten zur Automatisierung und Prüfung eröffnet und auch die Nebenläufigkeit der verschiedenen Formate und Kanäle bewältigt.

Die Einführung des verpflichtenden Empfangs von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr ab dem 1. Januar 2025 steht unmittelbar bevor. Dennoch kann bisher weniger als die Hälfte – 45 Prozent – der deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage des Digitalverbands Bitkom. Insiders Technologies sieht darin einen dringenden Handlungsbedarf und weist auf die zentrale Bedeutung flexibler und zukunftssicherer Lösungen hin.

Die repräsentative Bitkom-Studie, für die 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland befragt wurden, zeigt, dass viele Unternehmen mit der Vielzahl an Standards und Transportwegen beim Empfang von E-Rechnungen kämpfen. E-Mail bleibt weiterhin der Hauptkanal für Rechnungen – laut Studie nutzen praktisch alle Unternehmen derzeit den Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien – mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück. Größere Unternehmen setzen zunehmend auf standardisierte Verfahren wie Peppol. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind Lösungen notwendig, die alle gängigen Standards und Formate abdecken und gleichzeitig flexibel auf unterschiedliche Unternehmensanforderungen reagieren können.

Darüber hinaus geht E-Invoicing weit über den reinen Empfang und Versand hinaus. Zu den zentralen Mehrwerten zählen die automatisierte formale und inhaltliche Prüfung von Rechnungsinhalten, die Erkennung von Anomalien, Dunkelverarbeitung bei korrektem Bestellbezug, die Integration in Freigabeprozesse sowie die Autokontierung. Ein umfassendes Rechnungsmanagement, wie der 360-Grad-Ansatz, den Insiders Technologies verfolgt, wird für Unternehmen zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Die Studie unterstreicht auch, dass eine hybride Realität aus E-Rechnungen, klassischen PDF-Rechnungen und Papierbelegen noch über Jahre hinweg bestehen bleibt. Unternehmen benötigen daher Lösungen, die eine einheitliche Verarbeitung über alle Kanäle und Formate hinweg ermöglichen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen.

Dr. Maximilian Schwenger, Leiter der Entwicklung E-Finance bei Insiders Technologies, betont: „Die Ergebnisse der Bitkom-Studie zeigen, dass Unternehmen sich dringend auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten müssen. Es reicht nicht, nur einzelne Formate oder Kanäle zu berücksichtigen. Eine moderne Rechnungsmanagement-Lösung muss Standards wie Peppol oder ZUGFeRD ebenso unterstützen wie hybride Szenarien mit PDF- oder Papierbelegen. Nur so lassen sich Prozesse wirklich automatisieren und Effizienzgewinne erzielen.“

Insiders Technologies unterstützt Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Mit intelligenten E-Invoicing-Lösungen, die sowohl eine nahtlose Integration in bestehende IT-Systeme als auch die Automatisierung von End-to-End-Prozessen ermöglichen, bietet das Unternehmen seinen Kunden die Basis für ein effizientes und rechtssicheres Rechnungsmanagement.

Einen Überblick über die intelligenten E-Invoicing-Lösungen von Insiders Technologies finden Sie unter: https://insiders-technologies.com/de/p2p-automation/e-rechnung/

Weitere Informationen über den Hersteller intelligenter Software für Prozessautomatisierung auf Basis von KI: https://www.insiders-technologies.com/

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Haus & Grund Hessen: Änderungen zum 1. Januar 2025

Frankfurt/ Wiesbaden, 2. Dezember 2024 – Die E-Rechnung kommt. Auch private Vermieter müssen ab 1. Januar 2025 die digitalen Rechnungsdokumente empfangen können. Darauf weist Younes Frank Ehrhardt, Geschäftsführer von Haus & Grund Hessen, hin.

„Alle Unternehmer im Sinne des § 2 des Umsatzsteuergesetzes müssen ab 2025 E-Rechnungen von Unternehmen in Deutschland empfangen und speichern können, und damit auch private Wohnraumvermieter“, erläutert Ehrhardt. Diese Regelung gilt auch dann, wenn private Vermieter ausschließlich steuerfreie Umsätze (nach § 4 Umsatzsteuergesetz, UStG) tätigen und damit auch keine Möglichkeit zu einer Umsatzsteueroption (§ 9 UstG) haben.

„Nach Aussagen aus dem Bundesfinanzministerium reicht die Vorhaltung eines E-Mail-Postfaches bereits aus, der Empfangspflicht zu entsprechen, sofern nicht andere elektronische Übermittlungswege zwischen den beteiligten Unternehmen vereinbart wurden.“ Bislang konnte der Empfang einer E-Rechnung abgelehnt werden – das ist ab 1. Januar 2025 nicht mehr möglich.

„Die E-Rechnungen müssen jedoch auch elektronisch gespeichert werden“, so Ehrhardt weiter. „Rechnung ausdrucken, abheften und das elektronische Original löschen, das ist ab 2025 nicht mehr gestattet.“ Sanktionen müssen Unternehmen und auch private Vermieter indes aktuell nicht fürchten, kommen sie ihrer Verpflichtung bezüglich der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 nicht nach. Ehrhardt: „Das sieht das Gesetz derzeit nicht vor.“

Die E-Rechnung soll langfristig den Umsatzsteuerbetrug innerhalb der Europäischen Union eindämmen. Ihre stufenweise Einführung soll es der Finanzverwaltung ermöglichen, die umsatzsteuerrechtliche Richtigkeit von Rechnungen weitgehend automatisiert zu prüfen.

Über Haus & Grund Hessen
Haus & Grund Hessen – Landesverband der Hessischen Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer e.V. ist die Dachorganisation der 78 örtlichen Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer-Vereine in Hessen mit insgesamt über 68.000 Mitgliedern. Unser Verband nimmt am politischen Geschehen teil und stärkt dadurch die Position des privaten Haus-, Wohnungs- und Grundeigentums in Hessen. Wir vertreten die Interessen der hessischen Haus- und Grundeigentümer gegenüber Politik, Behörden und Öffentlichkeit.

Bedeutung des privaten Eigentums in Hessen:

Die privaten Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer in Hessen verfügen über rund 2,5 Millionen Wohnungen, also über mehr als 85,4 Prozent des gesamten hessischen Wohnungsbestandes.
Sie investieren jährlich über 7,1 Milliarden Euro in ihre hessischen Immobilien.
Unter Berücksichtigung der positiven Beschäftigungseffekte in weiteren Branchen sichern oder schaffen diese Investitionen jährlich rund 135.000 Arbeitsplätze in Hessen.

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Wie sich Unternehmen jetzt noch auf ihre Annahmeverpflichtung vorbereiten können

Steffen Mahlmeister, Paragon DACH + CEE: „Unternehmen noch nicht auf E-Rechnung vorbereit.“

Schwandorf, 28. November 2024 – Die E-Rechnung kommt – Schritt für Schritt. Ab 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen Rechnungen von ihren inländischen Geschäftspartnern im neuen digitalen Format empfangen, lesen und verarbeiten können. „Viele Unternehmen sind noch nicht darauf vorbereitet und unterschätzen den Aufwand, der dafür auf sie zukommt“, sagt Steffen Mahlmeister, Solution Manager Inbound bei Paragon DACH + CEE. Mit der Auslagerung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung können sie der E-Rechnung gelassen entgegensehen und die damit verbundenen Kosten und Risiken senken.

Beim Übergang von der analogen Rechnung zur E-Rechnung spricht Mahlmeister von „alter“ und „neuer“ Rechnungswelt. In der alten wurden Rechnungen auf Papier verschickt oder als PDF. Letzteres kann zwar elektronisch versandt werden, seine Daten können aber nicht elektronisch weiterverarbeitet werden. In jeder E-Rechnung finden sich hingegen alle erforderlichen Angaben immer in der gleichen Datenfeldstruktur. Das verwendete XML-Format erfordert zur Visualisierung ein zusätzliches Programm. Für den elektronischen Rechnungsdatentausch in der deutschen Geschäftswelt wird das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) verwendet: ein sichtbares PDF, in das unsichtbar die strukturierten XML-Daten eingebunden sind.

Unternehmen schrecken vor Investitionen zurück
Um die E-Rechnungen zunächst empfangen und später auch erstellen zu können, müsse die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden, was technisches Know-how und eventuell externe Beratung erfordere, erläutert Mahlmeister. Zudem verursachen die dafür notwendige Software und Mitarbeiterschulung Kosten, vor denen Unternehmen angesichts der mit der E-Rechnung verbundenen Unsicherheiten noch zurückschrecken.

Denn zum einen gebe es den Richtlinienentwurf der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug: Er sieht eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vor. Mahlmeister: „Das Meldesystem soll bis 2028 eingerichtet sein – es wird jedoch eine Verschiebung bis 2030/2032 diskutiert.“ Zum anderen habe Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Die Fristen dafür wurden vom ehemaligen Finanzminister Christian Lindner festgelegt. „Es kann durchaus sein, dass sie nach der nächsten Bundestagswahl noch einmal überarbeitet werden“, so Mahlmeister. „Die anderen europäischen Länder haben zudem andere Systeme. Die Funktion, die bei uns ZUGFeRD erfüllt, leistet beispielsweise in Italien das Format FatturaPA.“

„Übergang wird sich lange hinziehen“
Mahlmeister prognostiziert: „Der Übergang von der analogen zur E-Rechnung wird sich lange hinziehen – nicht wie bei einem Schalter, den man umlegt, und ab 1. Januar 2025 ist alles nur noch digital.“ Und Rechnungen von Kleinunternehmen, von Zulieferern aus dem Ausland oder über Kleinbeträge kämen auch weiterhin auf Papier – oder als unstrukturiertes PDF.

Für kleine Unternehmen gebe es zur Umstellung auf die Annahme von E-Rechnungen sehr gute Standardlösungen von IT-Häusern, so Mahlmeister. Komplizierter werde es für Mittelständler und große Unternehmen, die individuelle Lösungen brauchen. „Sie können die auf sie zukommenden Aufgaben einfach outsourcen, indem sie sich für ihre Eingangsrechnungsverarbeitung erfahrene Dienstleister wie Paragon als Partner suchen, der die alte und neue Welt der Rechnungsstellung versteht und aus beiden Formen einheitliche Datensätze zur Übergabe an das vorhandene Finanzmanagementsystem macht.“ Dafür gehen sämtliche Rechnungen – ob analog oder digital – erst einmal an einen externen Dienstleister, der die gesamte Vorstrecke zum Finanzmanagement-System übernimmt. Er bringt alle Rechnungen in ein einheitliches Standardformat, das von der Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterverarbeitet werden kann. Das kann Aufwand und Kosten für die Umstellung auf E-Rechnung deutlich senken – und das Unternehmen kann entspannt dem 1. Januar 2025 entgegensehen.

Die elektronische Rechnung für B2B-Umsätze im Überblick (Stand: November 2024):

– Ab 1. Januar 2025 gilt nach dem Wachstumschancengesetz als elektronische Rechnung (E-Rechnung) nur noch ein Datensatz, der gemäß der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm DIN EN 16931) strukturiert ist und die relevanten Rechnungsdaten im XML-Format liefert.

– Die in Deutschland vorgeschriebenen Rechnungsformate nach europäischer Norm sind:
XRechnung – genutzt im öffentlichen Auftragswesen, bestehend aus der reinen XML-Datei, die zur Visualisierung eine zusätzliche Software erfordert. ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) – für die branchenübergreifende Nutzung entwickeltes hybrides Rechnungsformat, bestehend aus einem sichtbaren PDF und einem strukturierten XML-Datencontainer.

– Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von inländischen Geschäftspartnern annehmen und entsprechend auch verarbeiten und speichern können.

– Ab 1. Januar 2027 müssen – laut aktuellem Planungsstand – Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und speichern.

– Ab 2028 soll laut aktuellem Planungsstand die E-Rechnung nach DIN EN 16931 das einzig erlaubte Rechnungsformat im inländischen B2B-Geschäft sein – Kleinunternehmer ausgenommen.

Das komplette Interview mit Steffen Mahlmeister : https://www.paragon.world/de/inspiration/interview-e-rechnung

Paragon DACH & CEE produziert massenhafte Kundenkommunikation, individuell für jeden Empfänger – physisch und digital. Etwa 1.000 Kolleginnen und Kollegen verarbeiten an Standorten in Deutschland, Tschechien und Polen mehr als 1 Milliarde Dialogpostsendungen (Dialogmarketing), rund 350 Millionen Ausgangsdokumente (Document Output, beispielsweise Kontoauszüge, Rechnungen oder Versicherungsschreiben) und Informationen für die digitalen Kanäle der Kundenkommunikation (E-Mail, Messenger, Portale, E-Rechnungen). Im Service für den Posteingang von Unternehmen (Input-Management) scannt Paragon eingehende Postbriefe und führt sie mit digitalen Posteingängen zusammen für die weitere Kategorisierung und Verarbeitung, bei Bedarf fallabschließend.

Mit dem Outsourcing ganzer Abteilungen (Druckzentrum, Posteingangszentrum) oder der Unterstützung bei einzelnen Aufgaben (Abfedern von Lastspitzen, Backup) ermöglicht Paragon seinen Kunden, durch Skaleneffekte effizienter zu werden. Die integrierten Business-Continuity-Management-Szenarien von Paragon vergrößern ihre Prozess- und Geschäftssicherheit. In den Marketing Services hilft Paragon Unternehmen, neue Kunden zu gewinnen, die Interaktion mit bestehenden Kunden zu verbessern und damit ihren Markterfolg zu steigern (Direct Mail im Dialogmarketing).

Ein besonderes Augenmerk legt Paragon auf Nachhaltigkeit und die aktive CO2-Reduktion und gehört damit zu den Vorreitern der Branche. Vielfältige Zertifikate und Auditierungen belegen den zudem hohen Qualitätsanspruch von Paragon an Daten- und IT-Sicherheit in allen Prozessen.

Paragon DACH & CEE gehört zur internationalen Grenadier Holdings: Mit rund 1,6 Milliarden Euro Jahresumsatz ist sie in mehr als 30 Ländern und mit rund 10.000 Mitarbeitenden Marktführer bei den Leistungen ihrer Unternehmen. Innerhalb dieses Kompetenznetzwerks bietet Paragon DACH & CEE seinen Kunden umfassende und internationale Expertise.

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Die DOCBOX®, eines der führenden Dokumenten-Management-Systeme (DMS), kooperiert zukünftig mit Nextlane in Deutschland, einem europäischen Marktführer für digitale Lösungen in der Automobilindustrie. Diese Zusammenarbeit ermöglicht den Kunden von Nextlane, E-Rechnungen zu empfangen – ein entscheidender Schritt im Hinblick auf die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht bei steuerpflichtigen Umsätzen zwischen Unternehmen.
Die DOCBOX® ermöglicht den Kunden nicht nur die gesetzeskonforme Verwaltung von E-Rechnungen, sondern auch eine umfassende Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Nextlane – bekannt für seine End-to-End-Lösungen, die Hersteller und Händler der Automobilbranche miteinander vernetzen – bringt dabei seine Expertise in der digitalen Transformation ein, um intelligente und effiziente Workflows zu gewährleisten.

Mehr als nur Archivierung: Ein ganzheitlicher Ansatz
„Unsere Partnerschaft mit der DOCBOX® ist weit mehr als nur eine Lösung, um gesetzliche Verpflichtungen erfüllen zu können.“ erklärt Dominique Descamps, Head of Partnerships bei Nextlane. „Durch die enge Zusammenarbeit schaffen wir eine umfassende und skalierbare Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und optimieren möchten.“ Die DOCBOX® kombiniert branchenspezifisches Know-how, Cloud-basierte Technologie und eine nahtlose Integration, um ihren Kunden eine moderne, zukunftsweisende Lösung anzubieten.

Vorteile der Kooperation auf einen Blick:
– Vollständige Compliance: Die DOCBOX® garantiert, dass Unternehmen die Anforderungen der GoBD und DSGVO zur E-Rechnungspflicht erfüllen.
– Digitalisierung sämtlicher Prozesse: Neben der Rechnungserfassung können Unternehmen sämtliche Dokumente effizient digital verwalten.
– Automatisierte Workflows: Intelligente Workflows sorgen für die Optimierung von Dokumentenprozessen, Validierung und Verarbeitung.
– Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papierprozesse und manuelle Verwaltung werden Druck- und Verwaltungskosten reduziert.
– Innovative KI-Funktionen: Fortschrittliche KI-Features, wie die automatisierte Datenextraktion, bieten zusätzliche Effizienzgewinne.
– Skalierbarkeit: Die Lösung wächst mit den Anforderungen der Unternehmen und zukünftigen regulatorischen Änderungen mit.

Die DOCBOX® setzt auf Cloud-basierte Technologie, die den flexiblen Zugang zu Dokumenten von überall ermöglicht. Sie ist bereits in der Automobilbranche gut etabliert und wird von einer Vielzahl von Anwendern geschätzt. Mit erprobten Implementierungsprozessen gewährleistet die DOCBOX® zudem eine schnelle und reibungslose Einführung des Systems bei den Anwendern.
„Durch unsere Kooperation mit Nextlane können wir eine leistungsstarke Lösung bieten, die nicht nur den Anforderungen der E-Rechnungspflicht entspricht, sondern auch einen klaren Vorteil bei der Digitalisierung aller Geschäftsprozesse verschafft,“ so Uwe Weikl, Geschäftsführer von aktivweb. Die Partnerschaft zwischen der DOCBOX® und Nextlane bietet Unternehmen eine langfristige Lösung, die nicht nur die täglichen Abläufe optimiert, sondern auch neue Effizienzpotenziale in der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten schafft. „Wir sind überzeugt, dass diese Zusammenarbeit unseren deutschen Kunden erhebliche Vorteile bringt – von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur umfassenden digitalen Transformation,“ betont Dominique Descamps. Die DOCBOX® wird auch künftig mit den Bedürfnissen und Anforderungen der Kunden wachsen und bleibt so stets an der Spitze der technologischen Entwicklung.

Über Nextlane:
Nextlane ist das führende Ökosystem für den Autohandel in Europa, sicher, offen und intelligent. Wir bieten hochmoderne Softwarelösungen, die Händlern und Herstellern die Möglichkeit geben, ihre Umsätze zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern. Unsere umfassende Suite deckt jeden Aspekt der Prozesse im Automobilhandel ab, von der Fahrzeugbestandsverwaltung bis hin zu After-Sales-Services, Buchhaltung und Rechnungsstellung.
Mit über 700 Mitarbeitern in 11 Ländern widmet sich Nextlane der Digitalisierung und Vereinfachung der gesamten Automobilbranche. Unser Ziel ist es, die digitale Exzellenz in der Branche durch die Schaffung eines zuverlässigen digitalen Ökosystems voranzutreiben.
Für weitere Informationen besuchen Sie gerne www.nextlane.com.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen sowie von CMS-Systemen und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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MASCH Software Solutions

Ab 01. Januar 2025 wird jedes Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können, unabhängig davon wie der Lieferant diese übermittelt hat.

Die Formate der E-Rechnung, die vom Gesetzgeber akzeptiert werden, sind nicht menschlich lesbar, sondern basieren auf strukturierten XML-Daten. MASCH Software Solutions möchte den Unternehmen helfen, diese einfach lesen und verstehen zu können – über die CM Studio .DMS-Cloud!
Wir freuen uns, wenn Sie über die Funktionsupgrades zur E-Rechnungssoftware, den Relaunch des Produktes und der zeitlich limitierten Angebote von MASCH Software Solutions zu der Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht berichten.

In Kürze zu unserem Produkt:

– Kernaufgabe von CM Studio .DMS-CLOUD ist es, XML-Daten über einen integrierten Decoder (Viewer) für den Anwender lesbar zu machen.
– Kaufmännische Dokumente, E-Mail-Kommunikation und E-Rechnungen rechtssicher und GoBD-konform (nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) archivieren.
– Ein integrierter Dokumentations-Workflow bietet dem Anwender leichte Validierung und Dokumentation der archivierten E-Rechnungen. Über diesen Workflow werden die archivierten E-Rechnungen in den vom Gesetzgeber zugelassenen Formaten X-Rechnung und ZuGFERD automatisch erkannt und verarbeitet. Dies funktioniert unabhängig davon, ob Sie als E-Mail oder als elektronischer Import in die Archivierung der .DMS-CLOUD übernommen werden.

Zum Relaunch der CM Studio .DMS-CLOUD bietet MASCH Software Solutions ab sofort eine kostenlose 30-Tage-Testversion der CM Studio .DMS-Cloud! In den 30 Tagen können die Unternehmen uneingeschränkt alle Funktionen der CM Studio .DMS-CLOUD unverbindlich testen und im Anschluss sich für eines der Abonnement-Angebote entscheiden. Auch kostenlose Webinare zur E-Rechnungspflicht bietet MASCH Software Solutions ab Ende Oktober an!

Von der reinen E-Mail-Archivierung über klassisches Dokumenten-Management bis zum Enterprise-Content-Management (ECM) bietet MASCH Software Solutions mit der CM Studio .DMS-CLOUD für jede Größe von Unternehmen die richtige Lösung. Mit:

1. CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER
Mit CM Studio .E-ARCHIVE-SERVER werden alle E-Mails des Anwenders direkt im Mail-Postfach des E-Mail-Servers abgeholt und rechtssicher (d.h. unveränderbar) in dem CLOUD-Konto des Anwenders archiviert. Hierbei setzt CM Studio .E-ARCHIVE SERVER die Einhaltung der GoBD-Anforderungen ausnahmslos um.

2. CM Studio .DMS-SERVER
Der CM Studio .DMS-SERVER ist der elektronische Aktenschrank mit einem universalen Dokumentenmanagement. Hierbei steht dem Anwender eine individuelle Ordnerstruktur – wie im papierbasierten Aktenschrank – zur Verfügung. So steht .DMS-SERVER für schnelles finden statt langem Suchen, indem auch eine integrierte Volltextsuche hilft, jedes gewünschte Dokument schnell und sicher im digitalen Aktenschrank zu finden.

3. CM Studio .ECM-SERVER
Das Enterprise-Content-Management (ECM) vereint automatisierte Arbeitsprozesse und die GoBD-konforme Archivierung der geschäftlichen Dokumente. Es umfasst beide Module des CM Studio .E-ARCHIVE und des CM Studio .DMS-SERVER: So fließen in einem Produkt die revisions- und rechtssichere E-Mail-Archivierung und die Dokumenten-Verwaltung zusammen. CM Studio .ECM-SERVER garantiert ein ganzheitliches Archiv für alle Geschäftsfälle eines kleinen, mittelständigen oder auch großen Unternehmens.

Die integrierte E-Mail-Archivierung ermöglicht es, dass E-Mails inklusive Anhänge mit bestehenden Akten im DMS verknüpft werden. Mit wenigen Mausklicks lassen sich unterschiedliche Dokumente (Verträge, E-Mails, Rechnungen etc.) zu einer elektronischen Akte im .DMS-Server zusammenführen.

Die jeweilige Übersicht zu Preisen, Leistungen und Abonnements der Produkte, sowie die Registrierung zur 30-Tage-Testversion und ihre Bedingungen finden Sie unter: https://www.dms-server.com/de/preise/

Zum Relaunch von CM Studio .DMS-CLOUD sagt Martin Schaarschmidt, Geschäftsführer von MASCH Software Solutions:
„Elektronisches Dokumentenmanagement und die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen sind ein komplexes Thema. Wir bei MASCH Software Solutions setzen deswegen auf einen intensiven Know-How Support für unsere Kunden.“

Bis zum 1. Januar 2025, bis zur Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht, bietet MASCH Software Solutions kostenlose Informations-Webinare. Jedes Webinar dauert circa 60 Minuten. Schon jetzt können Sie sich für ein kostenloses Webinar anmelden, unter www.dms-server.com/webinare/.

Wir freuen uns, wenn Sie über das innovative Produkt berichten und stehen Ihnen als Interviewpartner zum Produkt und zur gesetzlichen E-Rechnungspflicht ab 2025 gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen, alle Preise und weitere Angebote von MASCH Software Solutions finden Sie unter www.dms-server.com/de/home/ und unter www.dms-server.com/de/funktionen/.

MASCH Software Solutions ist seit über 20 Jahren die Marke für Software Produkte und Entwicklungen von Schaarschmidt Hard- & Software e.K.

Unsere Zentrale mit Sitz in Köln zeichnet Verantwortung für Marketing und Vertrieb in den Regionen D.A.CH. und Zentral-Europa. Wir entwickeln und vertreiben seit mehr als 20 Jahren erfolgreich Software-Lösungen für die CLOUD.

MASCH Software Solutions hat sich von Anfang an nicht ausschließlich auf Software-Offshore Entwicklung fokussiert, sondern auf die Entwicklung und den Eigenvertrieb von WEB-basierten Lösungen gesetzt, die aus erfolgreich durchgeführten Entwicklungsprojekten entstanden sind.

Somit ist jedes MASCH Produkt bereits praxiserprobt, bevor es in Deutschland oder anderen europäischen Ländern auf den Markt kommt.

Kontakt
MASCH Software Solutions
Martin Schaarschmidt
Paulinenweg 3
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+49 (0)2203 – 8068405
https://www.masch.com