Echte Digitalpioniere der Büromaterial-Beschaffung: Viking/Office Depot baut seit 2001 auf simple system

(Bildquelle: @Office Depot)

Die Office Depot Deutschland GmbH, unter der die Firma Viking seit 1990 als Anbieter von Bürobedarfsartikeln und -dienstleistungen operiert, ist seit vielen Jahren der führende Experte für Arbeitsplatzlösungen und Büromaterial-Lieferant bei der eProcurement Plattform simple system (https://www.simplesystem.com) – eine Erfolgsgeschichte, die schon im Jahr 2001 begann und bis heute anhält.

Viking (https://www.viking.de)hat sich zum Ziel gesetzt, seine Kunden mit Produkten und Lösungen zu beliefern, die deren Unternehmen noch erfolgreicher machen. Die RAJA Group, unter der die Firma Viking seit 2021 operiert und die in 19 europäischen Ländern mit 3.000 Mitarbeitern vertreten ist, ist Europas führender Händler für Verpackungen und ein wichtiger Akteur auf dem Markt für Büroartikel und -möbel. Im August 2021 hat die RAJA Group das operative Geschäft von Viking und Office Depot Europe übernommen und unter der Marke Viking einheitlich gebündelt. Viking/Office Depot ist seit 2001 fester Bestandteil von simple system und damit auf der Plattform einer der Hauptlieferanten von Büromaterialien. In Deutschland agiert Viking derzeit unter zwei Marken innerhalb zwei Channels der Plattform: dem Partnermarktplatz (mit Office Depot), in dem jeder Kunde ein eigenes Sortiment mit individuell verhandelten Preisen hat und daraus bestellen kann und dem offenen Marktplatz (mit Viking by RAJA Group) über den Rand- und Einmalbedarfe bei neuen Lieferanten, mit denen noch keine Zusammenarbeit besteht, bestellt werden können. Neben Deutschland ist Viking/Office Depot auch in Ländern wie Italien, Österreich, Belgien, Großbritannien und den Niederlanden auf dem Partnermarktplatz aktiv.

Digitalisierung par excellence

Viele Unternehmen treiben bereits die digitalen Möglichkeiten zu Themen wie Kundenerlebnis, intelligentere Produkte, Dienstleistungen und Industrie 4.0 voran. Und nirgendwo ist dies offensichtlicher und intensiver als in der Beschaffung: Hier verspricht die digitale Transformation ein großes Potenzial! Weiterhin sollen die Beziehungen zwischen Lieferanten und Einkäufern stärker entwickelt und vertieft werden. Wie digitale Beschaffung und die Pflege intensiver und langfristiger Beziehungen funktionieren, weiß Marcus Waldeis, Manager Customer eBusiness Solutions bei Office Depot Deutschland GmbH. Er ist bereits seit über 20 Jahren in diesem Bereich bei Unternehmen wie Viking/Office Depot, Guilbert Deutschland oder Hutter tätig, besitzt umfassende Erfahrungen im eBusiness-Bereich, bei Kundenintegrationen und bei Kundenberatungen im Bereich von eProcurement-Lösungen im Beschaffungsumfeld. Gemeinsam mit seinem Team ist er unter anderem für die Anbindung der Plattform simple system zuständig und fördert Einkäufer bei der Digitalisierung.

Fast Mover – damals wie heute

simple system stärkt die direkte Beziehung zwischen Einkäufern und Lieferanten und unterstützt gleichzeitig bei der Digitalisierung. Die Plattform besticht in ihrer gesamten Nutzung durch Flexibilität und Einfachheit bei der Integration und Kommunikation. Die Anwendung des Self-Service beschleunigt den Einkaufsprozess, da jeder Bedarfsträger aus dem vereinbarten Sortiment seinen Warenkorb selbst zusammenstellt, der dann nur noch von der Einkaufsabteilung geprüft und genehmigt wird. Auch Viking/Office Depot profitiert von dieser Anwendung, da der Lieferant die Sortimente seiner Kunden eigenständig und individuell verwalten kann und die Prüfung durch simple system im Hintergrund verläuft, sodass keine aktive Rückmeldung von Plattformmitarbeitern abgewartet werden muss.

Flexibilität bedeutet nicht nur die regelmäßige Adaption saisonaler Produkte, sondern auch die Anpassung an Veränderungen der Nachfrage in unvorhergesehenen Situationen. Aufgrund der Pandemie kam es zum Beispiel zu einer Verschiebung von Sortimenten. Plötzlich waren es keine Aktenordner mehr, die gefragt waren, sondern FFP2-Masken und Schnelltests. „Auch hier unterstützt simple system bei der flexiblen Aufnahme neuer Warengruppen in die Sortimente. Durch den Self-Service können wir selbst schnell und individuell agieren, sodass Kunden die nachgefragte Ware direkt zur Verfügung steht und wir damit einen enormen Marktvorteil erzielen“, sagt Marcus Waldeis. Das wiederum hat ebenfalls den Vorteil, dass durch offene Kommunikation und einfache Anwendungen ein zufriedener Einkäufer zu einem loyalen Einkäufer wird, was die Beziehung beider Seiten stärkt. Außerdem wird beispielsweise dem Cherry Picking entgegengewirkt, bei dem Einkäufer das günstigste Preis-Leistungs-Verhältnis aus jeder Kategorie der einzelnen Komponenten heraussuchen und Lieferanten in Preis und Konditionen drücken oder teilweise auch regelrecht ausquetschen.

„Sich auch zukünftig die Bälle gegenseitig zuspielen“

Die Anbindung zur Plattform simple system fördert die Zusammenarbeit für einen komplett digitalen Prozess der Bestellübertragung. Viking/Office Depot erhält über simple system maschinenlesbare digitale Bestellungen als EDI-Orders, die direkt in die Systeme übertragen werden und dort ohne Brüche weiterlaufen. Marcus Waldeis erklärt: „Wenn ein Nutzer auf simple system einen Warenkorb von Office Depot oder Viking absendet, ist die Bestellung direkt in unserem Warenwirtschaftssystem verfügbar. Dann fängt das vollautomatisierte Lager sofort an, diese Bestellung zu bearbeiten. Anschließend wird das Paket direkt über die Bänder im Lager in unser Pick-System transportiert, sodass kein händisches Zutun mehr notwendig ist und alles digital läuft.“

Die Zusammenarbeit von Viking und simple system soll auch in Zukunft starken Bestand behalten – das Zusammenspiel unterstreicht die gemeinsamen Stärken und Vorteile. „So eine langfristige Beziehung und Partnerschaft wächst und entwickelt sich durch einen lebendigen Austausch. Offen über Vereinbarungen, Chancen und Herausforderungen zu sprechen und gemeinsam Lösungen zu finden, ist unsere bewährte partnerschaftliche Herangehensweise“, so Marcus Waldeis. Eine Plattform wie simple system stärkt nicht nur Einkäufer- und Lieferantenbeziehungen nachhaltig, sondern beschleunigt und vereinfacht auch Abläufe und stärkt Unternehmen für eine zukunftsorientierte Beschaffung.

Über simple system
simple system bietet seit 2000 eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung. Als Herzstück fungiert eine Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend vereinfacht und verkürzt. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Münchner Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt, so dass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System integrieren lässt. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Einkäufer und Lieferanten darüber hinaus bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support bei der Implementierung effizienter Strukturen vor Ort. Das Kundenportfolio von simple system umfasst mehr als 1.500 überwiegend mittelständische Unternehmen auf der Einkaufsseite und über 700 Lieferanten. simple system beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter und vermittelt einen Umsatz von 150 Millionen Euro. Mehr unter www.simplesystem.com.

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