Pomodoro Technik für mehr Produktivität

Pomodoro Technik: Konzentration auf Ihre Aufgaben

Multitasking kennt Grenzen in Bezug auf die persönliche Produktivität. Die Pomodoro Technik bringt genau eine Methode, sich intensiv auf eine Aufgabe zur Zeit zu konzentrieren, ohne durch äußere Ereignisse gestört zu werden. Der Kampf gegen das Zaudern geht weiter!

Vorstellung der Pomodoro Technik

Mehrere Studien haben gezeigt, dass es kontraproduktiv ist, sich den ganzen Tag über auf verschiedene Aufgaben zu konzentrieren, ohne eine wirkliche Pause einzulegen.

Mit dieser Konstante im Hinterkopf entwickelte Francesco Cirillo in den 1980er Jahren diese Methode. Was bedeutet Pomodoro? Hinter diesem Begriff, der im Italienischen „Tomate“ bedeutet, verbirgt sich nichts Wissenschaftliches. Für das Protokoll: Als Student nutzte Francesco Cirillo einen Küchentimer in Form einer Tomate, um seine Zeit zu verwalten. Daher der Name der Methode.

Pomodoro Technik Originalausgabe

Das Pomodoro Prinzip

Das Ziel besteht darin, sich 25 Minuten lang zu 100 % auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren (die so genannte Sitzung).

Zwischen jeder Sitzung gibt es eine kurze Pause. Nach mehreren Sitzungen folgt dann eine längere Pause. Kurz gesagt, ist die Pomodoro Technik sehr einfach anzuwenden: Sie brauchen nur einen Timer und eine eiserne Disziplin! Und das Prinzip ist sehr effizient.

Vorteile auf Knopfdruck

Wenn Sie sich in einem oder sogar mehreren dieser Fälle wiedererkennen, wird die Pomodoro-Technik für Sie sehr nützlich sein:

  • Sie haben Schwierigkeiten, sich dauerhaft auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
  • Sie können leicht von äußeren Einflüssen beeinflusst werden.
  • Sie finden immer einen guten Grund, das, was am selben Tag behandelt werden muss, aufzuschieben.
  • Ihre Tage erlauben es Ihnen nicht, alle von Ihnen geplanten Aufgaben zu erledigen.

Die Pomodoro Technik ist besonders relevant für Selbständige, die zu Hause arbeiten. Das Prinzip erleichtert die Konzentration auf die eigene Arbeit, indem es die Anforderungen des familiären Umfelds beiseite lässt.

Die Pomodoro Technik zur Verbesserung der persönlichen Produktivität

Hier sind die Schritte, um der Technik von Francesco Cirillo zu folgen:

Bereiten Sie Ihre Sitzungen vor

Definieren Sie die Aufgaben, die im Laufe des Tages ausgeführt werden sollen, indem Sie zum Beispiel Ihre ToDo-Liste verwenden. Teilen Sie diese Aufgaben in 25-minütige Sitzungen auf. Planen Sie zwischen jeder Sitzung eine 5-minütige Pause ein, dann 20-30 Minuten alle 4 Sitzungen.

Planen Sie Ihren Arbeitstag entsprechend, ohne Ihren Terminplan zu überlasten. Das Ziel ist es, die Aufgaben zu erledigen und sich nicht mit einem nicht haltbaren Zeitplan unter Druck zu setzen. Seien Sie also realistisch in Ihrer Planung.

Isolieren Sie sich von Ablenkungen

Warnen Sie Ihre Kollegen und/oder Mitarbeiter, schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus, schließen Sie Ihre Bürotür, unterbrechen Sie E-Mail-Benachrichtigungen und andere Benachrichtigungen, schließen Sie unnötige Registerkarten in Ihrem Webbrowser. Kurz gesagt, entfernen Sie jede Ablenkungsquelle, die Ihre Konzentration beeinträchtigen könnte.

Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und machen Sie sich an die Arbeit.

Es ist von grundlegender Bedeutung, eine Zeitschaltuhr zu verwenden, sei es eine mechanische wie die berühmte Küchentomate – wie das Original von Francesco Cirillo – oder eine Anwendung auf Ihrem Mobiltelefon. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten ein und bearbeiten Sie Ihre Aufgabe. Sobald Sie den Klingelton hören, ist es vorbei. Kreuzen Sie Ihre Aufgabe in Ihrer Agenda als bearbeitet an.

Timer für Pomodoro Technik

Tipp: Wenn Sie eine Idee oder einen Punkt haben, der zu einem anderen Thema behandelt werden soll, notieren Sie ihn auf einem Post-it-Zettel. Sie werden es nicht vergessen und es wird Ihnen nicht den Kopf verdrehen!

Machen Sie eine 5-minütige Pause

Frische Luft schnappen, spazieren gehen, eine Tasse Kaffee trinken, ein Glas Wasser trinken, Bewegung! Diese kleine Pause ist wichtig, denn sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Batterien wieder aufzuladen und geistige Erschöpfung zu vermeiden. Es ist keine Zeitverschwendung. Im Gegenteil, Ihre Leistung wird erst danach besser. Darüber hinaus werden Sie Informationen effizienter aufnehmen.

Vorsicht, es geht nicht darum, diese Atempause auszunutzen, um Ihre E-Mails zu überprüfen! Nein, machen Sie eine echte Pause. Übrigens erfordert die E-Mail-Verarbeitung auch eine gute Portion Organisation. Und warum nicht eine Sitzung für die administrative Aufgaben buchen?

Vergessen Sie das Surfen im Internet und in sozialen Netzwerken, Sie riskieren, sehr schnell absorbiert zu werden und zu sehen, wie sich die 5-minütige Pause in eine Pause von unzähligen Minuten verwandelt.

Sobald Sie sich unter Berücksichtigung der reservierten Zeit mit Ressourcen ausgestattet haben, machen Sie sich wieder an die Arbeit für die zweite Aufgabe und so weiter.

Alle 4 Sitzungen erholen sich 20 bis 30 Minuten lang.

Nach dieser intensiven Arbeit müssen sich Ihr Geist und Ihr Körper entspannen. Ist es Mittagszeit? Gut, essen Sie. Das Wichtigste ist, vom Schreibtisch wegzukommen und wirklich eine Pause einzulegen. Ihre Konzentration wird noch besser sein, wenn Sie zurückkehren.

Die Grenzen der Pomodoro Technik

Manche Menschen finden es schwierig, in regelmäßigen Zyklen zu arbeiten.

Es ist manchmal schwierig, die Dauer einer Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben (für ein einziges Ziel) abzuschätzen und die 25 Minuten einzuhalten.

Es ist nicht immer möglich, sich vollständig zu isolieren: Arbeit im offenen Raum, direkte Arbeit mit Kunden usw.

Tipp: Zögern Sie nicht, das Tempo je nach Ihrem Rhythmus und Ihrer Arbeitsfähigkeit anzupassen. Vielleicht erscheint Ihnen eine 25-minütige Pause zu kurz für Ihre Konzentrationsfähigkeit. Es kann schwierig sein, Ihre Batterien innerhalb von 5 Minuten wieder aufzuladen. Nehmen Sie in diesem Fall ein Tempo an, das Ihnen passt, z.B. 40 Minuten Arbeit für eine 10-minütige Pause. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Maßstab finden. Denjenigen, der es Ihnen ermöglicht, das Beste aus sich herauszuholen.

Eisenhower Prinzip und Matrix

Das Eisenhower Prinzip: Produktivität und Zeitmanagement

In Bezug auf Zeitmanagement und Organisation ist das Eisenhower Prinzip ein wesentliches und leicht zu handhabendes Werkzeug. Finden Sie heraus, wofür es eingesetzt werden kann und wie es, gerade in Corona-Zeiten, effektiv genutzt werden kann.

Eisenhower Prinzip: Vorstellung der Methode

Viele Methoden waren, bevor sie von Managern eingesetzt wurden, Instrumente der Militärstrategie. Dies ist auch der Fall dieser von Dwight David Eisenhower erdachten Eisenhower Matrix.

Dwight David Eisenhower, Ike mit Spitznamen, war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, sondern auch ein Allround-Champion in Sachen Produktivität. In einer Vielzahl von Bereichen. Sein Geheimnis? Ein Werkzeug – genauer gesagt eine Matrix -, das es einfach und effizient macht, Prioritäten nach zwei Achsen zu setzen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dadurch ist es möglich, vier verschiedene Quadranten zu zeichnen:

  • Quadrant 1: Bedeutung und Dringlichkeit,
  • Quadrant 2: wichtige, aber nicht dringende Aufgaben,
  • Quadrant 3: Unwichtige, aber dringende Aufgaben,
  • Quadrant 4: Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben.

Der Quadrant Dringlichkeit+ / Wichtigkeit+ hat natürlich die höchste Priorität bei der Bearbeitung. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, passen nicht zu den vorrangigen Zielen. Sie können sogar fallen gelassen werden, wenn sie wirklich unnötig sind. Viele Personal Trainer nutzen diese Matrix in ihren Kursen für Zeitmanagement.

Anwendungsbereiche der Eisenhower Matrix

Diese bekannte Klassifikation ist in vielen Bereichen anwendbar, sowohl im Berufs- als auch im Privatleben:

  • Zeitmanagement,
  • Organisation der Arbeit,
  • Prioritätensetzung,
  • Entscheidungsfindung ,
  • Delegation an eine dritte Partei

Nutzen und Grenzen

Das Eisenhower Prinzip hat den Vorteil, über die Priorisierung ihrer Aktionen nachzudenken und eine gewisse Distanz zu ihnen einzunehmen. Bevor Sie einen Aufzugsservice für den Weg nach oben beauftragen, sollten Sie das Prinzip näher kennenlernen.

Die Einfachheit, die sich auf den ersten Blick zeigt, ist jedoch eine Art Lockvogel. In der Tat ist es oft vereinfachend, die auszuführenden Aufgaben unter diesen zwei Achsen einzuordnen. Darüber hinaus kann die subjektive Seite unseres Urteils schnell zu einer Bremse werden, wenn die Aufgaben keinen genauen Termin haben oder wenn es darum geht, die Bedeutung einer durchzuführenden Aktion zu bestimmen oder nicht.

Die Eisenhower Matrix ist somit der Einstiegspunkt für eine Analyse, deren Ziel für den Manager darin besteht, die zu delegierenden Aufgaben zu definieren. Je nach der verfügbaren Zeit und dem Grad der Bedeutung der durchzuführenden Aktion kann er entscheiden, welche Teile er einem oder mehreren Mitarbeitern anvertrauen kann. Ziel ist es, die Kontrolle über sein Arbeitspensum zu behalten und seinen Mehrwert klug zu nutzen.

Wie verwendet man das Eisenhower Prinzip?

Die zwei Achsen – Wichtigkeit und Dringlichkeit – ermöglichen es, vier Quadranten zu definieren, die jeweils den Charakter der darin enthaltenen Elemente nach diesen zwei Kriterien bestimmen.

Wichtigkeit bezieht sich auf die Aufgaben, die es Ihnen ermöglichen, voranzukommen. Sie beruht auf den Auswirkungen dieser letzteren auf andere Elemente, aber auch auf dem Mehrwert, den ihre Vollendung mit sich bringt.

Dringlichkeit bezieht sich auf die Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und richtet sich nach der Zeit, die für ihre Erledigung benötigt wird, sowie nach den Fristen. Es ist manchmal schwierig zu definieren, ob ein Gegenstand dringend ist oder nicht, da er oft von externen Faktoren abhängt. Darüber hinaus ist sie sehr subjektiv: der Grad der Dringlichkeit ist von Person zu Person unterschiedlich, je nachdem, wie sie die betreffende Aufgabe empfindet, in Bezug auf ihren Stresszustand, ihre Fähigkeiten, ihre Erfahrung, ihre Arbeitsweise usw.

Um die Eisenhower Matrix effektiv auszufüllen, ist es daher unerlässlich, objektiv zu sein und sich so weit wie möglich auf sachliche und konkrete Elemente zu stützen.

Es sei darauf hingewiesen, dass im Eisenhower Prinzip Wichtigkeit Vorrang vor der Dringlichkeit hat.

Quadrant 1: Wichtige und dringende Aufgaben

  • Aufgaben, die ultraschnelle – wenn nicht sogar sofortige – Aufmerksamkeit und Maßnahmen erfordern,
  • die Elemente, die sich auf Ihre Ziele auswirken,
  • Punkte, die direkte Auswirkungen auf den Fortschritt eines Projekts haben,
  • ein Problem, das dringend gelöst werden muss – Konflikt, Krise usw. –
  • wichtige Anrufe/E-Mails, die schnell bearbeitet werden müssen …

Einige Aufgaben sind hier zu finden, weil sie nicht effizient geplant sind. Dies kann bei der Fertigstellung eines Berichts der Fall sein, den Sie immer wieder verschoben haben – der ursprünglich in Quadrant 2 bzw. 3 platziert worden wäre – und dessen Frist und Bedeutung Ihnen keine andere Wahl lässt, als ihn von nun an zu einer Priorität zu machen, die in Quadrant 1 zu platzieren ist.

Quadrant 2: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben

In diesem Teil geht es um wichtige Aufgaben, die jedoch eine geringere Dringlichkeit als in Quadrant 1 haben und daher hier eingetragen werden sollten:

  • Aufgaben, die keine enge Frist haben, die aber für Sie, Ihr Team, Ihr Unternehmen usw. von einer gewissen Bedeutung sind.
  • Punkte, die in den kommenden Wochen geplant werden,
  • die Momente, die der strategischen Intelligenz gewidmet sind,
  • die Entwicklung eines Aktionsplans, eines Projekts,
  • Ausbildung, Coaching…

Quadrant 3: Unwichtige, aber dringende Aufgaben

Dazu gehören „störende“ Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, unsere Arbeit aber nicht wirklich beeinflussen, wie z.B. :

  • die Bearbeitung bestimmter Telefonanrufe, E-Mails, Nachrichten..,
  • Auf Anfrage von Mitarbeitern/Kollegen/Anbietern, die dringend Informationen, Rat und Hilfe benötigen,
  • Aufgaben, die für andere wichtig sind, aber nicht wichtig für Sie und den Fortschritt Ihrer Arbeit,
  • die Elemente, die Sie an eine dritte Partei delegieren können …

Quadrant 4: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind

Dieser letzte Quadrant betrifft all die parasitären und nutzlosen Elemente, die Sie für mehr Effizienz aufgeben müssen:

  • unproduktive schlechte Gewohnheiten,
  • Ablenkungen, die Sie daran hindern, effizient voranzukommen (Surfen im Internet, unerwünschte Benachrichtigungen usw.),
  • zeitraubendes Zögern und Verschlingen positiver Energie,
  • Grübeln über etwas, worüber Sie keine Kontrolle haben…

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Eisenhower Prinzip und die Matrix sicherlich nicht perfekt und relativ schwierig in effizienter und relevanter Weise zu verwenden ist, aber sie hat das Verdienst, eine interessante Perspektive auf den Umgang mit unserem kostbarsten Gut zu vermitteln: Zeit, sowie ein Bewusstsein für unseren Stresszustand und unsere Art, Dringlichkeit zu verstehen – manchmal alles relativ.