Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerungen sind oft ein unbeliebtes Thema und die Notwendigkeit möchte bestmöglich vermieden werden. Dennoch kann es durchaus vorkommen, dass Sie eine geforderte Zahlung nicht erhalten und gezwungen sind, noch einmal nachzuhaken. Um dabei nichts falsch zu machen, gibt es einige einfache Tipps, die zu beachten sind.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Heutzutage werden Bezahlsysteme und E-Commerce immer komplexer. Dabei als Verbraucher oder auch Unternehmer den Überblick zu behalten, ist nicht unbedingt einfach. Unter anderem zählt zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens die Kundenkommunikation und somit auch die Sicherung eines pünktlichen und problemlosen Zahlungseingangs der Forderungen. Falls das doch mal nicht gelingt und ein Kunde in Zahlungsverzug ist, ist ein Hinweis auf die offene Rechnung oft unumgänglich. Diesen Hinweis, welcher oftmals noch freundlich formuliert wird und einer Mahnung vorausgeht, nennt man Zahlungserinnerung.
Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung dem Kunden zukommen lassen?
Urteilen Sie nicht zu schnell, wenn eine Rechnung nicht gleich bezahlt wurde. Denn das bedeutet selten, dass der Kunde nicht zahlen will. Stattdessen kann es genauso vorkommen, dass die Überweisung länger dauert, weswegen Sie noch ein paar Tage bis nach der festgelegten Zahlungsfrist warten können. Ebenso kann die Rechnung beim Kunden auch einfach untergegangen sein – und das ist sicherlich jedem von uns schon passiert.
Sollte mehr als eine Woche nach der Frist noch keine Zahlung eingegangen sein, sollten Sie aber aktiv werden. Die gesetzliche Zahlungsfrist liegt gewöhnlich bei 30 Tagen, wobei auch häufig individuelle Zahlungstermine vereinbart werden können. Daher sollten Zahlungsfristen immer schriftlich festgelegt werden, um das Zahlungsziel für den Kunden nachvollziehbar zu machen. Zahlt der Kunde also nicht innerhalb der Zahlungsfrist und haben sie auch einige Tage nach dem Zahlungsziel den Betrag noch nicht erhalten, sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden.
Auf den richtigen Inhalt kommt es an
Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden. Je entgegenkommender man vor allem noch bei der ersten Erinnerung ist, desto kooperativer wird auch die Person sein, die im Zahlungsverzug ist. Daher sollte man nicht direkt unfreundlich werden und sein Geld einfordern, sondern besser freundlich darauf hinweisen.
Dennoch gibt es einige inhaltliche Vorgaben, die in jeder Zahlungserinnerung zu finden sein sollten. In Form und Art sind Ihnen zwar beim Verfassen keine Grenzen gesetzt, die wichtigen Informationen müssen aber trotzdem in jeder Zahlungserinnerung vorhanden sein.
Zunächst sollten die vollständigen Kontaktdaten des Kunden gegeben sein sowie die Bezeichnung der bestellten Ware oder Leistung. Zudem muss der Kunde auch wissen, wie hoch der fällige Betrag für die erbrachte Leistung oder den schon gelieferten Artikel ist. So wird dem Kunden die unangenehme Arbeit abgenommen, alle Informationen über den Vorgang erst noch zusammensuchen zu müssen. In der Erinnerung erhält der Kunde einen deutlichen Hinweis auf ausstehende Beträge. Vergessen Sie zudem nicht, auch die Adresse und gegebenenfalls Bankdaten des eigenen Unternehmens zu hinterlegen. Wichtig ist auch, ein neues Zahlungsziel festzulegen.
Sollte eine einmalige Zahlungserinnerung nicht ausreichend sein, um das Geld innerhalb der neuen Zahlungsfrist zu erhalten, ist eine erneute Aufforderung notwendig. Dabei können Sie etwas strenger und fordernder werden, schließlich möchten Sie die offenen Beträge ja auch bald erhalten. Weder in der Häufigkeit, Dauer oder Formulierung gibt es bestimmte Vorgaben. Warten Sie mit einer zweiten Zahlungserinnerung nicht zu lange, kalkulieren Sie aber den Zeitraum für den Zugang der Mahnung und die Dauer von Überweisungen ein. Hier empfiehlt es sich, die erneute Erinnerung etwa eine Woche nach der letzten Zahlungsfrist zu versenden, falls der Kunde immer noch in Zahlungsverzug ist. Es rät sich, die Zahlungsfrist dann auch weiter zu verkürzen und maximal 5 – 10 Tage für die Begleichung der Schulden zu gewähren.
Ebenso darf frei gewählt werden, wie die Zahlungserinnerung erfolgen soll, es gibt hier keine gesetzlichen Vorgaben. Briefe oder Mails sind bewährte Möglichkeiten, aber auch eine telefonische Zahlungsaufforderung kann die geeignete Lösung sein. Ein Versand per E-Mail ist vor allem dann empfehlenswert, wenn es möglichst schnell gehen soll. Zudem ist der Zeitaufwand hierfür vergleichsweise gering.
Hat der Kunde auch nach vermehrten Aufforderungen nicht gezahlt?
Beachten Sie zunächst, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen dieselbe Bedeutung haben. Lediglich der Begriff der Zahlungserinnerung klingt wesentlich freundlicher, als wenn der Kunde in seinem Posteingang auf ein Mahnschreiben stößt.
Kommen wir nun zu dem, was eigentlich durch die Zahlungserinnerungen vermieden werden sollte. Der Kunde hat nach mehrfachen Mahnungen noch nicht gezahlt und Sie warten vergeblich auf den Geldeingang. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen könnten Sie nochmals mit dem Kunden in Kontakt treten und über mögliche Lösungen sprechen. Dazu zählt auch das Angebot einer Ratenzahlung, denn gelegentlich ist es dem Kunden nicht möglich, die gesamte Summe auf einmal zu zahlen. Eine Ratenzahlung ist also eine gute Lösung, dem Kunden entgegenzukommen und trotzdem sein Geld zu erhalten. Andernfalls können Sie ein Inkassobüro beauftragen oder selbst das gerichtliche Mahnverfahren in Betracht ziehen.
Das Wichtigste noch einmal zusammengefasst
Eine entscheidende Möglichkeit, den Kunden auf eine Begleichung der Schulden hinzuweisen, sind Zahlungserinnerungen. Hier empfehlen sich eine geeignete Form und der richtige Inhalt, um den Kunden zuerst freundlich um Zahlung zu bitten. Wenn der Kunde dennoch nicht reagiert, sollte erneut eine Mahnung versandt und gegebenenfalls anschließend über weitere rechtliche Schritte nachgedacht werden.
Zahlungserinnerungen sind nicht immer ein angenehmes Thema und für viele Unternehmen eine zusätzliche Belastung, also ein zusätzlicher Arbeitsaufwand. abilita übernimmt das oftmals lästige Mahnwesen, bewahrt Sie somit vor Zahlungsausfällen und schafft für Sie Liquidität und Freiräume – damit Sie sich wieder voll und ganz auf die wichtigen Dinge Ihres Unternehmen konzentrieren können.