Tag Whistleblower

(Bildquelle: iStock-1324665061 Whistle Blower)

Seit dem Jahr 2023 sind Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten gesetzlich verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Die Anwendung dieser Regelung wurde am 03.07.2023 auf Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten ausgeweitet und betrifft ab dem 18.12.2023 nun auch Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten.
Das Ziel dieses Gesetzes ist der verbesserte Schutz von Whistleblowern, also Personen, die auf Missstände in Unternehmen hinweisen. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, sind Unternehmen nun aufgefordert, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, sofern sie noch kein internes Hinweisgebersystem implementiert haben.
Eine der zentralen Anforderungen des Gesetzes ist die Einrichtung einer Meldestelle. Unternehmen müssen Whistleblowern die Möglichkeit geben, ihre Hinweise mündlich (z.B. über eine Hotline), schriftlich (über ein digitales Meldesystem) oder persönlich (über eine Ombudsperson) abzugeben. In Konzernstrukturen besteht zudem die Option, eine zentrale Meldestelle einzurichten. Der Erhalt einer Meldung muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden, und die Meldestelle muss innerhalb von drei Monaten über ergriffene Maßnahmen informieren, darunter interne Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung an zuständige Behörden.
Ein zentrales Element des Gesetzes ist das Vertraulichkeitsgebot nach § 8 HinSchG, wonach die Identität der Hinweisgeber sowie der in der Meldung genannten Personen vertraulich bleiben muss. Zudem hat der Gesetzgeber eine Beweislastumkehr eingeführt, um Whistleblower vor Repressalien zu schützen. Bei Benachteiligungen wird vermutet, dass diese im Zusammenhang mit der Meldung stehen, was zu Schadensersatzansprüchen führen kann.
Unternehmen, die die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Bußgelder von bis zu 50.000€. Die möglichen Verstöße, die gemeldet werden können, reichen von Strafvorschriften nach deutschem Recht über Ordnungswidrigkeiten bis hin zu Verstößen gegen bundes- und landesrechtliche Vorschriften zur Umsetzung europäischer Regelungen.
Die DDA Digital Data Advice GmbH aus Düsseldorf bietet Unternehmen Unterstützung bei der Einrichtung und dem Betrieb von Meldesystemen. Die Software umfasst verschiedene Funktionen, darunter ein Berechtigungssystem mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Möglichkeit zur anonymen Meldung, automatische Empfangsbestätigungen und Erinnerungen an gesetzliche Rückmeldefristen.
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und ihre Mitarbeiter aktiv über die Möglichkeiten des Hinweisgeberschutzes zu informieren. DDA bietet hierbei eine umfassende Lösung, um den gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und gleichzeitig einen effizienten und vertraulichen Umgang mit Hinweisen zu gewährleisten.
Für weitere Informationen und Beratung können sich interessierte Unternehmen an die DDA Digital Data Advice GmbH in Düsseldorf wenden.

Wir bieten individuelle, maßgeschneiderte und passgenaue Lösungen aus einer Hand für nationale und internationale Unternehmen jeder Rechtsform und Größe, Unternehmer, Vereine, Stiftungen sowie Privatpersonen, in den Bereichen:

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Firmen können Dritte mit interner Meldestelle für Hinweisgeber beauftragen und Führungskräfte zum Thema Whistleblowing sensibilisieren

(Bildquelle: iStock.com/wildpixel)

Wird in einem Unternehmen gegen geltendes Gesetz verstoßen oder werden ethische Grundsätze missachtet, sind es häufig die Mitarbeitenden, die entsprechende Missstände melden. Mit der Weitergabe der betriebsinternen Informationen werden die Beschäftigten zu sogenannten Whistleblowern. Doch bis heute sind die Hinweisgebenden nur unzulänglich geschützt und möglichen Repressalien ausgesetzt. Das soll sich jetzt ändern.

Die Bundesregierung hat deshalb in diesem Sommer das Hinweisgeberschutzgesetz auf den Weg gebracht. Das Gesetz soll Unternehmen dazu verpflichten eine interne Meldestelle für Hinweisgeber (https://intelli-revolution.de/hinweisgeber-meldestelle) einzurichten, an die sich Whistleblower über vertrauliche Kanäle wenden können.

Arbeitgeber ab 50 Mitarbeitenden betroffen

Von den Regelungen direkt betroffen sind alle Unternehmen, die in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben. Es ist mit einer zügigen Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetztes ab Herbst 2022 zu rechnen. Das Gesetz soll nach dem Regierungsentwurf dann drei Monate nach seiner Verkündung in Kraft treten. Spätestens im Frühjahr 2023 dürfte das Hinweisgeberschutzgesetz damit für Unternehmen ab einer Anzahl von 250 Mitarbeitenden Wirkung entfalten.

Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht das Hinweisgeberschutzgesetz eine verlängerte Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023 vor.

Auch bei Arbeitgebern mit weniger als 50 Mitarbeiter:innen ist die freiwillige Einrichtung einer internen Meldestelle empfehlenswert, da hierdurch das Risiko einer externen Meldung minimiert wird.

Unternehmen sollten sich auf das Hinweisgeberschutzgesetz vorbereiten

Auch wenn das Hinweisgeberschutzgesetz (https://intelli-revolution.de/antworten-auf-fragen-zum-hinweisgeberschutzgesetz-hinschg) noch nicht in Kraft getreten ist, sollten sich Unternehmen und ihre Mitarbeitenden gezielt darauf vorbereiten, indem sie

-mindestens ihre Führungskräfte und Personalabteilung für das Thema Whistleblowing sensibilisieren;
-im Vorwege klären, ob sie für die interne Meldestelle für Hinweisgeber selbst zuständig sein oder einen Dienstleister beauftragen möchten;
-sich Gedanken darüber machen, wie sie Whistleblower dazu motivieren, ihre interne Meldestelle zu nutzen und sich nicht sofort an die Öffentlichkeit wenden;
-prüfen, sofern bereits eine interne Meldestelle für Hinweisgeber eingerichtet wurde, ob diese den geplanten Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht.

Dritte mit interner Meldestelle beauftragen

Als interne Meldestelle für Hinweisgeber dürfen auch Dritte beauftragt werden, an die sich die Beschäftigten wenden können. Bei Konzernen genügt eine Hinweisgeber Meldestelle für den gesamten Konzern. Neben der Einrichtung der Meldestelle sieht das geplante Gesetz auch die Ermöglichung eines persönlichen Treffens des Whistleblowers mit einer Ombudsperson vor. So wird die Anonymität des Hinweisgebers auch in Präsenz sichergestellt.

Das Hamburger StartUp Intelli Revolution bietet Unternehmen eine intelligente Hinweisgeber Meldestelle, die alle Anforderungen erfüllt und alle Bedürfnisse der im Prozess Betroffenen berücksichtigt. Damit unterscheidet sich das Angebot des Familienunternehmens zu anderen Anbietern. Während die Mehrheit lediglich ein System zur Übermittlung von Hinweisen der Whistleblower zur Verfügung stellt, stellen die Hamburger auch eine inhaltliche Filterung und Plausibilitätsprüfung durch eine Ombudsperson sicher.

„Wir schaffen mit unserer digitalen Hinweisgeber Meldestelle einen vertrauensvollen Kommunikationskanal für Hinweisgebende und ermöglichen eine fachgerechte und fristgemäße Bearbeitung der eingehenden Hinweise. So wird jede eingehende Meldung rund um die Uhr und das Jahr von Jurist:innen gesichtet, ausgewertet und den Entscheidern Handlungsempfehlungen unterbreitet. Unser Hinweisgebersystem ist für jede Unternehmensgröße geeignet und kann in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.“, erklärt Jessica Stehn-Bäcker, CEO bei Intelli Revolution.

Die Intelli Revolution GmbH wurde 2020 in Hamburg als Plattform für Dokumentenautomation gegründet. Seither haben wir uns zu einem ganzheitlichen Compliance-Dienstleister weiterentwickelt, der Unternehmen in aller Welt dazu befähigt, Compliance wirtschaftlich und sicher umzusetzen. Im Fokus steht der Bereich Datenschutz, der stetiges Wachstum erfährt und seit 2022 unter der Marke BEREDI Datenschutz geführt wird. Zudem bieten wir eine interne Hinweisgeber-Meldestelle, die alle Anforderungen an eine interne Meldestelle für Hinweisgeber erfüllt, die Identität des Whistleblowers schützt und so Reputationsschäden verhindert. Ergänzend hierzu versetzen wir Unternehmen dazu in die Lage, Innovationen anzustoßen und die mit ihr verbundenen Projekte erfolgreich umzusetzen.

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Hinweisgebersystem Anbieter: günstig und gesetzeskonform

– Blitz-Umfrage unter Unternehmen in DACH zeigt: Über 70 % der Befragten kennen die Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz an Unternehmen und Behörden nicht

– Für 93 % der Befragten besteht in den nächsten Wochen akuter Handlungsbedarf

München, 22.11.21_ Eine von CONFDNT (https://www.confdnt.com/de/) im November 2021 durchgeführte Blitz-Umfrage unter ausgewählten Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, Österreich und der Schweiz hat gezeigt: 71 Prozent der Befragten kennen die EU-Whistleblower-Richtlinie nicht und wissen nicht, welche Auswirkungen sie ab dem 17. Dezember 2021 auf ihr Unternehmen hat.

Bis zu diesem Datum muss die europäische Richtlinie in nationales Recht überführt worden sein. Dann gilt bundesweit für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden: Für Hinweisgebende, die Missstände melden wollen, muss ein sicherer Meldekanal zur Verfügung stehen.

Für die Stichprobe wurden über 100 Personen aus den Abteilungen Personal, Recht, Compliance, Marketing, Sales und Geschäftsführung befragt. Immerhin 22 Prozent der Befragten gaben zwar an, die Anforderungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz zu kennen. Jedoch lediglich weitere 7 Prozent teilten mit, dass sie bereits Maßnahmen zur Umsetzung im Unternehmen ergriffen hätten. Das ergibt einen akuten Handlungsbedarf für 93 Prozent der Befragten.

Der insgesamt geringen Kenntnis und Umsetzung steht die hohe Wichtigkeit des Themas entgegen. So gaben 79 Prozent der Befragten an, dass das Thema Compliance in ihrem Unternehmen „sehr wichtig“ oder „wichtig“ sei. Darüber hinaus gaben 23 Prozent der Befragten an, dass es in ihrem Unternehmen bereits zu nicht gemeldetem Fehlverhalten kam, das zu hohen Schäden geführt hat.

Die Implementierung eines Meldekanals im Unternehmen lässt sich durch ein Hinweisgebersystem bzw. eine interne Meldestelle realisieren. Danach befragt, ob der Anbieter einer Software für ein solches Hinweisgebersystem seinen Sitz in Europa haben sollte, antworteten 69 Prozent der Teilnehmenden mit „ja“.

Die aktuelle Gesetzesvorlage des Bundesministeriums für Justiz und Verbraucherschutz sieht vor, dass durch das nationale Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) auch Hinweise auf Straftaten nach deutschem Recht geschützt werden, während die EU-Richtlinie lediglich Verstöße gegen EU-Recht berücksichtigt, da die EU keine nationalen Regelungen vorschreiben kann.
Widerspruch kommt vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), das einen zu großen Aufwand auf die deutsche Wirtschaft zukommen sieht.

Egal, wer sich am Ende durchsetzt: An das EU-Recht muss man sich halten, unabhängig von der Ansicht des BMWi. Insofern sind Unternehmen gut beraten, sich auch aus Compliance-Gründen rechtzeitig mit dem Thema zu befassen.

Über CONFDNT
CONFDNT ist ein leistungsstarkes Whistleblowing-System, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und einfach zu implementieren ist. Für den Schutz der Hinweisgeberidentität bietet CONFDNT eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das Hosting erfolgt in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Mit seinem Komplettpaket aus Online-Meldesystem und allen notwendigen Dokumenten, um in Unternehmen, zwischen Mitarbeitern und für Personen aus dem Umfeld einen vertraulichen Kommunikationskanal zu etablieren, richtet sich der Anbieter vorwiegend an kleine und mittelständische Unternehmen, die die EU-Richtlinie unter geringem Ressourcenaufwand rechtssicher und transparent umsetzen möchten.

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– Das Münchner Start-up will Whistleblowing-System in kleineren Unternehmen etablieren
– Das vertrauliche Hinweisgebersystem erfüllt bereits EU-Richtlinie

München, 10.9.2021. CONFDNT, das junge, in München ansässige IT-Startup, ist seit 2020 mit einem kompakten Hinweisgebersystem erfolgreich am Markt. Dabei handelt es sich um eine Software, welche die Identität eines Whistleblowers sowie dessen Kommunikation bei der Tippabgabe schützt. Basis des Produkterfolgs ist, dass sich die Lösung insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) eignet.

Ab Dezember 2021: EU-Whistleblower-Richtlinie tritt in Kraft
KMU, die über einen Standort innerhalb des EU-Territoriums verfügen, müssen sich noch in diesem Jahr mit der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie auseinandersetzen. Sie tritt am 17. Dezember 2021 in Kraft und verpflichtet Unternehmen ab 250 Mitarbeitern dazu, einen anonymen Meldekanal einzurichten. Zur Belegschaft zählen auch Mitarbeiter auf freiberuflicher Basis, die ebenfalls vom Geltungsbereich der Richtlinie erfasst werden.

Bis Dezember 2021 muss die EU-Richtlinie in die nationale Gesetzgebung der Mitgliedsstaaten übergehen. Auch Deutschland ist dazu angehalten, die Richtlinie bis Dezember 2023 in deutsches Recht zu gießen. Das „Whistleblower-Gesetz“ soll dann in zwei Jahren für in der Bundesrepublik beheimatete KMU in Kraft treten – allerdings mit erweitertem Geltungsbereich. Der startet dann bereits bei KMU mit einer Belegschaft von mindestens 50 Mitarbeitern. Schon nach der Bundestagswahl wird dazu eine entsprechende Gesetzesinitiative erwartet.

CONFDNT bietet gesetzeskonformen Whistleblower-Schutz
Steht der gesetzliche Rahmen, müssen Unternehmen schnell reagieren. Speziell für KMU bietet CONFDNT eine maßgeschneiderte Lösung. Dabei handelt es sich um eine standardisierte SaaS-Plattform, die plug-and-play-fähig ist. Das Setup lässt sich binnen fünf Minuten problemlos und ohne IT-Kenntnisse durchführen. CONFDNT erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Die intuitiv zu bedienende Software bietet maximale Sicherheit für Whistleblower. Dafür verantwortlich sind Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie 2-Faktor-Authentifizierung. Darüber hinaus erfüllt CONFDNT die EU-Datenschutzanforderungen. So erfolgt das Hosting in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Hinzu kommen umfangreiche Reporting- und Log-ging Funktionen.

„Mit CONFDNT ermöglichen wir unseren Kunden, die neue Hinweisgeberschutzrichtlinie der EU gesetzeskonform umzusetzen und die Anonymität ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Gerade KMU profitieren von unserer schlanken Lösung, die den neuen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig kompakt und einfach zu nutzen ist“, erläutert David Klement, der ab sofort als Mitgründer und CIO zum Unternehmen stößt und das Führungsteam um Geschäftsführer Dietmar Berghof und Christian Schmoll ergänzt.

Über CONFDNT
CONFDNT ist ein leistungsstarkes Whistleblowing-System, das alle rechtlichen Anforderungen erfüllt und einfach zu implementieren ist. Für den Schutz der Hinweisgeberidentität bietet CONFDNT eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das Hosting erfolgt in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Mit sei-nem Komplettpaket aus Online-Meldesystem und allen notwendigen Dokumenten, um in Unternehmen, zwischen Mitarbeitern und für Personen aus dem Umfeld einen vertraulichen Kommunikationskanal zu etablieren, richtet sich der Anbieter vorwiegend an kleine und mittelständische Unternehmen, die die EU-Richtlinie unter geringem Ressourcenaufwand rechtssicher und transparent umsetzen möchten.

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