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Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das voraussichtlich im 2. Quartal 2023 in Kraft – was ist die passende Lösung?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das voraussichtlich im 2. Quartal 2023 in Kraft tritt, verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Über die interne Meldestelle sollen Hinweisgeber Missstände und Compliance-Verstöße melden können. Damit stehen viele Unternehmen in Deutschland nun vor dem Problem, sich für ein Hinweisgebersystem entscheiden zu müssen. Aber was ist die beste Lösung?

Grundsätzlich steht es jedem Unternehmen frei, wie es das Hinweisgebersystem gestalten möchte. Voraussetzung ist, dass die personenbezogenen Daten und alle anderen Informationen rund um die Meldung geschützt sind. Idealerweise ermöglicht die Meldestelle auch eine anonyme Meldung. Das ist zwar aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben, senkt bei Whistleblowern jedoch die Hürde, einen Hinweis abzugeben. Zudem ist eine effektive Fallbearbeitung nur dann möglich, wenn in beide Richtungen kommuniziert werden kann. Das heißt: Selbst ein anonymer Hinweisgeber muss Rückfragen oder Rückmeldungen erhalten können.

An diesen Anforderungen scheitern die meisten Optionen für ein Hinweisgebersystem wie eine Telefonhotline, Chatbots oder der klassische Briefkasten. Die einzig praktikable Lösung: Ein digitales Hinweisgebersystem in Form einer Whistleblower-Software (https://www.immerce-consulting.de/hinweisgebersystem/). Eine Whistleblower-Software hat alle nötigen Voraussetzungen: Anonymität, einfache Datenspeicherung und Kommunikation in zwei Richtungen.

Mittlerweile gibt es nicht wenige Anbieter für eine Whistleblower-Software. Wie also finden Unternehmen das richtige Angebot? Hier hilft der Blick auf einige wichtige Features, die sowohl den Hinweisgebern als auch den Unternehmen selbst Vorteile bieten.

Die ideale Whistleblower-Software aus Sicht der Hinweisgeber

Eine Whistleblower-Software ermöglicht idealerweise eine anonyme Meldung und eine Kommunikation zwischen anonymem Hinweisgeber und Hinweisempfänger. Ist die Abgabe einer Meldung zu kompliziert, springt der Hinweisgeber womöglich ab – und beobachtete Missstände und Gesetzesverstöße bleiben weiterhin verborgen. Eine Whistleblower-Software sollte möglichst keine Hürden, sondern eine intuitive Nutzung bieten. Eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung ist der beste Weg zu einer erfolgreichen Meldung. Keine Hürde darstellen sollte außerdem die Zugänglichkeit. Eine Whistleblower-Software sollte weitgehend uneingeschränkte Erreichbarkeit bieten – vorausgesetzt, es besteht ein Zugang, sei es über den Firmenlaptop oder eine Cloud.

Die ideale Whistleblower-Software aus Sicht der Unternehmen

Für Unternehmen steht ein möglichst geringer Aufwand im Mittelpunkt. Ein unverhältnismäßig hoher finanzieller und bürokratischer Aufwand für Unternehmen durch das Hinweisgeberschutzgesetz war am 10. Februar 2023 vom Bundesrat kritisiert worden. Doch eine gute Whistleblower-Software reduziert den Mehraufwand für Unternehmen.

Aus Unternehmenssicht ist eine einfache Integration wünschenswert. Kann die Whistleblower-Software schnell und einfach in die vorhandene IT-Struktur integriert werden, haben Unternehmen mit wenig technischem und zeitlichem Aufwand zu kämpfen.

Laut HinSchG müssen Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung und innerhalb von 3 Monaten ein Update bezüglich der Fallbearbeitung erhalten. Eine gute Whistleblower-Software unterstützt Unternehmen, indem sie rechtzeitig Benachrichtigungen an die Zuständigen verschickt und über eingehende Meldungen informiert. So gehen anfallende Aufgaben rund um den Hinweisgeberschutz auch im unternehmerischen Alltag nicht unter. Ein übersichtliches Dashboard hilft dabei, den Status aller vergangenen und aktuellen Meldungen im Blick zu behalten.

Bei der Datenverarbeitung gilt es, angemessene Sicherheitsstandards zu erfüllen und die Vertraulichkeit zu wahren. Eine Whistleblower-Software sollte DSGVO-Konformität und ein hohes IT-Sicherheitsniveau bieten. Unternehmen sollten bei der Auswahl der Software auf entsprechende Zertifizierungen achten. Eine Einschränkung von Zugriffsmöglichkeiten innerhalb der Software sorgt für die notwendige Vertraulichkeit. Idealerweise können einzelne Reports an ausgewählte Personen freigegeben werden.

Unterstützung durch einen externen Meldestellenbeauftragten

Die Einrichtung einer internen Meldestelle ist nicht alles. Unternehmen sind nach HinSchG auch dazu verpflichtet, einen Meldestellenbeauftragten zu ernennen. Dieser ist dafür zuständig, Hinweise entgegenzunehmen, mit dem Hinweisgeber in Kontakt zu treten und alle beteiligten Personen über den Eingang einer Meldung zu informieren. Um einer unnötigen zeitlichen und personellen Mehrbelastung zu entgehen, können Unternehmen diese Aufgaben an einen externen Meldestellenbeauftragten abgeben. Dieser übernimmt die Verwaltung der Whistleblower-Software und bietet oft schon eine Software mit an, die alle wichtigen Kriterien erfüllt. Alles, was Unternehmen tun müssen, ist die Beauftragung des externen Hinweisempfängers und die Teilnahme an einer Schulung zur Nutzung des digitalen Hinweisgebersystems.

Ihr Unternehmen hat mehr als 50 Mitarbeiter und Sie sind zum Hinweisgeberschutz verpflichtet. Lassen Sie sich zur Rechtslage nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beraten. Mit der Implementierung eines Hinweisgebersystem geben Sie Hinweisgebenden anonym die Möglichkeit Compliance-Verstöße zu melden und Ihr Unternehmen profitiert durch eine von Offenheit und Ehrlichkeit geprägten Unternehmenskultur.
Müssen Sie die Datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Ihrem Unternehmen einhalten und benötigen Hilfe bei der Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Frank Müns hilft Ihnen als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter durch persönliche Beratung und einer gesetzeskonformen Datenschutzorganisation. Neben seiner langjährigen Erfahrung in der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sorgt Frank Müns als Geschäftsführer der Immerce Consulting GmbH für Diskretion, Professionalität und Sorgfalt. Ebenso profitieren Sie durch seine Expertise im Bereich IT Sicherheit nach ISO 27001 sowie BSI Grundschutz. Durch ständige Fortbildungen und Zertifizierungen ist Frank Müns immer up-to-date was Ihre Beratung betrifft.

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Effektive Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Aktuell befindet sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das dem Schutz von Whistleblowern dient, im Vermittlungsausschuss und wird voraussichtlich im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten. Unternehmen sollten jetzt die Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber angehen. Warum eine Whistleblower-Software die beste Wahl ist.

Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?

Die Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems besteht für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes nachweisen, dass sie eine interne Meldestelle eingerichtet haben. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben dafür bis 17. Dezember 2023 Zeit. In jedem Fall müssen Unternehmen sich jetzt darüber Gedanken machen, welche Art von Hinweisgebersystem sie etablieren möchten.

Die beste Lösung: Eine Whistleblower-Software

Hinweisgeber können in mündlicher und in schriftlicher Form eine Meldung machen. Grundsätzlich kommen für eine interne Meldestelle so verschiedene Lösungen wie Hotlines, Anrufbeantwortersysteme oder Briefkästen infrage. Die einzig praktikable Lösung ist jedoch ein digitales Hinweisgebersystem.

Eine Whistleblower-Software (https://www.immerce-consulting.de/hinweisgebersystem/) ermöglicht als einziges Hinweisgebersystem nicht nur eine anonyme Meldung, sondern auch die fortlaufende Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber. Eine zielführende Fallbearbeitung ist nur dann möglich, wenn Rückfragen an den Hinweisgeber gestellt werden können und umgekehrt. Ein Briefkastensystem und Chatbots scheitern an der zielführenden Kommunikation, eine Hotline an der Anonymität und den notwendigen personellen Ressourcen. Zwar sind Unternehmen nach dem aktuellen Entwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz nicht dazu verpflichtet, eine anonyme Meldung anzubieten. Das ist jedoch zu empfehlen, um die Hemmschwelle für Hinweisgeber zu senken. Zudem ist damit zu rechnen, dass ein anonymes Hinweisgebersystem doch noch zur gesetzlichen Pflicht wird.

Die Vorteile einer Whistleblower-Software:

Eine Whistleblower-Software bietet Anonymität und kann leicht im Unternehmen etabliert werden. Sie ist jederzeit von überall aus zugänglich und ermöglicht eine intuitive Nutzung. Die Fallbearbeitung wird durch eine Whistleblower-Software erleichtert, da personenbezogene Daten und Informationen zur Meldung sicher verarbeitet und gespeichert werden können. Hinweisgeber können dem Hinweisempfänger über eine Whistleblower-Software auch Dokumente als Beweis zuspielen. Auf diese Daten kann bei Bedarf leicht zugegriffen werden, was eine Bearbeitung der Meldung besser nachvollziehbar und damit effektiver macht. Führungskräften, beteiligten Mitarbeitern oder auch Dritten wie Anwälten kann bei Bedarf eine Berechtigung für eine Einsicht in die Daten erteilt werden. Ein kompetenter Anbieter einer Whistleblower-Software stellt hierbei den Datenschutz an erste Stelle und gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten und weiterer sensibler Informationen nach den Grundsätzen der DSGVO.

Whistleblower-Software vom externen Meldestellenbeauftragten

Unternehmen sind nicht nur dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, sondern müssen auch einen Hinweisempfänger bzw. Meldestellenbeauftragten ernennen. Der Hinweisempfänger nimmt eingehende Meldungen entgegen und kümmert sich um die Bearbeitung. Der Meldestellenbeauftragte ist dafür verantwortlich, gegenüber dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung zu bestätigen und ihn auf dem Laufenden zu halten.
Besonders empfehlenswert ist es, einen neutralen, externen Meldestellenbeauftragten zu ernennen, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Die beste Lösung für Unternehmen ist ein externer Meldestellenbeauftragter, der zugleich auch die Whistleblower-Software bereitstellt. So erhalten Unternehmen einen Hinweisempfänger und ein Hinweisgebersystem aus einer Hand und können sich selbst auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Der externe Meldestellenbeauftragte weist Führungskräfte und Angestellte in den Umgang mit der Whistleblower-Software ein und fungiert als kompetenter, unabhängiger Ansprechpartner. Für die Unternehmen selbst ist die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes durch eine Whistleblower-Software kaum mit Aufwand verbunden und auch die Kosten sind mit dem richtigen Anbieter überschaubar.

Unternehmen profitieren von einer Whistleblower-Software

Im Vergleich zum geringen Aufwand für die Einrichtung einer Whistleblower-Software haben Unternehmen damit viele Vorteile. Durch das digitale Hinweisgebersystem werden Verstöße und Missstände aufgedeckt und können geklärt werden, ehe es zu Rufschädigung oder Bußgeldern kommt. Allein die Existenz eines Hinweisgebersystems führt zu einer höheren Achtsamkeit und sorgt für eine offene, von Transparenz geprägte Unternehmenskultur. Inhaber und Führungskräfte sollten sich jetzt um die Einrichtung einer Whistleblower-Software kümmern, um auf das Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes vorbereitet zu sein.

Ihr Unternehmen hat mehr als 50 Mitarbeiter und Sie sind zum Hinweisgeberschutz verpflichtet. Lassen Sie sich zur Rechtslage nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beraten. Mit der Implementierung eines Hinweisgebersystem geben Sie Hinweisgebenden anonym die Möglichkeit Compliance-Verstöße zu melden und Ihr Unternehmen profitiert durch eine von Offenheit und Ehrlichkeit geprägten Unternehmenskultur.
Müssen Sie die Datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Ihrem Unternehmen einhalten und benötigen Hilfe bei der Erstellung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Frank Müns hilft Ihnen als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter durch persönliche Beratung und einer gesetzeskonformen Datenschutzorganisation. Neben seiner langjährigen Erfahrung in der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sorgt Frank Müns als Geschäftsführer der Immerce Consulting GmbH für Diskretion, Professionalität und Sorgfalt. Ebenso profitieren Sie durch seine Expertise im Bereich IT Sicherheit nach ISO 27001 sowie BSI Grundschutz. Durch ständige Fortbildungen und Zertifizierungen ist Frank Müns immer up-to-date was Ihre Beratung betrifft.

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