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Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerungen sind oft ein unbeliebtes Thema und die Notwendigkeit möchte bestmöglich vermieden werden. Dennoch kann es durchaus vorkommen, dass Sie eine geforderte Zahlung nicht erhalten und gezwungen sind, noch einmal nachzuhaken. Um dabei nichts falsch zu machen, gibt es einige einfache Tipps, die zu beachten sind.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Heutzutage werden Bezahlsysteme und E-Commerce immer komplexer. Dabei als Verbraucher oder auch Unternehmer den Überblick zu behalten, ist nicht unbedingt einfach. Unter anderem zählt zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmens die Kundenkommunikation und somit auch die Sicherung eines pünktlichen und problemlosen Zahlungseingangs der Forderungen. Falls das doch mal nicht gelingt und ein Kunde in Zahlungsverzug ist, ist ein Hinweis auf die offene Rechnung oft unumgänglich. Diesen Hinweis, welcher oftmals noch freundlich formuliert wird und einer Mahnung vorausgeht, nennt man Zahlungserinnerung.

Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung dem Kunden zukommen lassen?

Urteilen Sie nicht zu schnell, wenn eine Rechnung nicht gleich bezahlt wurde. Denn das bedeutet selten, dass der Kunde nicht zahlen will. Stattdessen kann es genauso vorkommen, dass die Überweisung länger dauert, weswegen Sie noch ein paar Tage bis nach der festgelegten Zahlungsfrist warten können. Ebenso kann die Rechnung beim Kunden auch einfach untergegangen sein – und das ist sicherlich jedem von uns schon passiert.

Sollte mehr als eine Woche nach der Frist noch keine Zahlung eingegangen sein, sollten Sie aber aktiv werden. Die gesetzliche Zahlungsfrist liegt gewöhnlich bei 30 Tagen, wobei auch häufig individuelle Zahlungstermine vereinbart werden können. Daher sollten Zahlungsfristen immer schriftlich festgelegt werden, um das Zahlungsziel für den Kunden nachvollziehbar zu machen. Zahlt der Kunde also nicht innerhalb der Zahlungsfrist und haben sie auch einige Tage nach dem Zahlungsziel den Betrag noch nicht erhalten, sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden.

Auf den richtigen Inhalt kommt es an

Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden. Je entgegenkommender man vor allem noch bei der ersten Erinnerung ist, desto kooperativer wird auch die Person sein, die im Zahlungsverzug ist. Daher sollte man nicht direkt unfreundlich werden und sein Geld einfordern, sondern besser freundlich darauf hinweisen.

Dennoch gibt es einige inhaltliche Vorgaben, die in jeder Zahlungserinnerung zu finden sein sollten. In Form und Art sind Ihnen zwar beim Verfassen keine Grenzen gesetzt, die wichtigen Informationen müssen aber trotzdem in jeder Zahlungserinnerung vorhanden sein.

Zunächst sollten die vollständigen Kontaktdaten des Kunden gegeben sein sowie die Bezeichnung der bestellten Ware oder Leistung. Zudem muss der Kunde auch wissen, wie hoch der fällige Betrag für die erbrachte Leistung oder den schon gelieferten Artikel ist. So wird dem Kunden die unangenehme Arbeit abgenommen, alle Informationen über den Vorgang erst noch zusammensuchen zu müssen. In der Erinnerung erhält der Kunde einen deutlichen Hinweis auf ausstehende Beträge. Vergessen Sie zudem nicht, auch die Adresse und gegebenenfalls Bankdaten des eigenen Unternehmens zu hinterlegen. Wichtig ist auch, ein neues Zahlungsziel festzulegen.

Sollte eine einmalige Zahlungserinnerung nicht ausreichend sein, um das Geld innerhalb der neuen Zahlungsfrist zu erhalten, ist eine erneute Aufforderung notwendig. Dabei können Sie etwas strenger und fordernder werden, schließlich möchten Sie die offenen Beträge ja auch bald erhalten. Weder in der Häufigkeit, Dauer oder Formulierung gibt es bestimmte Vorgaben. Warten Sie mit einer zweiten Zahlungserinnerung nicht zu lange, kalkulieren Sie aber den Zeitraum für den Zugang der Mahnung und die Dauer von Überweisungen ein. Hier empfiehlt es sich, die erneute Erinnerung etwa eine Woche nach der letzten Zahlungsfrist zu versenden, falls der Kunde immer noch in Zahlungsverzug ist. Es rät sich, die Zahlungsfrist dann auch weiter zu verkürzen und maximal 5 – 10 Tage für die Begleichung der Schulden zu gewähren.

Ebenso darf frei gewählt werden, wie die Zahlungserinnerung erfolgen soll, es gibt hier keine gesetzlichen Vorgaben. Briefe oder Mails sind bewährte Möglichkeiten, aber auch eine telefonische Zahlungsaufforderung kann die geeignete Lösung sein. Ein Versand per E-Mail ist vor allem dann empfehlenswert, wenn es möglichst schnell gehen soll. Zudem ist der Zeitaufwand hierfür vergleichsweise gering.

Hat der Kunde auch nach vermehrten Aufforderungen nicht gezahlt?

Beachten Sie zunächst, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen dieselbe Bedeutung haben. Lediglich der Begriff der Zahlungserinnerung klingt wesentlich freundlicher, als wenn der Kunde in seinem Posteingang auf ein Mahnschreiben stößt.

Kommen wir nun zu dem, was eigentlich durch die Zahlungserinnerungen vermieden werden sollte. Der Kunde hat nach mehrfachen Mahnungen noch nicht gezahlt und Sie warten vergeblich auf den Geldeingang. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen könnten Sie nochmals mit dem Kunden in Kontakt treten und über mögliche Lösungen sprechen. Dazu zählt auch das Angebot einer Ratenzahlung, denn gelegentlich ist es dem Kunden nicht möglich, die gesamte Summe auf einmal zu zahlen. Eine Ratenzahlung ist also eine gute Lösung, dem Kunden entgegenzukommen und trotzdem sein Geld zu erhalten. Andernfalls können Sie ein Inkassobüro beauftragen oder selbst das gerichtliche Mahnverfahren in Betracht ziehen.

Das Wichtigste noch einmal zusammengefasst

Eine entscheidende Möglichkeit, den Kunden auf eine Begleichung der Schulden hinzuweisen, sind Zahlungserinnerungen. Hier empfehlen sich eine geeignete Form und der richtige Inhalt, um den Kunden zuerst freundlich um Zahlung zu bitten. Wenn der Kunde dennoch nicht reagiert, sollte erneut eine Mahnung versandt und gegebenenfalls anschließend über weitere rechtliche Schritte nachgedacht werden.

Zahlungserinnerungen sind nicht immer ein angenehmes Thema und für viele Unternehmen eine zusätzliche Belastung, also ein zusätzlicher Arbeitsaufwand. abilita übernimmt das oftmals lästige Mahnwesen, bewahrt Sie somit vor Zahlungsausfällen und schafft für Sie Liquidität und Freiräume – damit Sie sich wieder voll und ganz auf die wichtigen Dinge Ihres Unternehmen konzentrieren können.

B2C – Zahlungen: Innovation der digitalen Zahlungsprozesse

B2C - Zahlungen: Innovation der digitalen Zahlungsprozesse

Innovation der digitalen Zahlungsprozesse (Bildquelle: @Pixabay)

Fortschritt und Wandel der Abrechnungs- und Zahlungsmöglichkeiten durch Digitalisierung – Sicherheit und Transparenz – im Gespräch mit Dr. Leo Schrutt, wee-Gruppe, Deutschland/Schweiz

Seit dem ersten dokumentierten Kauf in einem Onlineshop am 11. August 1994 hat sich die Welt des Onlinehandels immens weiterentwickelt und zahlreiche Innovationen wurden eingeführt. Die Anforderungen an Onlineshops sind heutzutage so hoch wie nie zuvor. Diese stehen vor der Herausforderung sich den rasch wechselnden Kundenwünschen und Ansprüchen von Kunden stetig anzupassen. Um schnellstmöglich auf die Marktnachfrage reagieren zu können, bedarf es einer hohen Flexibilität sowie origineller Ideen. Dr. Leo Schrutt, Chef der weeConomy AG gibt zu bedenken, dass nicht nur das Angebot und der Versand stets aktualisiert und perfektioniert werden müssen, sondern auch der Anspruch an Aufbau und Abwicklung im Onlinehandel sowie den genutzten Systemen stetig steigt. Die Schweizer weeConomy AG geht mit dem Pilotprojekt „erstes offenes Stadion-Bezahlsystem“ einen neuen Weg zum B2B-Zahlungssystem. „Die Digitalisierung zählt als Impulsgeber für mobiles Payment und Cashback im Rahmen des offenen Stadion Bezahlsystems der wee-Gruppe. wee ist ein Mobile Payment System mit einem optionalen Bonusprogramm in Form von Cashback, aber im Unterschied zu anderen bekannten Cashback-Bonusprogrammen werden die Cashbacks für Einkäufe gesammelt, benutzt oder können direkt vergütet werden. Anstatt Punkte Geld sammeln, das ist der Unterschied bei wee“, erläutert Dr. Leo Schrutt.

Beziehungswandel: Unternehmen und Kunden

Vor allem im Hinblick auf die Beziehung zwischen den Unternehmen und ihren Kunden lassen sich klare Umbrüche feststellen. Die Business-to-Consumer – Beziehung, kurz B2C – Beziehung, hat sich mit der Einführung der Onlinemärkte extrem verändert. Unabhängig davon, ob es sich hierbei um Elektrogeräte, Textilien oder Lebensmittel handelt, der Onlinehandel lebt vom spontanen, impulsiven Kaufverhalten der Kunden. Anstatt der ausführlichen und individuellen Beratung, erwarten die Kunden heutzutage eine einfache und schnelle Abwicklung der Einkäufe im Internet. Dr. Leo Schrutt hierzu: „Aufgrund dieser Tatsache und dem Umstand, dass B2C – Unternehmen meist eine höhere Transaktionsfrequenz aufweisen, ist es ausgesprochen wichtig, eine langfristige Kundenbeziehung mit Hilfe von anwenderfreundlichen Selbstbedienungs-Portalen zu schaffen.“ Für Unternehmen, wie die wee-Gruppe liegen die Herausforderungen des Wandels in der Einfachheit der Anwendung, wie die Umsetzung eines leicht verständlichen Aufbaus der Websites, bis hin zu einer Bandbreite an Abrechnungs- und Zahlungsmöglichkeiten, welche im Laufe der Zeit zu einem immer wichtigeren Kriterium für den Kunden geworden sind. „Von der Bezahlung mit der Kreditkarte über die Bezahlung mit PayPal hin zu Zahlung auf Rechnung, je einfacher und breiter das Angebot ist, desto mehr steigt die Attraktivität für den Verbraucher. Ausschlaggebend sind also Verständlichkeit, Transparenz und Vielfalt der Zahlungsmöglichkeiten“, gibt Dr. Leo Schrutt zu bedenken.

Vorteile: Geschwindigkeit, Transaktion, Zahlungsverhalten

Aber auch für die Unternehmen bieten sich mit dem umfangreichen Zahlungsangebot klare Vorteile. Zum einen konnte die Geschwindigkeit der Transaktionen klar optimiert werden, was eine zeitnahe Bezahlung für die Unternehmen bedeutet. Die Anbieter sind in diesem Punkt nicht mehr vom Zahlungsverhalten des Kunden, also deren Verlässlichkeit abhängig. Zum anderen können die Unternehmen ohne Risiko den Kauf auf Rechnung oder Ratenkauf über externe Anbieter ermöglichen. Durch den garantieren Geldeingang und die dadurch verbesserte Planungssicherheit, schützen sich die Unternehmen somit vor Zahlungsausfällen.

Unternehmen wie beispielsweise Amazon haben sich den Kundenwünschen über die Jahre optimal angepasst und versuchen auch die B2C – Beziehung durch verbesserte und vereinfachte Bestellungswege langfristig zu sichern. Den Kunden bietet sich eine hohe Produktvielfalt sowie mehrere Zahlungsoptionen, mit der Möglichkeit Rechnungsdaten zu speichern. Damit wird ein vereinfachtes und stressfreies Kauferlebnis ermöglicht. Heutzutage greifen viele Verbraucher auf den Einkauf bei Amazon zurück, vor allem bei kurzfristigen oder dringenden Bestellungen. Ohne die vereinfachten Zahlungsmöglichkeiten könnte es bereits vor Abschluss der Bestellung zum Abbruch kommen. Deshalb müssen die B2C- Zahlungsprozesse stets vereinfacht und optimiert werden, um so einen schnellstmöglichen und problemlosen Zahlungsablauf zu garantieren.

Mit wee Geld sparen – diesen Wunsch möchten wir wee-Nutzern erfüllen!

Was ist Onlinehandel immer weiter fortschreitet und sich die Kunden immer weiter dran gewöhnen, hat die wee-Gruppe in die Idee umgesetzt: „Mit wee Geld sparen“ – Cashback und Mobile Payment. Wie funktioniert wee? Dr. Leo Schrutt hierzu: „Die Anmeldung im wee-System ist kostenlos und ist in drei Schritten erstellt. Alle teilnehmenden Händler und Dienstleister sind über die wee-Website oder weeApp auffindbar sowie die Produktsuche oder Angebote. wee funktioniert mit Karte oder der App, die wee werden per QR-Code-Scan auf dem Smartphone oder direkt auf der wee-Kundenkarte gutgeschrieben, die Gutschrift erfolgt automatisch. Wichtig ist, dass jeder gesammelte wee entspricht einem Euro, alle Transaktionen und Guthabenabfragen erfolgen einfach und bequem über die App oder die Website. Wir möchten mit wee ein System für den alle Nutzer ein einfach und transparentes Bonussystem bereitstellen, um beim Sparen zu helfen. Besonders für kleine Händler bietet wee die Chance als einfache Plattform auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen.“

Fazit: Not macht erfinderisch – oder die Krise als Chance für den Wandel zur Digitalisierung nutzen!

Spätestens mit Ausbruch der Corona Pandemie mussten sich die Anbieter aus den meisten Branchen mit dem Thema Onlinehandel auseinandersetzen. Mit der Schließung des Einzelhandels und der Restaurants war das Onlineangebot gefragter denn je. „Das wee-Bonusprogramm bietet einen Mehrwert und eine gute Alternative als Plattform zur Digitalisierung von Unternehmen. Die wee-Gruppe möchte Kunden, Händler und Dienstleister abholen und zusammenbringen. Das wee-Konzept wird weltweit über Grenzen hinweg funktionieren. Wir möchten für jedes Unternehmen und noch so kleines Cafe oder Schuhgeschäft eine Option bieten, die Unternehmung mit wenig Aufwand und geringen Kosten zu digitalisieren“, erklärt Dr. Leo Schrutt. Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass der Wandel hin zu einem schnelllebigen Onlinehandel wohl unumgänglich ist. Es bedarf kreativer und anpassungsfähiger Köpfe, um sich den zukünftigen Anforderungen auch weiterhin stellen zu können.

V.i.S.d.P.:

Nayra Rüdiger Wagner
Studentin & Bloggerin

Über den Autor:
Nayra Rüdinger-Wagner absolviert aktuell den Studiengang Medien- und Kommunikationsmanagement an der SRH Fernhochschule. Neben ihrer jahrelangen Leidenschaft für die Filmbranche sowie das Reisen und das Kennenlernen anderer Länder und Kulturen, widmet sie sich nun gezielt ihrem Interesse für das Finanzwesen. Sie schätzt die freie und ortsunabhängige Gestaltung ihres Studiums, die ihr zudem erlaubt jede neue Gelegenheit zu nutzen, sich in ihren Interessengebieten weiterzubilden.

Die wee-Gruppe mit Sitz in Bottighofen in der Schweiz verbindet innovative Bezahlsysteme über das Mobiltelefon. Sichert Rabatte und vernetzt den Online und Offline Handel. Die weeCommunity vereint renommierte Marken und lokale Einzelhändler auf ihrer Online-Plattform, dem zukünftig wachsenden Marktplatz. wee bietet eine innovative Alternative zu herkömmlichen Treueprogrammen: Registrierte Benutzer sammeln wee für jeden Kauf bei einem wee-Partner, der dann bei jedem offline weePartner gegen neue Einkäufe eingelöst oder per Banküberweisung in Form von echtem Geld abgehoben werden kann. Weitere Informationen unter: https://www.wee.com

Kontakt
Swiss Fintec Invest AG
Dr. Leo Th. Schrutt
Müligässli 1
8598 Bottighofen
+41 71 688 68 63
info@wee.com
https://www.wee.com