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Urlaubsanträge genehmigen – mobil per App oder über den Browser

Flintec App für mobile Zeiterfassung mit Modul mobile HR-Workflows

Mannheim, 13.06.2024: Flintec hat das Modul für mobile HR-Workflows in die mobile Zeiterfassung integriert. Hierfür hat Flintec zwei Genehmigungsverfahren für die mobile Zeiterfassung entwickelt: Einzelgenehmigung über die App und Stapelgenehmigung über den Browser. Beispielsweise stellt eine Person den Urlaubsabtrag selbstständig per App auf dem Smartphone. Anschließend wird der Antrag zur Genehmigung an die zuständige Person weitergegeben und mithilfe eines der beiden Genehmigungsverfahren bearbeitet.

Mobile Zeiterfassung und mobile HR-Workflows: Der Urlaubsantrag
Mit der mobilen Zeiterfassung von Flintec erfolgt die Erfassung der Zeit per Smartphone, Telefon oder Browser. Flintec hat das Modul mobile HR-Workflows in die mobile Zeiterfassung integriert. Workflows sind wiederkehrende Arbeitsabläufe der Zeiterfassung in einem Unternehmen, die eine Genehmigung oder Kenntnisnahme durch eine zuständige Person erfordern. Das Flintec Modul mobile HR-Workflow digitalisiert und automatisiert diese Genehmigungsverfahren. „Es gibt Workflows aller Art. Wir haben uns auf mobile HR-Workflows spezialisiert“ sagt Geschäftsführer Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Ein Beispiel für einen mobilen HR-Workflow ist der Urlaubsantrag. Die Antragstellung erfolgt, wie die Erfassung der Zeit, komfortabel und selbstständig per Flintec App auf dem Smartphone oder Browser. Während die Standard-Buchungen (z.B. „Kommen“ und „Gehen“) der Zeiterfassung in Echtzeit erfolgen, wird der Workflow zeitversetzt und ortsunabhängig durchgeführt. Für mehr Transparenz wird der Zeitstempel der Durchführung erfasst.

Einzelgenehmigung per App und Stapelgenehmigung per Browser
Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages erfolgt durch eine zuständige Person (z.B. Führungskraft, Personalabteilung). Diese zuständige Person wird per Email über den Urlaubsantrag und dem daraus resultierenden Handlungsbedarf informiert. Es stehen zwei Genehmigungsverfahren zur Verfügung: Einzelgenehmigungen mobil über die App oder Stapelgenehmigungen über den Browser in der Verwaltungsoberfläche Flintec T-Inspect. Die Stapelgenehmigung umfasst mehrere Anträge, die gleichzeitigt bearbeitet werden. Für die Genehmigung von Workflows per App hat Flintec eine eigene App mit Kommentarfunktion entwickelt. „Mit der App werden Genehmigungen mobil und schnell durchgeführt“ sagt Feiereisen. Die antragstellende Person und die zuständige Person werden über den aktuellen Stand des Workflows informiert. Die freigegebenen Anträge werden zur Bewertung automatisch an die zeitlich nachgelagerte Zeitwirtschaft gesendet.

Weitere Unternehmensspezifische Workflows
Flintec hat das Modul mobile HR-Workflows in die mobile Zeiterfassung und Zutrittskontrolle integriert. „Wir haben eine einzige Anwendung für Zeiterfassung und Workflows. Damit haben wir eine elegante Lösung“ sagt Feiereisen. Workflows werden unternehmensspezifisch definiert. Weitere Beispiele für genehmigungsbedürftige Workflows im Rahmen der Zeiterfassung: PIN-Verwaltung, Nachbuchen, Home Office, Gleitzeitausgleich und Buchen von Abwesenheiten. Arbeitsunfähigkeit erfordert eine Kenntnisnahme, keine Genehmigung. Im Rahmen der Zutrittskontrolle wird das Modul Workflow beispielsweise für die Beantragung und Genehmigung von Berechtigungen eingesetzt.

Flintec App für mobile Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
Flintec hat die native App für mobile Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für das Smartphone und die Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem sowie eine betriebssystem-unabhängige Web App entwickelt. Mit der Flintec App wird die Zeit erfasst und der Zutritt zu Räumlichkeiten und Gebäuden mit elektronischen Schließsystemen (Smart Lock) gesteuert. Mit Flintec erfolgt die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mobil und komfortabel in einer einzigen App. Die Flintec App wird entweder individuell durch den Mitarbeiter über den jeweiligen Store oder zentral durch das Unternehmen über ein EMM-System installiert.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

Kontakt
Flintec IT GmbH
Lucien Feiereisen
Heppenheimer Str. 23
68309 Mannheim
06213389230
https://www.flintec.de

Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten mit dem Modul Workflow

Flintec App für mobile Zeiterfassung: Modul Workflow

Mannheim, 25.10.2023: Flintec Zeiterfassung mit selbstständigem Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten. Mit dem Modul Workflow führt die betroffene Person zeitversetzte Extra-Buchung selbstständig per App auf dem Smartphone durch. Durch das Genehmigungsverfahren wird die Extra-Buchung zur Genehmigung oder Kenntnisnahme an die zuständige Person weitergegeben. Flintec hat das Modul Workflow in die App für mobile Zeiterfassung integriert.

Zeitversetzte Buchungen
Mit der mobilen Zeiterfassung von Flintec wird die Zeit unkompliziert per App erfasst. Die buchende Person erfasst die Zeit mit den Buchungsarten (z.B. „Kommen“, „Gehen“) über das Smartphone, die Smartwatch oder den Browser. Die Standard-Buchungen erfolgen üblicherweise in Echtzeit. Neben diesen Standard-Buchungen gibt es Extra-Buchungen wie beispielsweise das Nachbuchen und das Buchen von Fehlzeiten. Die Extra-Buchungen erfolgen zeitversetzt, da sie zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden.

Flintec Modul Workflow für selbstständige Extra-Buchungen
Die Bewertung der Extra-Buchungen erfolgt durch die Zeitwirtschaft. Mit dem Flintec Modul Workflow werden Extra-Buchungen selbstständig durch die buchende Person in der Flintec App durchgeführt. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Buchungen, wird ein aktueller Zeitstempel der Extra-Buchung hinzugefügt. Auf Kundenwunsch werden Regeln für die Extra-Buchungen konfiguriert. Ein Beispiel für eine Buchungsregel ist das Buchen innerhalb eines definierten Zeitfensters. Bei Unterschreitung oder Überschreitung dieses Zeitfensters wird die Buchung abgelehnt. Das Modul Workflow automatisiert Genehmigungsverfahren im Rahmen der Zeiterfassung. Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Dadurch werden ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weitergegeben“ erklärt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Durch das selbstständige Buchen und die Weitergabe ausschließlich korrekter Buchungen wird der Prozess optimiert und die Personalabteilung entlastet.

Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten
Das Nachbuchen ist eine Extra-Buchung. Die Buchungen werden nachträglich durchgeführt. Dabei wird der Ziel-Zeitstempel (Datum/Uhrzeit), die Buchungsart (z.B. „Kommen“, „Gehen“) und der Grund für das Nachbuchen (konfigurierbar z.B. Notfall, vergessen) erfasst. Die Extra-Buchung wird von der betroffenen Person mobil per App durchgeführt. Fehlzeiten sind Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, für die Lohn gezahlt wird. Das Buchen von Fehlzeiten sind Zeitbuchungen, die nachträglich oder im Voraus durchgeführt werden. Bei der Erfassung von Fehlzeiten durch die betroffene Person werden der Ziel-Zeitstempel (Datum/Uhrzeit), die Buchungsart (z.B. „Fehlzeiten-Beginn“, „Fehlzeiten-Ende“) und der Grund für die Fehlzeit (z.B. Urlaub, Krankheit) erfasst.

Genehmigen, verwalten und buchen im Flintec T-Inspect
Genehmigungsbedürftige Prozesse werden als Workflow unternehmensspezifisch digitalisiert. Das Nachbuchen und das Buchen von Abwesenheiten sind im Rahmen eines Genehmigungsverfahren als Workflow definierbar. „Gerade bei den Extra-Buchungen sind Genehmigungen ein zentrales Thema für viele Unternehmen“ sagt Feiereisen. Der Antrag wird durch die betroffene Person in der App selbstständig erstellt. Die zuständige Person wird per Email über den Handlungsbedarf informiert. Die Genehmigung, Kenntnisnahme oder Ablehnung des Antrages erfolgt durch die zuständige Person in der Verwaltungsoberfläche Flintec T-Inspect. „Hier buchen z.B. Gruppenleiter für ihre Mitarbeiter“ erklärt Feiereisen. Extra-Buchungen werden im Flintec T-Inspect direkt durch die Drittstelle durchgeführt. Eine Drittstelle sind autorisierte Personen z.B. die Personalabteilung oder Führungskräfte. Im Flintec T-Inspect werden die Stammdaten verwaltet und die erfassten Daten verwaltet.

Flintec App für mobile Zeiterfassung
Flintec hat die native App für das Smartphone und die Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem entwickelt. Darüber hinaus verfügt Flintec über eine betriebssystem-unabhängige Web App. Die Flintec App wird entweder individuell durch den Mitarbeiter über den jeweiligen Store installiert oder zentral durch das Unternehmen über ein EMM-System.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

Kontakt
Flintec IT GmbH
Lucien Feiereisen
Heppenheimer Str. 23
68309 Mannheim
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https://www.flintec.de